จะทำให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ AP ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติได้อย่างไร

จะทำให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ AP ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติได้อย่างไร

ประทับเวลา: 21 พฤศจิกายน 2023 6:57 น
จะทำให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ AP ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติได้อย่างไร PlatoBlockchain ข้อมูลอัจฉริยะ ค้นหาแนวตั้ง AI.

กระบวนการอนุมัติ AP คือขั้นตอนการทำงานสำหรับการขออนุมัติในการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย (ที่มีเงื่อนไขการชำระเงินเครดิต) ที่รวมอยู่ในบัญชีเจ้าหนี้ก่อนที่จะได้รับการชำระเงิน การทำให้กระบวนการอนุมัติบัญชีเจ้าหนี้ในบริษัทของคุณเป็นแบบอัตโนมัติถือเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากช่วยประหยัดเวลาได้มาก ลดต้นทุน ปรับปรุงการจัดการกระแสเงินสด เพิ่มความแข็งแกร่ง การควบคุมภายในและปรับปรุงความพึงพอใจของซัพพลายเออร์ 

ประโยชน์ของการเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ AP

ธุรกิจของคุณจะได้สัมผัสกับการประหยัดเวลาและต้นทุน และหลีกเลี่ยงปัญหาและความยุ่งยากเมื่อใช้ระบบการอนุมัติ AP อิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับการอนุมัติการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ในบัญชีเจ้าหนี้ แทนที่จะใช้กระบวนการอนุมัติบัญชีเจ้าหนี้ด้วยตนเอง 

ประหยัดเวลาและต้นทุนจากการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ AP

เมื่อบริษัทของคุณปรับปรุงขั้นตอนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ AP จะช่วยหลีกเลี่ยงต้นทุนส่วนเกิน การระบายเวลา และความยุ่งยากของกระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ AP ด้วยตนเองจาก:

  • ขั้นตอนพิเศษที่ใช้เวลานานในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ AP
  • คอขวด
  • เอกสารกระดาษหายและสูญหาย
  • การติดตามผลซ้ำกับผู้อนุมัติ
  • ตอบรับสายเรียกเข้าของผู้ขายและอีเมลเกี่ยวกับสถานะการชำระเงินเมื่อใบแจ้งหนี้ไม่ได้รับการอนุมัติตรงเวลาสำหรับการชำระเงิน

การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ AP เริ่มต้นด้วยความเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการอนุมัติด้วยตนเองที่ไม่มีประสิทธิภาพที่มีอยู่ในปัจจุบัน เทียบกับการใช้ประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์จากระบบอัตโนมัติของ AP พร้อมด้วยขั้นตอน กฎ การกำหนดเส้นทาง และประสิทธิภาพในตัวอื่นๆ แบบอัตโนมัติ ตรงกันข้ามกับกระบวนการอนุมัติบัญชีเจ้าหนี้ด้วยตนเองสำหรับใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย ซอฟต์แวร์อัตโนมัติของ AP ช่วยให้การอนุมัติ AP แบบอิเล็กทรอนิกส์มีความคล่องตัว

ขั้นตอนการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพในกระบวนการอนุมัติบัญชีเจ้าหนี้ด้วยตนเอง

ในกระบวนการอนุมัติการชำระเงินด้วยตนเอง เจ้าหน้าที่เจ้าหนี้ของคุณอาจกำหนดเส้นทางเอกสารกระดาษ รวมถึงใบแจ้งหนี้ที่ตรงกัน ใบสั่งซื้อ และเอกสารการรับ ไปยังผู้อนุมัติใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องแต่ละราย อย่างไรก็ตาม เอกสารขั้นตอนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ AP เหล่านี้ไม่ได้มาจากแหล่งเดียวกันหรือถูกสร้างขึ้นพร้อมกัน 

