คู่มือฉบับสมบูรณ์ในการเก็บเอกสาร

---

การเก็บถาวรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำงานอย่างไร

การเก็บถาวรเอกสารไม่ใช่กิจกรรมที่ทำเพียงครั้งเดียว แต่เมื่อคุณตั้งค่ากระบวนการทางธุรกิจที่เหมาะสมแล้ว คุณสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ มาดูวิธีการเก็บเอกสารงานกัน

ขั้นตอนที่ 1: การประเมินเบื้องต้น

ทำความเข้าใจกระบวนการเอกสารปัจจุบันของคุณ คุณจัดการกับเอกสารสำคัญและไม่จำเป็นอย่างไร? คุณมีขั้นตอนการตั้งค่าหรือไม่? เอกสารทั้งหมดได้รับการจัดการในคราวเดียวหรือเป็นกระบวนการเฉพาะกิจ?

ลองดูสิ

• เอกสารถูกสร้างขึ้น บันทึก จัดประเภท และตั้งชื่อเอกสารอย่างไร?
• ขั้นตอนการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลมีขั้นตอนอย่างไร?
• ข้อกำหนดในการลบหรือทิ้งเอกสารมีอะไรบ้าง?
• ใครเป็นผู้ดูแลข้อยกเว้นเอกสาร?
• ต้องใช้เอกสารอะไรบ้างในการตรวจสอบ?

คุณควรเข้าใจจำนวนเอกสารที่คุณจะจัดการเพื่อให้ได้แนวคิด

จากการประเมินเบื้องต้นนี้ คุณทำงานร่างโฟลว์สำหรับกระบวนการ

ขั้นตอนที่ 2: ระบุเป้าหมายและบทบาท

หลังจากที่คุณเข้าใจกระบวนการแล้ว ให้ลองแมปเหตุผลในการเก็บเอกสาร

• คุณต้องการลดต้นทุนการดำเนินงานในการจัดการเอกสารหรือไม่?
• คุณทำเช่นนี้เพื่อปฏิบัติตามแนวทางการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลหรือไม่?
• คุณกำลังพยายามเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการบันทึกของคุณหรือไม่?
• ทีมผู้บริหารทำเช่นนี้เพื่อปรับปรุงการมองเห็นทรัพยากรหรือไม่?

ตามเป้าหมาย คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญและแก้ไขกระบวนการเก็บถาวรเอกสาร ทำความเข้าใจบทบาทของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในกระบวนการนี้

• ใครจะดูแลกระบวนการเก็บเอกสาร?
• คุณจะใช้ระดับการอนุญาตใดเพื่อจำกัดการเข้าสู่ข้อมูลที่เก็บถาวร
• คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าพนักงานปฏิบัติตาม?

ขั้นตอนที่ 3: ใช้กำหนดการการเก็บรักษา

ถึงเวลากำหนดตารางเวลาการเก็บรักษาแล้ว โดยพื้นฐานแล้ว ให้เข้าใจเอกสารที่ต้องเก็บรักษาและเอกสารที่ไม่ต้องการ

คุณต้องรักษารายงานทางการเงินประจำปีเดิมไว้ เนื่องจากอาจจำเป็นต้องดำเนินการต่อไป ศึกษากฎของรัฐบาลกลาง ท้องถิ่น รัฐ และอุตสาหกรรมเฉพาะที่คุณต้องปฏิบัติตาม

เช่น เก็บ IRS และเอกสารเกี่ยวกับภาษีทั้งหมดไว้อย่างน้อยเจ็ดปี

ถัดไป รื้อถอนเอกสารทั้งหมดที่ไม่ต้องการเก็บถาวรหรือไม่ถูกเก็บไว้อย่างถาวรเลย เช่น แค็ตตาล็อกของผู้ขาย เมลขยะ และสำเนาที่ซ้ำกัน คุณสามารถแปลงเป็นดิจิทัลได้โดยการสแกนและดึงข้อมูลโดยใช้ซอฟต์แวร์ OCR

