Fatura‌ ‌Onay‌ ‌Otomasyon‌ ‌

Giriş

Çoğu şirketin Alacak Hesapları (AP) departmanları, fatura yönetimi onayları içerir. Fatura onayları nedir? Manuel fatura onay iş akışı nedir? Fatura onay iş akışını neden otomatikleştirelim?

Fatura onay sürecini anlamak için okumaya devam edin.

---

---

---

Manuel AP İşlemlerinizi otomatikleştirmek mi istiyorsunuz? Nanonet'lerin ekibinizin uçtan uca uygulamalarına nasıl yardımcı olabileceğini görmek için 30 dakikalık bir canlı demo rezervasyonu yapın AP otomasyonu.

Bir Demo Planlayın

---

İster ürün ister hizmet odaklı olsun, bir işletmede Alacak Hesapları (AP) departmanının işleyişi, şirketin üretkenliği ve iyi tedarikçi ilişkilerinin sürdürülmesi için kritik öneme sahiptir. Bir şirketin satın alma sürecine mali, idari ve büro desteği sağlayan verimli bir AP departmanı, satın alma siparişi yönetimi, satıcı iletişimi, faturayı kapsayan tedarikten ödemeye kadar olan sürecin çeşitli işlevlerini sorunsuz bir şekilde entegre eden organize bir sisteme sahip olmalıdır. yönetim, ürün takibi ve ödeme.

Fatura yönetimi faturanın firmaya ulaşması ile başlayan ve faturanın ödenmesi ile sona eren süreç, firmanın AP departmanının en önemli fonksiyonlarından biridir. Kulağa ne kadar basit gelse de, fatura yönetimi 'faturayı al, faturayı öde' şeklinde iki aşamalı bir süreç değildir veya olmamalıdır. Bu, özellikle çok sayıda satın alma yapan ve çok sayıda faturası olan şirketler için geçerlidir. İyi bir fatura yönetim protokolü, ödeme için işlenmeden önce mutlaka tüm faturaların ve çok seviyeli onayların meşruiyetinin doğrulanmasını içermelidir.

Fatura onay iş akışı

Fatura onay iş akışı, şirket tarafından alınan bir faturanın yasal olduğundan ve yapılan siparişle eşleştiğinden emin olmak için satın alma ve ödeme sürecinde atılan bir dizi adımdır. Fatura onayı, bir satınalma siparişinden sorumlu personel ve/veya bir satıcı tarafından birden çok düzeyde kontrol içerir. Her şirket kendi benzersiz onay iş akışına sahip olabilir

Tipik bir fatura onay iş akışı aşağıdaki adımlardan oluşur:

Bir şirkete bir fatura gelir. Fatura, işlenmek üzere uygun bölümde dosyalanması gereken basılı bir kopya veya PDF eki veya daha gelişmiş bir dijital fatura biçiminde olabilir.

• Fatura doğrulama: Fatura bir kez dosyalandıktan sonra satın alma talebi, satın alma siparişi, satıcıdan fiyat teklifi, satıcıdan gelen diğer iletişim vb. gibi söz konusu işlemle ilgili diğer belgelerle bağlantılıdır. Buna genellikle "üç yönlü eşleştirme" denir , eşleştirilecek üç belge Satın Alma Emri, Fatura ve Teslimat makbuzu olacaktır, ancak eşleştirme başka belgeleri de içerebilir. Doğrulama için dikkate alınması gereken diğer faktörler şunları içerir:
  Ödeme koşulları uyumlu mu?
  Söz verilen indirimler dahil mi?
  Fatura uygun gider hesaplarına kodlandı mı?
  Alındıktan sonra, stopaj ödemesini garanti eden performans sorunları var mı?
• Fatura istisnaları: Bir faturada eksik veya yanlış bilgi bulunduğunda bir istisna ortaya çıkar. Fatura, hatayı izlemek ve düzeltmek için uygun çalışanlara yönlendirilir. Bunu, faturanın yeniden düzenlenmesi, yeniden doğrulanması ve hata düzeltme durumunda eşleştirme veya çözülmemiş istisnalar durumunda dolandırıcılık soruşturması takip eder.
• Onay: Doğrulandıktan sonra fatura, şirketin politikalarına bağlı olarak çeşitli seviyelerdeki personele yönlendirilir. Onayların sayısı ve niteliği şirketlere, departmanlara, ürün tipine ve fatura tutarına göre değişir. Örnek olarak, ödemenin işleme koyulabilmesi için satın alma departmanının satıcının faturalandırmasının doğruluğunu onaylamak için bir faturayı onaylaması gerekebilir. Bazı şirketler, bir yöneticiden veya CFO'dan ek onay almak için bir eşikten daha yüksek fatura tutarları talep eder.
• Ödeme: Tüm onaylar alındıktan sonra fatura ödeme kuyruğuna girer.

