10 ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่ดีที่สุดในปี 2022

สำนักงานทั่วโลกกลายเป็นระบบไร้กระดาษ ระบบจัดการเอกสารได้เข้ามาแทนที่ห้องที่เต็มไปด้วยเอกสารทางธุรกิจ ยิ่งไปกว่านั้น ยังมาพร้อมกับคุณประโยชน์ต่างๆ เช่น ระบบอัตโนมัติอัจฉริยะ ข้อผิดพลาดน้อยลง การประหยัดเพิ่มเติม การรักษาความปลอดภัยขั้นสูง และอื่นๆ อีกมากมาย

และเติบโตอย่างรวดเร็ว

ปัจจุบันตลาดซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารมีมูลค่า 5.5 พันล้านเหรียญสหรัฐในปี 2022 และคาดว่าจะเติบโตเป็น 16.4 พันล้านเหรียญสหรัฐภายในปี 2029 ด้วย ลด 16.8% CAGR

มาดูกันว่าคุณจะก้าวข้ามเทรนด์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจของคุณด้วยการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพได้อย่างไร บทความนี้จะกล่าวถึงซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร 5 อันดับแรกในตลาด องค์กรชั้นนำใช้เครื่องมือ DMS ที่กล่าวถึงด้านล่างเพื่อทำให้กระบวนการที่ใช้กระดาษเป็นอัตโนมัติ และปรับปรุงความปลอดภัยของเอกสาร การทำดัชนี และการประมวลผลเอกสารโดยรวม

ในกรณีที่คุณมีเวลาน้อย นี่คือคำแนะนำซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร 5 อันดับแรกในปี 2022 และเปรียบเทียบระหว่างกัน:

---

การจัดการเอกสารคืออะไร?

การจัดการเอกสารเป็นกระบวนการปรับปรุงการจับภาพ การติดตาม การดึงข้อมูล การยืนยัน การอนุมัติ และการจัดเก็บเอกสาร เช่น รูปภาพ อีเมล เอกสาร Word PDF และรูปแบบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจอื่นๆ

การจัดการเอกสารครอบคลุมทุกอย่างในวงจรชีวิตเอกสาร ตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการกำจัด

---

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารคืออะไร?

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร (DMS) เป็นซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติอัจฉริยะที่ทำให้ทุกแง่มุมของวงจรชีวิตเอกสารเป็นอัตโนมัติด้วยระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ เช่น การสร้าง การบันทึก การดึงข้อมูล การจัดประเภท การตรวจสอบ การอนุมัติ การแก้ไข การซิงโครไนซ์ฐานข้อมูล การจัดเก็บ และการรักษาความปลอดภัย

ระบบการจัดการเอกสารช่วยให้ค้นหาและทำงานกับไฟล์ของคุณได้ง่ายขึ้นด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น การแท็กเอกสาร การค้นหาข้อความแบบเต็ม (ซึ่งช่วยให้คุณค้นหาไฟล์โดยการค้นหาคำสำคัญ) และสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับการเข้าถึงตามบทบาท

อย่างไรก็ตาม มันเป็นมากกว่าแค่การจัดเก็บเอกสาร โดยจะจัดระเบียบฐานข้อมูลของคุณ ทำงานแบบแมนนวลโดยอัตโนมัติ เช่น การป้อนข้อมูล ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และรักษาบันทึกกิจกรรมสำหรับการตรวจสอบ

---

คุณสมบัติที่ต้องมองหาเมื่อเลือกระบบจัดการเอกสาร

มองหาคุณสมบัติเหล่านี้ในขณะที่มองหาระบบจัดการเอกสาร:

• การป้อนเอกสาร – คุณสามารถบันทึกเอกสารจากหลายแหล่งโดยอัตโนมัติได้หรือไม่
• การทำดัชนีเอกสาร – คุณสามารถจัดเรียงเอกสารโดยอัตโนมัติได้หรือไม่?
• ค้นหาเอกสาร – คุณสามารถค้นหาเอกสารโดยใช้คำสำคัญได้หรือไม่?
• การประมวลผลเอกสาร – คุณสามารถดึงข้อมูลจากเอกสารโดยใช้ OCR ได้หรือไม่
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ – คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อทำให้การประมวลผลเอกสารเป็นแบบอัตโนมัติได้หรือไม่?
• ความปลอดภัยของเอกสาร – เอกสารถูกโฮสต์ในที่จัดเก็บที่ปลอดภัยหรือไม่ คุณมีการเข้าถึงตามบทบาทหรือไม่?
• การปรับแต่ง – คุณสามารถปรับแต่งเวิร์กโฟลว์และกระบวนการได้หรือไม่?
• การผสานรวม – ผสานรวมกับเครื่องมือทางธุรกิจที่คุณใช้หรือไม่
• โฮสติ้งที่ยืดหยุ่น – คุณสามารถเลือกตัวเลือกสำหรับพื้นที่เก็บข้อมูลในองค์กรหรือบนคลาวด์ได้หรือไม่?

