İş Süreci Optimizasyonu – 2022 Kılavuzu

Bir işletmeyi yönetmek kolay bir iş değildir.

Zamanında yapılması gereken çok şey var. Ama öyle mi? Bazıları yapar, bazıları yapmaz.

Tüm görevlerinizin son teslim tarihinden önce tamamlanmasını nasıl sağlıyorsunuz?

takip ederek optimize edilmiş süreç. Uzaklaştırdığınızda, bir iş, tüm iş süreçlerinin birlikte nasıl çalıştığının bir sonucudur. Tüm süreçler verimliyse, her şey yolunda demektir. Süreçleriniz verimsizse, temelde çalışanların zamanını ve emeğini boşa harcıyorsunuz.

İş süreçlerinden en iyi şekilde yararlanmak için liderlerin şunları düşünmesi gerekir: iş süreci optimizasyonu.

Onunla nasıl başlanır? Uygun BPO stratejilerini uygulamak için en iyi teknoloji yığınını nasıl seçmelisiniz? Aşağıdaki blogda hepsine bir göz atacağız.

---

İş süreci nedir?

Bir iş süreci, bir şirketin bir ürün üretmek veya bir hizmet sunmak için gerçekleştirdiği adımlar, faaliyetler ve görevler dizisidir.

İş süreçleri türleri

İş süreçleri üç ana türe ayrılır: operasyonel, yönetim ve destek.

Operasyonel süreçler doğrudan bir ürün veya hizmetin teslimi ile ilgilidir. Bunlara satış yapmak, siparişleri göndermek ve müşteri destek biletlerini yanıtlamak gibi şeyler dahildir.

Yönetim süreçleri çalışanlarınızın işlerini doğru bir şekilde yapmalarını (ve sadece zamanlarını boşa harcamamalarını) içerir. Bunlar, performans incelemeleri, eğitim sınıfları yürütme ve şirket içinde yeni pozisyonlar oluşturma gibi şeyleri içerir.

Bir İş Süreçleri Yönetimi çerçevesi kullanmak, bir projenin başarı oranını şu şekilde yükseltir: %70.

Destek süreçleri (müşterilerinin aksine) işletmenin kendisi için gerekli hizmetleri sağlamak. İK evraklarından, çalışanlara sağlanan fayda paketlerini ve bordro kayıtlarını takip etmeye kadar her şey olabilirler.

Kuruluşunuz için yeni veya gözden geçirilmiş bir strateji oluştururken, her bir akış öğesinin şirketinizdeki diğer işlevleri ve departmanları nasıl etkilediğini anlamak çok önemlidir.

Örneğin, bir departmanın iş akışını yükseltmeye çalışıyor ancak bunun başka bir departman (BT hizmetleri gibi) üzerindeki etkisini ihmal ediyorsanız, yolun sonunda çözülemez bir sorunla karşılaşabilirsiniz.

---

500'den fazla işletme, Nanonets'e yılda 30 milyondan fazla belgeyi otomatikleştirme konusunda güveniyor.

ÜCRETSİZ deneme sürümünü başlat or bir arama planla <30 dakika içinde iş süreçlerinizi nasıl otomatikleştirebileceğinizi görmek için.

---

İş süreci optimizasyonu nedir?

İş süreci optimizasyonu (BPO), şirketinizi daha verimli, etkili ve karlı hale getirmek için bir stratejidir.

İşiniz için merkezi olan süreçleri tanımlamayı ve daha iyi verimlilik ve etkinlik elde etmek için bunları iyileştirmeyi içerir. Bu şekilde, daha iyi müşteri hizmetine ve daha rekabetçi fiyatlara yol açabilir - müşterilerin zamanla sizinle daha fazla iş yapmak istemesini sağlayan her şey.

---

Neden iş süreci optimizasyonuna ihtiyacınız var?

Neden iş süreci optimizasyonu? Cevap basit görünüyor.

Rekabet şiddetlidir. Rakipleriniz daha iyi olmak için her şeyi deniyor, siz de öyle yapmalısınız. İş süreci optimizasyonu, rekabetle güvenle başa çıkmanıza yardımcı olabilecek çok sayıda avantaj sağlar.

Verimliliği artırmak

İş süreci optimizasyonu, israfı azaltmanıza, kaliteyi artırmanıza ve kapasiteyi artırmanıza yardımcı olabilir.

