Ödenecek Hesaplar Nedir?

Ödenecek hesaplar, bir şirketin bir satıcıya veya tedarikçiye - ürünlerinden veya hizmetlerinden yararlandığı için borçlu olduğu parayı ifade eden bir muhasebe terimidir.

Bir şirket daha sonra ödeme yapmak üzere bir satıcıdan/tedarikçiden ürün/hizmet satın aldığında, ödeme yapılana kadar bu tutara ödenecek hesaplar denir.  Bu bir kredi şeklidir satıcı/tedarikçi tarafından sunulur.

Ödenecek hesap, bir fatura ödeme için onaylandığında kaydedilir. Tutar ödenene kadar Genel Muhasebede (veya AP alt defterinde) ödenmemiş bir ödeme veya borç olarak kaydedilir. Borçlar, Ticari Borçlar (bir Envantere kaydedilen fiziksel malların satın alınması) veya Gider Borçları (faturalı mal ve hizmetlerin satın alınması, örneğin reklam, eğlence, seyahat, ofis malzemeleri ve kamu hizmetleri) olabilir.

---

Veri yakalamayı otomatikleştirin, oluşturun iş akışları ve Borç Hesapları sürecini kolaylaştırmak saniyeler içinde. Kod gerekmez. Şimdi 30 dakikalık bir canlı demo rezervasyonu yapın. AI ile fatura ödemelerini otomatikleştirin.

Bir Demo Planlayın

---

İçindekiler

---

Manuel 3 yönlü eşleştirme süreçlerinizi otomatikleştirmek mi istiyorsunuz? Nanonet'lerin ekibinizin uçtan uca uygulamalarına nasıl yardımcı olabileceğini görmek için 30 dakikalık bir canlı demo rezervasyonu yapın AP otomasyonu.

Bir Demo Planlayın

---

Ödenecek Hesaplara bir örnek

ABC fırını, toptancı perakendeci XYZ Traders'dan pound başına 50 sent oranında 50 libre şeker sipariş ediyor. XYZ Traders, fırına teslim edildikten sonra ABC'nin 30$'lık faturayı ödemesi gereken 25 günlük bir kredi süresi sunar. Fırın, XYZ tüccarlarına ödeme yapana kadar, 25$'lık tutar hesap borçları olarak adlandırılacak ve fırının bilançosunda alacaklılara karşı yükümlülük olarak gösterilecektir.

25$, ödeme alınana kadar XYZ yatırımcılarının bilançosunda bir varlık olarak kaydedilir.

Borç hesapları, mal satın alımının ötesinde aşağıdakileri içerir:

• Taşımacılık ve Lojistik
• Güç / Enerji / Yakıt
• kiralama
• ruhsat verme
• Hizmetler (Montaj / Taşeronluk)

---

Temassız AP iş akışlarını ayarlayın ve Borç Hesapları sürecini kolaylaştırmak saniyeler içinde. Şimdi 30 dakikalık bir canlı demo rezervasyonu yapın.

Bir Demo Planlayın

---

Borç Hesaplarının Önemi

AP aşağıdaki nedenlerden dolayı önemlidir:

Faturaların zamanında ödenmesini sağlar, bu da şirketin kredi notunu ve satıcılarla uzun vadeli ilişkileri iyileştirir.

• Faturaların zamanında ödenmesi, kesintisiz tedarik ve hizmet akışı sağlar ve bu da iş operasyonlarının sorunsuz akışına yol açar.
• Zamanında ödeme, gecikmiş ödemeleri, cezaları ve diğer gecikme ücretlerini önler.
• Organize AP, faturaların ve ödemelerin sistematik olarak izlenmesini sağlar.
• AP, yalnızca vadesi geldiğinde ödeme yaparak ve satıcı tarafından sunulan kredi olanaklarını kullanarak nakit akışını kolaylaştırır.
• Sıkı AP önler satıcı dolandırıcılığı ve hırsızlık.

