ใบสั่งขายเทียบกับใบแจ้งหนี้: ความแตกต่างที่สำคัญ บทบาท และประเภท

การติดตามการขายตั้งแต่ต้นจนจบช่วยให้ธุรกิจรักษาระดับสินค้าคงคลังที่เหมาะสม ใช้กลยุทธ์กระแสเงินสดที่ดีที่สุด และรับประกันว่าลูกค้าจะได้รับผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสม เนื่องจากธุรกิจส่วนใหญ่ติดตามยอดขายหลายรายการในคราวเดียว การเก็บบันทึกทุกขั้นตอนอย่างถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญ

ไม่ว่าธุรกิจประเภทใด อุตสาหกรรมที่ดำเนินการ หรือแม้แต่ภูมิภาค ธุรกิจต่างๆ จะต้องอาศัยใบสั่งขายและใบแจ้งหนี้เพื่อให้แน่ใจว่าการขายทุกครั้งจะได้รับการดำเนินการอย่างเหมาะสม ได้รับการชำระเงิน และมีเอกสารบันทึกอยู่ในสถานที่ อย่างไรก็ตาม ใบสั่งขายและใบแจ้งหนี้ไม่เหมือนกัน จริงๆ แล้ว พวกมันถูกใช้เพื่อจุดประสงค์ที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง ทั้งสองอย่างมีความสำคัญเท่าเทียมกัน แต่การทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างใบสั่งขายและใบแจ้งหนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจของคุณจะได้รับประโยชน์จากทั้งสองอย่าง 

ในระดับสูง ใบสั่งขายมาก่อน เป็นเอกสารที่สร้างขึ้นเมื่อลูกค้าแสดงความปรารถนาที่จะซื้อบางสิ่งบางอย่าง และทำงานร่วมกับทีมขายของคุณเพื่อตกลงเกี่ยวกับลำดับเวลาการส่งมอบสำหรับสินค้าหรือบริการที่รวมอยู่ในใบสั่งขาย เมื่อจัดส่งคำสั่งซื้อแล้ว ทีมบัญชีลูกหนี้ของคุณจะส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าเพื่อรวบรวมเงินที่ค้างชำระสำหรับคำสั่งซื้อดังกล่าว

ไม่ว่ากระบวนการขายของคุณจะเป็นอย่างไร โอกาสที่จะเริ่มต้นจากใบสั่งขายและปิดท้ายด้วย ใบกำกับสินค้า การชำระเงิน

ใบสั่งขายคืออะไร?

หากคุณเป็นผู้ขายหรือผู้ขาย ทีมของคุณจะสร้างใบสั่งขายเมื่อลูกค้าแสดงความสนใจในการซื้อ โดยปกติแล้ว ลูกค้าจะแสดงความสนใจผ่านทาง ใบสั่งซื้อ. ใบสั่งขายจะยืนยันการรับคำสั่งซื้อ สรุปรายละเอียด และทำหน้าที่เป็นเอกสารต้นฉบับสำหรับทีมขายภายในและระบบติดตามการขายเมื่อดำเนินการขายแต่ละครั้งเสร็จสิ้น

ใบสั่งขายจำเป็นต้องมีข้อมูลโดยละเอียด ดังนั้น หากคุณยังไม่มีข้อมูลลูกค้าทั้งหมดที่จำเป็น ทีมของคุณอาจต้องได้รับข้อมูลจากลูกค้าที่สั่งซื้อเพื่อกรอกใบสั่งขาย ข้อมูลที่รวมอยู่ในใบสั่งขายคือ: 

• ชื่อบริษัทของคุณ
• ข้อมูลติดต่อของบริษัทของคุณ
• ข้อมูลลูกค้า (ชื่อ ข้อมูลการเรียกเก็บเงิน ที่อยู่)
• คำอธิบายของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ขาย
• ปริมาณสินค้าหรือบริการที่รวมอยู่ในการขาย
• ราคาสินค้าหรือบริการ
• ค่าขนส่ง ค่าขนส่ง และค่าภาษี
• ต้นทุนรวมของการสั่งซื้อ

มีใบสั่งขายหลายประเภทที่ธุรกิจของคุณอาจใช้ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์หรือแนวการขาย ธุรกิจจำนวนมากใช้ทั้ง 4 ประการต่อไปนี้เป็นประจำ:

คำสั่งขายเงินสด

เมื่อลูกค้าทำการสั่งซื้อ หยิบสินค้า และชำระเป็นเงินสด จะใช้ใบสั่งขายเงินสด เนื่องจากลูกค้าชำระเป็นเงินสดจึงไม่มี ลูกหนี้การค้า รายการที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรม การซื้อของลูกค้าส่งผลโดยตรงต่อบัญชีเงินสดของคุณและดำเนินการจัดส่งทันที

รีบสั่งขาย

หากลูกค้าร้องขอลำดับเวลาการจัดส่งที่รวดเร็วผิดปกติ ใบสั่งขายเร่งด่วนจะถูกนำมาใช้เป็นการภายใน ทีมขายของคุณสามารถตั้งค่าสถานะใบสั่งขายประเภทนี้ให้มีลำดับความสำคัญสูงเพื่อให้แน่ใจว่าจะเสร็จสมบูรณ์ทันเวลา ลูกค้าอาจมารับสินค้าหรือชำระเงินเพิ่มเติมเพื่อให้จัดส่งได้อย่างรวดเร็วขึ้นอยู่กับสถานการณ์ หลังจากส่งสินค้าแล้ว ทีม AR ของคุณจะส่งใบแจ้งหนี้ไปให้ลูกค้าเพื่อเรียกเก็บเงิน

ข้อตกลงการกำหนดเวลา

ในสถานการณ์ที่ลูกค้าร้องขอผลิตภัณฑ์ตามปริมาณเฉพาะที่จัดส่งในวันที่ต่างๆ ข้อตกลงการจัดกำหนดการอาจเป็นเครื่องมือที่ดีเยี่ยมในการทำให้การจัดส่งแต่ละรายการแยกกันตรงไปตรงมา หากลูกค้าต้องการ 10 วิดเจ็ตในหนึ่งสัปดาห์ 5 วิดเจ็ตในสองสัปดาห์ และ 7 วิดเจ็ตในสามสัปดาห์ ธุรกรรมทั้งหมดเหล่านั้นสามารถเป็นไปตามข้อตกลงการจัดกำหนดการเดียว จากนั้นจะได้รับการอัปเดตหลังการส่งมอบ 

คำสั่งขายของบุคคลที่สาม

ในบางกรณี โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ใบสั่งขายของบริษัทอื่นจะถูกใช้เมื่อธุรกิจของคุณไม่ได้ส่งสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้าโดยตรง แต่คุณส่งพวกเขาไปยังบุคคลที่สามแทน ผู้ขาย จากนั้นจึงส่งมอบขั้นตอนสุดท้ายให้กับลูกค้า

ใบแจ้งหนี้คืออะไร?

เมื่อผู้ขายหรือผู้ขายกรอกใบสั่งขายและส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่ตกลงกันไว้ พวกเขาจะสร้าง ใบกำกับสินค้า และส่งให้ลูกค้าเพื่อเรียกเก็บเงินค่าสินค้าหรือบริการที่จัดส่ง ขั้นตอนสุดท้ายประการหนึ่งของกระบวนการขาย การส่งใบแจ้งหนี้จะเริ่มต้นการชำระเงินของลูกค้าและการเก็บเงินสด ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญสองประการในการรักษาธุรกิจของคุณให้แข็งแรง ปัจจุบันใบแจ้งหนี้มักจะส่งทางอิเล็กทรอนิกส์และโทรไป ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์.

ใบแจ้งหนี้จะมีข้อมูลเดียวกันส่วนใหญ่ที่ใบสั่งขายมี แต่จะรวมข้อมูลต่อไปนี้ด้วย: 

· เงื่อนไขการชำระเงิน
·  ส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด
·  หมายเลขใบสั่งซื้อ
· เลขใบสั่งของ
·  ค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้า
·  ข้อมูลการชำระเงินสำหรับ ACH การโอนเงิน หรือ การชำระเงิน EDI

ในลักษณะเดียวกับที่มีใบสั่งขายหลายใบที่ใช้ในสถานการณ์ที่แตกต่างกัน มักจะใช้ชนิดใบแจ้งหนี้ที่แตกต่างกันในธุรกรรมทางธุรกิจ