จ้างผู้จำหน่าย NAID (สมาคมทำลายข้อมูลแห่งชาติ) สำหรับการขนส่งที่ปลอดภัย การกำจัดในภายหลัง และการทำลายวัสดุเพื่อหลีกเลี่ยงความรับผิดที่อาจเกิดขึ้น

ขั้นตอนที่ 4: แปลงไฟล์กระดาษเป็นดิจิทัล

แปลงไฟล์กระดาษเป็นดิจิทัลเพื่อลดต้นทุน ประหยัดพื้นที่ และปรับปรุงการจัดระเบียบเอกสาร

คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ OCR ร่วมกับเครื่องสแกนเอกสารเพื่อจัดเรียง จัดระเบียบ ติดป้ายกำกับ และจัดทำดัชนีไฟล์เพื่อเพิ่มความสามารถในการค้นหา

ขั้นตอนที่ 5: เลือกที่เก็บข้อมูล

ในกรณีที่คุณต้องการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัล คุณต้องเลือกจาก: เทป ดิสก์ และที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ แต่ละรายการมีข้อดีและข้อเสียที่เกี่ยวข้องกับการรักษาความปลอดภัยในระยะยาว ความสมบูรณ์ และความสะดวกในการเข้าถึงโดยซอฟต์แวร์การจัดการบันทึก

ขั้นตอนที่ 6: ทำงานอัตโนมัติด้วยเวิร์กโฟลว์เอกสาร

เมื่อกระบวนการทั้งหมดและตัวแปรทั้งหมดถูกแมปแล้ว ก็ถึงเวลาเปิดตัวกระบวนการ

ข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอย่าง Nanonets คือทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นแบบอัตโนมัติและตั้งค่าการแจ้งเตือนไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อให้คุณไม่พลาดไฟล์ข้อผิดพลาด ดูขั้นตอนในการสร้างโฟลว์การเก็บถาวรเอกสาร

ขั้นตอนที่ 7: ตรวจสอบและเพิ่มประสิทธิภาพ

ไม่มีกระบวนการใดที่สมบูรณ์แบบในตอนแรก หลังจากนำเวิร์กโฟลว์ของเอกสารไปใช้แล้ว ให้รับคำติชมจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงกระบวนการ

บริษัทใดบ้างที่จะได้ประโยชน์จากการจัดเก็บเอกสาร?  

บริษัทของคุณต้องให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสารหาก:

• บริษัทของคุณต้องจัดการกับงานเอกสารจำนวนมากเป็นประจำ
• คุณอาจต้องเข้าถึงเอกสารเก่าในอนาคต
• การตรวจสอบเป็นเรื่องปกติสำหรับบริษัทที่คล้ายกับคุณ
• คุณต้องจัดเก็บเอกสารเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติตามข้อกำหนดและข้อกำหนด

หากปัจจัยเหล่านี้เกี่ยวข้องกับบริษัทของคุณ คุณอาจต้องเก็บถาวรเอกสารของคุณ

เหตุใดจึงเลือกใช้การเก็บถาวรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ลดต้นทุนและประหยัดพื้นที่

ไม่ว่าคุณจะดำเนินการในบริษัทข้ามชาติที่กว้างขวางหรือเพิ่งเริ่มต้น การประหยัดค่าใช้จ่ายสามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเก็บถาวรเอกสารดิจิทัลสามารถเปิดใช้งานได้โดยการเพิ่มพื้นที่และลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

เอกสารที่จำกัดที่คุณมีในสถานที่เพื่อควบคุม ยิ่งต้องใช้เงินและเวลาในการจัดการน้อยลง

ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และประสิทธิภาพ

การเก็บถาวรเอกสารดิจิทัลที่เพียงพอสามารถเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจและเวิร์กโฟลว์ของคุณได้ ตามการประมาณการ มากถึง 80% ของข้อมูลการผลิตไม่จำเป็นต้องพร้อมใช้งาน

การเก็บถาวรข้อมูลนี้ทำให้คุณสามารถอำนวยความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลที่เหลือของคุณ และอาจเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้

