Satıcı Sahtekarlığı Nasıl Belirlenir ve Önlenir

Yapay zeka tabanlı bir AP Otomasyon çözümü mü arıyorsunuz? Nanonets'e göz atın daha iyi doğruluk, daha fazla esneklik ve diğer Muhasebe, ERP sistemleri ve daha fazlasıyla geniş bir entegrasyon seti için!

Bir Demo Planlayın

---

Bir işi yürütmek çok sayıda riskle uğraşmayı gerektirir. Dolandırıcılık riskleri, satıcılar ve hatta çalışanlar gibi üçüncü taraflarla ilişkilerden kaynaklanabilir. Bu tür yaygın dolandırıcılıklardan biri alacak hesapları süreci satıcı dolandırıcılığıdır.

Satıcı dolandırıcılığı bir veya daha fazla kaynaktan çok karmaşık bir şekilde gerçekleşebilir. Tespit edilmediği takdirde işletmelere ciddi maliyet getirebilir. Satıcı sahtekarlığı, kategorileri ve bunu tespit edip önleme yolları hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin.

İçindekiler

Satıcı Dolandırıcılığı Nedir?

Satıcı dolandırıcılığı, bir satıcı, birden fazla satıcı veya bir çalışan tarafından kişisel kazanç amacıyla işlenen yanlış uygulamaları ifade eder. ödenebilir hesaplar (AP) bir şirketin.

Basit bir ifadeyle, ödemeleri yönlendirmek için bir satıcının veya alıcının AP'deki hesap bilgilerinin sahtesini içeren bir dolandırıcılık türüdür. Ödeme sahtekarlıkları şu yollarla gerçekleştirilebilir:

• Bir veya birden fazla çalışan
• Bir veya birden fazla satıcı
• Satıcı(lar) ve çalışan(lar) arasındaki işbirliği
• Bir satıcının ödeme bilgilerini kimsenin bilmediği şekilde değiştiren bir dış kuruluş

Bazen söz konusu olan katıksız karmaşıklık, satıcı sahtekarlığının tespitini zorlaştırabilir ve işletmeleri büyük kayıplara karşı savunmasız hale getirebilir.

Kimi Etkiliyor

Tipik olarak satıcı dolandırıcılığı küçük ve orta ölçekli işletmeleri oldukça ciddi şekilde etkileyebilir. Bu tür kuruluşlar, bu tür dolandırıcılıkları takip edebilecek ve tespit edebilecek güçlü kontrollere veya kontrol noktalarına sahip olmadıkları için daha yüksek risk altındadır.

Ayrıca, daha küçük çalışan ekiplerine sahip olan daha küçük kuruluşlar, birden fazla işi idare etmek için minimum personele ihtiyaç duyarlar. AP işlevler. Bu nedenle, faturaları almakla ve ödemeleri onaylamakla görevli bir çalışan, kayıtları manipüle etmeye teşvik edilebilir ve bu da şirketin mali durumuna ve güvenilirliğine ciddi zarar verebilir.

Bu, daha büyük kuruluşların risk altında olmadığı anlamına gelmez. Ancak imkanları, yetenekleri ve nispeten daha büyük personelleri sayesinde satıcı sahtekarlığı vakalarını azaltabilecek sağlam bir risk kontrolü uygulama olasılıkları yüksektir.

Küçük kuruluşlar, izleme süreçlerini ve kontrollerini uygulama araçlarına ve yeteneklerine sahip olmadıkları takdirde satıcı sahtekarlığına karşı daha duyarlıdırlar. Bunlar olmadan, AP departmanlarında gerçekleştirilebilecek çeşitli dolandırıcılık kategorilerini önlemek veya azaltmak zor olabilir.