---

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร 5 อันดับแรกในปี 2022

#1. นาโนเน็ต

Nanonets เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ใช้ AI พร้อม OCR อันทรงพลังในตัว เวิร์กโฟลว์ที่ไม่ต้องใช้โค้ด และพื้นที่จัดเก็บที่ปลอดภัย Nanonets สามารถทำให้กระบวนการเอกสารทั้งหมดเป็นไปโดยอัตโนมัติ เช่น การจับภาพเอกสาร การดึงข้อมูล การตรวจสอบเอกสาร การค้นหาเอกสาร การเก็บถาวรเอกสาร และอื่นๆ คุณสามารถควบคุมเอกสารของคุณด้วยการเข้าถึงตามบทบาทและตัวเลือกการโฮสต์ที่ยืดหยุ่น

Nanonets ทำให้การจัดการเอกสารง่ายขึ้นด้วยเวิร์กโฟลว์เอกสารที่กำหนดเองโดยไม่ต้องใช้โค้ด การผสานรวมมากกว่า 5000 รายการ และซอฟต์แวร์ OCR ขั้นสูง

ข้อดี

• จับภาพเอกสารจากแหล่งข้อมูล เช่น Gmail, ไดรฟ์, Outlook และอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อบันทึก แปลงเป็นดิจิทัล ตรวจสอบและจัดเก็บเอกสาร
• เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อรับการอนุมัติเอกสารที่ถูกตั้งค่าสถานะทั้งหมด
• ผสานรวมกับแอปกว่า 5000+ อย่างง่ายดายผ่าน API และ Zapier
• โมเดล OCR API ที่ผ่านการฝึกอบรมล่วงหน้าเพื่อดึงข้อมูลจากเอกสาร
• ดึงข้อมูลจากบันทึกด้วยความแม่นยำ>95%
• อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย – เรียนรู้วิธีใช้งานภายใน 30 นาทีหรือน้อยกว่า
• เทมเพลตและตัวเลือกการปรับแต่งที่ง่าย
• การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท
• รองรับ 24×7

จุดด้อย

• ไม่มีตัวเลือกการสร้างเอกสาร
• ไม่สามารถใช้สำหรับการลงนามในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

---

#2. ฮัดเดิล

Huddle นำเสนอระบบการจัดการเอกสารออนไลน์สำหรับองค์กรเพื่อสร้างฮับออนไลน์เพื่อจัดการการทำงานร่วมกันของเอกสาร การแก้ไข การอนุมัติ และการสนทนาบนแพลตฟอร์มที่ปลอดภัย

เช่นเดียวกับพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ของ Google ไดรฟ์ คุณสามารถแบ่งปัน ให้สิทธิ์การเข้าถึงแบบจำกัด หรือรักษาความปลอดภัยไฟล์ของคุณเพื่อเพิ่มความปลอดภัย ฮัดเดิลยังเสนอแผนชำระเงินที่ให้พื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติม ส่วนเสริม เช่น แอปมือถือ ความสามารถในการประชุมผ่านวิดีโอ เป็นต้น

ข้อดี

• ใช้งานง่ายและเรียนรู้
• การกำหนดเวอร์ชันเอกสาร
• การจัดเก็บเอกสารบนคลาวด์ที่ปลอดภัย
• ตัวเลือกการแชร์ไฟล์ที่ง่ายดายสำหรับผู้ใช้ภายนอก
• ขั้นตอนการสมัครง่าย
• ผสานรวมกับ Microsoft Office Suite ได้อย่างง่ายดาย

จุดด้อย

• สามารถปรับปรุงคุณสมบัติการทำงานร่วมกันได้
• ฟีเจอร์ความปลอดภัยสูง เช่น การยืนยันตัวตนแบบ 2 ปัจจัยหายไป

---

#3. อัลเฟรสโก วัน

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร Alfresco One ได้รับการออกแบบมาสำหรับ การจัดการเนื้อหาขององค์กร. สามารถใช้เป็นบริการบนคลาวด์หรือติดตั้งในสถานที่ก็ได้ ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้สามารถจัดการเนื้อหาขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยการค้นหาเอกสารขององค์กร พื้นที่จัดเก็บที่ปลอดภัย การประมวลผลเอกสาร OCR และการวิเคราะห์เอกสารอัจฉริยะ

