AP Fatura Onay İş Akışınızı Nasıl Otomatikleştirebilirsiniz?

AP onay süreci, ödenmeden önce ödenecek hesaplara dahil edilen satıcı faturalarını (kredi ödeme koşullarıyla birlikte) ödeme yetkisi almaya yönelik iş akışıdır. Şirketinizde borç hesapları onay sürecini otomatikleştirmek çok önemlidir çünkü önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlar, maliyetleri azaltır, nakit akışı yönetimini iyileştirir, iç kontrollerve tedarikçi memnuniyetini artırır. 

AP Fatura Onay İş Akışını Kolaylaştırmanın Faydaları

İşletmeniz, manuel borç hesapları onay sürecini kullanmak yerine, borç hesaplarında fatura ödemelerini yetkilendirmek için kolaylaştırılmış bir elektronik AP onay sistemi uyguladığında zaman ve maliyet tasarrufu elde edecek ve sorunlardan ve hayal kırıklıklarından kaçınacaktır. 

AP Fatura Onay İş Akışının Kolaylaştırılmasıyla Zaman ve Maliyet Tasarrufu

Şirketiniz AP fatura onay iş akışını kolaylaştırdığında, manuel AP fatura onay sürecindeki aşırı maliyetleri, zaman kayıplarını ve sıkıntıları ortadan kaldırır:

• AP fatura onayı iş akışında ekstra, zaman alıcı adımlar
• darboğazları
• Eksik ve kayıp kağıt belgeler
• Onaylayanlarla tekrarlayan takip
• Faturalar ödeme için zamanında onaylanmadığında ödeme durumuyla ilgili gelen birçok satıcı aramasını ve e-postasını yanıtlamak

AP fatura onayı iş akışını kolaylaştırmak, otomatik adımlar, kurallar, yönlendirme ve diğer yerleşik verimliliklerle AP otomasyonundan yazılım üretkenliği kullanmak yerine mevcut verimsiz manuel onay sürecinin anlaşılmasıyla başlar. Satıcı faturaları için manuel borç hesapları onay sürecinin aksine, AP otomasyon yazılımı, kolaylaştırılmış elektronik AP onayı sağlar.

Manuel Borç Hesapları Onay Sürecinde Verimsiz İş Akışları

Manuel ödeme onayı sürecinde, borç hesapları personeliniz eşleşen faturalar, satın alma siparişleri ve teslim alma belgeleri dahil olmak üzere basılı belgeleri ilgili her fatura onaylayana yönlendirebilir. Ancak bu AP fatura onay süreci belgeleri aynı kaynaktan gelmez veya aynı anda oluşturulmaz. 

Manuel AP fatura onayı iş akışı, kağıt belgeleri faturaya zımbalanan ve satır öğesi eşleşmesi açısından manuel olarak kontrol edilen bir sette biriktirmek için dosya dolaplarındaki geçici dosya klasörlerinin kullanılması anlamına gelebilir. (Belgeler ilk önce manüel olarak doğrulanır ve eşleştirilir. Muhasebe ödeme birimi, muhasebe için kodlanır ve faturalar AP onay sürecinde onaylayanlara yönlendirilmeden önce bunları kaydetmek için muhasebe veya ERP sistemine girilir.) 

Bu, şirketinizin AP fatura onay süreci için kağıt tabanlı eski sistemiyse, kağıt kayıtlarının arşivlenmesi için depo depolamaya yönelik ek iş maliyetleriniz olacaktır. Daha sonraki yıllarda gelir vergisi denetim zamanı geldiğinde, aradığınız faturayı saklanan kayıt kutularında bulmak için zaman ekleyin. Ve umarım gerekli fatura o zamana kadar kaybolmamıştır. (Şirketiniz dijital arşivleme amacıyla kağıt faturaları taramak için bir tarama hizmeti kullanıyorsa, bunun yerine bu tür maliyeti ekleyin.)

Manuel Satıcı Fatura Onay Sürecinin Sorunları 

Borç hesapları için manuel satıcı faturası onay sürecinin, çözülmesi zaman alan ve paraya mal olan doğal sorunları vardır:

1. Bu özel faturayı onaylayan kim? Belirli tutarın üzerindeki faturalarda ödeme onayı sürecinde ikinci bir yetkiliden ek onay alınması gerekecek mi?
2. Bu onaylayıcı, diğer kağıt belgelerle desteklenen faturaları onaylamak için fiziksel olarak ofiste mevcut mu?
3. Onaylayan kişi faturaları hemen onaylayacak mı, yoksa AP personeli fatura onay sürecinin bir parçası olarak hatırlatıcıları manuel olarak göndererek zaman mı kaybedecek?
4. Bu AP onay süreci sırasında kağıt faturalar ve eşleşen belgeler kaybolacak mı?
5. Borç hesapları departmanı, faturalar eksik olduğunda satıcıyla iletişime geçmek zorunda kalacak. Bu sorun, AP fatura onay süreci de dahil olmak üzere fatura işlemeyi geciktirir.
6. Bir satıcı, geciken fatura onay süreci nedeniyle ödemeleri önemli ölçüde geciktiğinde işletmenize ürünleri zamanında göndermeye devam edecek mi?
7. Şirketiniz satıcıdan pahalı geç ödeme ücretlerine mi maruz kalacak veya satıcının 2/10, net 30 fatura ödeme koşullarında sunduğu erken ödeme indirimlerini kaçıracak mı?

Borç Hesapları Onay Süreci Nasıl Otomatikleştirilir?