Satıcı Dolandırıcılığı Kategorileri

Satıcı dolandırıcılığı, gerçekleştirilme şekline göre büyük ölçüde farklılık gösterebilir. Aşağıda ayrıntılı olarak sınıflandırılabilir:

• Faturalandırma Dolandırıcılığı: Çalışanlar tarafından 2 şekilde yapılan ödeme manipülasyonlarını ifade eder. Sahte bir satıcı veya gerçek bir satıcının hesabını kullanarak mükerrer ödemeler yapmayı içerebilir.
• Hayali Satıcı – Yeterli kontrole ve erişime sahip bir çalışan, sahte bir satıcı hesabı veya paravan şirket açar, bunu satıcı olarak kaydeder ve bu hesaba düzenli ödemeler yapar.
• Mükerrer Ödemeler – Bir çalışan, gerçek bir satıcının hesabını kullanır, ödeme kayıtlarını değiştirir ve satıcının faturasında çifte ödeme başlatır. Ekstra ödeme daha sonra çalışanın hesabına aktarılır.
• Manipülasyonu Kontrol Edin: Bu tür dolandırıcılık, bir çalışanın, ödemeleri kişisel bir banka hesabına yönlendirmek için bir satıcının çekindeki bilgileri taklit etmesini veya değiştirmesini içerir.
• Rüşvet Kabulü: Satıcı ile çalışan arasındaki anlaşmanın bir sonucu olan bu dolandırıcılık türü, çalışanın ekstra fayda veya satış karşılığında satıcıdan kişisel havale almasını içerir.
• Fazla Faturalandırma: Bir satıcının şirkete başlangıçta kararlaştırılan miktardan/fiyattan fazla fatura kesmesine aşırı faturalandırma denir. Bu tür bir uygulama tek başına veya bir çalışanla gizli anlaşma yapılarak yapılabilir.
• Fiyat Sabitleme: Bu tür dolandırıcılık, iki satıcının fiyatları normal oranların üzerinde sabitlemek için işbirliği yapması durumunda meydana gelir. Alıcı/şirket satıcıdan bağımsız olarak daha yüksek fiyatlar ödemek zorunda kalır. Çalışanlar, satıcıların bütçelerle ilgili hassas bilgiler edinmeleri için dahili kaynak görevi görebilir.
• Teklife Fesat Karıştırma: Dolandırıcılık yapmanın yaygın bir yolu, genellikle 2 veya daha fazla satıcı ve çalışanın işbirliği yaparak ihale sözleşmesini en yüksek teklifi verenin lehine yaptırması yoluyla yapılır. Çalışan, dolandırıcılığı teşvik ettiği ve yardım ettiği için usulüne uygun olarak tazminat alacaktır.
• Siber Dolandırıcılık: Muhtemelen tespit edilmesi en zor tür olan bu tür satıcı dolandırıcılığı vakaları, şirketle veya satıcıyla bağlantısı olmayan, bilinmeyen, yetkisiz kişiler tarafından gerçekleştirilmektedir. Burada, dış varlıklar mevcut bir satıcının hesabını manipüle edebilir ve ödemeleri kendi hesaplarına yönlendirebilir. İşlemin tamamı elektronik olarak yapılıyor ve bu da işletmeler için tespit ve önlemeyi daha da zorlaştırıyor.

Satıcı Dolandırıcılığını Tespit Etme ve Önleme

Satıcı sahtekarlığını tespit etmek ve önlemek kolay olmasa da yapılabilir. Kontrol eksikliğinin olduğu kilit alanları belirledikten sonra, daha güçlü kontroller ve önlemler uygulamak, satıcı dolandırıcılık vakalarını önlemede uzun bir yol kat edebilir. Satıcı sahtekarlığını önlemek için bir kuruluşta kontrollerin uygulanabileceği çeşitli yolları görelim.

