การจับคู่แบบสองทางคืออะไร?

การบัญชีในบริษัทใดๆ เกี่ยวข้องกับการจัดการกับใบแจ้งหนี้ทุกเดือน

งานที่ท้าทายที่สุดอย่างหนึ่งในขณะที่จัดการกับสิ่งเหล่านี้คือการตรวจสอบใบแจ้งหนี้เหล่านี้

ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่บริษัทได้รับสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ซื้อจากผู้ขายจะต้องได้รับการตรวจสอบความถูกต้องก่อนที่จะเริ่มการชำระเงิน

โดยรายละเอียดการจัดซื้อทั้งหมดตามที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้จะตรงกับใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องเพื่อให้แน่ใจว่าสินค้า/บริการที่สั่งซื้อได้รับการจัดส่งอย่างถูกต้องและในราคาที่ตกลงกันไว้ กระบวนการยืนยันนี้เรียกว่าการจับคู่แบบ 2 ทาง

มาทำความเข้าใจกันอย่างรวดเร็วว่ามันทำงานอย่างไร

สรุปกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

ก่อนที่จะทำความเข้าใจการจับคู่แบบ 2 ทาง เรามาสรุปกันก่อนว่าการจัดซื้อจัดจ้างทำงานอย่างไรในการตั้งค่าธุรกิจ

ใบสั่งซื้อ (PO) เป็นข้อตกลงที่มีผลผูกพันตามกฎหมายที่ผู้ซื้อออกให้แก่ผู้ขาย โดยแจ้งประเภทของสินค้า/บริการที่สั่งซื้อ ตลอดจนปริมาณและราคาที่ตกลงกัน

ใบกำกับสินค้า เป็นเอกสารที่มีผลผูกพันตามกฎหมายที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อพร้อมกับหรือหลังการส่งมอบผลิตภัณฑ์/บริการให้กับลูกค้า โดยมีรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับผู้ขาย ลูกค้า สินค้า/บริการที่จัดส่ง ราคา และวิธีการชำระเงิน

สมมติว่าแผนกไอทีของบริษัท ABC ต้องการเก้าอี้ผู้บริหารแบบหมุนได้ 10 ตัวสำหรับผู้บริหารด้านไอที

• แผนกไอทีอาจ (ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัท) ออกใบขอเสนอซื้อในลำดับชั้นการจัดการที่เหมาะสม
• คำขอซื้อจะถูกส่งไปยังแผนกจัดซื้อ (หรือเทียบเท่า) ในบริษัทเพื่อค้นหาผู้จำหน่ายผลิตภัณฑ์/บริการที่เหมาะสม
• เมื่อมีการระบุผู้ขายแล้ว จะต้องดำเนินการพื้นฐานที่จำเป็นเพื่อระบุผลิตภัณฑ์และราคา ตัวอย่างเช่น XYZ ซัพพลายเออร์เฟอร์นิเจอร์สำนักงานสามารถจัดหาเก้าอี้ผู้บริหารแบบหมุนได้ในราคา 250 ดอลลาร์ต่อเก้าอี้ โดยจะจัดส่งภายในห้าวัน
• เมื่อ XYZ ของซัพพลายเออร์ได้รับการสรุปผลแล้ว ใบสั่งซื้อ จัดทำโดยฝ่ายจัดซื้อของ ABC โดยอ้างอิงผลิตภัณฑ์และราคาที่ตกลงกันไว้
• สำเนา PO หนึ่งชุดถูกส่งไปยัง XYZ หนึ่งฉบับถูกเก็บไว้โดยแผนกจัดซื้อของ ABC และอีกชุดหนึ่งไปยังแผนกบัญชีเจ้าหนี้
• เมื่อ XYZ จัดหาเก้าอี้ให้ ใบกำกับสินค้า มีให้พร้อมกับหรือหลังการส่งมอบให้กับ ABC

เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว กระบวนการจับคู่จะดำเนินการโดยทีมงานบัญชีเจ้าหนี้ที่ ABC

การจับคู่แบบ 2 ทางคืออะไร?

