Sage için OCR ve Fatura Tarama Yazılımı

Hareketli iş dünyasında, alacak hesaplarını yönetmek ve fatura işlemlerini manuel olarak yapmak giderek daha zor hale geliyor.

Zorluklar çoktur:

• manuel veri girişini son derece yavaş hale getiriyor
• her zaman mevcut olan insan hatası riski
• Onay sürecinde verimlilik eksikliği

İşletmeler sürekli olarak bu kritik operasyonları kolaylaştırmanın yollarını arıyor. Bugün AP otomasyon teknolojisi, bir zamanlar zahmetli olan süreci otomatikleştirebiliyor. Piyasadaki Sage muhasebe yazılım paketleriyle eşleştirildiğinde AP Otomasyon yazılımının entegrasyonu, verimlilik ve doğruluk hedefleyen işletmeler için bir zorunluluk haline gelir. Nanonet'lerin Sage ile entegrasyonu, dijital çağda operasyonel verimlilik için yeni bir standart belirleyerek finansal işlemlerin yönetilmesinde ileriye doğru bir atılımı temsil ediyor. Bunun nasıl çalıştığını ve ekipleriniz için bunu nasıl ayarlayabileceğinizi görelim.

Fatura İşlemenin Gelişimi

Fatura işlemenin geleneksel, manuel köklerinden dijital sınırlara uzanan yolculuğu, teknolojik bir evrim hikayesidir.

1980'ler Öncesi: Manuel Borç Hesapları

Borç hesapları süreçleri tamamen manueldi; fiziksel faturalar, kağıt çekler ve defter defterlerini içeriyordu.

1980'ler-1990'lar: Dijital Defterler

İlk yazılım çözümleri, temel dijital defter yeteneklerini sağlayarak sürecin bazı kısımlarını kolaylaştırdı.

2000'ler: Elektronik Faturalamanın Kilidi Açıldı

İnternet, elektronik faturalamayı, çevrimiçi işlemleri ve e-posta iletişimini sunarak borç hesaplarında devrim yarattı. Bu dönemde kağıda dayalı süreçlerde önemli bir azalma görüldü.

2010'lar: Kullanımı Kolay Bulut Çözümleri

Bulut tabanlı çözümler daha ölçeklenebilir, esnek ve erişilebilir finansal işlemlere olanak tanırken, mobil teknoloji hareket halindeyken fatura yönetimine ve onaylara olanak sağladı.

2010'ların Sonu-Günümüz: Otomatik Borç Hesapları Çözümleri

En son evrim, aşağıdakiler de dahil olmak üzere tüm süreci otomatikleştirmek için otomasyon ve yapay zekanın kullanımını içerir:

• Muhasebe ve AP İstihbaratı: Yapay zeka tabanlı muhasebe sistemlerinin ortaya çıkışı, yeni bir verimlilik çağını başlattı. Veri girişi, fatura eşleştirme, işlem yapma gibi tekrarlanan görevleri yerine getirebilen bu sistemler, insan yeteneklerinin ötesinde bir hız ve doğrulukla çalışmaktadır.
• Uygulamalar Arasında Bağlantılı İş Akışı: Günümüzün birbirine bağlı dijital ortamında uygulamalar arasındaki kesintisiz iletişim çok önemlidir. E-postalar, AP araçları, muhasebe yazılımları, ERP'ler ve diğer veritabanları artık uyum içinde çalışarak platformlar arasında veri yakalama ve senkronizasyonu otomatikleştiriyor.
• Akıllı Veri Yakalama: Doğal dil işleme ve optik karakter tanıma (OCR) gibi yapay zeka teknolojilerinden yararlanan günümüzün sistemleri, çeşitli fatura formatlarından verilerin çıkarılmasını ve yorumlanmasını otomatikleştiriyor. Buna, yapılandırılmamış ve taranmış verilerin benzeri görülmemiş bir verimlilikle işlenmesi, borç hesapları sürecinin her zamankinden daha sorunsuz ve daha doğru hale getirilmesi de dahildir.

