Kağıtsız borç hesapları: Bir uygulama kılavuzu

Kağıtsız ortama geçiş ödenebilir hesaplar göz korkutuyor. Bu genellikle yıllarca süren verileri dijitalleştirmek, personelinizi eğitmek ve iş akışlarınızı değiştirmek anlamına gelir. Ancak bu değişiklik önemli sonuçlar doğurabilir.

Bunu düşün: Seviye Araştırması İşletmelerin %50'sinin uzun süren onay döngüleri nedeniyle geç ödemeler ve kaçırılan indirimlerle boğuştuğu tespit edildi. Şaşırtıcı bir şekilde, KOBİ'lerin %79'u ve orta ölçekli firmaların %68'i, manuel veri girişini ve verimsiz prosedürleri birincil sıkıntı noktaları olarak belirtiyor. Büyük işletmeler için asıl sorun, faturaların çoğunun kağıt şeklinde gelmesidir ve %60'ı bu zorluğu yaşamaktadır.

Bu rakamlar, yönetimin daha verimli ve akıcı bir yoluna olan ihtiyacın altını çiziyor faturalar, satın alma siparişleri, ve ödemeler. Kağıtsız borç hesapları sürecini benimsemek çözüm olabilir mi? Bu yazıda bunun neden olabileceğini inceleyeceğiz. Ayrıca kağıtsız bir sisteme geçiş konusunda size rehberlik edeceğiz ve sorunsuz bir geçiş için değerli ipuçları paylaşacağız.

Kağıtsız hesaplar nelerdir?

Ödenecek kağıtsız hesaplar terimi, kağıt fatura ihtiyacını ortadan kaldıran tamamen dijital bir AP sürecini ifade eder. Bu şunları içerir: AP departmanı Faturaları ve ilgili belgeleri dijitalleştirmek, onay sürecini otomatikleştirmek ve ödemeleri elektronik yollarla gerçekleştirmek için teknolojiden yararlanıyoruz.

Tüm hususları tek bir yerden yönetmek için özel araçlardan veya kapsamlı kağıtsız ödeme hesapları yazılımlarından oluşan bir teknoloji yığını oluşturabilirsiniz. Her iki durumda da amaç, manuel adımları ortadan kaldırmak, hata olasılığını azaltmak, hızı ve verimliliği artırmaktır.

Her işletme, satıcılarına zamanında ödeme yapabilmek ve erken ödemelerde indirim alabilmek ister. Ancak evrak işleri ve bürokrasi çoğu zaman buna engel oluyor. Karışıma Excel ve e-postayı da ekleyin; faturaları kaybetmek, ödemeleri kaçırmak veya raporları geciktirmek kolaydır.

İşte kağıtsız yaşamanın oyunun kurallarını değiştirdiği yer burası. İşletmelerin personel eklemeden veya çalışma saatlerini uzatmadan daha fazla faturayı yönetmesine yardımcı olur. Üstündeki kiraz mı? Standartlaştırılmış AP iş akışı zamanla daha iyi verimlilik için ince ayar yapabilirsiniz.

Ödenecek hesaplarda neden kağıtsız kalmanız gerekiyor?

Bir faturanın işlenmesi size 15 ila 40 ABD Doları arasında bir maliyete neden olabilir. Ama işin iyi yanı şu: bir AIIM raporu otomatik faturaların maliyetleri %29.2 oranında azaltabileceğini ortaya koyuyor. Diyelim ki her biri 10,000 ABD doları tutarında aylık 10 fatura işliyorsunuz. Bu yılda yaklaşık 300,000 dolar tasarruf demektir.

Şimdi şunu düşünün: Ankete katılan işletmelerin yaklaşık üçte biri, fatura işleme maliyetlerini daha da fazla azaltmayı başardı: %50 gibi devasa bir oran. Bu da yıllık 600,000$ tasarruf anlamına geliyor. Etkileyici, değil mi? Ancak kağıtsız kalmanın faydaları, yalnızca para tasarrufu yapmanın ötesine geçiyor.