Birçok küçük ve orta ölçekli şirket, manuel fatura onay iş akışlarına sahip olmaya devam ediyor. Bunlar, tanımlanmış adımlar ve belgenin bir kılavuz olarak kullanılmak üzere iş akışının çeşitli katılımcılarına dağıtılması ile bir SOP benzeri bir kelime işlem belgesine sahip olmak kadar basit eylemleri içerebilir. Bu, tahmin edilebileceği gibi, katılımcıların hatalara yol açabilecek adımları izleyerek belgeye başvurmaya devam etmelerini gerektiren düzensiz bir süreçtir.

Pek çok küçük şirkette böyle bir SÇP bile yoktur ve çeşitli katılımcılara ağızdan ağza iletilen genel bir prosedür vardır; çalışan tabanını büyütmek veya değiştirmek.

---

Temassız AP iş akışlarını ayarlayın ve Borç Hesapları sürecini kolaylaştırmak saniyeler içinde. Şimdi 30 dakikalık bir canlı demo rezervasyonu yapın.

Bir Demo Planlayın

---

Manuel fatura onayı iş akışıyla ilgili sorunlar

Manuel fatura onayı iş akışının belirli zorluklarından bazıları şunlardır:

• Hatalar: Fazla çalışma veya sadece gözetimden kaynaklanan insan hataları, çifte ödemeye, eksik ödemeye, gecikmiş ödemelere veya eksik ödemelere yol açabilir ve bunların tümü şirkete daha fazla para ve zamana mal olabilir.
• Eksik belgeler: Evrak işleri, faturalar gibi önemli belgelerin yanlış yerleştirilmesine ve kaybolmasına neden olabilir. Bu, satıcıyla sürtüşmeden başlayıp ertelenen işlemlere kadar, borç muhasebesi döngüsü boyunca çok sayıda soruna yol açabilir.
• İnsan emeğinin boşa gitmesi: Manuel onay süreçleri, daha yapıcı faaliyetlerde daha yapıcı bir şekilde kullanılabilecek insan çabasını boşa harcar.
• Zaman gecikmeleri: Bir faturanın onaylanması için birkaç onay gerektiğinde ve şirket iş günü boyunca birden çok faturayla uğraştığında, faturayı işleme koymadan önce onay almak zaman alabilir. Faturaların %20'ye varan oranı düzenli olarak yanlış veya eksik bilgi içerir ve manuel fatura onay iş akışı, AP departmanının zamanının %25'ini sorunları çözmek ve eksik bilgileri takip etmek için harcamasına neden olur.
• Geciken Ödemeler: Onayların alınmasındaki gecikmeler, ödemelerde gecikmelere yol açabilir ve bu da, daha önce de belirtildiği gibi, şirket için maliyetli olabilir. ABD'de 3'da küçük işletmeler arasındaki geç ödemeler 2019 trilyon doları birbirine bağladı, bu da işe alma duraklamalarına, envanter satın alma limitlerine ve iki yakayı bir araya getirmek için çalışan saatlerinde azalmaya yol açtı. Gecikmeler ayrıca sipariş edilen ürünlerin geç teslim alınmasına, düşük kredi notuna, satıcılarla zayıf ilişkilere ve ücretlere/cezalara yol açabilir.
• Fatura yolunun opaklığı: Doğrulama ve onay yolunda bir faturanın durumunu takip etmek zor hatta imkansızdır, bu da geriye dönük kontrol ve ön planlamayı zorlaştırır.
• Dolandırıcılık güvenlik açığı: Fatura dolandırıcılığı, üçüncü taraf dolandırıcılığı, yanlış işçilik, gecikmeler nedeniyle mükerrer ödemeler veya dahili olabilir. Dolandırıcılığı önlemek için sıkı bir onay süreci gereklidir. Bu özellikle kriz zamanlarında geçerlidir. Örneğin, Covid-19 salgınının 2020'de fatura sahtekarlığı vakasını artırdığı bildirildi. Fatura sahtekarlıkları, anormal fatura hacmi, malların faturaya karşı anlaşılmazlığı, PO ile fatura arasındaki tutarsızlıklar ve şüpheli çalışan davranışı olarak ortaya çıkabilir. Özellikle iş hacminin yüksek olduğu durumlarda bunlar manuel olarak tespit edilemez.

Fatura onay iş akışının otomasyonu

Fatura onayının otomasyonu, süreci kolaylaştırmaya ve zamandan tasarruf etmeye yardımcı olabilir. Fatura onay otomasyonunun avantajlarından bazıları şunlardır:

• Daha hızlı doğrulama: Otomasyonun belki de en önemli faydası budur. Faturanın diğer ilgili belgelerle otomatik olarak karşılaştırılması, bir işlemle ilgili tüm belgeler dijital olarak aynı yerde saklandığından ve görsel olarak veya yapay zeka tabanlı bir yazılım aracılığıyla kolayca karşılaştırılabildiğinden, manuel üçlü eşleştirmeyle ilişkili zaman gecikmelerini ortadan kaldırabilir. Otomatik fatura onay iş akışları, insan müdahalesi olmadan otomatik eşleştirme için veritabanları ve diğer muhasebe sistemleriyle entegre edilebilir.
• Daha hızlı onaylar: Otomatik bildirimler ve hatırlatıcılar, fatura onaylarındaki gecikmeleri ortadan kaldırabilir. Elektronik imzaların ve dijital formların entegrasyonu, sürecin farklı katılımcılarından hareket halindeyken onay alınmasını sağlayabilir, böylece ofiste fiziksel yokluk onay sürecini geciktirmez.
• Tasarruf: Levvel (eski adıyla Paystream Advisors) tarafından hazırlanan 2018 raporu, kaçırılan indirimlerin (%44), geç ödemelerin (%39) ve mükerrer ödemelerin (%29) ana nedenler olduğunu gösterdi. Fatura işleme işletmelerdeki endişeler ve üçünün de otomasyon kullanılarak üstesinden gelinebilir.
• Sorumluluk: İşlemlerin gerçek zamanlı olarak otomatik takibi, onay zincirinde faturanın durumu hakkında görünürlük sağlar. Beklenmedik durumların ve hatırlatıcıların iş akışına dahil edilmesi, engelleri ortadan kaldırabilir ve daha hızlı onaylar için şeffaflık sağlayabilir. Onay sürecinin otomasyonu, tamamlanmış ve tamamlanmamış çeşitli onay düzeylerini gösteren bir denetim izi de oluşturur.
• Belge güvenliği: Otomatik fatura onayı iş akışının bir parçası olarak tüm belgelerin dijitalleştirilmesi, genellikle belgenin doğrulama ve onay için şirket içinde fiziksel olarak taşınmasıyla ilişkilendirilen belgelerin kaybını önleyebilir. Otomasyon, iş akışının şirketin belge yönetim sistemi ve kayıtların otomatik olarak güncellenmesi ve arşivlenmesi için diğer defter tutma araçlarıyla entegrasyonunu sağlar.
• Mevzuata uygunluk: Otomatik fatura onay iş akışı, denetimler sırasında ilgili tüm verilere kolay erişim sağlar ve bu da mevzuat uyumluluğunu kolaylaştırır.
• Daha iyi iş zekası: Otomatik fatura onay iş akışları, satın alma verilerine ve harcamalara kolay erişim ve değerlendirme sağlayarak daha iyi raporlama mekanizmalarına ve karar vermeye olanak tanır.
• Daha iyi satıcı yönetimi ve ilişkisi: Fatura onay süreçlerinin sistematik organizasyonu daha iyi satıcı yönetimine yardımcı olabilir ve ödemedeki gecikmelerin önlenmesi satıcı ilişkilerine fayda sağlayabilir.
• Dolandırıcılığın ortadan kaldırılması: Fatura onay iş akışının otomasyonu, iş akışı boyunca kontrollere izin vererek ve görünürlüğü artırarak dolandırıcılığı ortadan kaldırabilir. Otomatikleştirilmiş üçlü eşleştirme sırasında usulsüzlükler otomatik olarak işaretlenebilir ve elektronik imza doğrulaması, hem iç hem de dış sahtekarlıkları ve ilgili kayıpları önleyebilir.

---

Fatura veya makbuzlardaki verileri ERP yazılımına manuel olarak girmek zorunda kalacağınız son sefer yapmak için bu 30 dakikalık canlı demoyu ayırtın.