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ AP ด้วยตนเองอาจหมายถึงการใช้โฟลเดอร์ไฟล์ชั่วคราวในตู้เก็บเอกสารเพื่อสะสมเอกสารกระดาษในชุดที่เย็บเข้ากับใบแจ้งหนี้และตรวจสอบการจับคู่รายการบรรทัดด้วยตนเอง (เอกสารจะได้รับการตรวจสอบและจับคู่ด้วยตนเองก่อนโดย ฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้, รหัสสำหรับการบัญชีและป้อนเข้าสู่ระบบการบัญชีหรือ ERP เพื่อบันทึกก่อนที่จะส่งใบแจ้งหนี้ไปยังผู้อนุมัติในกระบวนการอนุมัติ AP) 

หากนี่คือระบบเดิมที่ใช้กระดาษของบริษัทของคุณสำหรับกระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ AP คุณจะมีค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเพิ่มเติมสำหรับการจัดเก็บคลังสินค้าเพื่อเก็บถาวรบันทึกกระดาษ เพิ่มเวลาในการค้นหาใบแจ้งหนี้ที่คุณกำลังมองหาในกล่องบันทึกที่เก็บไว้เมื่อถึงเวลาตรวจสอบภาษีเงินได้ในปีต่อ ๆ ไป และหวังว่าใบแจ้งหนี้ที่จำเป็นจะไม่สูญหายไปในตอนนั้น (หากบริษัทของคุณใช้บริการสแกนเพื่อสแกนใบแจ้งหนี้กระดาษสำหรับการเก็บถาวรแบบดิจิทัล ให้เพิ่มต้นทุนประเภทนั้นแทน)

ปัญหาของกระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายด้วยตนเอง 

กระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายด้วยตนเองสำหรับบัญชีเจ้าหนี้มีปัญหาโดยธรรมชาติซึ่งต้องใช้เวลาและต้นทุนในการแก้ไข:

  1. ใครคือผู้อนุมัติใบแจ้งหนี้นี้โดยเฉพาะ จะต้องได้รับการอนุมัติเพิ่มเติมจากผู้มีอำนาจคนที่สองในกระบวนการอนุมัติการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ที่สูงกว่าจำนวนเงินที่ระบุหรือไม่
  2. ผู้อนุมัติรายนี้อยู่ในสำนักงานเพื่ออนุมัติใบแจ้งหนี้ที่รองรับโดยเอกสารกระดาษอื่นๆ หรือไม่
  3. ผู้อนุมัติจะอนุมัติใบแจ้งหนี้ทันทีหรือเจ้าหน้าที่ AP จะเสียเวลาในการส่งการแจ้งเตือนด้วยตนเองซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้หรือไม่
  4. ใบแจ้งหนี้กระดาษและเอกสารที่ตรงกันจะสูญหายในระหว่างกระบวนการอนุมัติ AP นี้หรือไม่
  5. แผนกบัญชีเจ้าหนี้จะต้องติดต่อผู้ขายเมื่อใบแจ้งหนี้หายไป ปัญหานี้ทำให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้ล่าช้า รวมถึงกระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ AP
  6. ผู้ขายจะจัดส่งสินค้าไปยังธุรกิจของคุณตรงเวลาหรือไม่เมื่อการชำระเงินล่าช้าอย่างมากเนื่องจากกระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ล่าช้า
  7. บริษัทของคุณจะต้องเสียค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้าราคาแพงจากผู้ขาย หรือพลาดการรับส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนดที่เสนอโดยผู้ขายในเงื่อนไขการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ 2/10 สุทธิ 30 รายการหรือไม่

วิธีทำให้กระบวนการอนุมัติบัญชีเจ้าหนี้เป็นอัตโนมัติ

ด้วยซอฟต์แวร์สำหรับระบบอัตโนมัติของ AP รวมถึงการรวบรวมใบแจ้งหนี้ดิจิทัลอัตโนมัติและการประมวลผลใบแจ้งหนี้พร้อมการอนุมัติ AP แบบอิเล็กทรอนิกส์ ธุรกิจของคุณจะปรับปรุงขั้นตอนการทำงานการอนุมัติใบแจ้งหนี้ AP ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และประหยัดเวลาและเงินโดยหลีกเลี่ยงปัญหาของระบบการอนุมัติใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองที่ช้าและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย 

