บัญชีเจ้าหนี้คืออะไร?

เจ้าหนี้การค้าเป็นเงื่อนไขทางบัญชีที่อ้างถึงเงินที่บริษัทเป็นหนี้ผู้ขายหรือซัพพลายเออร์ - สำหรับการใช้ประโยชน์จากผลิตภัณฑ์หรือบริการของตน

เมื่อบริษัทซื้อสินค้า/บริการจากผู้ขาย/ซัพพลายเออร์โดยมีข้อตกลงที่จะชำระเงินในภายหลัง จำนวนเงินจะเรียกว่าบัญชีเจ้าหนี้ - จนกว่าจะชำระเงิน  เป็นสินเชื่อรูปแบบหนึ่ง นำเสนอโดยผู้ขาย/ซัพพลายเออร์

บัญชีเจ้าหนี้จะถูกบันทึกเมื่อใบแจ้งหนี้ได้รับการอนุมัติสำหรับการชำระเงิน มันถูกบันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภททั่วไป (หรือบัญชีแยกประเภทย่อยของ AP) เป็นการชำระเงินหรือหนี้สินคงค้างจนกว่าจะชำระจำนวนเงิน เจ้าหนี้อาจเป็นเจ้าหนี้การค้า (การซื้อสินค้าที่จับต้องได้ซึ่งบันทึกอยู่ในสินค้าคงคลัง) หรือเจ้าหนี้ค่าใช้จ่าย (การซื้อสินค้าและบริการที่ออกใบแจ้งหนี้ เช่น การโฆษณา ความบันเทิง การเดินทาง เครื่องใช้สำนักงาน และค่าสาธารณูปโภค)

---

เก็บข้อมูลอัตโนมัติ สร้าง ขั้นตอนการทำงาน และ ปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ ในไม่กี่วินาที ไม่ต้องใช้รหัส จองการสาธิตสด 30 นาทีตอนนี้ ชำระเงินตามใบแจ้งหนี้อัตโนมัติด้วย AI.

กำหนดเวลาการสาธิต

---

สารบัญ

---

ต้องการทำให้กระบวนการจับคู่ 3 ทางด้วยตนเองของคุณเป็นแบบอัตโนมัติใช่หรือไม่ จองการสาธิตสด 30 นาทีเพื่อดูว่า Nanonets สามารถช่วยให้ทีมของคุณปรับใช้แบบ end-to-end ได้อย่างไร AP อัตโนมัติAP.

กำหนดเวลาการสาธิต

---

ตัวอย่างบัญชีเจ้าหนี้

ร้านเบเกอรี่ ABC สั่งซื้อน้ำตาล 50 ปอนด์จากผู้ค้าส่ง XYZ Traders ในอัตรา 50 เซนต์ต่อปอนด์ XYZ Traders เสนอระยะเวลาเครดิต 30 วันหลังจากส่งไปยังร้านเบเกอรี่ โดย ABC ควรจ่ายเงินเป็นจำนวน 25 ดอลลาร์ จนกว่าร้านเบเกอรี่จะจ่ายเงินให้กับผู้ค้า XYZ จำนวนเงิน 25 เหรียญจะถูกเรียกว่าเจ้าหนี้การค้าและจะแสดงเป็นหนี้สินต่อเจ้าหนี้ในงบดุลของร้านเบเกอรี่

$25 จะถูกบันทึกเป็นสินทรัพย์ในงบดุลของผู้ซื้อขาย XYZ จนกว่าจะได้รับการชำระเงิน

เจ้าหนี้การค้ารวมถึงนอกเหนือจากการซื้อสินค้าดังต่อไปนี้:

• การขนส่งและโลจิสติกส์
• กำลัง / พลังงาน / เชื้อเพลิง
• การเช่า
• ลิขสิทธิ์
• บริการ (ประกอบ / รับเหมาช่วง)