Fatura Tarama için OCR Teknolojisi

OCR (Optik Karakter Tanıma), işletmelerin belgeleri işleme biçimini basitleştirir. Bizim kullanım örneğimizde OCR, faturaları ve diğer kağıt belgeleri tarayarak bunları dijital metne dönüştürür. Dijital metin yapay zeka kullanılarak yorumlanır ve fatura ayrıntıları çıkarılır.

• Alanlar (fatura tarihi, fatura numarası, tutar, satıcı detayları, alıcı detayları vb.)
• Satır Öğeleri (Satılan Mal ve Hizmetlerin açıklamaları ve maliyetleri).
• GL Kodları (geçmiş verilere dayalı olarak yapay zeka tarafından otomatik olarak atanır).
• Bağlama dayalı diğer boyutlar (gider kategorizasyonu vb.)

OCR ve Fatura Tarama Yazılımının etkisi nedir?

Raporlanan çeşitli istatistikler otomasyon yazılımının etkisinin altını çiziyor. Bu rakamlar sizin ve ekibinizin deneyimlemeyi sabırsızlıkla bekleyeceği türden bir başarının öyküsünü temsil ediyor.

İşleme Sürecinde Önemli Maliyet Düşüşleri

Bölümünüzün mali durumuyla başlayalım. AP Automation'ın işleme maliyetlerini %70 gibi şaşırtıcı bir oranda azalttığı görülmüştür. Bu sadece para tasarrufuyla ilgili değil; bütçenizi büyümeye, eğitime ve hatta belki de herkesin baktığı o ofis espresso makinesine yeniden tahsis etmekle ilgilidir. Bunu hem ekibinizin verimliliğine hem de refahına yapılan bir yatırım olarak düşünün.

Zaman Özüdür

Şimdi, Fatura işleme sürenizin %384 oranında azaldığını hayal edin. Bu çarpıcı düşüş, ekibinizin daha fazla faturayı her zamankinden daha hızlı işleyebileceği ve gerçekten önemli olan stratejik girişimlere odaklanmak için zaman kazanabileceği anlamına geliyor. AP Automation ile "Bunun için zamanım yok", "Gündemde bundan sonra ne var?" olur.

İç Huzuru için Hata Azaltma

Hataların can sıkıcı olmanın ötesinde pahalıya mal olabileceğini biliyoruz. Fatura işleme hatalarında %37 azalmaAP Otomasyon operasyonlarınıza gönül rahatlığı getirir. Daha az hata, düzeltme döngülerinde daha az saat harcanması ve veri bütünlüğünüze daha fazla güven duyulması anlamına gelir. Bu aynı zamanda satıcılar ve paydaşlar arasında daha az sürtüşme anlamına gelir ve daha sorunsuz ilişkiler ve operasyonların önünü açar.

Satıcı İlişkilerini Geliştirme

İlişkilerden bahsetmişken, Satıcı memnuniyetinin arttığını bildiren kuruluşların %76'sından bahsedelim. Bu çok önemli. Mutlu satıcılar, güvenilir bir tedarik zinciri ve ileride pazarlık ve indirim fırsatları anlamına gelir. AP Automation sayesinde satıcılarınız ödemelerinizin dakikliğini ve doğruluğunu fark edecek ve takdir edecektir.

Erken Ödeme İndirimleri ile Nakit Akışı Optimizasyonu

Erken ödeme indirimleriyle yüzde 3 tasarruf kuruluşunuza finansal bir görünüm kazandırır, nakit akışınızı artırır ve finansal operasyonlarınızda size daha fazla kaldıraç ve esneklik sağlar.

Komplikasyonsuz Uyum

Son olarak, AP Automation'ın en önemli mücevheri: %100 stressiz uyumluluk. Mevzuat taleplerinin sürekli arttığı bir çağda, stres olmadan tam uyumluluğa ulaşmak mucizeden başka bir şey değil.

Sage'de OCR ve Fatura Tarama için Nanonetler

Muhasebe ihtiyaçları için Sage'i kullanan şirketler için, faturaların manuel olarak işlenmesi süreci yalnızca bir sabır testi değil, aynı zamanda önemli bir kaynak tüketimidir. Sage için OCR ve Fatura Tarama Yazılımı, bu kritik ancak hantal süreci akıcı, verimli bir iş akışına dönüştürür.

Muhasebe ekiplerinin, muhasebe iş akışlarını kolaylaştırmak için Nanonets gibi OCR tabanlı bir AP otomasyon yazılımını nasıl kullanabileceğine ve bunu Sage ile nasıl entegre edebileceğine bir göz atalım.

Sage'de Manuel AP İş Akışı

Sage kullanan bir şirket için tipik manuel AP sürecini inceleyelim:

Fatura makbuzu: Faturalar kağıt ve dijital dahil olmak üzere çeşitli formatlarda gelir. Personel bu belgeleri manuel olarak toplamalı ve düzenlemelidir.

Manuel Sıralama ve GL Kodlama: Her fatura daha sonra satıcı, tutar veya vade tarihi gibi önemli zaman ve çaba gerektiren kriterlere göre sıralanır. Daha sonra her faturanın uygun Genel Muhasebe hesaplarına kodlanması gerekir.

Veri Girişi: Her faturadaki satıcı ayrıntıları, tutarlar ve tarihler gibi kritik bilgiler Sage'e manuel olarak girilir.

Fatura doğrulama: Şirketin politikalarına bağlı olarak faturalar iki yönlü (fatura ve PO), üç yönlü (fatura, PO ve teslim alma raporu) veya dört yönlü (fatura, PO, teslim alma raporu ve inceleme raporu) eşleştirmeden geçebilir. işlemleri doğrulayın.

onay: Doğrulandıktan sonra faturalar, genellikle birden fazla departmanı veya yetki düzeyini içerecek şekilde onay için yönlendirilir.

Odeme yapiliyor: Onaylanan faturalar, şartlara ve nakit akışı hususlarına göre ödeme için planlanır.

Mutabakat: Son olarak ödemeler Sage'de mutabakata varılarak tüm işlemlerin mali kayıtlara doğru şekilde yansıtılması sağlanır.

Nanonet'lerle Otomatik AP İş Akışı

Şimdi bu iş akışını Sage'e entegre edilmiş Nanonet'lerle yeniden tasarlayalım:

Fatura makbuzu: Şunu hayal edin: İşletmenizin aldığı her fatura, kaynağı ne olursa olsun düzgün bir şekilde tek bir dijital noktaya düşüyor. Faturalar, e-postalar, sürücüler ve veritabanları yığınından gelir gelmez otomatik olarak içe aktarılır, böylece zamandan tasarruf edilir ve hatalar azaltılır.

Nanonets, e-posta gövdesinden ve eklerinden e-postayla gönderilen faturaları otomatik olarak okur.

Elle yazılan ve yazdırılan tüm faturalar akıllı telefon kullanılarak kolayca taranabilir veya doğrudan platforma yüklenebilir.

Dijital makbuzlar doğrudan Nanonets platformu kullanılarak oluşturulup yazdırılabilir veya postalarınızdan, uygulamalarınızdan ve veritabanlarınızdan Nanonets'e aktarılabilir.

Bu süreç, kaynağı ne olursa olsun her veri parçasının, daha sonraki işlemlere hazır, merkezi, dijital bir depoda yerini bulmasını sağlar.

Otomatik Veri Girişi: Nanonets AI, faturaları %99'un üzerinde doğrulukla okur ve saatleri birkaç dakikaya indirir. Bu değişiklik, ekibinizin angarya işlerden kurtulup gerçekten önemli olan işe odaklanabileceği anlamına geliyor. Daha sonra veriler çıkarılır ve manuel veri girişi gerekmeden doğrudan Sage'e girilir.

Otomatik Sıralama ve GL Kodlama: Nanonets, faturaları satıcıya, tarihe, tutara ve diğer ilgili kriterlere göre otomatik olarak tanımak ve kategorilere ayırmak için OCR'yi kullanır. GL kodu ataması şu şekilde otomatikleştirilebilir:

• Geçmiş verilerle ilgili eğitim: Bu, geçmiş mali belgelerin ve tarihsel olarak doğru GL kodlarıyla etiketlenmiş işlemlerin yüklenmesini içerir. Model, yeni işlemlere ilişkin GL kodlarını doğru bir şekilde tahmin etmek için bu örneklerden bilgi alır.