เพื่อทำความเข้าใจวิธีทำให้กระบวนการอนุมัติบัญชีเจ้าหนี้เป็นแบบอัตโนมัติ ให้พิจารณาวิธีใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติของ AP เพื่อปรับปรุงการอนุมัติ AP ของบริษัทของคุณ เจ้าหนี้การค้า. จากนั้นสัมผัสภาพรวมภาพรวมของเวิร์กโฟลว์บัญชีเจ้าหนี้ทั้งหมดใน Flow (โดย Nanonets) ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์อัตโนมัติของ AP 

การใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติ AP เพื่อปรับปรุงการอนุมัติ AP

ซอฟต์แวร์อัตโนมัติของ AP มีกระบวนการสำหรับการอนุมัติ AP ด้วย Flow ของ Nanonet ซึ่งเป็นผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์อัตโนมัติ AP ธุรกิจของคุณจะได้รับประสิทธิภาพเพื่อประหยัดเวลาอย่างน้อยแปดชั่วโมงต่อสัปดาห์ใน AP ขั้นตอนการอนุมัติโดยใช้ AI (ปัญญาประดิษฐ์) และ กระบวนการอัตโนมัติของหุ่นยนต์ เทคโนโลยี (RPA) ธุรกิจของคุณไม่จำเป็นต้องเตรียมอีเมลติดตามผลอย่างต่อเนื่อง หรือใช้เจ้าหน้าที่เจ้าหนี้เพื่อสื่อสารกับผู้อนุมัติในระหว่างกระบวนการอนุมัติบัญชีเจ้าหนี้ 

สำหรับการอนุมัติ AP นั้น Flow ให้คุณเพิ่มผู้อนุมัติเฉพาะสำหรับใบแจ้งหนี้ของบัญชีเจ้าหนี้ หรือใช้การอนุมัติอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI และอิงตามกฎ ซอฟต์แวร์การใช้จ่ายและเจ้าหนี้อัตโนมัติสามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่เพื่อดำเนินการอนุมัติของบริษัทในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใบแจ้งหนี้ AP นโยบายของบริษัทถูกฝังอยู่ในระบบด้วยกฎอัตโนมัติเหล่านี้สำหรับการกำหนดเส้นทางการอนุมัติ AP ไปยังผู้อนุมัติที่ได้รับอนุญาตและการแจ้งเตือนในตัวผู้อนุมัติ 

Nanonets ระบบบนคลาวด์พร้อมดิจิทัล ใบกำกับสินค้า จับภาพ เปิดใช้งานการอนุมัติ AP แบบอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้อีเมล Slack หรือซอฟต์แวร์ออนไลน์ สำหรับกระบวนการอนุมัติการชำระเงิน ผู้อนุมัติสามารถอนุมัติใบแจ้งหนี้ของผู้ขายและใบเสร็จรับเงินของพนักงานได้อย่างรวดเร็วจากทุกที่ 

ภาพรวมของเวิร์กโฟลว์บัญชีเจ้าหนี้ในซอฟต์แวร์ AP Automation

ไหล ซอฟต์แวร์ AP อัตโนมัติ โดย Nanonets ช่วยให้ธุรกิจของคุณปรับปรุงกระบวนการเวิร์กโฟลว์บัญชีเจ้าหนี้และปรับปรุงประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์ Flow ใช้เมนูแดชบอร์ดสำหรับ:

  • ใบแจ้งหนี้
  • รายรับ
  • ผู้ขาย
  • ทีม
  • การอนุมัติ
  • integrations
  • บทวิเคราะห์

