Kaj so obveznosti do plačila?

Obveznosti do dobaviteljev so računovodski izraz, ki se nanaša na denar, ki ga podjetje dolguje prodajalcu ali dobavitelju – ker je izkoristilo njihove izdelke ali storitve.

Ko podjetje kupi izdelke/storitve od prodajalca/dobavitelja z dogovorom o kasnejšem plačilu, se znesek imenuje obveznosti do plačila – dokler plačilo ni izvršeno.  Je oblika kredita ki jih ponuja prodajalec/dobavitelj.

Obveznost do plačila je evidentirana, ko je račun odobren za plačilo. V glavni knjigi (ali podknjigi AP) je evidentiran kot neporavnano plačilo ali obveznost, dokler znesek ni plačan. Obveznosti so lahko poslovne obveznosti (nakup fizičnega blaga, ki je evidentirano v inventarju) ali obveznosti za stroške (nakup blaga in storitev, ki so zaračunani, npr. oglaševanje, zabava, potovanja, pisarniški material in komunalne storitve).

---

Avtomatizirajte zajemanje podatkov, zgradite delovnih tokov in poenostavite postopek obračunavanja obveznosti v nekaj sekundah. Koda ni potrebna. Rezervirajte 30-minutno predstavitev v živo zdaj. Avtomatizirajte plačila računov z AI.

Načrtujte predstavitev

---

Kazalo

---

Želite avtomatizirati svoje ročne postopke 3-smernega ujemanja? Rezervirajte 30-minutno predstavitev v živo in si oglejte, kako lahko Nanonets vaši ekipi pomaga pri implementaciji od konca do konca AP avtomatizacija.

Načrtujte predstavitev

---

Primer plačilnih računov

Pekarna ABC naroči 50 funtov sladkorja pri veleprodajnem trgovcu XYZ Traders po ceni 50 centov na funt. XYZ Traders ponuja kreditno obdobje 30 dni po dostavi v pekarno, v katerem mora ABC plačati račun v višini 25 USD. Dokler pekarna ne plača trgovcem XYZ, se bo znesek 25 USD imenoval obveznosti do dobaviteljev in je prikazan kot obveznost do upnikov v bilanci stanja pekarne.

25 USD je zabeleženih kot sredstvo v bilanci stanja trgovcev XYZ, dokler plačilo ni prejeto.

Obveznosti do dobaviteljev poleg nakupa blaga vključujejo naslednje:

• Transport in logistika
• Moč / energija / gorivo
• poslovnega najema
• licenciranje
• Storitve (montaža / podizvajanje)

---

Nastavite delovne poteke AP brez dotika in poenostavite postopek obračunavanja obveznosti v nekaj sekundah. Rezervirajte 30-minutno predstavitev v živo zdaj.

Načrtujte predstavitev

---

Pomen plačilnih računov

AP je pomemben zaradi naslednjih razlogov:

Zagotavlja pravočasno plačilo računov, kar posledično izboljšuje boniteto podjetja in dolgoročne odnose s prodajalci.

• Pravočasno plačilo računov zagotavlja nemoten pretok blaga in storitev, kar vodi do nemotenega poteka poslovanja.
• S pravočasnim plačilom se izognete zamudam pri plačilih, kaznim in drugim zamudnim provizijam.
• Organiziran AP omogoča sistematično sledenje računov in plačil.
• AP olajša denarni tok tako, da izvede plačila samo ob zapadlosti in uporabi kreditne zmogljivosti, ki jih ponuja prodajalec.
• Strogi AP se izogiba goljufija prodajalca in tatvino.

AP ni brez pomanjkljivosti. Pogosto velja za finančno breme za dobavitelje, ki morajo čakati na plačilo po dobavi izdelkov in storitev. S strani podjetja bilanca stanja z dolgotrajnimi obveznostmi kaže na negotov denarni položaj. Te pomanjkljivosti je mogoče premagati z etičnimi, pravnimi in logičnimi metodami procesi AP.