• Kullanıma hazır Gen Yapay Zeka: Yazılımımız, Nanonets GenAI'yi kullanarak finansal belgelerdeki metni insan anlayışını taklit edecek şekilde yorumlayabilir. Bu, işlem ayrıntılarının belirsiz veya seyrek olduğu durumlarda bile GL kodlarını doğru bir şekilde atamak için karmaşık akıl yürütmeyi uygulamak üzere ilgili bilgileri, bağlamı ve semantiği çıkarmasına olanak tanır.

Akıllı Fatura Doğrulama: Yapay zekadan yararlanan Nanonets, çıkarılan fatura verilerini okuyarak ve Sage'de bulunan satın alma siparişleri, alma raporları ve denetim raporlarıyla çapraz referans vererek otomatik olarak iki yönlü, üç yönlü veya dört yönlü eşleştirme gerçekleştirir.

Onaylama: Sistem, tüm tutarsızlıkları gerçek kişi tarafından incelenmek üzere işaretler; ancak bunun dışında, şirket kriterleriyle eşleşen faturalar otomatik olarak onay için yönlendirilir veya önceden belirlenmiş kurallara göre doğrudan onaylanır.

onay: Nanonet'lerle yapılan onaylar artık bir darboğaz değil. Esnek hale gelirler ve kuruluşunuzun bulunduğu yerde (ister e-postada, ister Slack'te veya Teams'de) yaşarlar. Bu, rahatsız edici telefon görüşmelerine ve çok tanıdık hatırlatma yağmuruna olan ihtiyacı ortadan kaldırır.

Odeme yapiliyor: Onaylanan faturalar, şartlarına göre ödeme için otomatik olarak kuyruğa alınır ve nakit akışı yönetimi optimize edilir.

Mutabakat: Banka hesap özetlerinizi içe aktarabilirsiniz ve Nanonets ödemeleri Sage'de otomatik olarak mutabakata vararak mali tablolarınızın güncel ve doğru olmasını ve hesaplarınızın %90 daha hızlı kapanmasını sağlar.

Sage için OCR ve Fatura Tarama Yazılımını kullanmanın somut faydalarını daha önce tartışmıştık. Ancak bunun da ötesinde, manuel bir AP sürecinden otomatikleştirilmiş bir AP sürecine geçiş, yalnızca görevlerin gerçekleştirilme biçimindeki bir değişimi değil, aynı zamanda finans departmanının rolünde de temel bir dönüşümü temsil ediyor. Finans ekipleri, Nanonets gibi araçlarla arka ofis işlevlerinden stratejik katkıda bulunanlara geçerek iş kararlarını yönlendirmek için gerçek zamanlı verilerden ve analizlerden yararlanıyor. Bu, finansın geleceğidir ve Nanonets ile otomasyonun gücü sayesinde Sage kullanıcıları için artık mevcut.

---

Daha önce de incelediğimiz gibi, Nanonets'in Sage muhasebe yazılımıyla entegrasyonu, manuel fatura işlemenin verimsizliği nedeniyle çıkmaza giren işletmeler için oyunun kurallarını değiştiren bir şey. Manuel borç hesapları süreçlerinden otomatikleştirilmiş borç hesapları süreçlerine geçiş, yalnızca ileri bir adım değildir; bu, finansal operasyonların kolaylaştırıldığı, hata oranlarının düştüğü ve stratejik karar vermenin gerçek zamanlı veri analitiğiyle güçlendirildiği bir geleceğe doğru atılmış bir adımdır. Doğru otomasyon araçlarıyla donatılmış finans ekipleri, manuel angaryadan stratejik içgörüye geçerek şirketlerini dijital çağda daha fazla kârlılığa, çevikliğe ve rekabet avantajına taşıyabilir.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/