Ölçülecek En İyi 6 Borç Hesabı KPI'sı

Ölçülecek En İyi 6 Borç Hesabı KPI'sı

Zaman Damgası: 29 Eylül 2023 8:24
PlatoBlockchain Veri Zekasını ölçmek için En İyi 6 Borç Hesabı KPI'sı. Dikey Arama. Ai.

Doğru temel performans göstergelerinin pratik uygulamasıyla organizasyonel etkinliğinizi artırın! 

Peter Drucker bir keresinde şöyle demişti: “Ölçemezsen iyileştiremezsin.” 

Şirketinizin Borçlar Hesabı departmanının performansını takip etmek, vadesi geçmiş faturaların sayısını takip etmekten çok daha fazla çaba gerektirir! 

AP ekibinizi yönetmeye yönelik stratejik bir yaklaşım, işletmenizi kazançlı fırsatlarla karşı karşıya bırakabilir ve aynı zamanda şirket içindeki zayıf nakit akışı, tedarikçilerle tartışmalı ilişkiler ve sıfır ek gelir kaynağı; Bugün size belirli KPI'ları kullanmanın AP ekibinizin verimliliğini artırmasına nasıl yardımcı olabileceğini göstereceğiz.

KPI'lar Nedir? 

KPI, anahtar performans göstergesi teriminin kısaltmasıdır. Adından da anlaşılacağı gibi KPI'lar, belirli bir hedefin belirli bir süre içindeki performansının ölçülebilir bir göstergesidir. 

İşletme sahipleri ve eğitimli profesyoneller genellikle Temel performans göstergesi ve Metrikler terimleri arasında kafa karışıklığı yaşarlar. İşte ikisinin farkı: 

Temel performans göstergelerinin genel iş sonuçlarınız üzerinde olumlu etkisi vardır. Genel iş stratejinizi desteklemede önemli bir rol oynarlar ve uzun vadede işletmenin büyümesine yardımcı olmak için neyin önemli olduğunu belirlerler. Örneğin: Bir faturanın onaylanması için geçen ortalama süre ve ödenmemiş ödenecek gün sayısı. 

Öte yandan metrikler, işletmenizdeki temel performans göstergelerini desteklemeye yardımcı olan günlük faaliyetleri ölçen bir araçtır. Bunlar başlı başına kritik bir önlem değildir ancak işletmeniz üzerinde yine de küçük bir etki yaratabilir. Bir ölçüm örneği şu şekilde olabilir: Düz faturaların yüzdesi ve fatura otomasyonunda yatırım getirisi. 

İşletmeniz için verimli olabilecek birçok temel performans göstergesi çeşidi vardır. Bazı işletmeler aylık ölçülebilir ilerlemelerini takip etmekten hoşlanırken, diğerleri daha uzun vadeli bir vizyona sahip olmayı sever. Bilmeniz gereken yaygın KPI türlerinden bazıları şunlardır: 

Operasyonel: Bu KPI'lar, esas olarak iş sürecine odaklanırken işletmenizin performansını daha kısa sürede ölçmenize yardımcı olur. Örnek: Finans raporu hata oranı, Çalışan başına üretilen raporlar. 

Öncü ve Gecikmeli: Öncü göstergeler işletmenizin büyümesini ve gelecekteki iş sonuçlarını takip etmenize yardımcı olur. Oysa geciken KPI'lar geçmiş iş kararlarınızı takip etmenize yardımcı olur. Her ikisinin karışımı mükemmel bir iş stratejisini doğurabilir. Örnek: Kullanıcı başına ortalama gelir. 

Fonksiyonel: Temel performans göstergelerinden bazıları muhasebe, finans vb. gibi belirli işlevlerle ilişkilendirilebilir. Örnek: Muhasebe maliyetleri, Borç hesapları cirosu. 

Stratejik: Bunlar, uzun vadede iş hedeflerinizi izlemenize yardımcı olur. Örnek: Pazar payı ve yatırım getirisi.

KPI'lar Borç Hesapları AP Ekipleri İçin Neden Önemli?