Maliyetleri Düşürün

Süreçleriniz optimize edildiğinde mümkün olduğunca az kaynakla görevlerinizi tamamlarsınız. Bu, süreç optimizasyonu yoluyla üretim, dağıtım, destek ve yönetim maliyetlerini düşürür, fiyatları artırmadan veya kalite standartlarını düşürmeden karlılığı artırmanıza yardımcı olabilir.

Hataları azaltın

Süreç optimizasyonu yalın veya altı sigma gibi yöntemler, manuel çabaları akıllı otomasyon veya diğer önlemlerle değiştirerek süreçlerinizi hatasız hale getirmeye çalışır.

Kapasiteyi arttırmak

Süreçlerinizi optimize etmek, çalışan verimliliğini artırabilir. İş süreci optimizasyonu, iş sürecinin darboğazlarını belirleyebilir ve sürecin diğer bölümlerinde kaynak israfını azaltmaya çalışabilir. Örneğin. Belgeleri sıralamak için çalışanları kullanmak yerine belgeleri kategorilere ayırmak için belge yönetim sistemlerini kullanabilirsiniz.

Karlılığı artırın

Bu söylemeye gerek yok. Süreç optimizasyonu, çıktı seviyelerini iyileştirirken maliyetleri en aza indirmenize yardımcı olabilir, böylece iş süreçlerinizi daha karlı hale getirir.

---

Nanonets BPM Platformunu 5000'den fazla yazılımla entegre edin. Manuel iş süreçlerini <30 dakika içinde otomatikleştirin ve %90 zaman ve %80 maliyet tasarrufu sağlayın. Ücretsiz deneme sürümü başlatın or geri arama talep et.

---

İş Süreci Optimizasyonunun Faydaları

İş süreci optimizasyonu (BPO), darboğazları ortadan kaldırmak için modern teknolojinin benimsenmesini geliştirerek iş süreçlerinizi düzene sokar. Kuruluşunuz genelinde BPO stratejilerini kullanmanın sağladığı avantajlara bir göz atalım.

Riskleri ve Dolandırıcılıkları Azaltın

Süreçlerinizi iyileştirmek, hata riskini, dolandırıcılık riskini ve mevzuat ihlallerini azaltır. Ayrıca, yerinde daha az hata varsa, kaynaklarınızı en çok ihtiyaç duyulan alanlara odaklayabilirsiniz.

Sorun çözme yeteneğini geliştirin

İyi problem çözme becerileri başarı için çok önemlidir. Verimli iş süreci optimizasyonu ile bir şirket, optimizasyon süreci sırasında, sorunları daha hızlı ve daha verimli bir şekilde çözmenin yeni yollarını keşfedebilir, bu da daha da iyi sonuçlara yol açacaktır.

Örneğin. Faturaları kategorilere ayırdıktan, analiz ettikten ve onaylattıktan sonra ayda bir kez ödemek yerine, faturaları yüklemek, işlemek, kategorilere ayırmak, onaylamak ve ödemek için otomatik bir fatura işleme platformu kullanabilirsiniz.

Uyumluluğu geliştirin

Uyum, bir işletmenin en önemli yönlerinden biridir. Düzenlemelere uymamak, kârlılığınızı ciddi şekilde etkileyebilecek ağır para cezalarına ve diğer cezalara yol açabilir. Ancak, uyum her zaman kolay veya ucuz değildir.

Örneğin, bir sigorta şirketiyseniz, müşteri katılım sürecinizin uygun KYC ve belge doğrulama prosedürlerine sahip olduğundan emin olmanız gerekir. Bunun için manuel işlemler yerine, tüm belgelerin günlüklerini tutmak, bilgileri güvenli depolamada depolamak ve veri sızıntılarını önlemek için gelen bilgileri şifrelemek için otomatik bir yerleştirme platformu kullanabilirsiniz.

Süreçleri Modernleştirin

Eski şirketler, en iyisi olmayabilecek asırlık süreçleri kullanır. Ancak “çalışıyor” diye onu takip etmeye devam etmeniz gerektiği anlamına gelmez. İş süreci optimizasyonu, bu tür süreçleri tanımlayabilir ve daha iyi performans için modernize edebilir.

---

İşlemlerinizi 15 dakika içinde otomatikleştirmenizi sağlayan, kullanımı kolay, kodsuz, ücretsiz bir iş süreci yönetimi yazılımı olan Nanonets'e geçin.