Kağıtsız ortama geçiş, ekibinizin stratejik görevlere öncelik vermesine olanak tanır. İnsan hatasını en aza indirir ve uyumluluğu artırır. Hızlı ödemeler yoluyla satıcı ilişkilerini yumuşatır. Çevresel etkiden bahsetmiyorum bile. Kağıtsız hale gelerek şirketinizin karbon ayak izini önemli ölçüde azaltabilirsiniz.

Kağıtsız borç hesapları sistemi nasıl çalışır?

AP görevlilerine en az sevdikleri görevin ne olduğunu sorun, muhtemelen size şunu söyleyeceklerdir: manuel veri girişi. O heryerde. Fatura verilerinin girilmesinden ödemelerin takip edilmesine ve hesapların mutabakatına kadar liste uzayıp gidiyor. Kağıtsız ödeme hesapları sistemiyle bu mücadelenin büyük bir kısmı ortadan kaldırılıyor.

Ama hepsi bu değil. Kağıtsız bir ödemeli hesap sisteminin nasıl çalıştığına ve AP iş akışınızın farklı yönlerini nasıl kolaylaştırabileceğine bakalım.

1. Bilgileri yakalayın ve belgeleri dijitalleştirin

E-posta, Dropbox, Google Drive, posta ve hatta faks gibi çeşitli kanallardan satın alma siparişleri, makbuzları ve faturalar alabilirsiniz. Genellikle bu verileri manuel olarak girmeniz veya kağıt belgeleri sisteminize taramanız gerekir. Bu süreç zaman alıcıdır, hatalara açıktır ve satıcı ödemelerini geciktirir.

Nanonet'ler gibi kağıtsız ödemeli hesap sistemleri, AI-OCR (Optik Karakter Tanıma), önceden belirlenmiş kurallar ve otomatik iş akışları gibi özelliklere sahiptir. Herhangi bir kanaldan belge verilerini zahmetsizce yakalayabilirsiniz. Sistem, verileri ulaşır ulaşmaz tarar, çıkarır, doğrular ve ardından dijital ortama aktarır.

Yapılandırılmış veya yapılandırılmamış, farklı para birimleri, vergi düzenlemeleri ve diller; hiç fark etmez. Sistem bunların hepsini halledebilir. Ekibiniz Excel sayfalarına bakıp sayıları manuel olarak kontrol etmeyecek. Bunun yerine veriler hazır, doğru ve kolayca aranabilir olacaktır.

2. Onay ve eşleştirme iş akışlarını otomatikleştirin

Bir sonraki adım belgelerin onaylanmasıdır. Bu genellikle geleneksel kurulumlarda onay için bunları fiziksel olarak veya e-posta yoluyla sorumlu taraflara yönlendirmeyi içerir. AP memurlarının, onayların zamanında alınmasını sağlamak için sıklıkla tekrar tekrar takip yapması gerekirdi.

Ek olarak, mükerrer faturalardan, sahtekarlıktan ve hatalardan kaçınmak için faturaların ilgili satın alma siparişleri ve mal girişleriyle eşleşmesi gerekir. Genellikle her belgenin manuel olarak alınması, yazdırılması ve satır satır karşılaştırılmasından oluşur. Bu dünyadaki en eğlenceli iş değil ve kesinlikle en verimli iş de değil.

Kağıtsız borç hesabı sistemine geçtiğinizde tüm bu süreç otomatik hale gelir. Sistem, belgeleri onay için önceden tanımlanmış kurallara göre doğru kişilere yönlendirir. Nanonets ile onaylayanlara otomatik hatırlatıcılar ve uyarılar ayarlayarak zamanında oturum kapatmalarını sağlayabilirsiniz. Otomatik durum güncellemeleri, onay sürecine dahil olan tüm taraflar için daha şeffaf ve verimli bir iletişim sürecini kolaylaştırır. Bu güncellemeler, ilerlemenin kolayca izlenmesine olanak tanır ve herkesin belgelerin mevcut durumundan haberdar olmasını sağlar.