ซอฟต์แวร์ Flow Automation ที่ใช้สำหรับ การจัดการบัญชีเจ้าหนี้ จะ: 

  1. รับ อ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ และบันทึกข้อมูลใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติตามบรรทัดรายการด้วย AI
  2. ประมวลผลใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็วเพื่อการชำระเงินตรงเวลา
  3. สร้างและใช้กฎอัตโนมัติสำหรับการเปิดใช้งานกระบวนการอนุมัติการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์สำหรับใบแจ้งหนี้ เพิ่มผู้อนุมัติ และกำหนดเส้นทางอัตโนมัติไปยังผู้อนุมัติที่กำหนดเพื่อดำเนินการอนุมัติใบแจ้งหนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ 
  4. ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการอนุมัติและเข้ารหัสอัตโนมัติไปยังซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ
  5. ให้คุณชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ของผู้ขายที่ได้รับอนุมัติ (โดยใช้พันธมิตรการชำระเงินแบบรวม)

หากต้องการนำเข้าใบแจ้งหนี้เข้าสู่ระบบอัตโนมัติของ Flow AP ผู้ขายสามารถนำเข้าใบแจ้งหนี้เหล่านั้นโดยอัตโนมัติทางอีเมลหรือไดรฟ์ที่แชร์ หรืออัปโหลดใบแจ้งหนี้โดยตรงไปยัง Flow ผ่านการเพิ่มใบแจ้งหนี้ Flow อ่านใบแจ้งหนี้โดยใช้ AI อัตโนมัติ เทคโนโลยีและรวบรวมข้อมูลใบแจ้งหนี้ตามบรรทัดรายการสำหรับ การจัดการใบแจ้งหนี้ของผู้ขายตรวจสอบ อนุมัติ บันทึก และชำระเงิน 

การประมวลผลใบแจ้งหนี้สำหรับบัญชีเจ้าหนี้ประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:

  • ใบเสร็จรับเงินใบแจ้งหนี้ 
  • การตรวจสอบใบแจ้งหนี้
  • การจับคู่ 3 ทาง ของใบแจ้งหนี้พร้อมใบสั่งซื้อและเอกสารรับสินค้า
  • การอนุมัติการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ในกระบวนการอนุมัติบัญชีเจ้าหนี้
  • ใบแจ้งหนี้การชำระเงิน 

พิจารณา การประมวลผลใบแจ้งหนี้ เป็นชุดขั้นตอนการทำงานสำหรับกระบวนการออกใบแจ้งหนี้เพื่อชำระเงินทั้งหมดในบัญชีเจ้าหนี้ การประมวลผลใบแจ้งหนี้ปรับปรุงการควบคุมภายในเพื่อตรวจจับและทำเครื่องหมายข้อยกเว้นข้อผิดพลาด และบังคับใช้การแยกหน้าที่สำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้และการอนุมัติใบแจ้งหนี้ ในบทความนี้ เรามุ่งเน้นไปที่ขั้นตอนการอนุมัติ AP ของการประมวลผลใบแจ้งหนี้  

สรุป

ด้วยซอฟต์แวร์สำหรับระบบอัตโนมัติของ AP รวมถึงการบันทึกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลอัตโนมัติและการประมวลผลใบแจ้งหนี้พร้อมการอนุมัติ AP แบบอิเล็กทรอนิกส์ ธุรกิจของคุณจะปรับปรุงขั้นตอนการทำงานการอนุมัติใบแจ้งหนี้ AP ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และประหยัดเวลาและเงินโดยหลีกเลี่ยงปัญหาของระบบการอนุมัติใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองที่ช้าและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย หากต้องการเริ่มปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ AP ของบริษัทของคุณ ทัวร์ชมผลิตภัณฑ์หรือดูการสาธิตโซลูชันอัตโนมัติของ AP ไหล โดย Nanonets. 

ประทับเวลา:

เพิ่มเติมจาก AI และการเรียนรู้ของเครื่อง