Otomatik dijital fatura yakalama ve elektronik AP onayıyla fatura işleme dahil AP otomasyonuna yönelik yazılım sayesinde, işletmeniz AP fatura onay iş akışını kolaylaştırır ve yavaş ve hataya açık manuel fatura onay sisteminin sorunlarından kaçınarak zamandan ve paradan tasarruf sağlar. 

Borç hesapları onay sürecini nasıl otomatikleştireceğinizi anlamak için şirketinizin AP onayını kolaylaştırmak amacıyla AP otomasyon yazılımını nasıl kullanacağınızı düşünün. ticari borçlar. Ardından, bir AP otomasyon yazılımı olan Flow'daki (Nanonets tarafından) tüm borç hesapları iş akışına ilişkin büyük resmi görme deneyimini yaşayın. 

AP Onaylarını Kolaylaştırmak için AP Otomasyon Yazılımını Kullanma

AP otomasyon yazılımı AP onayına yönelik süreçleri içerir. Bir AP otomasyon yazılımı ürünü olan Nanonet'in Flow'u ile işletmeniz, AP'sinde haftada en az sekiz saat tasarruf edecek şekilde verimlilik kazanabilir onay süreciAI (yapay zeka) kullanarak ve robotik süreç otomasyonu (RPA) teknolojisi. İşletmenizin, borç hesapları onay süreci sırasında onaylayanlarla iletişim kurmak için sürekli olarak takip e-postaları hazırlamasına veya borçlar personelini kullanmasına gerek kalmayacak. 

AP onayı için Flow, ödenecek hesaplar faturaları için belirli onaylayanlar eklemenize veya yapay zeka odaklı, kurallara dayalı otomatik onaylar kullanmanıza olanak tanır. Otomatik harcama ve borçlar yazılımı, AP fatura onay iş akışında şirket onaylarını gerçekleştirmek için tamamen özelleştirilebilir. Şirket politikası, AP onayının yetkili onaylayıcılara yönlendirilmesi ve yerleşik onaylayıcı bildirimleri için bu otomatik kurallarla sisteme yerleştirilmiştir. 

Nanonets, dijital teknolojilere sahip bulut tabanlı bir sistem fatura Yakalama, e-posta, Slack veya çevrimiçi yazılımı kullanarak elektronik AP onayını etkinleştirir. Ödeme onayı süreci için onaylayanlar, satıcı faturalarını ve çalışan harcama makbuzlarını her yerden hızlı bir şekilde onaylayabilir. 

AP Otomasyon Yazılımında Borç Hesapları İş Akışına Genel Bakış

akış AP otomasyon yazılımı by Nanonets, işletmenizin borç hesaplarındaki iş akışı süreçlerini kolaylaştırmasına ve verimliliği artırmasına olanak tanır. Flow yazılımı aşağıdakiler için bir kontrol paneli menüsü kullanır:

• Faturalar
• makbuzlar
• Satıcılar
• Takımı
• Onaylar
• Entegrasyonlar
• analitik

Akış otomasyon yazılımı için kullanılan borç hesapları yönetimi olacak: 

1. AI ile fatura verilerini satır öğesine göre otomatik olarak alın, elektronik olarak okuyun ve yakalayın
2. Zamanında ödeme için faturaları hızla işleyin
3. Faturalar için elektronik ödeme onayı sürecini etkinleştirmek, bir onaylayan eklemek ve fatura onaylarını tamamlamaları için belirlenen onaylayanlara yönlendirmeyi otomatikleştirmek için otomatik kurallar oluşturun ve kullanın. 
4. Onaylanmış ve kodlanmış faturaları muhasebe yazılımınıza otomatik olarak senkronize edin
5. Onaylanmış bir satıcı faturasını ödemenize izin verin (entegre bir ödeme ortağı kullanarak)

Faturaları Flow AP otomasyon sistemine aktarmak için satıcılar bunları e-posta veya ortak sürücüler aracılığıyla otomatik olarak içe aktarabilir veya Fatura Ekleme yoluyla faturaları doğrudan Flow'a yükleyebilir. Flow, faturaları şunu kullanarak okur: yapay zeka otomasyonu teknolojisi ve fatura verilerini satır öğesi bazında yakalar satıcı fatura yönetimi, inceleme, onay, kayıt ve ödeme. 

Borç hesapları için fatura işleme aşağıdaki adımları içerir:

• Fatura makbuzu 
• Fatura doğrulama
• 3 yollu eşleştirme Satınalma siparişleri ve teslim alma belgeleriyle birlikte faturaların listesi
• Borç hesapları onay sürecinde fatura ödeme onayı
• Fatura ödeme. 

Düşünmek Fatura işleme Borç hesaplarındaki faturadan ödemeye kadar olan sürecin tamamı için bir dizi iş akışı adımı olarak. Fatura işleme, hata istisnalarını tespit etmek ve işaretlemek için dahili kontrolleri geliştirir ve fatura işleme ve fatura onayına ilişkin görevlerin ayrılmasını zorunlu kılar. Bu yazıda fatura işlemenin AP onayı adımına odaklanıyoruz.  

Sonuç

Otomatik dijital fatura yakalama ve elektronik AP onayıyla fatura işleme dahil AP otomasyonuna yönelik yazılım sayesinde, işletmeniz AP fatura onay iş akışını kolaylaştırır ve yavaş ve hataya açık manuel fatura onay sisteminin sorunlarından kaçınarak zamandan ve paradan tasarruf sağlar. Şirketinizin AP onay iş akışını iyileştirmeye başlamak için ürün turuna katılın veya AP otomasyon çözümünün demosunu görüntüleyin, akış Nanonets tarafından. 

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/ap-approval-process/