ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับใบสั่งซื้อ

หากมีเอกสารหนึ่งที่ทำหน้าที่เป็นจุดอ้างอิงสำหรับการจัดซื้อ การควบคุมคุณภาพ การบริหาร และแผนกการเงินของบริษัท เอกสารนั้นเป็นใบสั่งซื้อ ซึ่งมักเรียกกันว่า PO

ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะเล็กหรือใหญ่ ใบสั่งซื้อมีบทบาทสำคัญในการติดตามสินค้าคงคลังของคุณ รับรองมาตรฐานคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ และประสิทธิภาพของการวางแผนทางการเงินของคุณ

ใบสั่งซื้อคืออะไร?

ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารการจัดซื้อจัดจ้างโดยบริษัทที่มีรายละเอียดของรายการที่จะจัดซื้อเพื่อวัตถุประสงค์ในการบริหาร การผลิต หรือการบริการ ใบสั่งซื้อประกอบด้วยรายละเอียดเกี่ยวกับประเภทและปริมาณของผลิตภัณฑ์/บริการที่จะซื้อ ข้อกำหนดทางเทคนิค ราคา วันที่และที่อยู่ในการจัดส่ง การจำกัดเวลาสำหรับการยกเลิกที่น่าจะเป็นไปได้ เงื่อนไขการชำระเงิน และข้อกำหนดและเงื่อนไขอื่นๆ

ในธุรกิจขนาดเล็กนั้น เจ้าของธุรกิจหรือ CEO จะเป็นผู้แจ้ง PO ในองค์กรขนาดใหญ่การจัดซื้อหรือ ใบขอซื้อ มักจะได้รับการเลี้ยงดูจากผู้จัดการแผนกและส่งไปยังหัวหน้าฝ่ายจัดซื้อหรือผู้จัดการฝ่ายการเงินของบริษัท ซึ่งเป็นผู้ออกใบสั่งซื้อ PO คือจุดเริ่มต้นของการทำธุรกรรมระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย

สถานะทางกฎหมายของใบสั่งซื้อ

PO เพียงอย่างเดียวเป็นเพียงรายการสิ่งที่ต้องทำ ให้. อย่างไรก็ตาม เมื่อผู้ขายหรือผู้ขายยอมรับและลงนามในคำสั่งซื้อนั้น ใบสั่งซื้อจะกลายเป็นสัญญาที่มีผลผูกพัน ผู้ขายมีหน้าที่ต้องส่งมอบสินค้าที่ผู้ซื้อกำหนดตามแนวทางของใบสั่งซื้อ และผู้ซื้อผูกพันที่จะต้องชำระการชำระเงินตามกำหนดเวลาดังกล่าว ใบสั่งซื้อที่ได้รับการยืนยันนั้นถูกกฎหมายในขอบเขตที่สถาบันการเงินสามารถใช้เป็นหลักประกันในการจัดหาการเงินเพื่อการค้าให้กับธุรกิจของคุณ

---

ต้องการทำให้กระบวนการ AP แบบแมนนวลของคุณเป็นแบบอัตโนมัติใช่หรือไม่ จองการสาธิตสด 30 นาทีเพื่อดูว่า Nanonets สามารถช่วยให้ทีมของคุณปรับใช้แบบ end-to-end ได้อย่างไร AP อัตโนมัติAP.

กำหนดเวลาการสาธิต

---

ใบแจ้งหนี้คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้คือความต้องการชำระเงินที่ผู้ขาย/ผู้ขายดำเนินการตามใบสั่งซื้อ เป็นใบเรียกเก็บเงินและขึ้นอยู่กับใบสั่งซื้อและโดยทั่วไปประกอบด้วยหมายเลข PO พร้อมกับหมายเลขใบแจ้งหนี้และรายการราคาที่แสดงรายการ ใบแจ้งหนี้จัดทำขึ้นตามเงื่อนไขการชำระเงินที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อ หากผู้ซื้อตกลงที่จะชำระเงินล่วงหน้า ใบแจ้งหนี้จะถูกยกขึ้นก่อนที่สินค้าจะถูกจัดส่ง มิฉะนั้นใบแจ้งหนี้จะถูกส่งไปพร้อมกับรายการที่จัดซื้อ ผู้ซื้อมีหน้าที่ตามกฎหมายในการชำระเงินตามเงื่อนไขของใบสั่งซื้อ (ใบแจ้งหนี้ proforma คืออะไร?)

