Satın Alma Siparişleri Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey

Bir şirketin satın alma, kalite kontrol, yönetim ve finans departmanları için referans noktası olarak hizmet eden bir belge varsa, o da Satın Alma Emridir - genellikle PO olarak anılır.

İşletmeniz ister büyük ister küçük olsun, Satın Alma Siparişi, envanterinizi takip etmede, ürün veya hizmetinizin kalite standartlarını ve finansal planlamanızın etkinliğini sağlamada önemli bir rol oynar.

Satınalma Siparişi nedir?

Bir Satın Alma Emri, bir şirket tarafından yönetim, üretim veya hizmet amacıyla tedarik edilecek kalemlerin ayrıntılarını içeren bir tedarik belgesidir. Bir PO, satın alınacak ürün/hizmetin türü ve miktarı, teknik özellikleri, fiyatı, teslim tarihi ve adresi, olası iptaller için zaman sınırı, ödeme koşulları ve diğer hüküm ve koşullara ilişkin bilgileri içerir.

Küçük işletmelerde, işletme sahibi veya CEO tarafından bir PO yükseltilir. Büyük kuruluşlarda bir satın alma veya satın alma talebi genellikle bir departmanın yöneticileri tarafından gündeme getirilir ve şirketin satın alma başkanına veya finans müdürüne gönderilir ve onlar da bir Satın Alma Siparişi düzenler. PO, Alıcı ile Satıcı arasındaki işlemin başlangıcıdır.

Satınalma Siparişlerinin Hukuki Durumu

Tek başına bir PO, yapılması gerekenlerin bir listesidir. sağlar. Ancak, bir Satıcı veya Satıcı bunu kabul edip imzaladığında, Satın Alma Emri bağlayıcı bir sözleşme haline gelir. Satıcı, daha sonra, Satın Alma Emri yönergelerine göre Alıcı tarafından talep edilen kalemleri yasal olarak teslim etmekle yükümlüdür; ve Alıcı, belirtilen programa göre ödemeleri yapmakla yükümlüdür. Onaylanmış bir Satın Alma Emri, finansal kurumlar tarafından işinize ticaret finansmanı sağlamak için bir garanti olarak kullanılabileceği ölçüde yasaldır.

---

Manuel AP İşlemlerinizi otomatikleştirmek mi istiyorsunuz? Nanonet'lerin ekibinizin uçtan uca uygulamalarına nasıl yardımcı olabileceğini görmek için 30 dakikalık bir canlı demo rezervasyonu yapın AP otomasyonu.

Bir Demo Planlayın

---

Fatura nedir?

Fatura, bir PO'nun yerine getirilmesi için bir Satıcı/Satıcı tarafından oluşturulan bir ödeme talebidir. Bu faturadır ve bir Satın Alma Siparişine dayalıdır ve genellikle bir fatura numarası ve ayrıntılı bir fiyat listesiyle birlikte PO numarasını içerir. Fatura, Satın Alma Emrinde belirtilen ödeme koşullarına göre düzenlenir. Alıcı bir avans ödemeyi taahhüt etmişse, Ürünler sevk edilmeden önce Fatura kesilir; aksi takdirde Fatura, satın alınan kalemlerle birlikte teslim edilir. Alıcı yasal olarak ödemeleri Satın Alma Emri şartlarına göre yapmakla yükümlüdür. (Proforma fatura nedir?)

Örneğin, Bill White, kaynak ve satın alma Beş yıldızlı bir otelin müdürü, pastane şefinden waffle külahı makinesi, ekmek kutuları ve çikolata kalıpları için bir satın alma talebi alır. Bill White, gerekli ekipmanın net özelliklerini, teslimat tarihini ve beklenen fiyatı içeren bir Satın Alma Siparişi doldurur ve bunu bir mutfak ekipmanı şirketine gönderir.  

Mutfak ekipmanı şirketi PO'yu alır ve siparişi yerine getirebileceğini onaylar. Siparişi Fatura ile birlikte Bill White'a gönderirler. Sevkiyat geldiğinde, Bill White ve otelin hesap yöneticisi, irsaliyeyi PO ve Fatura ile doğrulamak için 3'lü bir eşleştirme yapar. Doğrulama tamamlandıktan sonra, hesap yöneticisi Faturayı ödeme için işler. Ödeme yapıldıktan sonra, Satın Alma Emri kapalı olarak işaretlenir ve Fatura ödendi olarak mühürlenir.

Satınalma Emri ve Fatura

Satın Alma Emri, Fatura yapmak için kullanılsa da, her ikisi de farklı kişiler tarafından satın alma sürecinin farklı aşamalarında kullanılan ayrı belgelerdir. İşte ikisi arasındaki bazı temel farklar.

Bir Satın Alma Emri:

– satın almadan önce alıcı tarafından yapılır

- satın alınacak ürün/hizmetin detaylarını listeler

– önerilen bir ödeme planı vardır.

Bir fatura:

– satıştan (satın alma) sonra satıcı tarafından yükseltilir

– teslim edilen ürünleri/hizmeti ayrıntılı fiyat listesiyle teyit eder

– tarihlerle birlikte ödeme planını belirtir.

---

Temassız AP iş akışlarını ayarlayın ve Borç Hesapları sürecini kolaylaştırmak saniyeler içinde. Şimdi 30 dakikalık bir canlı demo rezervasyonu yapın.

Bir Demo Planlayın

---

Satın Alma Emirleri Nasıl Çalışır?

Satın Alma Siparişleri aynı zamanda işletmenizin büyüme tahmininin bir göstergesidir. Neyin ne miktarda satın alınacağına ilişkin kararlar, yakın gelecekte öngördüğünüz iş miktarına bağlıdır. Bu ihtiyaçlar belirlendikten sonra, gerekli ürün veya hizmetlerin özellikleri ile Satın Alma Siparişleri yapılabilir.

Eşzamanlı olarak, satıcılar/satıcılar belirlenebilir ve onay için kendilerine gönderilen Satınalma Siparişleri gereksinimini karşılayabilir. Satıcı, zaman çizelgesini karşılayıp karşılamadıklarını ve gereksinimlerinizi karşılayıp karşılamadıklarını inceler ve onaylar ve ardından yasal olarak bağlayıcı hale gelen Satın Alma Siparişini onaylar.

Buna göre satıcı, ürün veya hizmetlerin size PO şartlarına göre teslim edilmesini sağlamaktan sorumludur. Satıcı ayrıca Faturayı düzenler ve ödemeler, Satın Alma Siparişinde kararlaştırıldığı şekilde şirketiniz tarafından yapılır.

Verimliliği Artırmak için Satın Alma Siparişlerinizi Takip Edin

Satın Alma Siparişi Takibi veya Satın Alma Emri Takibi, Satın Alma Siparişinizi fikir aşamasından nihai teslimata kadar izleme sürecidir. Geleneksel olarak, bir PO onaylandıktan sonra alıcı, gönderinin durumu için tedarikçiyi veya nakliye şirketini aradı. Hızlı ve verimli teknoloji, geleneksel yavaş modun yerini tamamen aldı; ve gönderiler artık yolun her adımında takip edilebilir.

Standartlaştırılmış elektronik Satınalma Siparişleri formları, işlemeyi hızlı, verimli ve daha ekonomik hale getirdi. Akıllı Takip Çözümleri, Satın Alma Siparişinizin tüm sürecinin eksiksiz gerçek zamanlı görünürlüğünü ve raporlanmasını sağlar:

• PO'nun sunulması
• çok aşamalı onay
• önceden nakliye bildirimi
• teslim
• fatura
• ödeme kapatma

Satınalma Siparişlerinin İşletmeniz İçin Önemi

Başlangıç ​​aşamasında satıcılarla net bir iletişim kanalı kurmanız sizin için daha kolay olabilir. Bununla birlikte, iş büyüdükçe, çeşitli düzeylerde ve farklı ekiplerle gereksinimler de artar. Bu nedenle, bir siparişin ayrıntılarının kaybolmamasını, ödemelerin gözden kaçmamasını veya aynı sipariş için tekrarlanmamasını, zamandan tasarruf edilmesini ve bir denetim izi oluşturulmasını sağlamak için Satın Alma Siparişleri oluşturmaya yönelik bir sistemin devreye alınması tavsiye edilir. Düzgün bir şekilde belgelenmiş Satın Alma Siparişleri, şirketiniz tarafından hangi öğelerin satın alındığına, bunları kimin ne zaman satın aldığına, düzenli satıcıların kim olduğuna ve belirli bir zamanda ne kadar harcama sermayesinin mevcut olduğuna dair şeffaf bir geçmiş sunar. Bu da daha iyi finansal yönetim sağlayacaktır.

---

Fatura veya makbuzlardaki verileri ERP yazılımına manuel olarak girmek zorunda kalacağınız son sefer yapmak için bu 30 dakikalık canlı demoyu ayırtın.

Bir Demo Planlayın

---

Satın Alma Siparişi Sürecinizi Otomatikleştirmenin Faydaları

Satın Alma Siparişi Otomasyonu, tüm satın alma siparişi süreci. Satın Alma Emri Otomasyonunun en büyük avantajı zamandan ve emekten tasarruf etmesidir. Büyük kuruluşlarda otomasyon platformu, ekip üyelerinin satın alma isteklerini değerlendirme ve onay için otomatik olarak ekip başkanına göndermesine olanak tanır. PO daha sonra otomatik olarak oluşturulacak ve böylece evrak ihtiyacı, farklı onay aşamalarında veri girişinin tekrarı ve aşağıdakiler gibi diğer zorluklar ortadan kaldırılacaktır:

---

– verimlilik ve hesap verebilirlik eksikliği

– süreç kontrolünün olmaması

– gizlilik ve güvenlik riskleri.

Düşük değerli faaliyetlerde zamandan tasarruf edin. Genel verimliliği artırın

İşletmenizin boyutu ne olursa olsun, Satın Alma Emri Otomasyonunun faydaları çoktur. Gerçek zamanlı işleme ve onay ile otomasyon, kurallara ve kontrollere uyulmasını sağlarken, ekibinizin süreç verimliliğini artırır ve insan hatasını büyük ölçüde azaltır. Ayrıca, eksiksiz bir denetim izi sağlar ve böylece kayıp kağıt dosyaları arama zahmetinden kaçınır. Kolaylaştırılmış bir süreç ve maliyet ve zaman tasarrufu ile süreçlere esneklik, kontrol ve görünürlük gelir. Ek olarak, otomatikleştirilmiş bir satın alma platformu, sorunsuz fatura eşleştirme otomatik bir AP departmanında.