กระบวนการอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์ในการจัดการอีเมลสามารถส่งผลกระทบต่อนักการศึกษาได้อย่างไร

กระบวนการทำงานอัตโนมัติด้วยหุ่นยนต์ (RPA) ช่วยให้ผู้คนหยุดทำงานซ้ำๆ บางประเภทที่มักดำเนินการด้วยตนเอง เนื่องจากผู้คนจำนวนมากใช้เวลาอันมีค่าในการจัดการกับความต้องการในการจัดการอีเมล จึงไม่แปลกใจเลยที่พวกเขามองว่า RPA สามารถช่วยกล่องจดหมายเข้าได้อย่างไร ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนว่าเครื่องมือนี้สามารถปรับปรุงการดำเนินงานในภาคส่วนการศึกษาและช่วยให้ครูที่ทำงานหนักมีเวลาว่างได้อย่างไร

ลดงานการพิมพ์

เครื่องมือ RPA บางอย่างสามารถจัดการอีเมลขาเข้าและขาออกได้ก่อนที่นักการศึกษาจะเห็นด้วยซ้ำ ช่วยขจัดงานยุ่งที่มักประกอบด้วยวันทำงานปกติจำนวนมากออกไป

โดยทั่วไปโซลูชันดังกล่าวจะประเมินเนื้อหาของอีเมลเป็นขั้นตอนแรก จากนั้นพวกเขาจะสร้างคะแนนความเชื่อมั่นสำหรับสิ่งที่อีเมลกล่าว หากระบบ RPA มีความมั่นใจสูง ระบบจะส่งการตอบกลับโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลจากครูหรือใครก็ตามที่เกี่ยวข้องกับการจัดการอีเมล นักการศึกษาจะมีส่วนร่วมก็ต่อเมื่อเครื่องมือ RPA มีความมั่นใจต่ำในเนื้อหาของอีเมลและต้องการคำแนะนำ

การตั้งค่าดังกล่าวมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อผู้ปกครองส่งอีเมลที่ง่ายต่อการตอบ นักการศึกษาอาจตั้งค่าเทมเพลตเฉพาะสำหรับเครื่องมือ RPA ที่จะใช้ จากนั้น พวกเขาจะต้องพิมพ์คำตอบที่มีรายละเอียดมากขึ้นเมื่อเนื้อหาของอีเมลมีความซับซ้อนมากขึ้นเท่านั้น

พิจารณาตัวอย่างที่นักเรียนส่งการบ้านทางอีเมล นักการศึกษาสามารถใช้ RPA เพื่อยืนยันการได้รับงานหรือตั้งค่าสถานะว่าผู้เรียนลืมแนบไฟล์แนบที่จำเป็น

นอกจากนี้ RPA ยังมีประโยชน์ในช่วงเวลาต่างๆ เช่น เริ่มต้นปีการศึกษา เมื่อนักการศึกษาอาจต้องส่งอีเมลต้อนรับถึงนักเรียนใหม่และผู้ปกครองหลายสิบคน ครูยังคงต้องเพิ่มสัมผัสส่วนบุคคลในการโต้ตอบ แต่พวกเขาสามารถกำจัดหรือลดเนื้อหาอีเมลบางส่วนที่ต้องใส่ในทุกข้อความ

“RPA สามารถส่งอีเมลตอบกลับโดยไม่ต้องมีการป้อนข้อมูลจากครู” 

ประหยัดเวลาระหว่างปฏิบัติหน้าที่สำคัญ

นักการศึกษางานจำนวนมากมีองค์ประกอบทั้งการทำซ้ำและการปรับให้เป็นรายบุคคล การวางแผนการสอนเป็นตัวอย่างที่ดีเยี่ยม โดยทั่วไปแล้วครูจะปฏิบัติตามกรอบการทำงานเฉพาะเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาบทเรียนเป็นไปตามมาตรฐานของรัฐหรือของประเทศ อย่างไรก็ตาม พวกเขาจะปรับแผนสำหรับนักเรียนแต่ละคนด้วย โดยขึ้นอยู่กับจุดแข็งและความต้องการของผู้เรียน

ในสกอตแลนด์ สภาเทศบาลเมืองอเบอร์ดีนกลายเป็นแห่งแรกในประเทศที่ใช้ RPA ในการจัดทำแผนการสอน แอปพลิเคชัน RPA นี้ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวก เท่ากับจ้างครูเพิ่ม 14 คน เพราะมันช่วยประหยัดเวลาได้มาก

แผนการสอนบางแผนการรวมถึงการสอนผู้เรียนถึงวิธีการส่งอีเมล เนื้อหานั้นเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้เรียนอายุน้อยหรือผู้ที่เรียนภาษาอังกฤษเป็นภาษาที่สอง

อีเมลเป็นส่วนสำคัญในชีวิตประจำวันสำหรับหลาย ๆ คน แต่ทุกคนต้องเรียนรู้วิธีส่งเมื่อถึงจุดหนึ่ง ลองนึกภาพโซลูชัน RPA ที่สามารถช่วยครูสร้างแผนการสอนได้เร็วขึ้น จากนั้นแจกจ่ายเนื้อหาตามธีมไปยังกล่องจดหมายของนักเรียนโดยตรง

“แอปพลิเคชัน RPA ที่ใช้ในสกอตแลนด์ช่วยประหยัดเวลาได้มากถึงเทียบเท่ากับการจ้างนักการศึกษาใหม่ 14 คน” 