---

เริ่มการเก็บถาวรเอกสารด้วย Nanonets ได้รับความไว้วางใจจากผู้ใช้ 30,000+ รายจาก 500+ องค์กรในการสร้างเอกสารมากกว่า 30 ล้านรายการโดยอัตโนมัติ! คะแนน 4.9 ใน G2 ให้มันลอง! เริ่มต้นการทดลองใช้ฟรีของคุณ or นัดหมายการโทรกับเรา

---

กรณีใช้งานการเก็บเอกสาร

การเก็บถาวรเอกสารมีประโยชน์สำหรับธุรกิจเกือบทุกประเภท มาดูการใช้งานจริงของการจัดเก็บเอกสารในอุตสาหกรรมต่างๆ กัน  

เอกสารทางธุรกิจ เช่น สัญญา จดหมาย และเอกสารโครงการ สามารถรวบรวมได้ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ซึ่งเกิดขึ้นในปริมาณมหาศาลที่เพิ่มค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ เมื่อพนักงานต้องการดึงข้อมูลจากข้อมูลอ้างอิงเหล่านี้ การค้นหาด้วยตนเองผ่านที่เก็บเอกสารขนาดใหญ่สามารถใช้เวลาหลายชั่วโมงในหนึ่งวัน

• บริการทางการเงิน บริษัทจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดพร้อมสำหรับการตรวจสอบ นี่คือที่ที่เก็บเอกสารช่วยให้พวกเขารักษาบันทึกทั้งหมดของลูกค้า ใบเสร็จการแลกเปลี่ยนเงิน และเอกสารทางกฎหมายอื่นๆ เมื่อจำเป็น
• ขายปลีก บริษัทอาจจำเป็นต้องบันทึกข้อมูลลูกค้า ผู้ขาย และซัพพลายเออร์ทั้งหมดของตนไว้ในกรณีที่มีความคลาดเคลื่อนในอนาคต
• สำนักงานกฎหมายและฝ่ายกฎหมาย จำเป็นต้องจัดเก็บสัญญา เอกสาร และแฟกซ์ที่เกี่ยวข้องกับกรณีทั้งหมดเป็น PDF พวกเขาจำเป็นต้องค้นหาเอกสารและใบเสนอราคาอย่างรวดเร็วโดยใช้การค้นหาและแท็กอัจฉริยะ นั่นคือจุดที่การจัดเก็บเอกสารมีประโยชน์
• บริการสาธารณะ จัดการกับข้อมูลมากมายในแต่ละวัน ไม่ใช่ทุกอย่างที่เกี่ยวข้องในขณะนี้ แต่จะต้องจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้พร้อมใช้งานในภายหลังโดยการคลิกปุ่ม
• รัฐวิสาหกิจ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเอกสารด้วยการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ ด้วยการแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นห้องสมุดที่สามารถค้นหาได้ พนักงานสามารถลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสารและการแปลงเป็นดิจิทัลสามารถปรับปรุงการมองเห็นข้อมูลได้เช่นกัน

---

จัดเก็บเอกสารโดยอัตโนมัติด้วย Nanonets ดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ บัตรประจำตัวประชาชน หรือเอกสารใดๆ บนระบบอัตโนมัติ! เริ่มการทดลองใช้ฟรีของคุณตอนนี้!

---

การจัดเก็บเอกสารด้วย Nanonets

Nanonets เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอัจฉริยะที่มีซอฟต์แวร์ OCR ในตัวที่สามารถช่วยคุณแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษทั้งหมดของคุณให้อยู่ในรูปแบบที่ค้นหาได้แบบดิจิทัล Nanonets ใช้งานง่ายด้วยตัวสร้างเวิร์กโฟลว์แบบลากและวางแบบไม่มีโค้ด ซึ่งทำให้กระบวนการเอกสารแบบแมนนวลเป็นแบบอัตโนมัติได้

คุณสามารถใช้ Nanonets เพื่อเก็บเอกสารของคุณได้ด้วยวิธีต่อไปนี้:

ทำแผนที่กระบวนการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดในกระบวนการของคุณ

สร้างบัญชีบน Nanonets และเลือกแบบจำลอง OCR แบบกำหนดเองเพื่อสร้างแบบจำลอง OCR ตามความต้องการของคุณ หรือคุณสามารถเลือกจากแบบจำลอง OCR ที่ผ่านการฝึกอบรมล่วงหน้าได้เช่นกัน

อัปโหลดเอกสารและฝึกโมเดลเพื่อดึงข้อมูลในรูปแบบที่คุณต้องการ

เมื่อคุณพอใจกับโมเดลแล้ว คุณสามารถตั้งค่าการส่งต่อเอกสารทั้งหมดไปยังอีเมลที่ต้องการโดยอัตโนมัติ ไปที่ เวิร์กโฟลว์ > นำเข้า > รับไฟล์ทางอีเมล

หลังจากตั้งค่าการนำเข้าเอกสารแล้ว โมเดล OCR ของคุณจะได้รับเอกสารที่สแกนโดยอัตโนมัติและดึงข้อความออกจากเอกสารในรูปแบบที่คุณเลือก

คุณสามารถแยกข้อมูลลงในฐานข้อมูลที่คุณเลือกโดยเลือกตัวเลือกการส่งออกจากเวิร์กโฟลว์

คุณสามารถเพิ่มส่วนการอนุมัติโดยการเพิ่มขั้นตอนการอนุมัติ ประเภทการตรวจทาน กฎในการติดธงไฟล์ และอื่นๆ

คุณยังสามารถเพิ่มกฎเกณฑ์เพื่อปรับปรุงข้อมูล เปลี่ยนชื่อไฟล์ จัดหมวดหมู่และจัดเรียงเอกสาร และอื่นๆ ต้องการความช่วยเหลือ? ทีมของเราพร้อมช่วยคุณตั้งค่าทั้งหมด!

ตรงไปที่ Nanonets แล้วลองทำเองตอนนี้ หรือขอให้ทีมงานของเราทำเพื่อคุณ!

Nanonets ถูกใช้โดยมืออาชีพที่มีความสุขกว่า 30,000 คนในการดำเนินการเอกสารโดยอัตโนมัติทุกปี นี่คือภาพรวมประสิทธิภาพของนาโนเน็ตส์

นี่คือสิ่งที่ลูกค้าของเราพูดถึงเรา

หากคุณมีกระบวนการเก็บถาวรเอกสารที่ซับซ้อน ทีมงานที่มีความสามารถของเราสามารถช่วยคุณลดความซับซ้อนและทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นแบบอัตโนมัติ เพื่อให้มีประสิทธิภาพและทำงานตามความต้องการของคุณ ต้องการแบ่งปันความต้องการของคุณกับเราหรือไม่? ตั้งค่าการโทร or ส่งอีเมลถึงเรา.

---

ต้องการทำการดึงข้อมูลเอกสารโดยอัตโนมัติหรือไม่? ตรวจสอบนาโนเน็ต ไม่มีรหัส ไม่มีแพลตฟอร์มที่ยุ่งยาก สเริ่มต้นการทดลองใช้ฟรีของคุณ และดึงข้อมูลจากเอกสารอัตโนมัติ

---

การจัดเก็บเอกสารกับการสำรองข้อมูลไฟล์

การเก็บถาวรเอกสารนั้นเป็นการสำรองข้อมูลไฟล์ใช่ไหม มันแตกต่างกันเล็กน้อย

กระบวนการเก็บถาวรเอกสารมีไว้สำหรับเอกสารแบบพาสซีฟเท่านั้น ในขณะที่การสำรองข้อมูลถูกสร้างขึ้นสำหรับไฟล์ที่ใช้งานอยู่ซึ่งใช้ในระบบแบบวันต่อวัน

วัตถุประสงค์ของการเก็บถาวรเอกสารคือเพื่อเก็บรักษาเอกสารต้นฉบับไว้ในกรณีที่จำเป็นต้องใช้ด้วยเหตุผลหลายประการในอนาคต ในขณะที่เป้าหมายของการสำรองไฟล์คือการรักษาสำเนาของไฟล์ที่ใช้งานอยู่ในกรณีที่ไฟล์จริงเสียหายหรือสูญหายเพื่อให้สามารถใช้งานได้ ความต่อเนื่อง