---

ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ AP แบบไม่ต้องสัมผัสและ ปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ ในไม่กี่วินาที จองการสาธิตสด 30 นาทีตอนนี้

กำหนดเวลาการสาธิต

---

ความสำคัญของบัญชีเจ้าหนี้

AP มีความสำคัญเนื่องจากเหตุผลดังต่อไปนี้:

ช่วยรับประกันการชำระค่าใช้จ่ายตามเวลาที่กำหนด ซึ่งจะช่วยปรับปรุงอันดับความน่าเชื่อถือของบริษัทและความสัมพันธ์ระยะยาวกับผู้ขาย

• การชำระเงินตามใบแจ้งหนี้อย่างทันท่วงทีช่วยให้มั่นใจได้ว่าวัสดุและการบริการจะไหลลื่นอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะทำให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่น
• การชำระเงินตามกำหนดเวลาช่วยหลีกเลี่ยงการชำระเงินที่ค้างชำระ ค่าปรับ และค่าธรรมเนียมอื่นๆ ที่ล่าช้า
• AP ที่จัดระเบียบช่วยให้ติดตามใบแจ้งหนี้และการชำระเงินอย่างเป็นระบบ
• AP ช่วยลดกระแสเงินสดโดยการชำระเงินเมื่อครบกำหนดเท่านั้น และใช้วงเงินสินเชื่อที่ผู้ขายเสนอให้
• AP ที่เข้มงวดหลีกเลี่ยง การฉ้อโกงผู้ขาย และการโจรกรรม

AP ไม่ได้ไม่มีข้อเสีย มักจะถือเป็นภาระทางการเงินสำหรับซัพพลายเออร์ที่ต้องรอการชำระเงินหลังจากส่งมอบสินค้าและบริการ ในด้านของบริษัท งบดุลที่มีเจ้าหนี้คงค้างนานบ่งชี้สถานะเงินสดที่ไม่แน่นอน ข้อบกพร่องเหล่านี้สามารถเอาชนะได้ด้วยจริยธรรม กฎหมาย และเหตุผล กระบวนการ AP.

ส่วนประกอบของกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้

บัญชีเจ้าหนี้เป็นกระบวนการหลายขั้นตอนและประกอบด้วยขั้นตอนที่สำคัญบางประการ:

• AP เริ่มต้นด้วยการตัดสินใจของบริษัทในการจัดหาสินค้า/บริการในระบบสินเชื่อ
• การเลือกซัพพลายเออร์ที่เสนอสินเชื่อ
• การเปรียบเทียบนโยบายเครดิตของซัพพลายเออร์ในแง่ของจำนวนวันที่อนุญาต ค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้า ส่วนลดเงินสดสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนด ฯลฯ และการเลือกซัพพลายเออร์ที่มีเงื่อนไขที่เหมาะสมกับบริษัทมากที่สุด
• ต่อไปนี้ กระบวนการจัดซื้อ – ใบขอซื้อ, ใบสั่งซื้อ, ใบแจ้งหนี้, ใบเสร็จรับเงิน – ของธุรกิจ.
• การบัญชีใบแจ้งหนี้/บิลในบัญชีเป็นเจ้าหนี้การค้าเมื่อได้รับสินค้า
• การทำบัญชีช่วยในการตรวจสอบภายในและภายนอกในบริษัทและในการวิเคราะห์รูปแบบการใช้จ่าย ซึ่งจะช่วยในการวางแผนทางการเงินและปฏิบัติตามมาตรฐานและข้อบังคับต่างๆ
• ติดตามวันที่ในตั๋วเงินเพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินก่อนวันครบกำหนด
• ชำระเงินก่อนวันครบกำหนด
• การสื่อสารกับผู้ขายว่าได้ชำระเงินแล้ว

การใช้ประโยชน์จากระยะเวลาเครดิตอย่างเต็มที่จะช่วยจัดการกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม ต้องจำไว้ว่าการใช้เงื่อนไขเครดิตอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดคือการรู้ว่าเมื่อใดควรให้เกียรติตั๋วเงิน