AP'nin dezavantajları yoktur. Ürün ve hizmetlerin tesliminden sonra ödemeyi beklemek zorunda olan tedarikçiler için genellikle finansal bir yük olarak kabul edilir. Şirket açısından, uzun vadeli ödenecek hesapları olan bir bilanço, güvencesiz bir nakit pozisyonuna işaret ediyor. Bu olumsuzluklar etik, yasal ve mantıksal yöntemlerle aşılabilir. AP süreçleri.

Borç Hesapları sürecinin bileşenleri

Borç Hesabı çok adımlı bir süreçtir ve bazı temel adımlardan oluşur:

• AP, şirketin bir kredi sistemi üzerinden mal/hizmet satın alma kararı ile başlar.
• Kredi imkanları sunan tedarikçilerin seçilmesi.
• Tedarikçilerin kredi politikalarının izin verilen kredi günleri, gecikmeli ödeme ücretleri, erken ödemede nakit indirimi vb. açılardan karşılaştırılması ve firmaya en uygun tedarikçinin seçilmesi.
• Aşağıdaki tedarik süreci - satın alma talebi, satınalma siparişi, fatura, makbuz – işin.
• Defterlerdeki faturaların/faturaların mallar teslim alındıktan sonra Borçlar Hesabı olarak muhasebeleştirilmesi.
• Defter tutma, şirketteki iç ve dış denetimlere ve harcama modellerinin analiz edilmesine yardımcı olur, bu da finansal planlamaya ve standart ve yönetmelikleri karşılamaya yardımcı olur.
• Son ödeme tarihinden önce ödenmesini sağlamak için faturaların üzerindeki tarihleri ​​takip etmek.
• Son ödeme tarihinden önce ödeme yapmak
• Satıcı ile ödemenin yapıldığına dair iletişim.

Kredi süresinden tam olarak yararlanmak, nakit akışının verimli bir şekilde yönetilmesine yardımcı olacaktır. Ancak, kredi koşullarının en verimli kullanımının, faturaların ne zaman ödeneceğini bilmek olduğu unutulmamalıdır.

Geleneksel Borç Hesapları departmanı

Manüel Borçlar Hesabı süreçlerinden sorumlu bir ekip, tedarik ve tedarikçilerle ilgili mali işlemlerin kaydedilmesi ve işlenmesinden sorumludur.

Bu amaçla bir dizi profesyonel istihdam edilmektedir:

• Veri girişi analisti, faturaları alındıktan sonra dijital sisteme girer.
• Ödeme işleme analisti, faturaların vadesi geldiği tarihte ödenmesinden sorumludur.
• İstisna analisti, faturalardaki tutarsızlıkları ele alır ve ödeme hatası sorunlarını ele alır.
• The satıcı yönetimi personel, tedarikçi veritabanını oluşturur ve yönetir ve bunu çeşitli satın alma işlemleriyle ilişkilendirir.
• Borç Hesapları yöneticisi, hatasız ve sorunsuz fatura yönetimi için ekiple koordineli çalışır.

Ekibin tüm üyeleri, güçlü tedarikçi ilişkileri oluşturmak ve sürdürmek için çalışır. Ekip ayrıca AP harcamalarını yakından takip etmeli ve nakit çıkışını korumak için iç kontrolleri sürdürmelidir.  

Verimli ve iyi yönetilen borç hesapları iş akışı AP süreciyle ilgili olarak şirketlere önemli miktarda zaman ve para tasarrufu sağlayabilir. Kuruluşlar, nadiren de olsa, dış kaynak AP dış ajanslara görev yapar.