Sistem ayrıca faturaları satınalma siparişleri ve mal girişleriyle otomatik olarak eşleştirir. Uyumsuzluk veya tutarsızlık durumunda bir uyarı vererek hataları erkenden yakalamanıza ve ödeme gecikmelerini veya anlaşmazlıklarını önlemenize olanak tanır. Bu otomasyon, manuel emeği azaltır ve hata, dolandırıcılık faaliyetleri ve potansiyel mali kayıp olasılığını önemli ölçüde azaltır.

3. Ödemeleri elektronik olarak işleyin

Ödemelerin işlenmesi genellikle çok sayıda kağıt ve evrak işi gerektirir. Çekler, havaleler, banka poliçeleri; adını siz koyun. Bu geleneksel yöntemler kaynak gerektirir, işlem süresini uzatır ve satıcı ödemelerini geciktirir.

AP görevlileriniz, doğru tutarın doğru satıcıya gönderildiğinden emin olmak için her ödemeyi manuel olarak kaydetmelidir. Bu ödemeleri takip etmeleri, banka hesap özetlerini çapraz kontrol etmeleri ve ortaya çıkan tutarsızlıkları çözmeleri gerekecek. Son olarak, bu ödemeleri orijinal faturalarla ve genel muhasebe defteriyle titizlikle mutabakata varmaları gerekecekti. Bu süreç hem zaman alıcıdır hem de hataya açıktır.

Ancak kağıtsız borç hesapları sistemi sayesinde kusursuz veri akışı ve otomatikleştirilmiş iş akışları, bu zorlukların etkili bir şekilde azaltılmasını sağlar. Sorunsuz ve güvenli ödemeleri kolaylaştırmak için mevcut bankanız veya ödeme işlemcinizle entegre olabilir. Size uygun ödeme yöntemini seçebilirsiniz: ACH, kredi kartı, banka havalesi ve hatta sanal kartlar.

Örneğin Nanonets, Stripe ve QuickBooks ile entegre olarak, finansal kayıtlarınızı güncel tutarken ödemeleri kolaylaştırıyor. Nakit akışınıza ve satıcı koşullarınıza göre ödemeleri planlayabilirsiniz.

Kağıtsız sistemler ayrıca her ödemeyi ve buna karşılık gelen faturayı ve satıcı ayrıntılarını otomatik olarak kaydedebilir. Bu, artık manuel kayıt yapılmaması ve banka hesap özetleriyle çapraz kontrol yapılmaması anlamına geliyor. Varsa tutarsızlıklar sistem tarafından gerçek zamanlı olarak işaretlenerek ekibinizin bunları hızlı ve verimli bir şekilde çözmesine olanak sağlanır. Sistem ayrıca tüm ödemelerin orijinal faturalarla ve genel muhasebe defteriyle doğru bir şekilde mutabakatının yapılmasını sağlar.

4. Raporlama ve denetim izlerini otomatikleştirin

Kağıt tabanlı sistemlerde bu görevler genellikle daha fazla zaman ve çaba gerektirir. Rapor oluşturmak için fatura, makbuz ve diğer belge yığınlarını gözden geçirmeniz, verileri manuel olarak girmeniz ve çapraz referanslamanız gerekir. Kağıt belgelerin izini kaybetmek kolay olduğundan net bir denetim takibi sağlamak da zordur.

Kağıtsız bir sistemle verileriniz otomatik olarak merkezi bir depoda saklanır ve yönetilir. Bu, veri alımını ve rapor oluşturmayı kolaylaştırır. İster ay sonu kapanışı, ister denetim, ister finansal tahmin olsun ihtiyacınız olan verilere anında ulaşabilirsiniz.

Otomatik, gerçek zamanlı raporlama, manuel veri birleştirme için harcanan zamanı azaltır. Ayrıca finansal operasyonlarınıza ilişkin değerli bilgiler sunarak eğilimleri belirlemenize, anormallikleri tespit etmenize ve veriye dayalı kararlar almanıza yardımcı olur.