---

İş süreçlerini optimize etmek için 5 Adım

İşletmenizde süreç optimizasyonuna başlamak için şu beş adımı izleyin:

Tanımlayın/haritasını çıkarın

Sürecinizi optimize etmeden önce, sürecin ne olduğunu ve nasıl çalıştığını bilmeniz gerekir. Bu, aşamalarını, adımlarını ve kilometre taşlarını ve her bir lokasyonda yer alan materyalleri (veya bilgileri) tanımlamayı içerir. Her aşama hakkında ne kadar fazla ayrıntıya sahip olursanız, daha sonra verimliliği artırmak veya maliyetleri azaltmak için değişiklik yapmanız o kadar kolay olacaktır.

Süreci tanımladıktan sonra, kağıt üzerinde haritasını çıkarın ve iyileştirilebilecek tüm darboğazları veya diğer alanları belirleyin. Bunu yaparak çok fazla çalışmanın yapıldığı veya yetersiz olduğu alanlar olup olmadığını görebilirsiniz.

yeniden düşünmek

Süreç optimizasyonundaki ikinci adım, yeniden düşünmektir. Bu, mevcut süreçlerinizin nedenini sorgulamayı ve ardından bu yansımaya göre değişiklikler yapmayı içerir. Örneğin, şu anda başka bir şirkette standart uygulama olduğu için veya her zaman böyle yaptığınız için belirli bir yöntemi kullandığınızı varsayalım. Bu durumda, bu kusurlu bir zihniyet örneğidir.

Bir işletme yürütüyorsanız, kaynak tahsisi ve hangi faaliyetlere odaklanacağınız konusunda yüzlerce karar verirsiniz. Amacınız daha iyi kararlar alarak performansı artırmak olmalıdır ve bunu yapmanın bir yolu süreç optimizasyonudur.

Çözümlemek

Bir sonraki adım, süreci analiz etmektir. Bu aşamada, hangi faaliyetlerin dahil olduğunu, bunları kimin yapacağını ve nasıl gerçekleştirildiğini tam olarak belirlemeniz gerekir. Ayrıca, bir işlemin ne zaman başarıyla tamamlandığını gösteren temel performans göstergelerini de tanımlamanız gerekir. Mevcut operasyonlarınızı ve aktivitelerinizi yerleştirdikten sonra, onları iyileştirmenin yollarını aramaya başlayabilirsiniz.

Otomatikleştirmek

Aksi takdirde manuel işlem için çok karmaşık olacak süreçleri otomatikleştirmek için bir iş süreci yönetim sistemi kullanın. (Ancak, yine de bu süreçlerin bazılarını manuel olarak yönetmeyi seçebilirsiniz.) Örneğin, gider raporlarını işlenmek üzere gönderilmeden önce onaylaması gereken birkaç çalışanınız varsa, her çalışanın onayının gerekli olduğu bir onay iş akışı oluşturun. işleme devam etmeden önce. Her şey otomatik olarak gerçekleşir ve baştan sona izlenebilir.

izlemek

İzleme, süreç optimizasyonunun önemli bir parçasıdır. İzleme süreç sırasında gerçekleşir, bu nedenle sadece olanların otopsisi değildir. Bunun yerine, hataların tekrar olmasını önlemede çok yardımcı olabilecek, anında izlemenize ve değişiklik yapmanıza olanak tanır. Ekibiniz iş akışlarını yakından izliyorsa, olası sorunları şirketiniz veya müşterileriniz için sorun haline gelmeden önce tespit edebilmeleri gerekir.

---

İş süreçlerinizi otomatikleştirmekten sizi alıkoyan nedir? Nanonet'lere geçin ve şeffaf fiyatlandırmanın, kullanımı kolay kullanıcı arayüzünün ve 24 gün 7 saat desteğin keyfini çıkarın.

ÜCRETSİZ deneme sürümünü başlat or ekibimizle konuş.

---

İş Süreci Optimizasyonu için Nanonet

Nanonetler bir AI tabanlı iş akışı otomasyon yazılımı yerleşik OCR yazılımı ile. Nanonet'ler, herhangi bir manuel işlemi, kod gerektirmeyen kural tabanlı iş akışlarıyla 15 dakikada otomatikleştirebilir.

