Eksiksiz Belge Arşivleme Kılavuzu

---

Elektronik belge arşivleme nasıl çalışır?

Belge arşivleme tek seferlik bir etkinlik değildir, ancak uygun bir iş süreci belirledikten sonra otomatik hale getirebilirsiniz. Arşivleme işlerinin nasıl belgeleneceğini görelim.

Adım 1: İlk değerlendirme

Mevcut belge süreçlerinizi anlayın. Temel ve zorunlu olmayan belgeleri nasıl ele alıyorsunuz? Belirli bir süreciniz var mı? Tüm belgeler aynı anda mı işleniyor yoksa süreç geçici mi?

Içine bir göz at

• Belgeler nasıl oluşturulur, kaydedilir, sınıflandırılır ve adlandırılır?
• Belgelerin dijitalleştirilmesi için prosedür nedir?
• Bir belgeyi silmek veya atmak için gereksinimler nelerdir?
• Belge istisnalarını kim ele alır?
• Denetim için hangi belgeler gereklidir?

Bir fikir edinmek için ele alacağınız belge sayısını da anlamalısınız.

Bu ilk değerlendirmeye dayanarak, süreçler için akış taslakları üzerinde çalışırsınız.

2. Adım: Hedefleri ve rolleri belirleyin

İşlemleri anladıktan sonra, belge arşivlemenin nedenlerini belirlemeye çalışın.

• Belgelerle uğraşmanın operasyonel maliyetlerini azaltmak ister misiniz?
• Bunu veri güvenliği kurallarına uymak için mi yapıyorsunuz?
• Kayıt yönetiminizi optimize etmeye mi çalışıyorsunuz?
• Yönetim ekibi bunu kaynakların görünürlüğünü artırmak için mi yapıyor?

Hedeflere göre öncelik sırasına koyabilir ve belge arşivleme süreçlerini değiştirebilirsiniz. Paydaşların süreçteki rollerini anlayın.

• Belge arşivleme sürecini kim denetleyecek?
• Arşivlenmiş verilere girişi sınırlamak için hangi yetki seviyelerini kullanacaksınız?
• Çalışan uyumunu nasıl sağlayacaksınız?

3. Adım: Bir saklama planı uygulayın

Şimdi, bir saklama programı belirleme zamanı. Temel olarak, saklanması gereken ve gerekmeyen belgeleri anlayın.

Yolda gerekebilecekleri için orijinal yıllık mali raporları tutmalısınız. Uymanız gereken federal, yerel, eyalet ve sektöre özel kuralları araştırın.

Örneğin, tüm IRS ve vergiyle ilgili belgeleri en az yedi yıl saklayın.

Ardından, satıcı katalogları, önemsiz postalar ve yinelenen kopyalar gibi arşivlenmesi gerekmeyen veya hiçbir zaman kalıcı olarak saklanmayacak tüm belgeleri imha edin. Bunları tarayarak ve OCR yazılımını kullanarak bilgileri ayıklayarak dijitalleştirebilirsiniz.

Herhangi bir olası sorumluluktan kaçınmak için malzemelerin güvenli taşınması, daha sonra imha edilmesi ve imha edilmesi için bir NAID (Ulusal Bilgi İmha Birliği) satıcısı kullanın.

4. Adım: Kağıt dosyaları dijitalleştirin

Maliyetleri azaltmak, yerden tasarruf etmek ve belge organizasyonunu iyileştirmek için kağıt dosyaları dijitalleştirin.

Gelişmiş aranabilirlik için dosyaları sıralamak, organize etmek, etiketlemek ve indekslemek için bir belge tarayıcı ile birlikte OCR yazılımını kullanabilirsiniz.

Adım 5: Bir depolama alanı seçin

Dijital depolamaya gidiyorsanız, aşağıdakilerden birini seçmeniz gerekir: teyp, disk ve bulut depolama. Her birinin uzun vadeli güvenlik, bütünlük ve kayıt yönetimi yazılımı ile giriş kolaylığı ile ilişkili yararları ve dezavantajları vardır.