Denetim takibinde ise sistem, faturanın alınmasından ödemeye kadar tüm onayları ve yapılan değişiklikleri içeren tüm faaliyetleri kayıt altına alıyor. Bu düzeyde şeffaflık hesap verebilirliği sağlar, uyumu kolaylaştırır ve potansiyel sorunların veya anlaşmazlıkların araştırılmasını kolaylaştırır. Ayrıca, ERP veya muhasebe yazılımınızla yapılan entegrasyonlar, tüm finansal verilerin senkronize ve güncel olmasını sağlayarak yanlışlıklar ve tekrarlanma riskini azaltır.

5. Satıcıları güncel tutun ve şeffaflığı koruyun

Geleneksel kurulumlarda tedarikçi ilişkileri yönetimi oldukça zorlayıcı olabilir. Geç ödemeler, kayıp faturalar ve yanlış iletişim, satıcılarla ilişkinizi zorlayabilir. Ayrıca her tedarikçinin şartlarını ve tercihlerini takip etmek göz korkutucu olabilir.

Ancak, kağıtsız borç hesapları sistemi bu süreci basitleştirir. Faturaların daha hızlı işlenmesi ve onaylanması, ödemelerin zamanında yapılması anlamına gelir ve bu da satıcı memnuniyetini artırır. Sistem aynı zamanda tüm satıcı bilgilerinizi merkezi olarak saklayarak erişmenizi ve yönetmenizi kolaylaştırır.

Otomatik tedarikçi portalları, satıcıların faturalarını göndermelerine, ödeme durumlarını takip etmelerine ve gerçek zamanlı olarak iletişim kurmalarına olanak tanıyarak karşılıklı e-posta veya telefon görüşmesi ihtiyacını azaltır. Gecikme veya tutarsızlık durumunda her iki tarafa da otomatik bildirimler, uyarılar ve hatırlatmalar gönderilerek şeffaflık sağlanır ve yanlış anlaşılmalar azalır.

Ayrıca sistem, her tedarikçi için farklı ödeme koşulları, indirimler veya diğer tercihleri ​​barındırarak bu değişkenleri sorunsuz bir şekilde yönetebilir. Bu, satıcınızın gereksinimlerine uygunluğu sağlar ve erken ödeme indirimlerinden veya diğer teşviklerden yararlanmanıza olanak tanır, nakit akışınızı optimize eder ve tedarikçi ilişkilerinizi güçlendirir.

Günün sonunda, kağıtsız borç hesabı sistemine geçiş yalnızca maliyet ve zaman tasarrufuyla ilgili değildir. Bu, AP sürecinizi verimliliği, şeffaflığı ve kontrolü artıran stratejik bir iş fonksiyonuna dönüştürmekle ilgilidir.

Kağıtsız borç hesapları sistemini nasıl uygularsınız?

Tamam, yani kağıtsız ödemeli hesaplar sisteminin faydalarına ikna oldunuz. Finansal operasyonlarınızı nasıl dönüştürebileceğini, süreçleri nasıl kolaylaştırabileceğini ve kontrolü nasıl geliştirebileceğini görebilirsiniz. Peki bunu nasıl uygulayacaksınız?

Geçişiniz için size net bir yol sunacak adım adım uygulama kılavuzunu burada bulabilirsiniz:

Adım 1: Mevcut sürecinizi değerlendirin

İyileştirilmesi gereken alanları ve karşılaştığınız zorlukları belirleyin. Gecikmiş ödemeler var mı? Uzlaşmayı zor mu buluyorsunuz? Sık sık hatalar oluyor mu ve bunlar en sık nerede meydana geliyor?

Ekibinizle konuşun ve onların görüşlerini alın. Başlıca acı noktaları nelerdir? Zamanlarının çoğunu neye harcıyorlar? Sürecin hangi kısımlarını en zorlayıcı veya sinir bozucu buluyorlar? Bu geri bildirim, kağıtsız borç hesapları sisteminden neye ihtiyacınız olduğunu anlamanıza yardımcı olabilir.