ทำให้นักการศึกษาเห็นอีเมลตามระดับความสำคัญ

อีเมลเป็นวิธีการสื่อสารที่สะดวก แต่ก็สามารถกลายเป็นสิ่งที่ล้นหลามได้อย่างรวดเร็ว นั่นเป็นเพราะคนส่วนใหญ่ตั้งค่ากล่องจดหมายเข้าเพื่อรับอีเมลทั้งหมดเมื่อมาถึง อย่างไรก็ตาม, แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการอีเมล คือการจัดลำดับความสำคัญวิธีและเวลาที่คุณจัดการกับข้อความ คุณจะพบว่าบางอย่างต้องการการดูแลโดยด่วน และบางอย่างก็ไม่ต้องการการตอบสนองเลย

RPA สามารถทำงานในพื้นหลังเพื่อจัดลำดับความสำคัญของอีเมล บางระบบจะเรียนรู้เมื่อเวลาผ่านไปว่าอีเมลใดมีความสำคัญมากหรือน้อย ผู้ใช้ยังสามารถปรับแต่งการตั้งค่าเพื่อให้เห็นอีเมลเป็นชุดตามเวลาที่ตั้งไว้ ด้วยวิธีนี้ ผู้ใช้จะไม่ถูกขัดจังหวะเมื่อมีข้อความใหม่เข้ามา

ระบบ RPA บางระบบยังเรียนรู้ที่จะจดจำคำหลักเฉพาะ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึง “ลูกป่วย” “การบ้านสาย” หรือ “งานที่มอบหมายพลาด” ทั้งหมดนี้เป็นเรื่องที่อาจต้องการความสนใจจากครูโดยด่วน

นักการศึกษาหลายคนเผชิญกับความท้าทายที่ไม่ธรรมดาในช่วงหลายปีที่ผ่านมา และบางคนก็เผชิญกับความท้าทาย ตอนนี้จัดการกับความเหนื่อยหน่าย ผลที่ตามมา. ปัญหาหนึ่งคือพวกเขามักต้องใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำสิ่งอื่นที่ไม่ใช่การสอน RPA สามารถแก้ไขปัญหานั้นได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่เกี่ยวข้องกับการจัดการอีเมล

“ระบบ RPA บางระบบสามารถจัดลำดับความสำคัญของอีเมล และเรียนรู้เมื่อเวลาผ่านไปซึ่งมีความสำคัญมากหรือน้อย” 

การปรับปรุงเวลาและขั้นตอนการดำเนินการ

ระบบการศึกษาหลายแห่งใช้เนื้อหาอีเมลเป็นระบบเตือนภัยล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น วลีบางวลีอาจบ่งชี้ว่าเป็นนักเรียนที่มีความเสี่ยงหรือนักเรียนที่มีแนวคิดสุดโต่งที่อาจทำให้ตนเองหรือผู้อื่นตกอยู่ในอันตราย

ในสหราชอาณาจักร Department for Education ได้ใช้เครื่องมือ RPA ที่เรียกว่า Automated Robot Negating the Onerous Logging of Data — หรือ ARNOLD ก่อนใช้ ARNOLD คนงานต้องจัดการ อีเมลประมาณ 120,000 ฉบับจากสาธารณะ ในแต่ละปีโดยการใส่ข้อมูลลงในระบบด้วยตนเอง ซึ่งต้องใช้เวลาอย่างมาก โดยต้องมีใครสักคนอ่านข้อความและทำความเข้าใจข้อความนั้นในบริบท จากนั้นจึงจัดหมวดหมู่ก่อนที่จะส่งไปยังบุคคลที่เหมาะสม

ขณะนี้ ARNOLD ตรวจสอบอีเมลแต่ละฉบับโดยจัดหมวดหมู่อีเมลตามระดับความเสี่ยง และดำเนินการป้อนข้อมูลที่จำเป็นลงในระบบของแผนกการศึกษา เครื่องมือ RPA ตรวจสอบตัวแปรหลายร้อยรายการที่เกี่ยวข้องกับอีเมลแต่ละฉบับเพื่อตัดสินใจว่าจะจัดประเภทอย่างไร การตั้งค่านี้ได้ยกเลิกการป้อนข้อมูลด้วยตนเองที่เชื่อมโยงกับอีเมลขาเข้า

พนักงานกล่าวว่าการเปลี่ยนแปลงนี้ช่วยให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่การส่งมอบบริการมากกว่าการบริหาร นอกจากนี้ยังช่วยให้พวกเขามองเห็นอีเมลที่ต้องการการดำเนินการอย่างรวดเร็วที่สุดได้ง่ายขึ้น เช่น อีเมลเกี่ยวกับนักเรียนที่มีความเสี่ยงหรือโรงเรียนที่มีผลการเรียนต่ำ

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์ทำให้การจัดการอีเมลง่ายขึ้น

นักการศึกษาในปัจจุบันไม่สามารถหลีกเลี่ยงการเขียนและตอบอีเมลได้ อย่างไรก็ตาม ดังที่ตัวอย่างเหล่านี้แสดงให้เห็น เครื่องมือการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการด้วยหุ่นยนต์สามารถช่วยให้พวกเขาประหยัดเวลาและมีส่วนร่วมในงานที่คุ้มค่าและมีความเกี่ยวข้องมากขึ้น

ผู้มีอำนาจตัดสินใจของแผนกการศึกษาบางคนลังเลที่จะทำสิ่งต่าง ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากกระบวนการใหม่ต้องใช้ทรัพยากรทางการเงิน ซึ่งหมายความว่าครูผู้สอนอาจต้องพูดอย่างเจาะจงเกี่ยวกับเวลาและพลังงานที่พวกเขาใช้ไปกับการเขียนอีเมลในปัจจุบัน และวิธีที่ RPA จะเป็นตัวเปลี่ยนเกมในการให้เวลามากขึ้นกับสิ่งที่พวกเขาทำได้ดีที่สุด