มาดูความแตกต่างเพิ่มเติมระหว่างการเก็บถาวรเอกสารและการสำรองไฟล์กัน

	เอกสารที่เก็บถาวร	สำรองเอกสาร
เป้าหมาย	การจัดเก็บเอกสารระยะยาวที่ไม่ได้ใช้ในขณะนี้	การบันทึกสำเนาข้อมูลล่าสุดในกรณีที่ข้อมูลสูญหายหรือเสียหาย
เคย	ตามความต้องการ – เช่น การตรวจสอบ	เมื่อข้อมูลปัจจุบันเสียหายหรือไม่สามารถโหลดได้
ข้อมูล	บันทึกเป็นสำเนา ข้อมูลไม่ถูกเขียนทับ	ข้อมูลถูกเขียนทับ
ประเภทของข้อมูลที่จัดเก็บ	ข้อมูลดั้งเดิม – เช่น รายงานทางการเงิน	ทำซ้ำข้อมูลปัจจุบันเป็นสำเนา
ความเร็ว	ความเร็วในการฟื้นฟูไม่ใช่ปัญหา	ควรเป็นเรียลไทม์
เทอม	การจัดเก็บระยะยาว	การจัดเก็บระยะสั้นถึงระยะกลาง

คำถามที่พบบ่อย

ทำไมต้องแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล?

การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิผล: เอกสารที่จัดทำดัชนีและดิจิทัลสามารถส่งออกไปยังระบบและจัดเก็บในห้องสมุดดิจิทัลได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถจัดทำเอกสาร ติดตาม และจัดการการใช้งานได้

การนำข้อความกลับมาใช้ใหม่อย่างง่าย: เมื่อหัวข้อที่พิมพ์ถูกกู้คืนเป็นข้อความที่แก้ไขได้ สามารถแก้ไขได้และนำกลับมาใช้ใหม่ใน Microsoft Excel หรือ Word ซึ่งโดยทั่วไปจะช่วยประหยัดเวลาในการสร้างและพิมพ์เอกสารใหม่อีกครั้ง

ความสามารถในการค้นหา: เอกสาร รวมถึงคำหลักในข้อมูลเมตาหรือข้อความ สามารถตรวจพบโดยเครือข่ายการค้นหาทางอิเล็กทรอนิกส์และระบุได้ภายในไม่กี่วินาที

เข้าถึงได้ง่าย: สามารถดึงเอกสารดิจิทัลจากที่เก็บหลักได้ตลอดเวลาและแจกจ่ายผ่านอีเมลอย่างรวดเร็ว ขจัดความจำเป็นในการพิมพ์สำเนา

ซอฟต์แวร์เก็บเอกสารคืออะไร?

ซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารจะแปลงเอกสารเป็นบันทึกดิจิทัลที่สามารถเก็บถาวร เข้าถึงได้ง่าย และจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยเหลือสถาบันของคุณ

ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และเพิ่มความเร็วในกระบวนการทางธุรกิจ

เพียงพอสำหรับการเก็บถาวรระยะยาว รายการที่แปลงมีขนาดเล็กและมีคุณภาพภาพสูง สามารถอ่านได้จากอุปกรณ์ต่างๆ เข้าถึงได้ง่ายจากสถานที่ห่างไกล และเก็บถาวรจากส่วนกลางในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ห้องสมุดดิจิทัล หรือการจัดการเอกสาร

เครือข่าย บริษัทใดๆ ก็ตามสามารถเร่งกระบวนการภายในและเพิ่มประสิทธิภาพด้วยการเข้าถึงสำเนาที่จัดเก็บแบบดิจิทัลได้อย่างง่ายดายพร้อมสิทธิ์ในการเข้าใช้งานที่กำหนดไว้

---

Use Nanonets เพื่อทำให้กระบวนการเก็บถาวรเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติ & จัดระเบียบไฟล์ของคุณบนระบบอัตโนมัติ!

---