แผนกบัญชีเจ้าหนี้ทั่วไป

ทีมงานที่รับผิดชอบกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ด้วยตนเองมีหน้าที่รับผิดชอบในการบันทึกและประมวลผลธุรกรรมทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อและซัพพลายเออร์

มีการว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญจำนวนมากเพื่อจุดประสงค์นี้:

• นักวิเคราะห์การป้อนข้อมูลจะป้อนใบแจ้งหนี้เข้าสู่ระบบดิจิทัลเมื่อได้รับ
• นักวิเคราะห์การประมวลผลการชำระเงินมีหน้าที่ชำระใบแจ้งหนี้ในวันที่ครบกำหนด
• นักวิเคราะห์ข้อยกเว้นจะจัดการกับความคลาดเคลื่อนในใบแจ้งหนี้และจัดการปัญหาความล้มเหลวในการชำระเงิน
• พื้นที่ การจัดการผู้ขาย บุคลากรสร้างและจัดการฐานข้อมูลซัพพลายเออร์และสัมพันธ์กับการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างต่างๆ
• ผู้จัดการฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้ประสานงานกับทีมเพื่อการจัดการใบแจ้งหนี้ที่ราบรื่นและปราศจากข้อผิดพลาด

สมาชิกทุกคนในทีมทำงานเพื่อสร้างและรักษาความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับซัพพลายเออร์ ทีมงานยังต้องจับตาดูค่าใช้จ่ายของ AP อย่างใกล้ชิดและรักษาการควบคุมภายในเพื่อป้องกันกระแสเงินสดไหลออก  

มีประสิทธิภาพและมีการจัดการที่ดี ขั้นตอนการทำงานของเจ้าหนี้ สามารถช่วยบริษัทประหยัดเวลาและเงินจำนวนมากเกี่ยวกับกระบวนการ AP องค์กรต่างๆ ก็สามารถทำได้เช่นกัน ภายนอก AP ทำหน้าที่ต่อหน่วยงานภายนอก

ความท้าทายต่อกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ด้วยตนเอง

กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ด้วยตนเองมีปัญหาดังต่อไปนี้:

• ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง: การป้อนใบแจ้งหนี้เข้าสู่ระบบด้วยตนเองอาจใช้เวลานาน ไม่มีประสิทธิภาพ และมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด สิ่งเหล่านี้อาจส่งผลต่อการทำงานและผลกำไรของบริษัท
• ความล่าช้าในการชำระเงิน: การกำกับดูแลและข้อผิดพลาดด้วยตนเองอาจส่งผลให้การชำระเงินล่าช้าและซัพพลายเออร์ที่ไม่พึงพอใจ นอกจากนี้ยังอาจส่งผลต่ออันดับเครดิตและความน่าเชื่อถือของบริษัทในฐานะลูกค้าต่อผู้ขาย
• พนักงานที่ไม่มีความสุข: ลักษณะงานที่ซ้ำซากและซ้ำซากของงานหลายอย่างที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ AP อาจนำไปสู่ความไม่พอใจในการทำงานและปัญหาที่เกี่ยวข้อง รวมถึงการลาออกของพนักงาน
• ข้อมูลเทอะทะ: เมื่อบริษัทเติบโตขึ้นและมีใบแจ้งหนี้ที่ต้องจัดการมากขึ้น ปริมาณข้อมูลเกี่ยวกับผู้ขาย ผลิตภัณฑ์ บริการ ต้นทุน การส่งมอบ และวันที่ครบกำหนดอาจล้นหลาม นอกจากนี้ยังกลายเป็นเรื่องยากที่จะค้นหาเอกสารและการทำบัญชีอาจกลายเป็นฝันร้าย
• ความทึบของข้อมูล: การติดตามใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษและเอกสาร AP จริงอาจกลายเป็นเรื่องยากหากไม่สามารถทำได้เมื่อแผนก AP เติบโตขึ้นเพื่อจัดการกับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างจำนวนมาก
• ความรวดเร็วในการฉ้อโกง: การขาดการมองเห็นในระบบบัญชีเจ้าหนี้ด้วยตนเองอาจทำให้บริษัทของคุณเสี่ยงต่อช่องโหว่ด้านความปลอดภัยและการฉ้อโกง