Komponente postopka plačilnih računov

Plačilna obveznost je večstopenjski postopek in vključuje nekaj bistvenih korakov:

• AP se začne z odločitvijo podjetja za nabavo blaga/storitev na kreditnem sistemu.
• Izbira dobaviteljev, ki ponujajo posojila.
• Primerjava kreditnih politik dobaviteljev glede dovoljenih kreditnih dni, stroškov zamude pri plačilu, gotovinskega popusta pri predčasnem plačilu itd. in izbira dobavitelja s pogoji, ki podjetju najbolj ustrezajo.
• Po postopek nabave – naročilnico, naročila, račun, potrdilo – podjetja.
• Knjiženje računov/računov v knjigah kot obveznosti do plačila, ko je blago prejeto.
• Knjigovodstvo pomaga pri notranjih in zunanjih revizijah v podjetju ter pri analizi vzorcev porabe, kar posledično pomaga pri finančnem načrtovanju in izpolnjevanju standardov in predpisov.
• Sledenje datumom na računih za zagotovitev plačila pred datumom zapadlosti.
• Plačilo pred rokom
• Komuniciranje s prodajalcem, da je bilo plačilo opravljeno.

Če v celoti izkoristite trajanje kredita, boste lažje upravljali denarni tok. Vendar se je treba zavedati, da je najučinkovitejša uporaba kreditnih pogojev v tem, da vemo, kdaj plačati račune.

Oddelek za običajne obveznosti

Skupina, odgovorna za ročne postopke plačilnih obveznosti, je odgovorna za evidentiranje in obdelavo finančnih transakcij v zvezi z nabavo in dobavitelji.

V ta namen so zaposleni številni strokovnjaki:

• Analitik vnosa podatkov vnese račune v digitalni sistem, ko jih prejme.
• Analitik za obdelavo plačil je zadolžen za plačilo računov na dan zapadlosti
• Analitik izjem obravnava neskladja v računih in težave z neuspešnimi plačili.
• O upravljanje prodajalcev osebje ustvarja in upravlja bazo dobaviteljev ter jo povezuje z različnimi nabavnimi operacijami.
• Vodja plačilnih računov se usklajuje z ekipo za brezhibno in brezhibno upravljanje računov.

Vsi člani ekipe si prizadevajo ustvariti in vzdrževati močne odnose z dobavitelji. Ekipa mora tudi pozorno spremljati izdatke AP in vzdrževati notranje kontrole za zaščito denarnih odlivov.  

Učinkovito in dobro vodeno delovni potek obveznosti lahko podjetjem prihrani znatne količine časa in denarja v zvezi s postopkom AP. V redkih primerih bi lahko tudi organizacije zunanje izvajanje AP zunanjim agencijam.

Izzivi ročnega postopka obračunavanja obveznosti

Ročni postopki obračunavanja obveznosti imajo naslednje težave:

• Težave, povezane z ročnim vnosom podatkov: Ročni vnos računov v sistem je lahko dolgotrajen, neučinkovit in podvržen napakam. Vse to lahko vpliva na delovanje in rezultat podjetja.
• Zamude pri plačilu: ročni nadzor in napake lahko povzročijo zamude pri plačilih in nezadovoljne dobavitelje. Prav tako lahko vpliva na bonitetno oceno in verodostojnost podjetja kot stranke do prodajalca.
• Nezadovoljni zaposleni: vsakdanja, ponavljajoča se narava mnogih nalog, vključenih v proces AP, lahko povzroči nezadovoljstvo z delom in s tem povezane težave, vključno z menjavo zaposlenih.
• Nerodne informacije: Ko se podjetje povečuje in je treba obdelati več računov, lahko količina informacij o prodajalcih, izdelkih, storitvah, stroških, dobavi in ​​rokih zapadlosti postane ogromna. Prav tako postane težko najti dokumente in knjigovodstvo lahko postane nočna mora.
• Neprosojnost podatkov: Sledenje papirnatim računom in fizičnim dokumentom AP lahko postane težavno, če ne celo nemogoče, ko se oddelek AP poveča za reševanje številnih postopkov nabave.
• Nagnjenost k goljufijam: Pomanjkanje vidnosti v sistemih ročnega obračunavanja obveznosti lahko izpostavi vaše podjetje varnostnim ranljivostim in goljufijam.

Prednosti avtomatizacije postopka obračunavanja obveznosti

Avtomatizacija postopka plačila računov vodi do naslednjih prednosti:

• Prihranek časa: Govori se, da 25% delovnega tedna se porabi za vsakdanja opravila ročnega upravljanja računov, čas, ki ga je bolje porabiti za bolj produktivne dejavnosti.
• Prihranek pri stroških: Ugotovljeno je bilo, da ročna obdelava enega računa stane 12–15 USD. Avtomatizacija lahko odpravi velik del teh stroškov. Poleg tega avtomatizirane rešitve spremljajo datume zapadlosti računov in pomagajo pri plačilu računa ob optimalnem času, s čimer izboljšajo denarni tok, se izognejo zamudnim plačilom in vzdržujejo boljše odnose s prodajalci.
• Ustvarjanje prihodkov: pravočasna plačila, ki jih omogoča avtomatizacija, se ne morejo le izogniti zamudnim plačilom, ampak tudi izboljšati bonitetno oceno podjetja in ga narediti odprtega za popuste in rabate s strani prodajalcev.
• Zmanjšanje napak: Ročno upravljanje računov je povezano z napakami zaradi človeškega nadzora. Avtomatizacija lahko odpravi veliko napak, povezanih z ročnimi postopki obračunavanja obveznosti.
• Fleksibilnost plačila: Avtomatizacija lahko omogoči odločanje o tem, kdaj in kako plačati račune (npr. s papirnatimi čeki, ACH ali prek virtualnih kartic, kjer si zaslužite rabate za vračilo denarja).
• Boljše vzdrževanje podatkov: Ročno prebiranje papirologije je lahko mučno in nagnjeno k napakam. Vzdrževanje digitalne baze podatkov omogoča boljši dostop in iskanje podatkov, s čimer se racionalizira cikel od nabave do plačila. Takšno upravljanje omogoča tudi analitiko za poročanje in sledenje nabav in denarnega toka podjetja.
• Varnost: rešitev za avtomatizacijo plačljivih računov lahko shranjuje podatke v centraliziranem strežniku ali oblaku, kar zagotavlja varnost

Kaj iskati pri programski opremi za plačljive račune

Pomembno je, da izberete Programska oprema za avtomatizacijo AP ki zagotavlja največjo donosnost naložbe. Programska oprema za avtomatizacijo plačilnih obveznosti mora vključevati zajem podatkov, obdelavo računov, avtomatizirane odobritve in plačila. Osnovne funkcije, ki jih je treba iskati pri iskanju programske opreme za avtomatizacijo AP, vključujejo:

• Natančen zajem podatkov o računih: pretvorba podatkov o računih v običajno digitalno obliko je najpomembnejši vidik ustvarjanja učinkovitosti pri avtomatizaciji AP. Ročni vnos podatkov je drag, nagnjen k napakam in dolgotrajen. Dobro orodje OCR omogoča inteligenten zajem ustreznih podatkov brez človeškega posredovanja, s čimer prihranimo čas, denar in človeške napake.

• Enostavna odobritev računov: Ljudje, ki odobrijo račune, so pogosto zaposleni menedžerji in vodilni delavci, zato mora biti avtomatizirana odobritev računov enostavna, intuitivna in priročna za takšno osebje. Odobritelj mora imeti možnost ogleda in odobritve računa z enim klikom ne glede na napravo, s katere dostopa do računa.
• Sposobnost sledenja računom AP v realnem času: Orodja za potek dela morajo vsem deležnikom omogočati tudi enostavno sledenje računu. S tem se boste izognili zamudam, napačni komunikaciji in slabemu upravljanju v procesu obdelave računov.
• Integracija z obstoječim računovodskim sistemom: Podjetje lahko uporablja druge digitalne platforme in programsko opremo, orodje AP pa mora imeti možnost integracije z njimi, da se prepreči neskladje v podatkih in operacijah.
• Avtomatizacija plačil: Zadnji korak v procesu AP je plačilo. Ko so vse odobritve zabeležene, mora biti programska oprema sposobna sprožiti in obdelati plačilo dobavitelju za dokončanje in zaključek postopka plačilnih računov za to posebno javno naročilo.
• Shranjevanje podatkov: Odvisno od potreb podjetja se lahko vsi podatki AP shranijo na centraliziran strežnik ali oblak. O vrsti shranjevanja se bo moralo podjetje odločiti pred uvedbo avtomatizacije AP.

zaključek

Avtomatizacija postopkov obdelave računov lahko odpravi težave, povezane z ročnimi procesi, kot so časovne zamude, napake in izguba človeškega truda.  

Učinkovita programska oprema AP, kot je Nanonets, lahko omogoči boljše postopke nabave do plačila, zagotovi izpolnjevanje davčnih predpisov, avtomatizira 3-smerno ujemanje, optimizirajte AP dni ali DPO, preprečevanje goljufij, racionalizacija denarnih tokov, vzdrževanje odnosov s prodajalci in shranjevanje podatkov za prihodnje generacije. Avtomatizacija spodbuja učinkovitost in lahko vodi postopek nabave do plačila za dolgoročno vrednost. Digitalno omogočanje procesa AP bi pospešilo poslovne strategije tako, da bi odnose med prodajalcem in odjemalcem spremenilo v konkurenčno prednost.