ใบแจ้งหนี้ Pro Forma

โดยปกติแล้ว ใบแจ้งหนี้จะถือเป็นคำขอการชำระเงินตามสัญญา แต่ก ใบแจ้งหนี้ชั่วคราว ไม่มีการใช้งานเหมือนกัน ใช้เมื่อไม่มีใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์และสามารถถือเป็น "ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า" ยังคงมีการแจกแจงต้นทุน แต่เป็นค่าประมาณที่ลูกค้าสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงได้

เมื่อส่งออกสินค้าไปยังสหรัฐอเมริกา ศุลกากรสหรัฐฯ กำหนดให้ต้องแนบใบแจ้งหนี้ Pro Forma ไปกับคำสั่งซื้อ เพื่อให้ชัดเจนว่าสินค้าชิ้นใดที่ถูกส่งข้ามประเทศ 

ใบแจ้งหนี้ระหว่างกาล

หากมีโครงการขนาดใหญ่หรือคำสั่งซื้อหลายส่วนที่จำเป็นต้องแบ่งออกเป็นการชำระเงินหรือขั้นตอนต่างๆ ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวจะมีประโยชน์ แทนที่จะรอจนกระทั่งสิ้นสุดโครงการเพื่อส่งใบแจ้งหนี้ขนาดใหญ่ใบเดียว คุณสามารถใช้ใบแจ้งหนี้ระหว่างกาลเพื่อรวบรวมการชำระเงินส่วนเพิ่มไปพร้อมกันได้ ในด้านผู้ขาย ใบแจ้งหนี้ระหว่างกาลช่วยบรรเทาความท้าทายด้านกระแสเงินสด และในด้านผู้ซื้อ จะแบ่งการชำระเงินออกเป็นจำนวนเงินที่สามารถจัดการได้มากขึ้น นี่คือสิ่งที่ตรงกันข้ามกับ ตา ใบแจ้งหนี้หลายใบเป็นการชำระเงินครั้งเดียว

ใบแจ้งหนี้สุดท้าย

ประเภทของใบแจ้งหนี้ที่ใช้บ่อยที่สุดคือใบแจ้งหนี้ใบสุดท้าย นี่มีแนวโน้มที่จะเป็นหนึ่งในประเภทใบแจ้งหนี้ที่ง่ายที่สุดสำหรับ การชำระใบแจ้งหนี้ทำให้เป็นมาตรฐานสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ จะถูกส่งไปยังลูกค้าเมื่อมีการส่งมอบสินค้าหรือบริการ

ใบสั่งขายเทียบกับใบแจ้งหนี้: ความแตกต่าง

เพื่อให้มั่นใจว่าความแตกต่างระหว่าง "ใบสั่งขาย" และ "ใบแจ้งหนี้" มีความชัดเจน เราได้รวบรวมรายการความแตกต่างที่สำคัญที่สุดระหว่างทั้งสองนี้ ธุรกิจต่างๆ อาศัยเอกสารทั้งสองนี้ในการทำธุรกรรมการขายตามปกติ แต่วัตถุประสงค์ที่ให้บริการจะแตกต่างกันไป

ใบสั่งขายเทียบกับใบแจ้งหนี้สามารถแยกความแตกต่างได้ง่ายเมื่อคุณพิจารณาปัจจัยด้านล่าง:

ช่วงเวลาแห่งการสร้างสรรค์

ใบสั่งขายเริ่มต้นกระบวนการขาย เป็นสิ่งที่ช่วยให้ทีมงานปฏิบัติตามคำสั่งของคุณทราบว่าจะเริ่มจัดเตรียมสินค้าหรือบริการสำหรับการจัดส่ง จากนั้น เมื่อสิ้นสุดกระบวนการขาย เมื่อการจัดส่งเสร็จสิ้น ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งไปยังลูกค้า

วัตถุประสงค์ของเอกสาร

เมื่อดูใบแจ้งหนี้เทียบกับใบสั่งขาย สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาวัตถุประสงค์ของเอกสารแต่ละฉบับ ใบสั่งขายเป็นแบบเผชิญหน้ากันภายในมากขึ้น ช่วยให้ทีมของคุณทราบว่ามีการเริ่มต้นคำสั่งซื้อแล้วและจำเป็นต้องดำเนินการ ในทางกลับกัน ใบแจ้งหนี้จะติดต่อกับภายนอก มันถูกส่งไปยังลูกค้าเพื่อเรียกร้องการชำระเงินอย่างเป็นทางการ หากไม่เป็นไปตามวันครบกำหนดของใบแจ้งหนี้ อาจมีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมล่าช้าหรือค่าปรับอื่นๆ แก่ลูกค้า

ข้อมูลที่ระบุไว้

แม้ว่าความแตกต่างระหว่างใบสั่งขายและใบแจ้งหนี้จะเกี่ยวกับเวลาและวิธีการใช้เอกสารแต่ละรายการมากกว่า แต่ก็มีความแตกต่างกันเล็กน้อยเกี่ยวกับข้อมูลที่แต่ละเอกสารมี ทั้งสองรายการจะมีข้อมูล เช่น ชื่อลูกค้าและข้อมูลติดต่อ ปริมาณและราคาของผลิตภัณฑ์ที่ซื้อ และข้อมูลของผู้ขาย แต่ใบแจ้งหนี้จะมีรายละเอียดเพิ่มเติม รายละเอียดเหล่านี้อาจเป็นอัตราค่าธรรมเนียมล่าช้า วันครบกำหนดชำระเงิน และอื่นๆ ดูรายการของเราด้านบนเพื่อดูรายละเอียดที่ชัดเจนของแต่ละรายการ 

ผลกระทบทางบัญชี

โดยปกติทีมบัญชีของคุณจะไม่เห็นหรือสัมผัสใบสั่งขาย เว้นแต่ว่าพวกเขาต้องการจับคู่ใบสั่งขายกับใบแจ้งหนี้เฉพาะ พวกเขาจะไม่ต้องอาศัยใบสั่งขาย ในทางกลับกัน ใบแจ้งหนี้ถือเป็นเอกสารทางบัญชีที่สำคัญ จำเป็นต้องมีแนวทางการตรวจสอบที่ถูกต้องและให้แน่ใจว่ารายการต่างๆ ถูกต้อง

สรุป

อาจเป็นเรื่องง่ายที่จะดูบทความที่ครอบคลุมความแตกต่างระหว่างใบสั่งขายและใบแจ้งหนี้ และคิดว่าผลกระทบนั้นไม่มีนัยสำคัญ แต่ในทางกลับกัน การทำความเข้าใจวัตถุประสงค์พื้นฐานของเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญจะช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดการดำเนินการตามคำสั่งซื้อที่อาจเกิดขึ้นและข้อผิดพลาดทางบัญชี และสร้างกระบวนการภายในที่มีการตรวจสอบและถ่วงดุลที่เหมาะสมเพื่อปกป้องธุรกิจของคุณจากความเสี่ยง

ในตอนท้ายของวัน ทีมของคุณจะต้องมีใบสั่งขายและใบแจ้งหนี้เหมือนกัน แต่วิธีที่แต่ละทีมจะใช้จะแตกต่างกันไป ทีมขายของคุณต้องการใบสั่งขายเพื่อให้แน่ใจว่าการส่งมอบจะเสร็จสิ้นตามที่สัญญาไว้ แต่ผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีลูกหนี้จะจัดทำใบแจ้งหนี้ในแต่ละวันและทุกวัน ต้องใช้ทีมเหล่านี้ทำงานร่วมกันและมีทรัพยากรที่เหมาะสมที่จำเป็นในการทำงานเพื่อให้ธุรกิจของคุณบรรลุศักยภาพสูงสุด 

การทำความเข้าใจใบสั่งขายกับใบแจ้งหนี้อาจดูเหมือนไม่ใช่ลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์ของผู้นำ แต่สำหรับคนจำนวนมากในองค์กรของคุณ ไม่มีอะไรสำคัญไปกว่า หากคุณพร้อมที่จะจัดการใบสั่งขายและ การประมวลผลใบแจ้งหนี้ ไปสู่อีกระดับหนึ่ง การลงทุนในระบบอัตโนมัติที่เหมาะสม ซอฟต์แวร์ประมวลผลใบแจ้งหนี้ - ชอบ นาโนเน็ต – สามารถสร้างโลกที่แตกต่างได้

• เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai เพิ่มพลังให้กับตัวเอง เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตไอสตรีม. Web3 อัจฉริยะ ขยายความรู้ เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตESG. คาร์บอน, คลีนเทค, พลังงาน, สิ่งแวดล้อม แสงอาทิตย์, การจัดการของเสีย. เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตสุขภาพ เทคโนโลยีชีวภาพและข่าวกรองการทดลองทางคลินิก เข้าถึงได้ที่นี่.
• ที่มา: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/