Temel Performans Göstergeleri, Borç Hesapları ekibinizin ilerlemesinin şirketinizin genel iş hedefleriyle uyumlu olup olmadığını ölçmek için önemli bir ölçüm olabilir. KPI'ların işletmeler genelinde AP ekipleri tarafından giderek daha fazla kullanılmasının kritik nedenlerinden bazıları şunlardır: 

  1. Risk Faktörlerini Azaltın: KPI'lar kuruluşunuzun sağlığını göstermede çok önemli bir rol oynayabilir. Uzun vadede finansal risk faktörlerini azaltmaya ve işinizi kârlı hale getirmeye yardımcı olabilirler. 
  2. Ekiplerinizi Hizalayın: Sizin ve AP ekiplerinizin her zaman ay sonu hesap kapanışına doğru ilerlemenizi sağlayın; yönetici olarak siz de performansı artırmak için kaynak (kişi veya yazılım) eklemeniz gerekip gerekmediğini değerlendirebilirsiniz. 
  3. İlerlemeyi İzle: KPI'lar AP ekibindeki her çalışanın ilerlemesinden sorumlu hissetmesini sağlar. Bu aynı zamanda ekip yöneticilerinin işleri daha sistematik bir şekilde hareket ettirmelerine yardımcı olur. 
  4. Stratejilerinizi Ayarlayın: İşletmeniz için neyin işe yarayıp neyin yaramadığını net bir şekilde kaydederek iş stratejilerinizi doğru yöne yönlendirebilir ve buna göre çalışabilirsiniz.

KPI'ların AP Ekibi İçin Çözebileceği Sorun Noktaları Nelerdir?

Bir AP yöneticisiyseniz satıcı ilişkilerini yönetmenin, faturaları takip etmenin ve likiditeyi yönetmenin ne kadar zor olabileceğini bilirsiniz. Çoğu işletme, AP ekibini tam bir gelir kaybı olarak görüyor. 

Borç Hesapları departmanı her iş alanının kritik bir bileşenini oluşturur. Departmanın yürüttüğü iş fonksiyonlarındaki en ufak bir hata bile şirkete büyük bir aksamaya neden olabilir. 

Temel Performans Göstergeleri iş operasyonlarına ilişkin daha derin bilgiler sağlayabilir ve böylece sorunlara kapsamlı çözümler bulunmasına yardımcı olabilir. 

Örneğin, “Ortalama ödemeye kadar geçen süre” gibi yüksek bir KPI, şirkette yeterli nakit akışının olmaması nedeniyle iş tedarikçilerine yapılacak ödemelerde gecikme yaşandığını gösterebilir. Dolayısıyla bu, işletmede gelir yaratma konusunda bir sorun olduğunun göstergesi olarak işe yarayacaktır. 

AP ekipleri için KPI'ların önemini anlamanıza yardımcı olacak bir başka örnek de şirket tarafından işlenen faturaların sayısıdır. Eğer firmanızın fatura sayısı rakiplerinize göre daha fazlaysa bu çok fazla tedarikçiyle çalıştığınız anlamına gelir. Bu nedenle, işlerinizi birleştirmenin getirdiği inanılmaz indirimleri kaçırıyorsunuz. 

Benzer şekilde, birçok ödeme göstergesi işletmenizin kötü amaçlı AP uygulamalarına karıştığı anlamına gelebilir. Örneğin, ekibinizin tek bir faturayı işleme maliyetinin ne kadar olduğunu takip etmek istiyorsanız Fatura Başına Maliyet'i takip edebilirsiniz. 

Bir AP ekibinin kağıt üzerindeki faturaları işleme koymasının neredeyse 25 gün sürdüğünü biliyor muydunuz? Artık bu takip aralığına düşmek istemiyorsanız teslim süresini takip edebilirsiniz!

İzlenecek Önemli KPI'lar Nelerdir? 

Temel Performans Göstergelerini kullanarak dahili iş hedeflerine ulaşın ve iş rakiplerinize karşı kıyaslama yapın! 

1. Borç Hesapları Fatura Başına Maliyet 

AP ekibinizin ilerlemesini KPI'larla karşılaştırma konusunda ikna olduysanız, aklınızdan geçen ilk KPI şu olacaktır: Borç Hesapları Fatura Başına Maliyet. 

Bu, işletmelere ve sektörlere göre değişebilen önemli bir performans göstergesidir. Bu nedenle, onu ölçmek için zamanınızın her saniyesine değer. Muhtemelen adından da anlayabileceğiniz gibi Fatura Başına Maliyet, AP departmanının tek bir faturayı işleme koymasının ne kadara mal olacağını hesaplamak için kullanılır. 

Departmanın katlandığı toplam giderin, belirli bir süre içinde işlenen fatura sayısına bölünmesiyle ölçülür. Daha doğru bir KPI rakamı elde etmek için hesaplamalarınız sırasında hem doğrudan hem de dolaylı maliyetleri dikkate almanız önemlidir. 

Hesaplamalar sırasında dahil edilecek maliyetler: BT altyapısı ve yazılım destek maliyeti, AP departmanında yer alan tüm çalışanların maliyeti, onaylayanın zamanı ve geç ödeme ücreti vb. şeklinde ortaya çıkan ek maliyetler. 

Yüksek Fatura Başına Maliyet, AP departmanındaki verimsizliklerin (büyük ölçüde manuel görevlerden dolayı), faturalarla ilgili olarak satıcıyla sık sık yaşanan anlaşmazlıkların veya ortalamanın altında eğitimin bir sonucu olabilir. 

formül = AP departmanının toplam giderleri/No. işlenen faturaların sayısı 

Toplam giderler, diğer genel giderlerin yanı sıra muhtemelen aklınıza gelebilecek her türlü personel ve altyapı maliyetini içermelidir. Hayır. Faturaların listesi, öngörülen süre boyunca planlanmış, işlenmiş ve ödenmiş tüm faturaları içermelidir. 

Endüstriyel karşılaştırma: Tek bir faturanın manuel olarak işlenmesi size ortalama 12-30 ABD Doları arasında. Bazı kuruluşlar için 40 dolara kadar çıkabiliyor. 

2. Ortalama Ödeme Süresi 

Fatura Başına Maliyeti ölçüyorsanız, AP ekibinizin Ortalama Ödeme Süresini de ölçmek için biraz zaman ayırın! 

Bu KPI'yi ölçmek için öncelikle AP ekibinin faturaları işlemek için harcadığı toplam süreyi hesaplamanız gerekir. Bu ölçümü hesaplamak için gereken süre, departmanın bir fatura almasıyla belirlenen satıcının ödemesini almasına kadar ilerlemeye başlar. 

AP ekibinin bir faturayı işlemesi ne kadar uzun sürerse Fatura Başına Maliyet KPI'sı da o kadar yüksek olur. 

Meslekten olmayanların ifadesiyle, AP ekibiniz geçmiş faturaları işleme konusunda ne kadar hızlı çalışırsa, yeni faturalar geldiğinde o kadar az gecikme yaşanacaktır. Hedef Ortalama Ödeme Süresi, esas olarak nakit tutma politikalarına bağlı olarak şirketler arasında farklılık gösterebilir. Burada önemli olan, bu ölçümün size şirketinizin nakit akışına ilişkin bir fikir verdiğini anlamaktır. 

formül = Faturaların İşlenmesinde Harcanan Toplam Süre/İşlenen Fatura Sayısı 

Endüstriyel referans: Değişken bir ölçümdür ve ortalama 3.7 – 12.2 gün arasında olabilir. 

3. Fatura Başına Ortalama Süre

Bildiğiniz gibi faturalarınızı yavaş işlerseniz işletmeniz para kazanmak yerine para kaybetmeye başlayabilir. İşlenen Fatura Başına Ortalama Sürenin yüksek olmasının başlıca nedenlerinden bazıları şunlar olabilir: 

Aşırı Kapsamlı İş Akışları: Aşırı derecede karmaşık bir iş akışı yalnızca AP ekibi için değil, aynı zamanda genel olarak çalışan tüm departmanlar için de bir zorluktur. 

Gecikmeli Fatura Doğrulaması: Faturalar doğru zamanda doğru iş masalarına ulaşsa da çoğu günlerce onaylanmadan masanın üzerinde duruyor. 

Zaman Alan Kodlama: Eski yazılımların kullanılması veya faturadaki her referansın tekrar kontrol edilmesi nedeniyle fatura işlemede gecikme süresi yavaş yavaş artıyor. 

Fatura Başına Ortalama İşleme Süresi aynı zamanda işletmenin büyüklüğüne ve endüstriyel alanına da bağlıdır. Şu ana kadar tahmin edebileceğiniz gibi, tek bir faturanın ortalama işleme süresi yüksekse, ekibiniz ödemeye kadar geçen ortalama sürenin ve fatura başına maliyetin yüksek olduğu bir kısır döngüye takılıp kalır. 

formül = Anahtarlama + yeniden anahtarlama + malzeme incelemeleri + rota kontrol noktalarının belirlenmesi + onaylar + havale + mutabakat + iletişim güncellemeleri için harcanan zaman. 

Endüstri karşılaştırması: Küçük ve orta ölçekli bir işletmenin tek bir faturayı manuel olarak işleme koyması yaklaşık 25 gün sürebilir. 

4. AP Personeli Başına Günlük İşlenen Fatura Sayısı 

Sizin ve AP ekiplerinizin performansını ölçecek bir diğer kritik KPI, Çalışan Başına Gün Başına İşlenen Fatura Sayısıdır. Bu, AP ekibinizin güçlü yönlerini ve ayrıca geliştirmeleri gereken gri alanları anlamanıza yardımcı olacaktır. 