5000'den fazla entegrasyonla, kullanımı kolay bir arayüz ve önceden eğitilmiş modeller, manuel süreçlerinizi dijitalleştirmenizi kolaylaştırır. Nanonets, tüm müşteriler için 24 gün 7 saat müşteri desteği, ücretsiz deneme ve eksiksiz geçiş yardımı sağlar.

[Gömülü içerik]

Nanonet'leri aşağıdakiler için kullanabilirsiniz:

• Fatura işleme
• PDF'lerden, resimlerden veya el yazısı belgelerden Veri Çıkarma
• Borç Hesabı Otomasyonu
• İş Akışı Otomasyonu
• Otomatik Fatura Ödeme
• Onay Süreçleri
• Akıllı Otomasyon

Ve dahası. Bir dizi kuralı izleyen herhangi bir manuel işlemi Nanonets ile otomatikleştirebilirsiniz.

İş süreçlerinizi otomatikleştirmekten sizi alıkoyan nedir?

Nanonet'lere geçin ve şeffaf fiyatlandırmanın, kullanımı kolay kullanıcı arayüzünün ve 24 gün 7 saat desteğin keyfini çıkarın.

ÜCRETSİZ deneme sürümünü başlat or ekibimizle konuş.

---

Proses optimizasyonu için mükemmel yazılım nasıl seçilir?

İş süreci optimizasyon yazılımı, dijital pazarlamada büyüyen bir trend. Bunları nasıl yapılandırdığınız ve hangi içeriği kullandığınız da dahil olmak üzere müşteri web sitelerini ve açılış sayfalarını iyileştirme sürecini otomatikleştirmenin bir yoludur. Optimizasyon yazılımı, işletmelerin bu süreci otomatikleştirerek mümkün olandan daha az çaba ve daha düşük maliyetle hedef kitlelerine ulaşmalarına yardımcı olur.

İhtiyaçlarınızı Belirleyin

İşletmeniz için doğru yazılımı seçmeden önce hedeflerinizi anlamanız gerekir. Örneğin, raporlama amacıyla mı kullanacaksınız? Geçmiş verilere dayalı fırsatları belirlemek ister misiniz? Yoksa canlı verilere dayalı olarak gerçek zamanlı değişiklikler yapabilmek mi istiyorsunuz? Bunu belirledikten sonra, herhangi bir zamanda ne kadar veri işlenebileceğini ve yazılımın raporlar oluşturmasının ne kadar sürdüğünü düşünün.

Son olarak, her bir yazılım parçası için kullanıcı dostu olmanın ne kadar önemli olduğunu düşünün. Bazı araçlar diğerlerinden daha kolaydır ve kullanıcı dostu değilse daha fazla özellik sunar. Örneğin, daha basit araçlar daha fazla adım veya manuel müdahale gerektirebilirken, diğerleri kullanıcıların gelişmiş teknik becerilere ihtiyaç duymadan basit bir web arayüzüne erişmesine izin verecektir.      

Optimizasyon Çözümlerinin Kısa Listesini Oluşturun

Yazılım satıcılarının kısa bir listesi, başlamak için iyi bir yerdir. Bunları web'de arama yaparak veya yaşıtlarınıza sorarak bulabilirsiniz. Web sitelerini kontrol ederken aşağıdakileri arayın:

• Optimizasyon ihtiyaçlarınızı karşılayacak özelliklerin ve avantajların listesi
• Fiyatlandırma bilgisi
• Bulut tabanlı çözümler de dahil olmak üzere lisanslama seçenekleri (varsa)
• Müşteri desteği seçenekleri

Uygulamak için Gerekli Zamanı ve Bütçeyi Anlayın

Mükemmel optimizasyon yazılımını aramaya başlamadan önce, yazılımı uygulamak için ne kadar zaman ve bütçe gerekeceğini anlamalısınız. Bu, personelinizin yeni sisteme hız kazandırmasının ne kadar zaman alacağını ve çalışmalarından somut sonuçlar görmeden önce ne kadar zaman alacağını düşünmek anlamına gelir.

Bir optimizasyon çözümünün uygulanmasıyla ilişkili herhangi bir ek maliyetin olup olmadığını düşünmek de önemlidir. Örneğin, bazı şirketler, yüksek trafik hacimlerine ve her gün çalıştırdıkları karmaşık algoritmalara sahip oldukları için özel bir sunucu gerektirebilir.

Doğru Satıcıyı Belirleyin

İyi bir satıcı, ücretsiz deneme sürümü sunar ve müşterilerin başarılı olmasına yardımcı olacak bir destek modeline sahiptir. Yazılımı kullanmanın ne kadara mal olacağının yanı sıra gelecekteki ürün yol haritalarının nasıl göründüğünü ve herhangi bir yükseltme planı olup olmadığını anlamanız da çok önemlidir. Bu, müşteri referanslarıyla konuşarak veya satıcıların ürünleri ve hizmetleri hakkında ayrıntılı bilgi sağlayan G2 Crowd, Capterra veya TrustRadius gibi üçüncü taraf sitelerdeki incelemeleri inceleyerek yapılabilir.

Optimizasyon yazılımı güçlü bir araç olabilir.

Optimizasyon yazılımı, zaten iyi performans gösteren web siteleri için en etkilidir. İnsanların web sitenizi nasıl bulduğuna ve nerede iyileştirmeler yapılabileceğine ilişkin veriler ve bilgiler sağlayarak mevcut SEO stratejinizi geliştirmenize yardımcı olabilir. Dijital pazarlama cephaneliğinizde güçlü bir araç olabilir, ancak bazı sınırlamaları vardır. Optimizasyon yazılımı, bazı işletmeler için çok karmaşık veya pahalı olabileceğinden, tüm web siteleri için mutlaka en iyi seçim değildir. Ayrıca optimizasyonu web sitenizde başarılı bir şekilde uygulamak zaman ve çaba gerektirecektir.

Sonuçta, işiniz için en iyi kararı vermeniz gerekir. Yeni bir şirketseniz, ne tür bir yazılımın sizin için en iyi sonucu vereceğini bilmek zor olabilir. Ancak, herhangi bir nihai karar vermeden önce her bir optimizasyon aracının şirketinize nasıl fayda sağlayabileceğini araştırmak ve öğrenmek önemlidir.

---

Kullanıma hazır şablonları kullanın ve iş süreçlerinizi 15 dakikada otomatikleştirin.

ÜCRETSİZ deneme sürümünü başlat or Uzman ekibimize ücretsiz danışın.

---

Sonuç

Başarılı ve kazançlı bir iş yürütmek istiyorsanız, sürekli iyileştirmeyi anlamalı ve öncelik vermelisiniz. Süreç iyileştirmeyi uygulamak için mevcut performansınızı değerlendirmeli, darboğazları belirlemeli ve nedenlerini bulmalısınız. Ardından, zorlukları doğrudan ele almak ve sonuçları değerlendirmek için ekiplerinizle işbirliği yapın.

Süreçlerinizin etkinliğini düzenli olarak analiz ederek, başarıya giden engelleri ortadan kaldırabilir ve çalışanlarınızı daha yüksek sonuçlar elde etmeleri için güçlendirebilirsiniz.

---

SSS

İş süreçlerinizi nasıl iyileştirebilirsiniz?

Mevcut bir sürecin genel etkinliğinin düzenlenmesi, onu tanımayı ve geliştirmeyi gerektirir. Başka bir deyişle, bir süreç alıyor ve onu tamamlamak için daha iyi bir yaklaşım geliştiriyorsunuz.

Şirketiniz muhtemelen satın alma siparişlerini izlemek ve her gün seyahat taleplerini onaylamak gibi birçok prosedüre güveniyor. Her biri şirketinizin sağlığı ve işleyişi için gereklidir.

Ancak, güncellenmezler veya manuel olarak yapılmazlarsa, bu tür prosedürler etkisiz hale gelebilir, paraya mal olabilir ve zaman kaybına neden olabilir.

Süreçleri iyileştirmek için aşağıdaki yedi aşama gereklidir:

• Mevcut prosedürü geliştirmek ve ana hatlarıyla belirtmek için bir süreç seçin
• Darboğazları ve potansiyel iyileştirme alanlarını bulun
• Potansiyel Yeni Sürecin Düzenini Çizin
• Proses testi ve revizyonu
• Yeni Süreci Uygulayın ve İzleyin

---

UManuel süreçleri ortadan kaldırmak için Nanonets BPM yazılımını kullanın. Basit bir geçişle zamandan %90 ve maliyetlerinizden %90 tasarruf edin.

---