6. Adım: Belge iş akışlarıyla otomatikleştirin

Tüm süreçler ve tüm değişkenler haritalandırıldıktan sonra, süreci başlatmanın zamanı geldi.

Nanonets gibi bir belge yönetimi yazılımı kullanmanın bir avantajı, tüm süreçleri otomatikleştirebilmek ve paydaşlara bildirimler ayarlayarak hata dosyalarını kaçırmamanızdır. Belge arşivleme akışı oluşturma adımlarına bakın.

7. Adım: İzleyin ve optimize edin

Hiçbir süreç ilk başta mükemmel değildir. Belge iş akışlarını uyguladıktan sonra, sürecin nasıl iyileştirilebileceği konusunda paydaşlardan geri bildirim alın.

Belge arşivlemeden hangi şirketler yararlanır?  

Aşağıdaki durumlarda şirketinizin belge arşivlemeye odaklanması gerekir:

• Şirketiniz düzenli olarak çok sayıda evrak işiyle uğraşıyor
• Gelecekte eski belgelere erişmeniz gerekebilir
• Denetimler, size benzer şirketler için yaygındır
• Belgeleri uyumluluk ve düzenleyici gereksinimlerin bir parçası olarak saklamanız gerekir

Bu faktörler şirketinizle ilgiliyse, belgelerinizi arşivlemeniz gerekebilir.

Neden elektronik belge arşivlemeyi seçmelisiniz?

Maliyetleri Azaltın ve Yerden Tasarruf Edin

İster kapsamlı bir uluslararası şirket işletiyor olun ister yeni bir başlangıç ​​yapıyor olun, mümkün olan her yerde harcamalardan tasarruf etmek önemlidir. Dijital belge arşivleme, alanı boşaltarak ve işletme giderlerini azaltarak bunu sağlayabilir.

Düzenlemek için sahada sahip olduğunuz sınırlı belgeler, bunları yönetmek için daha az para ve zaman harcanması gerekir.

İş Akışını ve Performansı Geliştirin

Yeterli dijital belge arşivleme, iş performansınızı ve iş akışınızı iyileştirebilir. Tahminlere göre, üretim verilerinin %80'inin hazır olması gerekmiyor.

Bu verileri arşivleyerek, verilerinizin geri kalanına erişimi kolaylaştırabilir ve potansiyel olarak performansınızı artırabilirsiniz.

---

Nanonets ile belge arşivlemeye başlayın. 30,000 Milyondan fazla belgeyi otomatikleştirmek için 500'den fazla kuruluştan 30'den fazla kullanıcı tarafından güvenildi! G4.9'de 2 puan aldı. Bir şans ver! ÜCRETSİZ deneme sürümünü başlat or bizimle bir görüşme planlayın.

---

Belge Arşivleme kullanım örnekleri

Belge arşivleme, hemen hemen her tür işletme için kullanışlıdır. Farklı endüstrilerde belge arşivlemenin gerçek hayattaki bazı uygulamalarına bir göz atalım.  

Sözleşmeler, mektuplar ve proje belgeleri gibi iş belgeleri, depolama giderlerini artıran büyük miktarlarda ortaya çıkarak yıllar içinde toplanabilir. Çalışanların bu referanslardan veri alması gerektiğinde, büyük belge depolarında manuel olarak arama yapmak, günlerini saatlerce geçirebilir.

• Finansal hizmetler şirketlerin tüm belgelerinin denetime hazır olduğundan emin olmaları gerekir. Belge arşivlemenin, müşterilerin tüm günlüklerini, döviz makbuzlarını ve gerektiğinde diğer yasal belgeleri tutmalarına yardımcı olduğu yer burasıdır.
• Perakende firmalar ileride herhangi bir tutarsızlık olması durumunda tüm müşteri, satıcı ve tedarikçi bilgilerini kaydetmeleri gerekebilir.
• Hukuk firmaları ve hukuk departmanları vakayla ilgili tüm sözleşmeleri, belgeleri ve faksları PDF olarak saklamanız gerekir. Akıllı arama ve etiketleri kullanarak belgeleri ve alıntıları hızla bulmaları gerekir. Belge arşivlemenin kullanışlı olduğu yer burasıdır.
• Toplum servisleri her gün bir sürü bilgi ile uğraşın. Her şey şu anda alakalı değil, ancak daha sonraki bir tarihte bir düğmeye tıklayarak hazır olması gereken tüm bilgileri saklamaları gerekiyor.
• Şirketler verimli belge arşivleme ile belge yönetimini optimize edebilir. Çalışanlar, kağıt belgelerini aranabilir bir kitaplığa dönüştürerek belge aramak için harcadıkları zamanı azaltabilir ve dijitalleştirme de veri görünürlüğünü iyileştirebilir.

---

Nanonets ile belge arşivlemeyi otomatikleştirin. Otomatik pilotta faturalardan, kimlik kartlarından veya herhangi bir belgeden veri çıkarın! Ücretsiz denemenizi şimdi başlatın!

---

Nanonetlerle Belge Arşivleme

Nanonets, tüm kağıt belgelerinizi dijital aranabilir bir biçime dönüştürmenize yardımcı olabilecek, yerleşik OCR yazılımına sahip akıllı bir belge yönetim yazılımıdır. Nanonets, herhangi bir manuel belge sürecini otomatikleştirebilen, kod gerektirmeyen bir sürükle ve bırak iş akışı oluşturucu ile kullanımı kolaydır.

Belgelerinizi arşivlemek için Nanonet'leri şu şekilde kullanabilirsiniz:

Tüm sürecinizi ve sürecinizdeki paydaşları haritalayın

Nanonets'te bir hesap oluşturun ve ihtiyaçlarınıza göre bir OCR modeli oluşturmak için özel bir OCR modeli seçin veya önceden eğitilmiş OCR modellerinden de seçim yapabilirsiniz.

Belgeleri yükleyin ve verileri istediğiniz biçimde çıkarmak için modeli eğitin.

Modelden memnun kaldığınızda, tüm belgelerin belirli bir e-postaya otomatik iletilmesini ayarlayabilirsiniz. git İş Akışı > İçe Aktar > Dosyaları E-posta ile Al

Belge alımı ayarlandıktan sonra, OCR modeliniz taranan belgeleri otomatik olarak alacak ve belgelerden seçtiğiniz formattaki metni çıkaracaktır.

İş akışından bir dışa aktarma seçeneği belirleyerek verileri istediğiniz veritabanına çıkarabilirsiniz.

Onay aşamaları, inceleme türleri, dosyaları işaretlemek için kurallar ve daha fazlasını ekleyerek bir onay bölümü ekleyebilirsiniz.

Ayrıca verileri geliştirmek, dosyaları yeniden adlandırmak, belgeleri kategorilere ayırmak ve sıralamak ve daha fazlası için kurallar ekleyebilirsiniz. Yardıma mı ihtiyacınız var? Ekibimiz her şeyi ayarlamanıza yardımcı olmak için burada!

Nanonets'e gidin ve şimdi kendiniz yapmayı deneyin. Veya ekibimizden sizin için yapmasını isteyin!

Nanonets, her yıl belge süreçlerini otomatikleştirmek için 30,000'den fazla mutlu profesyonel tarafından kullanılmaktadır. İşte Nanonets'in performansının bir anlık görüntüsü

İşte müşterilerimizin bizim hakkımızda söyledikleri.

Karmaşık bir belge arşivleme süreciniz varsa, yetenekli ekibimiz, verimli olması ve gereksinimlerinize göre çalışması için tüm süreci basitleştirmenize ve otomatikleştirmenize yardımcı olabilir. İhtiyaçlarınızı bizimle paylaşmak ister misiniz? Bir arama ayarla or Bize bir e-posta gönder.