Adım 2: İhtiyaçlarınızı ve hedeflerinizi tanımlayın

Mevcut durumunuzu ve zorluklarınızı anladıktan sonra, yeni sisteminizle neyi başarmak istediğinizi belirleyin. Fatura işlemeyi hızlandırmak mı istiyorsunuz? Doğruluk artırılsın mı? Şeffaflığı artırmak mı istiyorsunuz? Maliyetleri azaltmak?

Açık ve ölçülebilir hedefler belirleyin. Örneğin fatura işlem süresini %50 azaltmak veya ödeme mutabakatında %100 doğruluk elde etmek isteyebilirsiniz. Daha sonra işlevsel gereksinimlerinizi belirleyin. Onay iş akışına mı ihtiyacınız var? Mevcut ERP veya muhasebe yazılımınızla entegrasyona ne dersiniz? Gerçek zamanlı raporlama ve analiz mi istiyorsunuz? Tedarikçi portalı mı?

Gelecekteki ihtiyaçları da göz önünde bulundurun. İşletmeniz büyüdükçe daha fazla tedarikçiye katılmanız, daha büyük hacimli faturalarla ilgilenmeniz veya ek düzenlemelere uymanız gerekebilir. Seçtiğiniz sistemin bu değişikliklere ölçeklenebildiğinden ve uyum sağlayabildiğinden emin olun.

3. Adım: Potansiyel çözümleri araştırın ve değerlendirin

Mevcut kağıtsız ödemeli hesap sistemlerini araştırmaya başlayın. Ürün açıklamalarına, blog gönderilerine, müşteri incelemelerine, örnek olay incelemelerine ve demo videolarına bakın. Mümkünse web seminerlerine veya ürün tanıtımlarına katılın.

Piyasada çok sayıda kağıtsız ödemeli hesap sistemi bulunmaktadır. Bazıları bağımsız sistemlerdir, bazıları ise ERP veya muhasebe yazılımınızla entegre edilebilir. Sistemin özellikleri, kullanım kolaylığı, ölçeklenebilirlik, güvenlik, müşteri desteği ve maliyet gibi çeşitli faktörleri göz önünde bulundurun.

İhtiyaçlarınızı özel olarak karşılayan özellikleri arayın. Örneğin, geç ödemelerle uğraşıyorsanız otomatik hatırlatıcılara ve onay iş akışlarına sahip bir sistem seçin. Veri girişi hataları sorun teşkil ediyorsa doğru, otomatik veri çıkarma için gelişmiş OCR teknolojisine sahip bir sistemi tercih edin.

Adım 4: Uygulama sürecini planlayın ve yürütün

Seçtiğiniz borç hesapları sisteminin fiili uygulaması kritik bir adımdır. Yazılımı yüklemeyi veya ayarlamayı, mevcut verilerinizi taşımayı, iş akışlarını ayarlamayı ve personelinizi eğitmeyi içerir.

Uygulama sürecinde dikkate alınması gereken hususların bir kontrol listesi:

• Veri göçü: Mevcut tüm verilerinizin doğru ve güvenli bir şekilde yeni sisteme aktarıldığından emin olun. Buna satıcı bilgileri, fatura verileri, ödeme geçmişi ve diğer ilgili veriler dahildir.
• İş akışı kurulumu: Sistemi, istediğiniz iş akışlarını ve onay süreçlerini yansıtacak şekilde yapılandırın. Sistemin özel ihtiyaçlarınızı ve gereksinimlerinizi karşılayacak şekilde ayarlandığından emin olun.
• Entegrasyon: Yeni sisteminizin başka yazılımlarla (ERP veya muhasebe sisteminiz gibi) entegre olması gerekiyorsa, bu entegrasyonların doğru şekilde kurulduğundan ve kapsamlı bir şekilde test edildiğinden emin olun.
• Eğitim: Yeni sistemi etkili bir şekilde nasıl kullanacaklarını anlamalarını sağlamak için ekibinize kapsamlı bir eğitim verin. Bu, bire bir oturumları, grup atölyelerini ve hatta hızını kendiniz belirleyebileceğiniz çevrimiçi eğitimleri içerebilir.
• Test: Canlı yayına geçmeden önce olası sorunları belirlemek ve düzeltmek için sistemi kapsamlı bir şekilde test edin. Bu, veri geçişinin doğruluğunun kontrol edilmesini, iş akışlarının test edilmesini, entegrasyonların doğrulanmasını ve sistemin kullanıcı dostu ve işlevsel olmasını sağlamayı içerir.
• Destek: Güvenilir bir destek sisteminizin olduğundan emin olun. Bu, satıcının müşteri destek ekibinden veya dahili bir BT ekibinden olabilir. Uygulama sırasında veya uygulama sonrası dönemde herhangi bir sorunu hızlı bir şekilde çözebilecek birinin olması en iyisi olacaktır.