ประโยชน์ของการทำให้กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ

การทำให้กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้เป็นอัตโนมัตินำไปสู่ผลประโยชน์ดังต่อไปนี้:

• ประหยัดเวลา: ว่ากันว่า 25% ของสัปดาห์ทำงาน ถูกใช้ไปกับงานจัดการใบกำกับสินค้าทางโลก เวลาที่สามารถใช้ไปกับกิจกรรมการผลิตได้มากขึ้น
• ประหยัดต้นทุน: พบการประมวลผลใบแจ้งหนี้ใบเดียวด้วยตนเองในราคา 12-15 ดอลลาร์ ระบบอัตโนมัติสามารถลดต้นทุนนี้ได้มาก นอกจากนี้ โซลูชันอัตโนมัติยังติดตามวันที่ครบกำหนดของใบแจ้งหนี้และช่วยชำระใบแจ้งหนี้ในเวลาที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยปรับปรุงกระแสเงินสด หลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้า และรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ขาย
• การสร้างรายได้: การชำระเงินตามกำหนดเวลาที่เปิดใช้งานโดยระบบอัตโนมัติไม่เพียงแต่สามารถหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้าเท่านั้น แต่ยังปรับปรุงอันดับความน่าเชื่อถือของบริษัทและเปิดให้มีส่วนลดและส่วนลดจากผู้ขายอีกด้วย
• การลดข้อผิดพลาด: การจัดการใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองเกี่ยวข้องกับข้อผิดพลาดเนื่องจากการกำกับดูแลของมนุษย์ ระบบอัตโนมัติสามารถขจัดข้อผิดพลาดส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ด้วยตนเองได้
• ความยืดหยุ่นในการชำระเงิน: ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยให้ตัดสินใจได้ว่าจะต้องชำระเงินตามใบแจ้งหนี้เมื่อใดและอย่างไร (เช่น เช็คกระดาษ, ACH หรือผ่านบัตรเสมือนที่คุณได้รับเงินคืน)
• การบำรุงรักษาข้อมูลที่ดีขึ้น: การกรองเอกสารด้วยมืออาจทำให้ทรมานและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย การบำรุงรักษาฐานข้อมูลดิจิทัลช่วยให้เข้าถึงและดึงข้อมูลได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งจะทำให้วงจรการจัดซื้อเพื่อชำระเงินมีประสิทธิภาพมากขึ้น การจัดการดังกล่าวยังช่วยให้สามารถวิเคราะห์รายงานและติดตามการซื้อและกระแสเงินสดของบริษัทได้อีกด้วย
• ความปลอดภัย: โซลูชันระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้สามารถจัดเก็บข้อมูลในเซิร์ฟเวอร์ส่วนกลางหรือระบบคลาวด์ที่ให้ความปลอดภัย

สิ่งที่ต้องค้นหาในซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้

สิ่งสำคัญคือต้องเลือก ซอฟต์แวร์ AP อัตโนมัติ ที่ให้ผลตอบแทนการลงทุนสูงสุด ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับบัญชีเจ้าหนี้ต้องรวมถึงการเก็บข้อมูล การประมวลผลใบแจ้งหนี้ การอนุมัติอัตโนมัติ และการชำระเงิน คุณสมบัติพื้นฐานที่ต้องค้นหาเมื่อค้นหาซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของ AP ได้แก่:

• การเก็บข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องแม่นยำ: การแปลงข้อมูลใบแจ้งหนี้ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลทั่วไปเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดเพียงอย่างเดียวในการสร้างประสิทธิภาพในระบบอัตโนมัติของ AP การป้อนข้อมูลด้วยตนเองมีราคาแพง มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดและใช้เวลานาน เครื่องมือ OCR ที่ดีช่วยให้สามารถบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างชาญฉลาดโดยปราศจากการแทรกแซงของมนุษย์ จึงช่วยประหยัดเวลา เงิน และข้อผิดพลาดของมนุษย์

• การอนุมัติใบแจ้งหนี้อย่างง่าย: ผู้ที่อนุมัติใบแจ้งหนี้มักจะเป็นผู้จัดการและผู้บริหารที่ยุ่งวุ่นวาย และการอนุมัติใบแจ้งหนี้อัตโนมัติจะต้องง่าย ใช้งานง่าย และสะดวกสบายสำหรับบุคลากรดังกล่าว ผู้อนุมัติจะต้องสามารถดูและอนุมัติใบแจ้งหนี้ได้ด้วยคลิกเดียวโดยไม่คำนึงถึงอุปกรณ์ที่พวกเขาเข้าถึงใบแจ้งหนี้
• ความสามารถในการติดตามใบแจ้งหนี้ AP แบบเรียลไทม์: เครื่องมือเวิร์กโฟลว์ต้องอนุญาตให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียติดตามใบแจ้งหนี้ได้อย่างง่ายดาย เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า การสื่อสารที่ผิดพลาด และการจัดการที่ผิดพลาดในกระบวนการประมวลผลบัญชี
• บูรณาการกับระบบบัญชีที่มีอยู่: บริษัทอาจใช้แพลตฟอร์มและซอฟต์แวร์ดิจิทัลอื่น ๆ และเครื่องมือ AP จะต้องสามารถรวมเข้ากับพวกเขาเพื่อป้องกันความไม่ตรงกันในข้อมูลและการดำเนินงาน
• การชำระเงินอัตโนมัติ: ขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการ AP คือการชำระเงิน หลังจากบันทึกการอนุมัติทั้งหมดแล้ว ซอฟต์แวร์จะต้องสามารถเริ่มต้นและประมวลผลการชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์เพื่อให้เสร็จสิ้นและปิดกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้สำหรับการจัดซื้อนั้น ๆ
• การจัดเก็บข้อมูล: ข้อมูล AP ทั้งหมดสามารถจัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ส่วนกลางหรือคลาวด์ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของบริษัท บริษัทจะต้องตัดสินใจเกี่ยวกับประเภทของพื้นที่จัดเก็บก่อนเปิดตัวในระบบอัตโนมัติของ AP

สรุป

ระบบอัตโนมัติของการดำเนินการประมวลผลบัญชีสามารถขจัดปัญหาที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการแบบแมนนวล เช่น การหน่วงเวลา ข้อผิดพลาด และการสูญเสียความพยายามของมนุษย์  

ซอฟต์แวร์ AP ที่มีประสิทธิภาพ เช่น Nanonets ช่วยให้กระบวนการจัดซื้อเพื่อจ่ายดีขึ้น รับรองการปฏิบัติตามภาษี ทำงานอัตโนมัติ การจับคู่ 3 ทาง, เพิ่มประสิทธิภาพ วัน AP หรือ DPOป้องกันการฉ้อโกง ปรับปรุงกระแสเงินสด รักษาความสัมพันธ์กับผู้ขาย และจัดเก็บข้อมูลสำหรับลูกหลาน ระบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและสามารถเตรียมกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเพื่อชำระให้คุ้มค่าในระยะยาว การเปิดใช้งานกระบวนการ AP แบบดิจิทัลจะช่วยพัฒนากลยุทธ์ทางธุรกิจโดยเปลี่ยนความสัมพันธ์ระหว่างผู้ขายกับลูกค้าให้เป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขัน