E-posta Yönetiminde Robotik Süreç Otomasyonu Eğitimcileri Nasıl Etkileyebilir?

Robotik süreç otomasyonu (RPA), insanların genellikle manuel olarak gerçekleştirilen belirli türde tekrarlayan görevleri yapmayı bırakmalarını sağlar. Artık pek çok kişi e-posta yönetimi ihtiyaçlarını ele almak için değerli zaman harcadığından, RPA'nın gelen kutularına nasıl yardımcı olabileceğini incelemeleri şaşırtıcı değil. İşte eğitim sektöründeki operasyonları nasıl iyileştirebileceğine ve çalışkan öğretmenlerin zamanlarını boşaltmalarına nasıl yardımcı olabileceğine dair bazı örnekler.

Yazma Görevlerini Azaltma

Bazı RPA araçları, gelen ve giden e-postaları eğitimciler görmeden önce işleyebilir. Tipik iş günlerinin çoğunu oluşturan yoğun işlerin çoğunu ortadan kaldırır.

Bu tür çözümler genellikle bir e-postanın içeriğini ilk adım olarak değerlendirir. Ardından, e-postanın söyledikleri için bir güven puanı oluştururlar. RPA sistemi yüksek güvene sahipse, öğretmenlerden veya e-posta yönetimine dahil olan herhangi bir kişiden giriş yapmadan bir yanıt gönderir. Eğitimciler, yalnızca RPA aracının e-postanın içeriğine olan güveni düşük olduğunda ve rehberliğe ihtiyaç duyduğunda dahil olur.

Bu tür kurulumlar, özellikle ebeveynler yanıtlaması kolay e-postalar gönderdiğinde kullanışlıdır. Bir eğitimci, bir RPA aracının kullanması için belirli şablonlar ayarlayabilir. Ardından, yalnızca bir e-postanın içeriği daha karmaşık olduğunda daha ayrıntılı yanıtlar yazmaları gerekir.

Öğrencilerin e-posta yoluyla ev ödevi gönderdiği bir örnek düşünün. Bir eğitimci, çalışmanın alındığını doğrulamak veya bir öğrencinin gerekli bir eki eklemeyi unuttuğunu işaretlemek için RPA'yı kullanabilir.

RPA, bir eğitimcinin düzinelerce yeni öğrenciye ve ebeveynlerine hoş geldiniz e-postaları göndermesi gerekebileceği bir okul yılının başlangıcı gibi dönemlerde de değerlidir. Öğretmenlerin yine de yazışmalara kişisel dokunuşlar eklemesi gerekiyor, ancak her mesajda olması gereken e-posta içeriğinin bir kısmını ortadan kaldırabilir veya azaltabilirler.

"RPA, öğretmenlerden herhangi bir girdi olmadan e-posta yanıtları gönderebilir." 

Temel Görevler Sırasında Zamandan Tasarruf

Pek çok iş eğitimcisi, hem tekrarlama hem de bireyselleştirme unsurlarına sahiptir. Ders planlaması mükemmel bir örnektir. Öğretmenler, ders içeriğinin eyalet veya ulusal standartları karşıladığından emin olmak için genellikle belirli çerçeveleri takip eder. Ancak, öğrencinin güçlü yönlerine ve ihtiyaçlarına bağlı olarak her öğrenci için planları da ayarlayacaklardır.

İskoçya'da, Aberdeen Kent Konseyi, ülkede ders planları oluşturmak için RPA'yı kullanan ilk kişi oldu. Bu RPA uygulaması olumlu değişikliklere neden oldu 14 öğretmen daha işe almaya eşdeğer çünkü çok zaman kazandırdı.

Bazı ders planları, öğrencilere nasıl e-posta göndereceklerini öğretmeyi bile içerir. Bu içerik özellikle genç öğrenciler veya ikinci dil olarak İngilizce öğrenen kişiler için faydalıdır.

E-postalar birçokları için günlük yaşamın ayrılmaz bir parçasıdır, ancak herkesin bir noktada onları nasıl göndereceğini öğrenmesi gerekiyordu. Öğretmenlerin ders planlarını daha hızlı oluşturmasına ve ardından temalı içeriği doğrudan öğrencilerin gelen kutularına dağıtmasına yardımcı olabilecek bir RPA çözümü hayal edin.

"İskoçya'da kullanılan bir RPA uygulaması o kadar çok zaman kazandırdı ki, 14 yeni eğitimciyi işe almaya eşdeğer oldu." 

Eğitimcilerin E-postaları Öncelik Düzeyine Göre Görmelerini Sağlama

E-posta uygun bir iletişim yöntemidir, ancak hızla bunaltıcı hale gelebilir. Bunun nedeni, çoğu insanın gelen kutularını, tüm e-postaları geldiklerinde alacak şekilde ayarlamış olmasıdır. Yine de, e-posta yönetimi için en iyi uygulama mesajları nasıl ve ne zaman ele alacağınıza öncelik vermektir. Bazılarının hemen dikkat gerektirdiğini, bazılarının ise hiç yanıt gerektirmediğini neredeyse kesin olarak göreceksiniz.

RPA, e-postalara öncelik vermek için arka planda çalışabilir. Bazı sistemler zamanla hangi e-postaların az çok önemli olduğunu öğrenir. İnsanlar ayrıca önceden ayarlanmış zamanlarda e-postaları toplu halde görmek için ayarları değiştirebilir. Bu şekilde, kullanıcılar yeni bir mesaj geldiğinde kesintiye uğramazlar.

Bazı RPA sistemleri ayrıca belirli anahtar kelimeleri tanımayı da öğrenir. Bunlar arasında “hasta çocuk”, “geç ödev” veya “kaçırılan ödev” sayılabilir. Bunların hepsi bir öğretmenin hızlı bir şekilde ilgilenmesini gerektirebilecek konulardır.

Pek çok eğitimci son birkaç yılda olağanüstü zorluklarla karşı karşıya kaldı ve bazıları şimdi tükenmişlikle uğraşıyor sonuç olarak. Bir sorun, zamanlarının çoğunu öğretmekten başka şeyler yaparak geçirmeleri gerektiğidir. RPA, özellikle e-posta yönetimiyle ilgili olduğu için bu sorunu çözebilir.

"Bazı RPA sistemleri, e-postalara ve az çok önemli olan zaman içinde öğrenmeye öncelik verebilir." 

İşlem Sürelerinin ve Prosedürlerinin İyileştirilmesi

Birçok eğitim sistemi, e-posta içeriğini erken uyarı sistemi olarak kullanır. Örneğin, belirli ifadeler, risk altındaki bir öğrenciyi veya kendilerini veya başkalarını tehlikeye atabilecek aşırı görüşlere sahip bir öğrenciyi gösterebilir.

Birleşik Krallık'ta, Eğitim Bakanlığı, Verilerin Zahmetli Günlüğe Kaydını Engelleyen Otomatik Robot - veya ARNOLD olarak bilinen bir RPA aracı kullandı. ARNOLD'u kullanmadan önce, işçiler halktan yaklaşık 120,000 e-posta her yıl manuel olarak bir sisteme veri koyarak. Bu, önemli bir zaman aldı, birinin bir mesajı okumasını ve bağlamı içinde anlamasını, ardından doğru kişiye gitmeden önce onu kategorilere ayırmasını gerektiriyordu.

Artık ARNOLD, her bir e-postayı risk düzeyine göre sınıflandırıyor ve eğitim departmanının sistemine gerekli veri girişini yapıyor. RPA aracı, nasıl sınıflandırılacağına karar vermek için her bir e-postayla ilişkili yüzlerce değişkeni inceler. Bu kurulum, gelen e-postalara bağlı manuel veri girişini ortadan kaldırmıştır.

Personel üyeleri, bu değişikliğin yönetim yerine hizmet sunumuna odaklanmalarına yardımcı olduğunu söylüyor. Ayrıca, risk altındaki öğrenciler veya düşük performans gösteren okullar gibi en hızlı eylemi gerektiren e-postaları tespit etmelerini de kolaylaştırır.

Robotik Süreç Otomasyonu, E-posta Yönetimini Kolaylaştırıyor

Günümüz eğitimcileri e-posta yazmaktan ve yanıtlamaktan kaçınamıyor. Bununla birlikte, bu örneklerin gösterdiği gibi, bir robotik süreç otomasyon aracı, zamandan tasarruf etmelerine ve daha ödüllendirici ve ilgili işlere girmelerine yardımcı olabilir.

Bazı eğitim departmanı karar vericileri, özellikle yeni süreçler finansal kaynaklar gerektiriyorsa, işleri farklı yapmaktan çekiniyor. Bu, öğretmenlerin şu anda e-posta yazmak için ne kadar zaman ve enerji harcadıkları ve RPA'nın en iyi yaptıkları şeye daha fazla zaman ayırmalarına nasıl bir oyun değiştirici olacağı hakkında özel olarak konuşmaları gerekebileceği anlamına gelir.