ข้อดี

• คุณสมบัติการจัดเก็บเอกสารและการแบ่งปันที่ยอดเยี่ยม
• ตัวเลือกการปรับแต่งมากมาย
• กรณีการใช้งานที่ซับซ้อนและหลากหลาย

จุดด้อย

• อินเทอร์เฟซผู้ใช้ไม่ใช้งานง่ายนัก
• ตั้งค่ายาก
• เวิร์กโฟลว์มีความซับซ้อนในการค้นหา

---

#4. โอเพ่น KM

OpenKM เป็นระบบการจัดการเอกสารแบบครบวงจรที่รวมการจัดการเอกสาร การทำงานร่วมกัน การแจกจ่าย และการจัดเก็บไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารขององค์กรช่วยให้สามารถควบคุมเนื้อหาขององค์กรได้อย่างสมบูรณ์ เพิ่มความปลอดภัยด้วยบันทึกกิจกรรมโดยละเอียด และรักษาการไหลของเอกสารด้วยระบบอัตโนมัติ

ข้อดี

• แพลตฟอร์ม DMS ที่มีคุณสมบัติหลากหลาย
• เหมาะสำหรับผู้ที่ไม่ใช้เทคโนโลยี
• การผนวกรวมที่ง่าย
• เวลาทำงานที่ยอดเยี่ยม
• สแกนหาไวรัสในเอกสารที่อัพเดททั้งหมด

จุดด้อย

• UI เป็นวันที่
• OCR ไม่ได้แม่นยำเสมอไป

---

อีไฟล์คาบิเน็ต

eFileCabinet เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารบนคลาวด์ระดับองค์กรสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง eFileCabinet ช่วยให้คุณจัดการเอกสารกระดาษ อีเมล ใบแจ้งหนี้ สัญญา และข้อมูลสำคัญอื่นๆ ทั้งหมดได้ในที่เดียว

ข้อดี

• เทมเพลตสำหรับโครงสร้างโฟลเดอร์
• ตัวสร้างเวิร์กโฟลว์แบบลากและวาง
• การจัดเก็บไฟล์ที่ปลอดภัย

จุดด้อย

• กระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่ยาวนาน
• ไม่รองรับการเปลี่ยนแปลงจำนวนมาก
• บางครั้งล่าช้า

---

ต่อไปนี้คือระบบการจัดการเอกสารบางส่วนที่ต้องกล่าวถึงเป็นพิเศษ:

Google Documents

Google เอกสารเป็นซอฟต์แวร์จัดการเอกสารฟรีที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ ทำให้เป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็กที่ทำงานทางไกลกับลูกค้าในส่วนอื่นๆ ของโลก เป็นโบนัส OCR ของ Google เอกสาร สามารถแปลงรูปภาพเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้

ของ Microsoft SharePoint

SharePoint ช่วยให้องค์กรแชร์เอกสาร เชื่อมต่อผู้คน และปรับปรุงกระบวนการเอกสาร SharePoint คล้ายกับ Google ไดรฟ์ ซึ่งพนักงานสามารถทำงานร่วมกันและดูแลรายการเอกสารภายในเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย คุณสามารถรวม Microsoft Sharepoint กับ Microsoft Power อัตโนมัติ และการใช้งาน เวิร์กโฟลว์เอกสารอัตโนมัติ.

ทีมงานจุดชมวิว

Viewpoint Team เป็นระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพสำหรับมืออาชีพด้านการก่อสร้าง เป็นโซลูชันเดียวที่มีเครื่องมือที่คุณต้องการ การจัดการกรณี ตั้งแต่ต้นจนจบ รวมถึงเวิร์กโฟลว์การทำงานร่วมกันกับลูกค้า การตรวจสอบและการอนุมัติที่ปลอดภัย ขั้นตอนการทำเอกสารและการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง

Odoo

Odoo เป็นซอฟต์แวร์ ERP และ CRM แบบโอเพ่นซอร์สพร้อมโมดูลระบบการจัดการเอกสารฟรีสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการเงิน Odoo ช่วยให้องค์กรมีแผนกบัญชีแบบไร้กระดาษโดยแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล ทำให้กระบวนการเอกสารเป็นอัตโนมัติ และผสานรวมกับแอปพลิเคชัน Odoo อื่นๆ ได้อย่างราบรื่น

ดอกมี

Dokmee เป็นซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่ให้คุณจัดเก็บ จัดระเบียบ และแชร์เอกสาร อีเมล และไฟล์สำคัญอื่นๆ

---

ระบบจัดการเอกสารใดที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณในปี 2023