ตัวอย่างเช่น บิล ไวท์, the การจัดหาและการจัดซื้อจัดจ้าง ผู้จัดการโรงแรมห้าดาวได้รับใบขอซื้อจากพ่อครัวขนมสำหรับเครื่องทำวาฟเฟิลโคน กล่องขนมปัง และแม่พิมพ์ช็อคโกแลต Bill White กรอกใบสั่งซื้อพร้อมข้อมูลจำเพาะที่ชัดเจนของอุปกรณ์ที่ต้องการ วันที่จัดส่ง และราคาที่คาดหวัง และส่งไปยังบริษัทอุปกรณ์ทำครัว  

บริษัทอุปกรณ์ครัวได้รับ PO และยืนยันว่าสามารถดำเนินการตามคำสั่งซื้อได้ พวกเขาจัดส่งคำสั่งซื้อพร้อมกับใบแจ้งหนี้ไปยัง Bill White เมื่อพัสดุมาถึง Bill White และผู้จัดการฝ่ายบัญชีของโรงแรมจะทำการจับคู่ 3 ทางเพื่อตรวจสอบใบส่งสินค้ากับ PO และใบแจ้งหนี้ เมื่อการยืนยันเสร็จสมบูรณ์ ผู้จัดการบัญชีจะดำเนินการกับใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน หลังจากชำระเงินแล้ว ใบสั่งซื้อจะถูกทำเครื่องหมายว่าปิดแล้ว และใบกำกับสินค้าจะถูกปิดผนึกว่าชำระเงินแล้ว

ใบสั่งซื้อ vs ใบแจ้งหนี้

แม้ว่าจะมีการใช้ใบสั่งซื้อเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ แต่ก็เป็นเอกสารแยกต่างหากที่ใช้โดยบุคคลต่างๆ ในขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการจัดซื้อ ต่อไปนี้เป็นข้อแตกต่างที่สำคัญบางประการระหว่างสองสิ่งนี้

ใบสั่งซื้อ:

– จัดทำโดยผู้ซื้อก่อนการซื้อ

- แสดงรายการรายละเอียดสินค้า/บริการที่จะซื้อ

– มีกำหนดการชำระเงินที่เสนอ

ใบแจ้งหนี้:

– ถูกยกขึ้นโดยผู้ขายหลังการขาย (ซื้อ)

– ยืนยันสินค้า/บริการที่จัดส่งพร้อมรายการราคาแยกรายการ

– ระบุกำหนดการชำระเงินพร้อมวันที่

---

ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ AP แบบไม่ต้องสัมผัสและ ปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ ในไม่กี่วินาที จองการสาธิตสด 30 นาทีตอนนี้

กำหนดเวลาการสาธิต

---

ใบสั่งซื้อทำงานอย่างไร

ใบสั่งซื้อยังบ่งบอกถึงการคาดการณ์การเติบโตของธุรกิจของคุณอีกด้วย การตัดสินใจว่าจะซื้ออะไรและปริมาณเท่าใดขึ้นอยู่กับจำนวนธุรกิจที่คุณคาดการณ์ไว้ในอนาคตอันใกล้ เมื่อระบุความต้องการเหล่านี้แล้ว ก็สามารถทำใบสั่งซื้อพร้อมข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ต้องการได้

ในเวลาเดียวกัน สามารถระบุผู้ขาย/ผู้ขายเพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนดและใบสั่งซื้อที่ส่งไปยังพวกเขาเพื่อขออนุมัติ ผู้ขายจะตรวจทานและยืนยันว่าพวกเขาสามารถทำตามไทม์ไลน์และปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณได้หรือไม่ และอนุมัติใบสั่งซื้อ ซึ่งจะมีผลผูกพันทางกฎหมาย

ดังนั้น ผู้ขายมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการจัดส่งถึงคุณตามเงื่อนไขของ PO ผู้ขายยังเพิ่มใบแจ้งหนี้และการชำระเงินจะดำเนินการโดยบริษัทของคุณตามที่ตกลงไว้ในใบสั่งซื้อ

ติดตามใบสั่งซื้อของคุณเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

การติดตามใบสั่งซื้อหรือการติดตามใบสั่งซื้อเป็นกระบวนการตรวจสอบใบสั่งซื้อของคุณตั้งแต่การคิดไปจนถึงการส่งมอบขั้นสุดท้าย ตามเนื้อผ้า เมื่อ PO ได้รับการอนุมัติแล้ว ผู้ซื้อจะโทรหาซัพพลายเออร์หรือบริษัทขนส่งเพื่อสอบถามสถานะของการจัดส่ง เทคโนโลยีที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพได้เข้ามาแทนที่โหมดสโลว์โหมดแบบเดิมโดยสิ้นเชิง และสามารถติดตามการจัดส่งได้ทุกขั้นตอน

แบบฟอร์มใบสั่งซื้ออิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นมาตรฐานทำให้การประมวลผลรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และประหยัดมากขึ้น โซลูชันการติดตามอัจฉริยะช่วยให้มองเห็นและรายงานกระบวนการทั้งหมดของใบสั่งซื้อแบบเรียลไทม์ได้อย่างสมบูรณ์:

• ยื่น PO
• การอนุมัติหลายขั้นตอน
• แจ้งขนส่งล่วงหน้า
• การจัดส่ง
• ใบกำกับสินค้า
• ปิดการชำระเงิน

ความสำคัญของใบสั่งซื้อสำหรับธุรกิจของคุณ

ในขั้นตอนเริ่มต้น คุณอาจจะพบช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจนกับผู้ขายได้ง่ายขึ้น อย่างไรก็ตาม เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ความต้องการในระดับต่างๆ และกับทีมงานที่แตกต่างกันก็เช่นกัน ดังนั้นจึงแนะนำให้วางระบบเพื่อสร้างใบสั่งซื้อเพื่อให้แน่ใจว่ารายละเอียดของใบสั่งซื้อจะไม่สูญหาย การชำระเงินจะไม่พลาดหรือซ้ำซ้อนสำหรับใบสั่งซื้อเดียวกัน ประหยัดเวลา และสร้างแนวทางการตรวจสอบ ใบสั่งซื้อที่ได้รับการจัดทำเป็นเอกสารอย่างถูกต้องจะให้ประวัติที่โปร่งใสว่าบริษัทของคุณซื้อรายการใดบ้าง ใครซื้อเมื่อใด ใครเป็นผู้ขายประจำ และทุนที่ใช้ไปมีอยู่เท่าใด ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง สิ่งนี้จะช่วยให้การจัดการทางการเงินดีขึ้น

---

จองการสาธิตสด 30 นาทีนี้เพื่อให้เป็นครั้งสุดท้ายที่คุณจะต้องป้อนข้อมูลจากใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินลงในซอฟต์แวร์ ERP ด้วยตนเอง

กำหนดเวลาการสาธิต

---

ประโยชน์ของการทำกระบวนการสั่งซื้อของคุณให้เป็นอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติของใบสั่งซื้อคือการปรับปรุงประสิทธิภาพทั้งหมด ขั้นตอนการสั่งซื้อ. ข้อได้เปรียบที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของระบบสั่งซื้ออัตโนมัติคือการประหยัดเวลาและความพยายาม ในองค์กรขนาดใหญ่ แพลตฟอร์มการทำงานอัตโนมัติช่วยให้สมาชิกในทีมส่งคำขอซื้อไปยังหัวหน้าทีมเพื่อทำการประเมินและอนุมัติได้โดยอัตโนมัติ จากนั้น PO จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการใช้เอกสาร การป้อนข้อมูลซ้ำในขั้นตอนต่างๆ ของการอนุมัติ และความท้าทายอื่นๆ เช่น:

---

– ขาดประสิทธิภาพและความรับผิดชอบ

– ขาดการควบคุมกระบวนการ

– ความเสี่ยงด้านความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย

ประหยัดเวลาในกิจกรรมที่มีมูลค่าต่ำ เพิ่มประสิทธิภาพโดยรวม

ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะมีขนาดเท่าใด ประโยชน์ของระบบสั่งซื้ออัตโนมัติก็มีมากมาย ด้วยการประมวลผลและการอนุมัติตามเวลาจริง ระบบอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการปฏิบัติตามกฎและการควบคุม ในขณะที่เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการของทีมของคุณและลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ในระดับมาก นอกจากนี้ยังให้เส้นทางการตรวจสอบที่สมบูรณ์ เพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งยากในการค้นหาไฟล์กระดาษที่ขาดหายไป ด้วยกระบวนการที่คล่องตัวและการประหยัดต้นทุนและเวลามาพร้อมกับความยืดหยุ่น การควบคุม และการมองเห็นในกระบวนการต่างๆ นอกจากนี้ แพลตฟอร์มการซื้ออัตโนมัติช่วยให้ทำงานได้อย่างราบรื่น การจับคู่ใบแจ้งหนี้ ในแผนก AP อัตโนมัติ