5. Adım: Performansı izleyin ve optimize edin

Kağıtsız ödeme hesapları sisteminiz çalışır duruma geldiğinde, performansını sürekli olarak izlemek ve iyileştirme veya optimizasyon için alanları belirlemek çok önemlidir.

İzlemek isteyebileceğiniz KPI'ların listesi aşağıda verilmiştir:

Fatura İşlem Süresi: Bu, faturanın alınmasından ödenmesine kadar geçen süreyi ölçer. Daha kısa bir işlem süresi daha verimli bir işlemin göstergesi olabilir.

Fatura Başına Maliyet: Bu, bir faturanın işlenmesinin toplam maliyetini hesaplar. Daha düşük maliyetler daha verimli ve uygun maliyetli bir sistemi gösterir.

Fatura Doğruluk Oranı: Bu KPI, hatasız işlenen faturaların yüzdesini ölçer. Daha yüksek doğruluk oranları, maliyetli hataların azalması anlamına gelir.

Fatura İstisna Oranı: Bu, tutarsızlıklar veya hatalar nedeniyle manuel müdahale gerektiren faturaların yüzdesini izler. Daha düşük bir istisna oranı, daha akıcı ve otomatikleştirilmiş bir süreç anlamına gelebilir.

Onay Döngüsü Süresi: Bu, bir faturanın alınmasından onaylanmasına kadar geçen süreyi ölçer. Bu süreyi azaltmak, tüm borç hesapları sürecinizi hızlandırabilir.

Ek olarak, sistemi ve bunun işletmeniz üzerindeki etkisini düzenli olarak gözden geçirin. Ekibinizin hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını mı öğrenin? Herhangi bir sorun veya engel var mı? Ekibiniz için ek eğitim gerekli mi? Sistem, zamanında ödemeler ve daha iyi iletişim sayesinde satıcılarla ilişkilerini geliştirmeye yardımcı oldu mu?

Kağıtsız borç hesapları sistemi en iyi uygulamaları

Kağıtsızlığa geçiş, onu gerçekten etkili kılmak için disiplin ve tutarlılık gerektirir. Kağıt bazlı borç hesaplarıyla başa çıkmak için halihazırda belirlenmiş standart uygulamalarınız olabilir - belirli bir eşiğin üzerindeki faturaların yönetim onayı için yönlendirilmesi, tüm faturaların belirli bir dosya dolabında saklanması vb.

Benzer şekilde, kağıtsız bir sisteme geçerken, yeni dijital sisteminizi en üst düzeye çıkarmak için bazı en iyi uygulamaları oluşturmalısınız.

1. Veri içe aktarmayı otomatikleştirin

Ekibinizin tüm faturaları kağıtsız sisteminize manuel olarak yüklemesi çok zor olurdu. E-posta gelen kutunuzu sürekli yenilemek ve ekleri taramak pek verimli değildir.

Bunun yerine, otomatik veri içe aktarma özelliğine sahip olmak size zaman kazandıracak ve hata olasılığını azaltacaktır. Ayrıca faturaların sisteme herhangi bir tıkanıklık veya gecikme olmadan sorunsuz bir şekilde aktarılmasını sağlayacaktır.

Nanonets, e-posta, API entegrasyonu, OneDrive, Google Drive, Dropbox ve Zapier dahil olmak üzere çok sayıda otomatik içe aktarma seçeneği sunar. Faturalarınız nereden gelirse gelsin otomatik olarak kolayca sisteme aktarabilirsiniz.

2. Akıllı veri yakalama ve çıkarma işlemlerini kullanın

İşletmeniz büyüdüğünde çeşitli formatlarda, stillerde, para birimlerinde ve dillerde faturalar alabilirsiniz. Karmaşıklıkların üstesinden gelmek için basit OCR'ye ve manuel veri girişine güvenemezsiniz.

AP departmanının karmaşıklıkları anlamak ve buna göre uyum sağlamak için akıllı bir veri yakalama ve çıkarma sistemine ihtiyacı var. Bu sayede çeşitli faturaları hızlı ve doğru bir şekilde işleyebilirsiniz.

Nanonets, format veya dil ne olursa olsun, gerekli bilgileri faturalardan doğru bir şekilde çıkarmak için AI ve sınıfının en iyisi OCR'yi birleştirir. Yapılandırılmış, yarı yapılandırılmış veya yapılandırılmamış veriler — Nanonet'ler bunların hepsini halledebilir. Bu, herhangi bir veri boşluğu veya yanlışlık olmadan çeşitli tedarikçilerle çalışabilmenizi sağlar.

3. Otomatik onay iş akışlarını uygulayın

Satınalma siparişleri, faturalar ve diğer mali belgeler genellikle işlenmeden önce birden fazla onaya ihtiyaç duyar. Manuel onay iş akışları yavaş, şeffaf olmayabilir, dolandırıcılığa karşı savunmasız olabilir ve son ödeme tarihlerinin kaçırılmasına yol açabilir.

Onay iş akışlarınızı otomatikleştirmek, şeffaflığı artırırken bu süreci hızlandırabilir. Fatura tutarı, departman, proje veya diğer kriterlere göre özel onay sıraları oluşturabilirsiniz.

Nanonets ile onay iş akışınızı iş ihtiyaçlarınıza göre özelleştirebilirsiniz. Doğru faturaların doğru onaylayanlara doğru zamanda ulaşmasını sağlamak amacıyla otomatik yönlendirme ve onay hiyerarşileri için kurallar ayarlayabilirsiniz. Canlı durum güncellemeleri, otomatik uyarılar ve hatırlatıcılarla her faturanın ilerlemesini net bir şekilde takip edebilir, şeffaflığı koruyabilir ve herhangi bir gecikmeyi veya kaçırılan ödemeyi önleyebilirsiniz.

4. Veri silolarını ortadan kaldırmak için entegrasyonlar kurun

Verileri AP sisteminizden ödeme sisteminize, muhasebe sisteminize veya ERP'ye manuel olarak aktarmak için saatler harcadığınızı hayal edin. Sadece zaman alıcı değil aynı zamanda hatalara da açıktır. Fatura tutarına bir sıfır daha eklenirse veya ondalık nokta atlanırsa ne olur?

Sorunsuz veri aktarımını sağlamak ve hataları önlemek için çeşitli sistemler arasındaki entegrasyon hayati öneme sahiptir. Yalnızca zamandan tasarruf etmenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda otomatik 3 yönlü eşleştirme ve mutabakat sayesinde veri doğruluğunu ve güvenilirliğini de artırır.

Nanonet'ler diğer sistemlerle iyi çalışacak şekilde tasarlanmıştır. QuickBooks, SAP, Oracle vb. dahil olmak üzere popüler muhasebe, ERP ve ödeme sistemleriyle entegrasyonu destekler. Nanonets'ten gelen veriler bu sistemlerle gerçek zamanlı olarak kolayca senkronize edilebilir, böylece veri siloları ortadan kaldırılır ve sorunsuz, hatasız veri aktarımı sağlanır. Bu şekilde, stratejiye daha çok, manuel veri girişine daha az odaklanabilirsiniz.