การจับคู่สองทางหรือที่เรียกว่าการจับคู่ใบสั่งซื้อเป็นกระบวนการในการตรวจสอบว่ารายละเอียดใน ใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง จับคู่เพื่อให้สามารถชำระใบแจ้งหนี้ได้

โดยปกติการจับคู่จะดำเนินการกับปริมาณที่เรียกเก็บเงินและราคาในใบแจ้งหนี้ ต้องเป็นไปตามเงื่อนไขต่อไปนี้:

• ปริมาณใบแจ้งหนี้น้อยกว่าหรือเท่ากับจำนวนที่สั่งซื้อใน PO
• ราคาใบแจ้งหนี้น้อยกว่าหรือเท่ากับราคาที่เสนอในใบสั่งซื้อ

การจับคู่ที่ประสบความสำเร็จสามารถอ้างอิงถึงการจับคู่แบบตรงทั้งหมด 100% หรือกำหนดโดยใช้ค่าเผื่อในการจับคู่ (เช่น >=95% ที่ต้องการการจับคู่) ตามการตั้งค่าทางธุรกิจ

เมื่อการแข่งขันสำเร็จเมื่อทีม AP ตรวจสอบแล้ว การชำระเงินจึงจะเริ่มขึ้น

ในกรณีที่การจับคู่ไม่สำเร็จ การประมวลผลใบแจ้งหนี้และการชำระเงินจะถูกหยุดชั่วคราว ผู้จัดการบัญชีเจ้าหนี้จะตรวจสอบใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง และอนุมัติการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้หรือปฏิเสธใบแจ้งหนี้

นี่คือการจับคู่แบบ 2 ทาง

เราจะมาสรุปกระบวนการจับคู่แบบ 2 ทางในผังงานเพื่อให้เข้าใจได้ง่าย

กราฟวัณโรค
A[ความต้องการซื้อ] -> C[ส่งคำขอซื้อไปยังแผนกจัดซื้อ]
C –> D[ฝ่ายจัดซื้อค้นหาผู้ขายที่เหมาะสม]
D –> E[สรุปผู้ขาย XYZ]
E -> F[ฝ่ายจัดซื้อสร้างใบสั่งซื้อ]
F –> G[ส่งสำเนา PO หนึ่งชุดไปที่ XYZ, เก็บไว้หนึ่งชุดในแผนกจัดซื้อ, ส่งหนึ่งชุดไปยังแผนกบัญชีเจ้าหนี้]
G –> H[ผู้ขาย XYZ จัดหาเก้าอี้และจัดทำใบแจ้งหนี้]
H -> I[กระบวนการจับคู่โดยทีมบัญชีเจ้าหนี้]
ฉัน -> J{ตรวจสอบเงื่อนไข:
1. ปริมาณใบแจ้งหนี้ ≤ ปริมาณ PO
2. ราคาในใบแจ้งหนี้ ≤ ราคา PO}
J –> |จับคู่ ≥ 95%| K[การจับคู่สำเร็จ เริ่มการชำระเงิน]
J –> |จับคู่ 95%| L[การจับคู่ไม่สำเร็จ หยุดการประมวลผลใบแจ้งหนี้และการชำระเงินชั่วคราว]
L –> M[ผู้จัดการฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง]
M -> |อนุมัติ| เค
M -> |ปฏิเสธ| N[ปฏิเสธใบแจ้งหนี้]

ในตัวอย่างข้างต้น สมมติว่า ABC ไม่ยึดตามการจับคู่แบบ 2 ทาง

หลังจากหารือเรื่องส่วนลดแล้ว พวกเขาจะออกคำสั่งซื้อเก้าอี้ 10 ตัวในราคารวมส่วนลด 2000 ดอลลาร์ (200 ดอลลาร์/เก้าอี้ จากเดิม 250 ดอลลาร์/เก้าอี้) ตามที่ตกลงกับ XYZ

หลังจากตรวจสอบและยอมรับคำสั่งซื้อ และส่งมอบเก้าอี้ 10 ตัวแล้ว XYZ จะส่งใบแจ้งหนี้ในราคาเดิมที่ 2500 ดอลลาร์ (250 ดอลลาร์/เก้าอี้) ผู้สร้างใบแจ้งหนี้ที่ XYZ อาจไม่ทราบถึงส่วนลดที่เจ้าหน้าที่การตลาดของ XYZ เสนอให้กับแผนกจัดซื้อที่ ABC สำหรับการซื้อจำนวนมาก หรืออาจเป็นการจงใจดำเนินธุรกิจที่ไม่ดี

หากรายละเอียดใบแจ้งหนี้ไม่ได้ถูกเปรียบเทียบและตรงกับรายละเอียด PO ทีม AP (บัญชีเจ้าหนี้) ที่ ABC อาจจ่ายเงินเพิ่ม 500 ดอลลาร์ซึ่งถูกยกเว้นในตอนแรก

กระบวนการจับคู่แบบสองทางสามารถช่วยตรวจจับข้อผิดพลาดนี้ได้ก่อนที่จะชำระเงิน กระบวนการนี้ทำให้แน่ใจว่ามีการชำระเฉพาะใบแจ้งหนี้สำหรับจำนวนเงินและปริมาณที่ถูกต้องเท่านั้น

ความสำคัญของการจับคู่แบบ 2 ทาง

การจับคู่แบบสองทางมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรักษาความถูกต้องแม่นยำและการควบคุมทางการเงินในบัญชีเจ้าหนี้

• การประกันความแม่นยำ: การจับคู่แบบสองทางช่วยให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้มีความถูกต้องโดยการตรวจสอบกับใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้อง ป้องกันการชำระเงินเกินหรือการชำระเงินสำหรับสินค้า/บริการที่ยังไม่ได้ส่งมอบ
• การควบคุมทางการเงิน: ช่วยเพิ่มการควบคุมทางการเงินและลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดหรือการฉ้อโกงในกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้
• ความสัมพันธ์กับผู้ขาย: การใช้งานที่มีประสิทธิภาพส่งเสริมความโปร่งใสและความไว้วางใจในความสัมพันธ์ของผู้ขาย เนื่องจากมีการแก้ไขและแก้ไขความคลาดเคลื่อนโดยทันที
• การปฏิบัติตาม: ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการปฏิบัติตามนโยบายการจัดซื้อภายในและกฎระเบียบภายนอก ลดความเสี่ยงทางการเงินและปัญหาการตรวจสอบ
• ประหยัดต้นทุน: ด้วยการหลีกเลี่ยงการจ่ายเงินเกินและแก้ไขความคลาดเคลื่อนอย่างมีประสิทธิภาพ บริษัทต่างๆ จึงสามารถประหยัดต้นทุนได้มากในระยะยาว

การจับคู่แบบ 2 ทางด้วยตนเองทำงานอย่างไร

โดยทั่วไปแล้วการจับคู่แบบ 2 ทางด้วยตนเองจะนิยมเฉพาะธุรกิจที่มีปริมาณธุรกรรมต่ำมากหรือธุรกิจที่มีข้อกำหนดเฉพาะซึ่งจำเป็นต้องมีการควบคุมดูแลโดยมนุษย์

นี่คือลักษณะของกระบวนการ

มาดูตัวอย่างของ XYZ Inc. และสำรวจว่าพวกเขาใช้การจับคู่แบบ 2 ทางด้วยตนเองอย่างไร XYZ Inc. ใช้ Quickbooks สำหรับการบัญชี กระบวนการจัดซื้อจะมีลักษณะเช่นนี้ด้วยการจับคู่แบบ 2 ทาง

1. การสร้างใบสั่งซื้อ (PO):

• Quickbooks นำเสนอโมดูลการสร้างและการจัดการ PO
• XYZ Inc. สร้าง / รับ PO ให้กับผู้ขายโดยตรงใน Quickbooks โดยให้รายละเอียดรายการสั่งซื้อ ปริมาณ ราคา และวันที่จัดส่ง

2. การรับใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย:

• เมื่อได้รับการจัดส่ง XYZ Inc. จะได้รับใบแจ้งหนี้จากผู้ขายและเข้าสู่ระบบ Quickbooks ด้วย
• ทีมป้อนข้อมูลจะเติมรายละเอียดสินค้า ปริมาณ ราคา ภาษี และส่วนลดให้กับใบแจ้งหนี้แต่ละใบด้วยตนเอง

3. กระบวนการจับคู่ด้วยตนเอง:

• ทีมเจ้าหนี้จะจับคู่รายละเอียดใบแจ้งหนี้กับ PO ที่เกี่ยวข้องใน Quickbooks ด้วยตนเอง เพื่อให้มั่นใจว่าปริมาณและราคาจะสอดคล้องกัน

4. การตรวจสอบและการอนุมัติ:

• ใบแจ้งหนี้ที่ตรวจสอบแล้วได้รับการอนุมัติสำหรับการชำระเงินภายใน Quickbooks ในขณะที่ความคลาดเคลื่อนจะถูกตั้งค่าสถานะเพื่อตรวจสอบ
• ผู้ตรวจสอบจะประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองซึ่งล้มเหลวในการจับคู่แบบ 2 ทาง

5. การเริ่มต้นการชำระเงิน:

• การใช้ Quickbooks ทำให้ XYZ Inc. เริ่มต้นการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ได้รับอนุมัติ ตามขั้นตอนการชำระเงิน

แม้ว่าจะพิถีพิถัน แต่กระบวนการนี้สร้างรากฐานสำหรับความซื่อสัตย์ทางการเงิน

ความท้าทายในการจับคู่แบบ 2 ทาง

แม้ว่าการจับคู่แบบ 2 ทางด้วยตนเองจะช่วยให้มั่นใจได้ถึงแนวทางปฏิบัติจริงในการตรวจสอบใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อ แต่ก็มีความท้าทายหลายประการ:

ความท้าทายด้านข้อมูลที่ไม่ตรงกัน: ทีมบัญชีเจ้าหนี้ต้องจัดใบสั่งซื้อให้สอดคล้องกับใบแจ้งหนี้โดยการตรวจสอบด้วยตนเอง ซึ่งนำไปสู่รายละเอียดที่พลาดและการดำเนินงานที่ช้า เสี่ยงต่อประสิทธิภาพการทำงาน และความสัมพันธ์ทางธุรกิจ

เวลาดำเนินการนาน: บัญชีเจ้าหนี้มักจะต่อสู้กับความไม่ถูกต้องของข้อมูลในใบแจ้งหนี้มากถึง 20% โดยทุ่มเทเวลาประมาณ 25% ในการแก้ไขปัญหาดังกล่าว ซึ่งทำให้กระบวนการล่าช้าและเพิ่มความเสี่ยงในการปฏิบัติงาน

ความเสี่ยงจากการฉ้อโกงและการโจรกรรม: Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) พบว่าองค์กรต่างๆ มักจะสูญเสียรายได้ 5% ต่อปีเนื่องจากการฉ้อโกง โดยอาชญากรมักจะหลอกบัญชีเจ้าหนี้ผ่านใบแจ้งหนี้ที่หลอกลวงที่น่าเชื่อ ซึ่งก่อให้เกิดความเสี่ยงอย่างมากต่อความระมัดระวังและความสมบูรณ์ทางการเงิน

การจัดการรูปแบบใบแจ้งหนี้หลายรูปแบบ: องค์กรขนาดใหญ่จัดการคำสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้จากแหล่งต่างๆ ในรูปแบบที่หลากหลาย เช่น เอกสารเวิร์ด สเปรดชีต เอกสาร XML สำหรับ EDI, PDF, รูปภาพ และเอกสารกระดาษ การรวมบัญชีด้วยตนเองมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด ซึ่งนำไปสู่ปัญหาต่างๆ เช่น การจ่ายเงินมากเกินไป การชำระเงินที่ไม่ถูกต้อง และการทำใบแจ้งหนี้ซ้ำ ซึ่งท้ายที่สุดแล้วทำให้เกิดประสิทธิภาพการทำงานและการสูญเสียความไว้วางใจ

ผลกระทบด้านต้นทุนของการประมวลผลด้วยตนเอง: การจับคู่ใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อแบบดั้งเดิมเกี่ยวข้องกับต้นทุนที่สำคัญอันเนื่องมาจากแรงงาน วัสดุ และค่าจัดส่ง โดยมีผลกระทบทางการเงินเพิ่มเติมจากค่าปรับ ค่าธรรมเนียมล่าช้า และการสูญเสียธุรกิจเนื่องจากข้อผิดพลาดในการประมวลผล ต้นทุนการประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองนั้นสูงถึง $15-50/ใบแจ้งหนี้

จะทำให้การจับคู่แบบ 2 ทางเป็นแบบอัตโนมัติได้อย่างไร

การจับคู่แบบ 2 ทางอัตโนมัติเปรียบเสมือนการมีหุ่นยนต์ที่เป็นประโยชน์สำหรับงานบัญชีของคุณ

วันนี้ AP อัตโนมัติ เครื่องมือสามารถตรวจสอบได้โดยอัตโนมัติว่ารายละเอียดในใบแจ้งหนี้ตรงกับรายละเอียดในใบสั่งซื้อของคุณหรือไม่ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาด

เครื่องมือเหล่านี้สามารถทำงานร่วมกับระบบบัญชีอื่นได้ หลายระบบมีตัวเลือกการรวมระบบที่พร้อมใช้งาน หรือ API / มิดเดิลแวร์เพื่อให้การถ่ายโอนข้อมูลระหว่างระบบต่างๆ เป็นไปอย่างราบรื่น

ด้วยการผสานรวมเหล่านี้ ธุรกิจต่างๆ จึงสามารถผสานรวมการจับคู่แบบ 2 ทางแบบอัตโนมัติเข้ากับเวิร์กโฟลว์ AP ของตนได้อย่างราบรื่น โดยที่ยังคงใช้ซอฟต์แวร์การบัญชีที่พวกเขาคุ้นเคย

ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติ AP ของ Nanonetsเช่น สามารถรวมเข้ากับระบบบัญชีอื่นๆ เช่น QuickBooks และ Sage ต่อไปนี้เป็นภาพที่เรียบง่ายของเวิร์กโฟลว์การจับคู่แบบ 2 ทางแบบอัตโนมัติ

มันทำงานอย่างไร?

มาดูกันว่าซอฟต์แวร์ AP Automation เช่น Nanonets ทำให้กระบวนการจับคู่แบบสองทางเป็นอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์ได้อย่างไร

1. การรวบรวมใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

Nanonets ทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นโดยการนำเข้าใบแจ้งหนี้และ PO จากอีเมล ไดรฟ์ ซอฟต์แวร์การบัญชี และฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติทันทีที่มาถึง ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลทุกชิ้นจะถูกเก็บไว้ในที่เก็บข้อมูลดิจิทัลแบบรวมศูนย์

Nanonets สามารถดึงใบแจ้งหนี้ทางอีเมลและ PO ได้โดยตรงจากกล่องจดหมายของคุณโดยอัตโนมัติ โดยดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างราบรื่นจากทั้งเนื้อหาอีเมลและไฟล์แนบ

ใบแจ้งหนี้ที่เขียนด้วยลายมือและพิมพ์ทั้งหมดสามารถสแกนได้อย่างง่ายดายโดยใช้สมาร์ทโฟนหรืออัปโหลดไปยังแพลตฟอร์มโดยตรง

ใบแจ้งหนี้และ PO สามารถนำเข้าไปยัง Nanonets จากเมล แอป และฐานข้อมูลของคุณได้

2. การป้อนข้อมูลอัตโนมัติ

บอกลาการป้อนข้อมูลด้วยตนเองหลายชั่วโมง ด้วย Nanonets AI ใบแจ้งหนี้จะถูกอ่านด้วยความแม่นยำมากกว่า 99% ซึ่งช่วยลดเวลาที่ใช้ในงานที่น่าเบื่อได้อย่างมาก

ซึ่งหมายความว่าทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีความหมายมากขึ้น ในขณะที่ Nanonets จะดูแลการดึงข้อมูลและป้อนข้อมูลลงในซอฟต์แวร์บัญชี / ERP ของคุณโดยตรง โดยไม่ต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเอง

3. การจับคู่แบบ 2 ทางอัจฉริยะ

ด้วยการใช้ประโยชน์จาก AI ทำให้ Nanonets ดำเนินการจับคู่แบบสองทาง สามทาง หรือสี่ทางโดยอัตโนมัติ โดยการอ่านและอ้างอิงข้ามข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่แยกออกมาพร้อมกับใบสั่งซื้อ การรับรายงาน และรายงานการตรวจสอบที่นำเข้าจากแหล่งต่างๆ

4. การกำหนดเส้นทางการอนุมัติ

ระบบจะทำเครื่องหมายความแตกต่างสำหรับการตรวจสอบโดยเจ้าหน้าที่ มิฉะนั้น ใบแจ้งหนี้ที่ตรงกับเกณฑ์ของบริษัทจะถูกส่งไปโดยอัตโนมัติเพื่อขออนุมัติหรืออนุมัติโดยตรงตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

5. การอนุมัติ

การอนุมัติด้วย Nanonets จะไม่ใช่ปัญหาคอขวดอีกต่อไป พวกเขามีความยืดหยุ่นและอยู่ในที่ที่องค์กรของคุณทำ—ไม่ว่าจะเป็นทางอีเมล, Slack หรือ Teams วิธีนี้ช่วยลดความจำเป็นในการโทรรบกวนและการเตือนความจำที่คุ้นเคย

6. บูรณาการ ERP

การผสานรวมที่พร้อมใช้งานช่วยให้มั่นใจได้ว่าใบแจ้งหนี้และ PO จะถูกบันทึกไว้ในซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ / ERP โดยอัตโนมัติทันทีที่เกิดขึ้น

ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับอนุมัติจะถูกจัดคิวเพื่อชำระเงินในซอฟต์แวร์บัญชีของคุณโดยอัตโนมัติ

7. การวิเคราะห์ตามเวลาจริง

Nanonets เป็นมากกว่าแค่การประมวลผลธุรกรรมโดยนำเสนอความสามารถในการวิเคราะห์ขั้นสูงและการรายงานข้อมูลแบบเรียลไทม์

สิ่งนี้ช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณ ทำให้คุณสามารถตรวจสอบรูปแบบการใช้จ่าย ระบุโอกาสในการประหยัดต้นทุน และปรับปรุงการคาดการณ์ทางการเงิน

การเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสำหรับการจับคู่แบบ 2 ทาง

การเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสำหรับการจับคู่แบบ 2 ทางโดยอัตโนมัติจะขึ้นอยู่กับขนาดและประเภทธุรกิจของคุณ

ตัวเลือกบางตัวทำงานเป็นโซลูชันแบบสแตนด์อโลนหรือเป็นส่วนหนึ่งของระบบบัญชีขนาดใหญ่ ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณใช้อยู่แล้ว ตัวอย่างเช่น การบูรณาการเข้ากับระบบที่มีอยู่ เช่น ERP เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเครื่องมือบางอย่าง

• Nanonets ทำให้การจัดการใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อเป็นเรื่องง่ายโดยทำให้กระบวนการจับคู่เป็นแบบอัตโนมัติ โดยนำเข้าใบแจ้งหนี้และ PO โดยอัตโนมัติ ใช้ AI เพื่อการป้อนข้อมูลและการจับคู่ที่แม่นยำ ตั้งค่าสถานะที่ไม่ตรงกันเพื่อให้การตรวจสอบด้วยตนเองง่ายและราบรื่น และอัปเดตข้อมูลในซอฟต์แวร์บัญชี / ERP ของคุณแบบเรียลไทม์
• เครื่องมือ Payables ของ Oracle จะจับคู่ใบแจ้งหนี้กับ PO โดยอัตโนมัติ ตรวจสอบการปฏิบัติตามระดับที่ยอมรับได้ที่ตั้งไว้ และอัปเดตปริมาณและจำนวนเงินที่เรียกเก็บตามรายละเอียดใบแจ้งหนี้
• Sage Intacct เพิ่มความคล่องตัวในการจัดซื้อด้วยขั้นตอนการทำงานที่กำหนดไว้สำหรับธุรกรรมและการอนุมัติ MineralTree จับคู่ใบแจ้งหนี้กับ PO หรือใบเสร็จรับเงินสำหรับ Sage Intacct โดยอัตโนมัติ โดยบันทึกรายละเอียดจากใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ และแทรกลงในกระบวนการอนุมัติและการชำระเงิน มันทำให้ทุกอย่างสอดคล้องกับ ERP ของบริษัท
• Nexonia Expenses นำเสนอการจัดการค่าใช้จ่ายบนคลาวด์ที่ยืดหยุ่นพร้อมการผสานรวมเข้ากับระบบของคุณอย่างลึกซึ้ง
• Tipalti ทำให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้ง่ายขึ้นด้วย OCR และการดึงข้อมูล ตั้งกฎสำหรับการจับคู่ใบแจ้งหนี้กับ PO และเตรียมการชำระเงิน
• DocuWare ใช้ AI เพื่อดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่สำคัญ ตรวจสอบผู้ขายที่ถูกต้องและรายการซ้ำ และจับคู่ใบแจ้งหนี้กับ PO และบันทึกการจัดส่ง เพื่อให้มั่นใจว่าจำนวนเงินถูกต้อง

มีเครื่องมือจับคู่แบบ 2 ทางให้เลือกใช้มากมาย โดยแต่ละเครื่องมือมีคุณสมบัติที่ออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการที่แตกต่างกัน

เหตุใดคุณจึงควรทำการจับคู่แบบ 2 ทางโดยอัตโนมัติ

การทำให้กระบวนการจับคู่แบบ 2 ทางเป็นแบบอัตโนมัติมีข้อดีหลายประการ

การจัดการแบบไร้กระดาษ

เมื่อเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อเป็นแบบดิจิทัลทั้งหมด การจัดการแบบไร้กระดาษจะช่วยลดความจำเป็นในการใช้กระดาษ และลดปริมาณงานที่ต้องทำด้วยมือ ซึ่งหมายความว่าสิ่งต่างๆ ทำงานเร็วขึ้น สามารถเติบโตได้ง่าย และยืดหยุ่นมากขึ้น เอกสารถูกส่ง เปลี่ยนเป็นรูปแบบดิจิทัล จัดเรียง ตรวจสอบ อนุมัติ และประมวลผลโดยไม่มีใครต้องขนย้ายกระดาษ นี่คือวิธีการทำงาน:

1. ระบบจะค้นหาอีเมลใหม่
2. ใช้ไฟล์แนบจากอีเมลเพื่อดำเนินการกับไฟล์เหล่านั้น
3. ระบบจะอ่านเอกสารแนบเพื่อรับข้อมูลที่จำเป็น
4. จะตรวจสอบรายละเอียดในใบแจ้งหนี้หรือใบสั่งซื้อตามกฎที่ตั้งไว้
5. ใบแจ้งหนี้จะถูกรวบรวมเข้าด้วยกัน โดยจับคู่กับใบสั่งซื้อและใบเสร็จรับเงินตามกฎ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการทำซ้ำ
6. ช่วยให้ผู้ใช้ทราบว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการจัดการอย่างถูกต้องหรือไม่

AI ช่วยให้ระบบดีขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป โดยเรียนรู้จากผู้ใช้และความต้องการเฉพาะของพวกเขา

การจับคู่ที่รวดเร็ว

การจับคู่ใบสั่งซื้อสามารถทำได้อย่างรวดเร็วโดยระบบ ซึ่งเป็นงานที่ยากมากสำหรับคนที่จะทำคนเดียว

การจัดการเอกสารจำนวนมากตามขนาด

เมื่อมีใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้จำนวนมาก ระบบอัตโนมัติจะทำให้การจัดเรียงทั้งหมดง่ายดายและรวดเร็วยิ่งขึ้น

พร้อมเสมอสำหรับการตรวจสอบ

ระบบจะติดตามทุกอย่างเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้องและรวดเร็ว ด้วยเอกสารที่ได้รับอนุมัติและจัดระเบียบแล้ว กระบวนการตรวจสอบจึงราบรื่นยิ่งขึ้น

ทำงานน้อยลง ผลผลิตมากขึ้น

AI ใช้อัลกอริธึมที่ซับซ้อนเพื่อทำความเข้าใจข้อมูล เช่น สมองมนุษย์ แต่เร็วกว่า เรียนรู้และพัฒนาให้ดีขึ้น ซึ่งหมายความว่าจำเป็นต้องมีการตรวจสอบด้วยตนเองน้อยลง

ด้วยงานประจำที่น้อยลง ทีมการเงินจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญกว่า เช่น การวางแผนและการวิเคราะห์ ซึ่งสามารถช่วยให้เกิดผลกำไรของบริษัทได้

ข้อผิดพลาดน้อยลง

ระบบ AI สามารถตรวจจับข้อผิดพลาดได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และป้องกันปัญหาที่ใหญ่กว่าในภายหลัง หากมีสิ่งผิดปกติจะแจ้งให้ทีมไอทีทราบอย่างรวดเร็วเพื่อแก้ไข

ช่วยประหยัดเงิน

แม้ว่าจะมีต้นทุนเริ่มต้น แต่การใช้ระบบ AI เหล่านี้อาจมีราคาถูกกว่าการจ่ายเงินเดือนเต็มจำนวนมาก

ปลอดภัยและสามารถเติบโตได้

ระบบสามารถทำงานได้ตลอดเวลาไม่เหมือนคน ทำให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพและปลอดภัยยิ่งขึ้น

---

สำรวจโดย ระดับการวิจัย แสดงให้เห็นว่า การอนุมัติใบแจ้งหนี้เร็วขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน เป็นประโยชน์สูงสุด XNUMX ประการที่ได้รับจากการเปลี่ยนไปใช้ AI 2 ทาง และ 3-วิธีจับคู่ กระบวนการต่างๆ พร้อมด้วยผลประโยชน์ที่จับต้องได้อื่นๆ มากมายที่รายงานโดยธุรกิจต่างๆ ที่ทำให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติและการจับคู่แบบ 2 ทาง

จำเป็นต้องทราบว่าการประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติและการจับคู่ใบสั่งซื้อจะเป็นประโยชน์ต่อฟังก์ชันต่างๆ ในธุรกิจของคุณ:

• ผู้บริหารทางการเงินสามารถลดค่าใช้จ่ายและจัดสรรทรัพยากรเพื่อปรับปรุงผลกำไรและสนับสนุนการขยายกลยุทธ์และองค์กร
• ผู้บริหารองค์กรจะได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพและการจัดการกระแสเงินสดผ่านการวิเคราะห์แดชบอร์ดที่มาจากเครื่องมืออัตโนมัติจำนวนมาก
• ทีมบัญชีเจ้าหนี้สามารถขจัดความจำเป็นในการใช้ใบแจ้งหนี้กระดาษและกระบวนการที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองโดยใช้ประโยชน์จากการกำหนดเส้นทางอัตโนมัติ การเขียนโค้ด และการจับคู่ใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ตามหลักการบัญชีที่กำหนดไว้
• นักบัญชีและเจ้าหน้าที่วิจัยสามารถเข้าถึงใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ได้ทันทีและครอบคลุม ซึ่งจะช่วยในกิจกรรมการวางแผนในอนาคต

สรุป

แนวคิดของการจับคู่แบบ 2 ทางเป็นกระบวนการสำคัญในขอบเขตของการบัญชีภายในธุรกิจใดๆ โดยเน้นไปที่การรับรองความถูกต้องและสมบูรณ์ของธุรกรรมระหว่างบริษัทและผู้ขายเป็นหลัก

โดยเกี่ยวข้องกับขั้นตอนการตรวจสอบอย่างพิถีพิถันโดยจับคู่รายละเอียดในใบสั่งซื้อ (PO) กับรายละเอียดในใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อยืนยันว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการที่สั่งซื้อได้รับการจัดส่งอย่างถูกต้องและในราคาที่ตกลงกัน

กระบวนการนี้ไม่เพียงแต่ป้องกันการจ่ายเงินเกินหรือการชำระค่าสินค้าที่ยังไม่ได้ส่งมอบเท่านั้น แต่ยังเสริมสร้างการควบคุมทางการเงิน ส่งเสริมความไว้วางใจในความสัมพันธ์กับผู้ขาย และปฏิบัติตามมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนด

แม้ว่าการจับคู่แบบ 2 ทางแบบแมนนวลจะให้ความแม่นยำผ่านการกำกับดูแลโดยมนุษย์ แต่ก็เต็มไปด้วยความท้าทาย เช่น ข้อมูลไม่ตรงกัน เวลาไม่มีประสิทธิภาพ ความเสี่ยงในการฉ้อโกง และต้นทุนสูงในการประมวลผลแบบแมนนวล

ด้วยการมาถึงของระบบอัตโนมัติ การจับคู่แบบ 2 ทางจึงกลายเป็นกระบวนการที่ราบรื่นและป้องกันข้อผิดพลาด แพลตฟอร์มเช่น Nanonets จับคู่แบบ 2 ทางโดยอัตโนมัติและผสานรวมกับระบบบัญชีได้อย่างราบรื่น ระบบอัตโนมัตินี้เพิ่มความคล่องตัวในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ เพิ่มความแม่นยำของข้อมูล และเปิดใช้งานการวิเคราะห์แบบเรียลไทม์ ซึ่งท้ายที่สุดแล้วมีส่วนช่วยในการจัดการทางการเงินและประสิทธิภาพการดำเนินงานที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น

• เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai เพิ่มพลังให้กับตัวเอง เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตไอสตรีม. Web3 อัจฉริยะ ขยายความรู้ เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตESG. คาร์บอน, คลีนเทค, พลังงาน, สิ่งแวดล้อม แสงอาทิตย์, การจัดการของเสีย. เข้าถึงได้ที่นี่.
• เพลโตสุขภาพ เทคโนโลยีชีวภาพและข่าวกรองการทดลองทางคลินิก เข้าถึงได้ที่นี่.
• ที่มา: https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/