Bir AP ekibi çalışanının bir faturayı işleme koymak için harcadığı süre, diğer iş departmanlarını da önemli ölçüde etkiler. Çalışan tarafından ERP sistemine fatura gönderilmediği sürece başka hiçbir departman bu faturadaki gelişmeleri değerlendiremez. 

Bu gecikmeden kaynaklanabilecek diğer önemli sorunlar şunlardır: kaçırılan satıcı indirimleri, nakit akışının kötü yönetimi, iş-tedarikçi ilişkilerinin bozulması vb. 

Burada ayrıca her AP personeli tarafından yürütülen işleme görevini de dikkate almanız gerekir. 

Endüstri karşılaştırması: Ortalama bir AP personeli çalışanı her saat başı yaklaşık 5 fatura işler. Bu, günde 42 fatura anlamına geliyor! 

5. Fatura İstisna Oranı 

Fatura verileri ile satınalma siparişlerindeki farklılıklar veya fatura onay sürecindeki darboğaz istisnalara yol açabilir. Fatura istisnasının tipik bir örneği, fatura işlemede yönlendirme hatalarının olması veya bekleyen bir onayın bulunmasıdır. Bu, fatura ödeme sürecini geciktirebilir ve hatta mükerrer ödemeler gibi kötü niyetli AP uygulamalarına yol açabilir. 

formül = Fatura istisna oranı/İşlenen fatura sayısı * 100 

Endüstri karşılaştırması: Fatura istisnası oranı sektör ortalaması %24.6 civarındadır. 

6. Ödeme Vadelerinde İşlenen Faturaların Yüzdesi (Nakit Akışı Optimizasyonu) 

Bu metrik, şirketin zamanında ödediği tedarikçi faturalarının sayısını hesaplar. Listelenen tarihte, fatura koşulları dahilinde veya öncesinde ödenen faturaların sayısını takip eder. Bu ölçüm için düşük bir değer, hataya açık manuel fatura işleme, tedarikçi faturasıyla ilgili net olmayan yönergeler ve AP personelinin yetersiz eğitimi anlamına gelebilir. 

Yukarıda belirtilen KPI'ları zahmetsizce takip etmenize yardımcı olmak için bir yönerge listesi hazırladık. AP ekibinizin temel performans göstergelerini şu şekilde takip edebilirsiniz: 

Şirketinizin gelirinin arttığını mı yoksa sabit mi kaldığını izlemek için kısa vadeli ve uzun vadeli iş hedeflerinizi tanımlayın. 

KPI izleme konusunda güçlü bilgiler elde etmek için geçmiş ve gerçek zamanlı verilere tam erişime sahip olmanız gerekir. 

Belirlenen her metrik için doğru görselleştirmeleri seçin. İş verilerinizi görselleştirmek için çeşitli türde çizelgeler, grafikler ve gösterge tabloları kullanabilirsiniz. KPI'ları takip etmek için doğru yeniliklere yatırım yapmak kazançlı iş kararları vermenize yardımcı olacaktır. 

Görselleştirmeleri tamamlayacak tutarlı KPI'lar seçin ve doğru kriterleri belirleyin. Seçtiğiniz KPI kriterleriyle paydaşların göstergeleri test etmesine izin verin.

KPI'ları Nasıl Takip Ediyorsunuz? 

Yukarıda belirtilen KPI'ları zahmetsizce takip etmenize yardımcı olmak için bir yönerge listesi hazırladık. AP ekibinizin temel performans göstergelerini şu şekilde takip edebilirsiniz: 

Şirketinizin gelirinin arttığını mı yoksa sabit mi kaldığını izlemek için kısa vadeli ve uzun vadeli iş hedeflerinizi tanımlayın. 

KPI izleme konusunda güçlü bilgiler elde etmek için geçmiş ve gerçek zamanlı verilere tam erişime sahip olmanız gerekir. 

Belirlenen her metrik için doğru görselleştirmeleri seçin. İş verilerinizi görselleştirmek için çeşitli türde çizelgeler, grafikler ve gösterge tabloları kullanabilirsiniz. KPI'ları takip etmek için doğru yeniliklere yatırım yapmak kazançlı iş kararları vermenize yardımcı olacaktır. 

Görselleştirmeleri tamamlayacak tutarlı KPI'lar seçin ve doğru kriterleri belirleyin. Seçtiğiniz KPI kriterleriyle paydaşların göstergeleri test etmesine izin verin.

Otomasyon KPI'yı Nasıl İyileştirir? 

Şirketinizin iç başarısını artırın ve işinizi güçlendirmenize yardımcı olacak en son teknolojileri keşfedin! 