5. Sisteminizi düzenli olarak denetleyin ve optimize edin

Kağıtsız sisteminizin en iyi şekilde çalıştığından emin olmak için sistemin performansını düzenli olarak denetlemek ve gözden geçirmek gerekir. Doğruluk, işlem süresi ve hata oranları gibi temel ölçümleri takip etmeniz ve ayrıca kullanıcı geri bildirimlerine dikkat etmeniz yararlı olacaktır.

Düzenli denetimler yalnızca sorunları ve darboğazları belirlemenize yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda iyileştirme fırsatlarını da ortaya çıkaracaktır. Sisteminizi bu bilgilere dayanarak optimize etmek, işletmeniz gelişip büyüdükçe ihtiyaçlarınızı karşılamaya devam etmesini sağlayacaktır.

Nanonets, AP süreçlerinizi izlemek için güçlü, gerçek zamanlı analiz ve raporlama yetenekleri sağlar. Eyleme dönüştürülebilir öngörülerle sisteminizin performansını sürekli olarak geliştirebilir, hataları azaltabilir, hızı geliştirebilir ve genel verimliliği artırabilirsiniz.

5. Güvenliğe ve uyumluluğa öncelik verin

Finansal verilerinizin güvenliğinin sağlanması tartışılamaz bir gerekliliktir. Aynı şekilde, çeşitli yasa ve düzenlemelere uyumun sağlanması, cezalardan ve hukuki sorunlardan kaçınmak için çok önemlidir.

Kağıtsız AP sisteminiz şifreleme, güvenli veri depolama ve kullanıcı kimlik doğrulaması gibi sağlam veri güvenliği önlemlerine sahip olmalıdır. Ayrıca düzenleyici gerekliliklerdeki değişikliklere uyum sağlayacak kadar esnek olmalıdır.

Nanonets, hassas verilerinizi güvende tutmak için yüksek düzeyde güvenlik sağlar. GDPR ve CCPA dahil küresel gizlilik standartlarına uygundur. Veri şifreleme ve güvenli bulut depolama gibi gelişmiş güvenlik önlemlerini kullanır. Nanonets'in denetim izleri aynı zamanda her eylemin net bir kaydını tutarak hesap verebilirliği ve mevzuat uyumluluğunu sağlamanıza yardımcı olur.

Nihai düşünceler

Kağıtsız AP sürecine geçiş küçük bir iş değildir. Dikkatli planlama, strateji oluşturma ve uygulamayı içerir. Ancak doğru araçlar ve etkili bir strateji uygulandığında, faydalar zorluklara ağır basar. Artan verimlilik ve şeffaflıktan maliyet tasarrufuna ve geliştirilmiş güvenliğe kadar, kağıtsız bir AP sisteminin avantajları tartışılmazdır.

İşletmeler, Nanonet'lerin gücünden yararlanarak AP süreçlerini kolaylaştırabilir, operasyonel hedeflerine ulaşabilir ve kendilerini gelecekteki büyümeye hazırlayabilir. Manuel işçiliği ve buna bağlı hataları azaltır, fatura onay sürecini hızlandırır, veri doğruluğunu artırır ve sorunsuz sistem entegrasyonlarını kolaylaştırır. Güvenlik ve uyumluluğa güçlü bir şekilde odaklanan Nanonets, işletmelerin kağıtsız bir ortama güvenle geçiş yapmaları için güvenilir bir çözüm sunuyor.

Kağıtsız AP'ye giden yol karmaşık olabilir, ancak Nanonet'lerle yola çıkmaya değer. Önümüzdeki fırsatlar (gelişmiş verimlilik, maliyet azaltma, şeffaflık ve veri güvenliği) bu yolculuğu, dijitalin ön planda olduğu bir dünyada rekabetçi kalmayı hedefleyen işletmeler için vazgeçilmez kılıyor.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/paperless-accounts-payable/