Bir Demo Planlayın

---

Tam otomatik fatura onay süreci

• Fatura dijitalleştirme: Çeşitli formatlardaki faturaların öncelikle standart bir formata dijitalleştirilmesi gerekir. Her fatura, muhasebe kaynak planlamasında ve işletme içinde karar vermede kullanılan önemli verileri içerdiğinden, veri çıkarmada doğruluk esastır. Faturalardan okunan veriler genellikle daha sonra şirket tarafından sonraki işlemler için kullanılan ERP'ye, muhasebeye veya veri analitiği platformlarına aktarılır.
• Otomatik doğrulama: Otomatikleştirilmiş üç yollu eşleştirme, faturalardan, satın alma siparişlerinden ve makbuzlardan ilgili verileri yakalayabilir ve bunları insan zihnini taklit edecek şekilde otomatik olarak işleyebilir. Bunlardan yapay zeka özellikli işleme, kayıtları karşılaştırıp eşleştirebilir ve işlemi geçmek, hataları işaretlemek veya istisnaları yükseltmek gibi kararlar verebilir.
• Otomatik istisna işleme: Hatalar işaretlendiğinde veya istisnalar ortaya çıktığında, fatura hemen hataları düzeltebilecek uygun personele yönlendirilir. Bu, manuel hata işleme ile ilişkili zaman gecikmelerini azaltabilir.
• Otomatik onaylar: Eşleştirme ve doğrulama işleminden sonra, faturalar otomatik olarak onay için uygun personele iletilir. Dijital imzaların ve onayların dijital formda uygulanması gecikmeleri önleyebilir.
• Işlem ödemeleri: Onaydan sonra, otomatik sistem faturayı ödeme işlemi için finans ekibine iletir, ardından işlem kapatılır ve veriler arşivlenir.

Otomatik fatura onayı iş akışı sistemlerini benimsemek isteyen şirketler, bunun için aracı seçerken aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurmalıdır:

• Yazılımı desteklemek için gereken altyapı ve BT kaynakları
• Sistemin kurulması ve çalıştırılmasıyla ilgili mali taahhüt
• Şirket içindeki diğer sistemlerle entegrasyon
• İşletme içinde gerekli/mümkün olan otomasyon ve insan müdahalesi seviyeleri
• Şirket içinde bilgi birikiminin mevcudiyeti ve yazılımın üreticisinden müşteri desteği
• Gerekli veri güvenliği seviyeleri
• Erişim düzeyi - bu, verilerin nerede depolanacağına karar verir - yerel bir makinede, merkezi bir sunucuda veya bulutta.

Otomatik fatura onayı için nanonetler

AI tabanlı Nanonets OCR motoru, fatura işlemeyi otomatikleştirmenize ve sorunsuz bir süreç haline getirmenize yardımcı olabilir. Çeşitli dosya türlerini destekler ve hem yapılandırılmış hem de yapılandırılmamış faturaları yönetir. Nanonets'in fatura OCR API'si, muhasebe yazılımınıza manuel veri girişi görevlerini en aza indirmeye yardımcı olabilir.

Veriler otomatik olarak yüklenebilir, açıklama eklenebilir ve tek bir kod satırı olmadan, GPU'lar hakkında endişelenmeden veya derin öğrenme modelleriniz için doğru mimarileri bulmadan tahmin için model eğitilebilir. Ayrıca her tahminin JSON yanıtlarını alarak kendi sistemlerinizle entegre edebilir ve son teknoloji algoritmalar ile fatura yönetimi ve onayı için güçlü bir altyapı üzerine kurulu makine öğrenimi destekli uygulamalar oluşturabilirsiniz.

Nanonets teknolojisi, Mysql veritabanı, QuickBooks veya Salesforce gibi diğer sistemlerle entegrasyonları destekler ve platformdan bağımsızdır. Nanonets doğru ve ölçeklenebilirdir, AP departmanınız için zamandan ve paradan tasarruf sağlar ve fatura onay sürecinizi hızlandırarak tedarikçi ilişkilerinizi güçlendirir.

Fatura yönetimi operasyonlarınız için Nanonet'leri kullanarak 20,000 kıtada 4'den fazla işletmeden oluşan lige katılın.

---

Fatura Onay sürecini otomatikleştirmek mi istiyorsunuz? Nanonet Ver™ daha yüksek doğruluk, daha fazla esneklik, işlem sonrası ve diğer Muhasebe, ERP sistemleri ve daha fazlasıyla geniş bir entegrasyon seti için bir dönüş!

---

Sonuç

Bir şirketin operasyonlarının finansal yönlerinin dijitalleştirilmesinin avantajları, işletmeler tarafından giderek daha fazla tanınmaktadır. Bu, iş akışı yapılarında otomasyonun benimsenmesini zorunlu kılmıştır. Fatura onay iş akışının otomasyonu, şirketlerin manuel fatura yönetimi gibi sıradan faaliyetlere daha az zaman ayırmasına ve bunun yerine kârlılığı iyileştirmek ve rekabet gücünü korumak için temel yetkinliklerine odaklanmasına yardımcı olabilir.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• Plato blok zinciri. Web3 Metaverse Zekası. Bilgi Güçlendirildi. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/