Muhasebe birçok işletme için göz korkutucu bir iştir. Turlarca manuel veri işlemeden sonra bile, bir şekilde her zaman sıralamanız gereken daha fazla şirket verisi kalır! İşletmelerin otomasyon çağına doğru ilerlemesinin nedeni budur. 

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte günümüzde hem paradan tasarruf etmek hem de iş verimliliğini artırmak mümkün. Sizi yalnızca bazı idari şirket görevlerinden kurtarmakla kalmaz, aynı zamanda önemli iş verilerini daha yapılandırılmış bir formatta sağlar. 

İşte bu trende ayak uydurmanız için altı zorlayıcı neden! 

Zamandan Tasarruf Edin: Bir AP yöneticisiyseniz, manuel işlemenin ne kadar yavaş olmasının AP KPI'larınızı nasıl etkileyebileceğini bilirsiniz. Borç Hesapları sürecinizi otomatikleştirmek, veri girme ve satın alma formlarını kontrol etme gibi sıradan görevlerin daha yüksek doğrulukla ve daha kısa sürede yapılmasına yardımcı olur. 

Hatasız Fatura İşleme: Biz insanlar hatalara eğilimliyiz, oysa yapay zeka öyle değil. Otomatik AP işlemleri, AP görevlerinin sıfır hatayla sonsuz tekrarına yol açar. 

Dijitalleştirilmiş Dokümanlara Erişim: Otomatik bir AP süreci kullanmanın bir diğer önemli avantajı, önemli evrakları doldurma konusunda endişelenmenize gerek olmamasıdır. Otomasyon sayesinde, en başından itibaren dijitalleştirilmiş belgeler oluşturabilir ve satın alma siparişlerini takip etme, tarama ve e-postayla gönderme zahmetine veda edebilirsiniz.

Veri doğrulama: KPI izleme sistemleri, grafikleri ve diğer istatistikleri izleyerek size gerekli iş değişikliklerini yapma gücü verir. Ayrıca veri doğrulama yoluyla işletmenizin ilerleyişini de grafikleyebilirsiniz. 

Geliştirilmiş Verimlilik: AP sürecinizi otomatikleştirmenin en büyük avantajlarından biri, kendinizi sıkıcı manuel görevlerden kurtarıp daha önemli iş görevlerine odaklanabilmenizdir. 

Geliştirilmiş Erişilebilirlik: Dijitalleştirme sayesinde AP süreçlerinizi buluta taşıyabilir ve artık evrak işlerinin doğru dolaplara doldurulması konusunda endişelenmenize gerek kalmaz!

Uçtan uca borç hesapları sürecini yönetebilen ve verimliliğinizi 10 kat artırmanıza yardımcı olan Flow Nanonets gibi yazılımlarla otomasyon kolaydır. Faturalarınızı, onayınızı ve ödeme sürecinizi otomatikleştirebilirsiniz. AP sürecinizde mutabakat, izleme ve analiz gerçekleştirmek için verileri Quickbooks gibi ERP'nizle gerçek zamanlı olarak senkronize edin.

Flow by Nanonets ile bugün bir demo planlayın:

Sonuç: Paypal ile Banka Havalesi

Borç Hesabı Hedeflerinize Daha Stratejik Bir Şekilde Nasıl Ulaşacağınızı Öğrenin

AP ekibinizin AP süreçlerini dijitalleştirmede otomasyonun önemi göz ardı edilemez. 

Sıkıcı manuel görevleri yöneterek ve önemli evrakları dijitalleştirerek ekip verimliliğinizi artırarak otomasyonun gücünü deneyimleyin! 

Nanonets, Borç Hesapları ekibinizi verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilir, böylece zamanınızı işinizi önden yöneterek geçirebilirsiniz! Derin öğrenmenin gücü sayesinde dilediğiniz belgedeki endüstriyel verileri kolayca yakalayabilirsiniz! 

Faturaların dolaplarda dosyalanması, satın alma siparişlerinin taranması ve çok daha fazlası gibi sıradan manuel görevleri otomatikleştirin! 

Birden fazla kaynaktan veri yakalayın ve bunları AP ekibinizi geliştirmek için kullanın! 

Çeşitli bilgi parçaları arasındaki noktaları birleştirmeye yardımcı olan şablondan bağımsız çözümlere özel erişim elde edin. 

Fatura takibi için harcadığınız zamanı azaltın ve ödeme tahsilatınızı otomatikleştirin! 

Geç fatura ödemelerini azaltın ve nakit akışınızı artırın

Zaman Damgası:

Den fazla AI ve Makine Öğrenimi