Satıcı kontrolleri

Satıcı dolandırıcılığı vakalarının çoğu satıcıları kapsadığından, seçimden ödemelere kadar belirli önlemlerin alınması, bu olayların görülme sıklığını potansiyel olarak azaltabilir. İşte bazı potansiyel kontroller:

• Bayi kayıt süreçlerinde durum tespitinin takip edilmesi. Posta kutuları dahil olmak üzere posta adresleri, iletişim numaraları, satıcı vergi kimlik numaraları, irtibat kişileri ve banka hesapları gibi satıcı ayrıntılarının doğrulanmasına dikkat edilmelidir.
• Belirlenen tercihlerle merkezi bir satıcı veritabanının sürdürülmesi. Yüksek riskli satıcıların ayrı bir listesine sahip olmak, ödemelerin tahsili için ek onayların başlatılmasına yardımcı olabilir.
• Tarafsız bir değerlendirme için harici bir denetim/kaynak veya satıcı departmanı dışındaki bir çalışan aracılığıyla satıcıların incelemesinin yapılması.
• Bir satıcının adresinin veya diğer bilgilerinin herhangi bir çalışanın bilgisiyle eşleşmediğini veya mevcut bir satıcıya benzer olduğunu doğrulamak.
• Faturalandırma hacminin gerçekçi olduğundan ve tutarsızlık olmadığından emin olmak için satıcı ana dosyalarının periyodik olarak kontrol edilmesi.

Çalışan Önlemleri

Satıcı dolandırıcılığı olarak adlandırılsa da, dolandırıcılıkların çoğu genellikle içeriden birinin yardımıyla gerçekleştirilir. Çalışanların bu tür dolandırıcılığa katılımını kontrol etmek için bazı temel önlemler şunlardır:

• Yeni çalışanları veya ajansları işe alırken kapsamlı geçmiş kontrolleri yapmak (ne zaman borç hesaplarının dış kaynak kullanımı)
• Mali bilgilerin gizli tutulması ve üst düzey çalışanlarla sınırlı tutulması
• Daha büyük organizasyonlar, daha iyi bir iç kontrol için farklı seviyelerdeki çalışanların görevlerini ayırabilir. Buradan,
• Satıcı verilerini girmekten sorumlu kişi, satıcıları onaylayan kişilerden farklı olmalıdır; çünkü bu, sahte satıcıların oluşturulmasını ortadan kaldırabilir.
• Mal veya hizmetlerin alınması, fatura ödemelerinin işlenmesi ve ödeme onaylarının yetkilendirilmesi işlemleri farklı personel tarafından yürütülmelidir.
• Daha küçük şirketler, satıcı/AP/'deki çalışanların görevlerini dönüşümlü olarak gerçekleştirebilir.satın alma departmanı veya dolandırıcılık planlama olasılığını ortadan kaldırabilecek önemli görevleri izlemeleri için yöneticilere ip verin.

Fatura Eşleştirme Yöntemlerini Kullanma

fatura eşleştirme satıcı dolandırıcılığının yaygın olarak ortaya çıkmasını önlemek için küçük ve büyük kuruluşlar tarafından kullanılabilecek etkili yollardan biridir.

fatura eşleştirme şirketler tarafından satıcı faturalarını aşağıdaki gibi diğer ilgili belgelerle kontrol etmek için kullanılan bir süreçtir: satın alma siparişleri (PO), mal makbuzları, muayene makbuzları ve hatta sözleşmelere karşı.

Bu zorunlu kontroller, ödeme için onaylanmadan önce satıcı faturalarının doğruluğunun doğrulanmasına yardımcı olabilir. Fatura/PO eşleştirme farklı şekillerde yapılabilir.

• İki yönlü eşleştirme – Faturanın orijinal satınalma siparişiyle (PO) eşleştirilmesiyle gerçekleştirilir. Bu süreç, faturada listelenen mal veya hizmetlerin kuruluş tarafından sipariş edilenlerle eşleştiğini doğrular.
• Üç yollu eşleştirme – Bu süreç faturanın iki kez kontrol edilmesini içerir. Fatura ilk olarak eşleştirilir. satınalma siparişi ve daha sonra malların alınmasına kadar. Faturada listelenen malların/hizmetlerin PO ile eşleştiğinin ve doğru şekilde teslim edildiğinin doğrulanmasına yardımcı olur.
• Dört yönlü eşleştirme – En ayrıntılı eşleştirme süreci, faturanın diğer 3 belgeyle (PO, mal girişi ve inceleme makbuzu) karşılaştırılarak kontrol edilmesini gerektirir. Bu prosedür, faturada belirtilen mal/hizmetlerin satınalma siparişine uygun olarak teslim alınmasını ve aynı zamanda doğruluğunun kontrol edilmesi için kontrol edilmesini sağlar.
• PO dışı veya sözleşme eşleşmesi – İşletmelerin birden fazla belge kullanmadığı durumlarda satıcının faturası, sözleşme sözleşmesiyle eşleştirilerek belirtilen fiyat ve hizmetlerin sözleşmeden sapmadığının doğrulanması sağlanır.