เราได้จับคู่คุณสมบัติที่สำคัญของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดห้ารายการที่กล่าวถึงในบทความด้านบนเพื่อให้คุณเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจและความต้องการของคุณได้ง่ายขึ้น ดูสแนปชอต ทดลองใช้งานฟรี กำหนดความต้องการของคุณ และเลือกเครื่องมือที่ดีที่สุด

ตามภาพรวม Nanonets เป็นซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่ดีที่สุด แม้ว่า Nanonets จะไม่มีความสามารถในการสร้างเอกสาร แต่คุณสามารถใช้การผสานรวมกับ Google suite เพื่อสร้างเอกสารได้อย่างรวดเร็ว Nanonets ยังเสนอการทดลองใช้ฟรีและการตั้งค่าบัญชีฟรีพร้อมความช่วยเหลือในการย้ายข้อมูล

ตามด้วย Nanonets OpenKM เป็นระบบการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดลำดับถัดไป เป็นซอฟต์แวร์ ERM แบบโอเพ่นซอร์ส กรณีการใช้งานสำหรับการจัดการเอกสารนั้นจำกัดไว้สำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินและให้ทดลองใช้ฟรีเป็นเวลา 15 วัน

---

นาโนเน็ตเป็นระบบจัดการเอกสารของคุณ

[เนื้อหาฝัง]

Nanonets เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้งานง่ายซึ่งไม่ต้องการการฝึกอบรมหรือการตั้งค่าที่เข้มข้นเพื่อเริ่มใช้งาน ที่นี่ เราแสดงรายการเหตุผลที่คุณควรพิจารณา Nanonets เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของคุณ

ฉลาด การจับข้อมูล:

ธุรกิจมีเอกสารมากมายเช่นแบบฟอร์ม ใบแจ้งหนี้, ใบเสร็จ, คำสั่งซื้อ, ฯลฯ นาโนเน็ตช่วยให้ธุรกิจแปลงเป็นดิจิทัลและดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากเอกสารเหล่านี้โดยใช้ OCR API อัจฉริยะ.

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ:

เร่งความเร็วของกระบวนการทางธุรกิจด้วยการดำเนินการด้วยตนเองทั้งหมด ขั้นตอนต่างๆ เช่น การรวบรวมเอกสาร การตรวจสอบเอกสาร, การจับคู่ 3 ทาง, การอนุมัติและอื่น ๆ

แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์:

ใช้แดชบอร์ดค่าใช้จ่ายเพื่อตรวจสอบการใช้จ่ายของคุณ ติดแท็กค่าใช้จ่าย และทำความเข้าใจแนวโน้มตามเวลาจริง ตรวจสอบ KPI ที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบแจ้งหนี้ %STP, ใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงิน และอื่นๆ ด้วยข้อมูลจาก Nanonets

ตัวเลือกการโฮสต์บนคลาวด์และในองค์กร:

เลือกตัวเลือกโฮสติ้งที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ

integrations:

การบูรณาการที่ง่ายดายเป็นสิ่งจำเป็น คุณไม่สามารถเปลี่ยนสแต็คเทคโนโลยีเพื่อรองรับซอฟต์แวร์เดียวได้ Nanonets ผสานรวมกับซอฟต์แวร์ทั้งหมดของคุณด้วย easy การรวม Zapier และ API. Nanonets ทำงานร่วมกับ Xero, Quickbooks, SAP เป็นต้น

เทมเพลตและโมเดลที่กำหนดเอง:

ด้วย Nanonets คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบตราส่งสินค้า ใบสั่งซื้อ หรือบัญชีเจ้าหนี้ หรือสร้างโหมด AI ของคุณเอง

การกำหนดราคาที่โปร่งใส:

Nanonets มีนโยบายการกำหนดราคาที่โปร่งใสที่ $499/เดือน และ $0.1/การสแกนเอกสาร ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝงสำหรับลูกค้ารายใด

สรุป

ด้วยการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่เพิ่มขึ้น ถึงเวลาแล้วที่คุณจะลงทุนในระบบการจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจของคุณ มันทำได้มากกว่าการแปลงไฟล์เป็นดิจิทัล ระบบการจัดการเอกสารช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับการไหลเวียนของเอกสารภายในองค์กร และมอบชั้นความปลอดภัยเพิ่มเติมให้กับเอกสารทางธุรกิจ ประโยชน์ของการจัดการเอกสารช่วยให้องค์กรสามารถแข่งขันและผลิตผลได้

อย่างไรก็ตามการเลือก ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่ดีที่สุด สำหรับธุรกิจของคุณจำเป็นต้องมีความเข้าใจเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่บริษัทของคุณต้องการและประเภทของ DMS ที่เหมาะสม ดังนั้นอย่าลืมสำรวจตัวเลือกของคุณและลองใช้ด้วยตัวคุณเอง

ส่วนคำถาม