---

Belge verilerinin çıkarılmasını otomatikleştirmek ister misiniz? Nanonets'e göz atın. Kod yok. Zorluk platformu yok. Sücretsiz denemenizi tartın ve otomatik pilottaki belgelerden veri ayıklayın.

---

Belge Arşivleme ve Dosya Yedekleme

Belge arşivleme temelde bir dosya yedeği almaktır, değil mi? Bu biraz farklı.

Belge arşivleme işlemi yalnızca pasif belgeler içindir, günlük sistemlerde kullanılan aktif dosyalar için yedekler oluşturulur.

Bir belge arşivinin amacı, gelecekte çeşitli nedenlerle gerekli olması durumunda orijinal belgelerin saklanmasıdır; dosya yedeklemenin amacı, asıl dosyaların zarar görmesi veya kaybolması durumunda aktif dosyaların bir kopyasını saklamak, böylece çalışır durumda olmasını sağlamaktır. süreklilik.

Belge arşivleme ve dosya yedekleme arasındaki daha fazla farka bakalım.

	Belge Arşivi	Belge Yedekleme
Gol	Şu anda kullanılmayan belgelerin uzun süreli saklanması	Veri kaybı veya bozulması durumunda son verilerin bir kopyasını kaydetme
Kullanılmış	Gerektiği gibi - örn. Denetim	Mevcut veriler bozulduğunda veya yüklenemediğinde
Veri	Kopya olarak kaydedildi. Verilerin üzerine yazılmaz	Verilerin üzerine yazıldı
Depolanan Veri Türü	Orijinal Veri – örn. Finansal raporlar	Mevcut verilerin kopya olarak kopyası
hız	Restorasyon hızı sorun değil	gerçek zamanlı olmalı
Dönem	Uzun süreli depolama	Kısa ve orta vadeli depolama

SSS

Belgeleri neden dijitalleştirelim?

Üretken belge yönetimi: Dizine alınmış, sayısallaştırılmış belgeler bir sisteme aktarılabilir ve kullanımlarının belgelenebileceği, izlenebileceği ve yönetilebileceği dijital kitaplıklarda otomatik olarak depolanabilir.

Metnin basit yeniden kullanımı: Basılı bir konu düzenlenebilir metne geri yüklendiğinde, Microsoft Excel veya Word'de değiştirilebilir ve yeniden kullanılabilir, bu da genellikle belgeleri yeniden oluşturmak ve yeniden yazmak için harcanan zamandan tasarruf sağlar.

Aranabilirlik: Üst veri veya metindeki anahtar kelimeler dahil olmak üzere belgeler elektronik arama ağları tarafından algılanabilir ve saniyeler içinde gösterilebilir.

Basit erişim: Dijital belgeler, herhangi bir zamanda ana depodan alınabilir ve e-posta yoluyla hızla dağıtılabilir, böylece basılı kopyalar oluşturma gereği ortadan kalkar.

Belge arşivleme yazılımı nedir?

Belge arşivleme yazılımı, belgeleri arşivlenebilen, kolayca erişilebilen ve verimli bir şekilde yönetilebilen dijital kayıtlara dönüştürerek kurumunuza yardımcı olur

depolama giderlerinden tasarruf edin, çalışan verimliliğini artırın ve iş prosedürlerini hızlandırın.

Uzun süreli arşivleme için yeterli, dönüştürülen listeler küçük ve yüksek görsel kaliteye sahip. Çeşitli cihazlarda okunabilir, izole konumlardan kolayca erişilebilir ve elektronik arşivlerde, dijital kütüphanelerde veya belge yönetiminde merkezi olarak arşivlenebilirler.

ağlar. Herhangi bir şirket, tanımlanmış giriş haklarına sahip dijital olarak saklanan kopyalara kolay erişim sağlayarak dahili prosedürleri hızlandırabilir ve verimliliği artırabilir.

---

UBelge arşivleme sürecini otomatikleştirmek ve dosyalarınızı otomatik pilotta düzenlemek için Nanonet'leri kullanın!

---