Veri Madenciliği Tekniklerinin Uygulanması

Veri madenciliği, büyük miktarda veriyi analiz etmek ve iş analizine ve karar vermeye yardımcı olan kalıpları keşfetmek için kullanılan modern bir tekniktir. Bu teknik, dolandırıcılık tespitinde son derece doğrudur ve satıcı dolandırıcılık vakalarını azaltmak için kullanılabilir.

Veri madenciliği, trend analizini kullanarak dolandırıcılık faaliyetini gösterebilecek anormallikleri tespit edebilir. Kuruluşlar aşağıdakileri içeren belirli kalıpları kontrol etmek için veri madenciliği tekniklerini kullanabilir:

• Normal prosedürden sapan ödemeler, düşük dolar tutarsızlıkları ve onay sınırına kadar maksimuma çıkarılan tutarlar
• Aynı satıcıya aynı tarihte mükerrer ödemeler veya sözleşme sözleşmesini aşan toplam ödeme sayısı
• Mesai saatleri dışında yapılan ödemeler
• Teslimat ve ödeme adreslerinin farklılığı, faturalarda aynı satınalma siparişinin kullanılması, fatura numaralarının sıralı olmaması vb. gibi satıcı bilgilerindeki sapmalar.

Diğer Organizasyonel Önlemler

Şirketler, büyük önlemlerin yanı sıra satıcı sahtekarlığını kontrol altında tutmak için başka yeterli önlemler de alabilir. Geçerli olanlardan bazıları şunlardır:

• Dolandırıcılık yardım hattı kurmak: Anonim bir yardım hattı kurulumu, çalışanların usulsüzlükleri sonuçlarından endişe etmeden bildirmelerine yardımcı olabilir. Bir ihtiyat atmosferi yaratır ve kuruluşun düzeltici önlemleri hızlı bir şekilde almasına yardımcı olabilir.
• İç kontrolleri sıkılaştırın – Bir kuruluş, kontrol prosedürlerinin yürürlükte olmasını ve yönetimden giriş seviyesine kadar herkesin bunlardan haberdar olmasını sağlamalıdır. Çalışanları satıcı dolandırıcılığı konusunda eğitmek ve güncellemek, onların riskler ve sonuçlar konusunda daha bilinçli olmalarına yardımcı olabilir. Periyodik risk değerlendirmeleri yapmak, satıcı sahtekarlığını azaltmak için düzeltilmesi gereken boşluklar hakkında fikir verebilir.
• İki aşamalı onaylar – Hem satıcı onayları hem de ödeme onayları çok katmanlı bir onay süreci aracılığıyla yürütülmelidir. Bu, şirketin yasal satıcılar almasını ve süreci denetleyen birden fazla çalışanla ödemelerin daha iyi inceleme altında olmasını sağlayabilir.

Sonuç

Satıcı sahtekarlığı bir kuruluşa ağır bir zarar verebilir ve ona pahalıya mal olabilir. Satıcı sahtekarlığının önlenmesi, şirket politikalarının düzenli aralıklarla uygun şekilde planlanmasını, gözden geçirilmesini ve güncellenmesini gerektirir. Dolandırıcılığı azaltmak ve kuruluşları gelecekte ciddi kayıplardan korumak için önleyici tedbirler çok düzeyli bir yaklaşımla uygulanmalıdır.