Manuel Borç Hesapları sürecine ilişkin zorluklar

Manüel borç hesapları süreçlerinde aşağıdaki sorunlar vardır:

• Manuel veri girişi ile ilgili sorunlar: Faturaların sisteme manuel olarak girilmesi zaman alıcı, verimsiz ve hatalara açık olabilir. Tüm bunlar şirketin işleyişine ve kârlılığına zarar verebilir.
• Ödeme gecikmeleri: Manuel gözetim ve hatalar, geç ödemelere ve tedarikçilerin mutsuz olmasına neden olabilir. Ayrıca, satıcının müşterisi olarak şirketin kredi notunu ve güvenilirliğini de etkileyebilir.
• Mutsuz çalışanlar: AP sürecinde yer alan görevlerin çoğunun sıradan, tekrarlayan doğası, iş memnuniyetsizliğine ve çalışan devri dahil ilgili sorunlara yol açabilir.
• Kullanışsız bilgiler: Bir şirketin boyutu büyüdükçe ve ele alınması gereken daha fazla fatura olduğunda, satıcılar, ürünler, hizmetler, maliyetler, teslimat ve son tarihlerle ilgili bilgi miktarı bunaltıcı olabilir. Ayrıca belgeleri bulmak zorlaşır ve defter tutma bir kabusa dönüşebilir.
• Verilerin opaklığı: AP departmanı çok sayıda satın alma sürecinin üstesinden gelmek için büyüdüğünde, kağıt faturaları ve fiziksel AP belgelerini takip etmek imkansız olmasa da zor olabilir.
• Dolandırıcılık eğilimi: Manuel borç hesap sistemlerinde görünürlük eksikliği, şirketinizi güvenlik açıklarına ve dolandırıcılığa maruz bırakabilir.

Borç Hesapları Sürecini otomatikleştirmenin faydaları

Borç Hesabı Sürecini otomatikleştirmek aşağıdaki avantajlara yol açar:

• Zaman tasarrufu: Deniliyor ki bir çalışma haftasının %25'i sıradan manuel fatura yönetimi görevlerine harcanır, daha verimli faaliyetlere daha iyi harcanabilecek zaman.
• Maliyet tasarrufu: Tek bir faturanın manuel olarak işlenmesinin 12-15$'a mal olduğu bulunmuştur. Otomasyon bu maliyetin çoğunu ortadan kaldırabilir. Ek olarak, otomatik çözümler fatura vade tarihlerini takip eder ve faturanın optimum zamanda ödenmesine yardımcı olur, böylece nakit akışını iyileştirir, geç ödeme ücretlerinden kaçınır ve satıcılarla daha iyi ilişkiler sürdürür.
• Gelir yaratma: Otomasyonun sağladığı zamanında ödemeler, yalnızca geç ödeme ücretlerinden kaçınmakla kalmaz, aynı zamanda şirketin kredi notunu iyileştirebilir ve satıcılardan indirim ve indirimlere açık hale getirebilir.
• Hataların azaltılması: Manuel fatura yönetimi, insan gözetiminden kaynaklanan hatalarla ilişkilidir. Otomasyon, manuel borç hesapları süreçleriyle ilişkili hataların çoğunu ortadan kaldırabilir.
• Ödeme esnekliği: Otomasyon, faturaların ne zaman ve nasıl ödeneceği konusunda karar vermeyi sağlayabilir (örneğin kağıt çek, ACH veya nakit iade indirimleri kazandığınız sanal kartlar aracılığıyla).
• Verilerin daha iyi bakımı: Evrakları manuel olarak gözden geçirmek zahmetli ve hataya açık olabilir. Dijital bir veritabanının bakımı, verilere daha iyi erişime ve veri alınmasına izin vererek, satın alma-ödeme döngüsünü düzene sokar. Bu yönetim aynı zamanda şirketin satın alımlarını ve nakit akışını raporlamak ve izlemek için analitik sağlar.
• Güvenlik: Borç hesapları otomasyon çözümü, verileri merkezi bir sunucuda veya güvenlik sağlayan bulutta depolayabilir

Bir Borç Hesapları yazılımında nelere dikkat edilmelidir?

bir seçim yapmak önemlidir AP otomasyon yazılımı maksimum yatırım getirisi sağlar. Bir borç hesabı otomasyon yazılımı, veri yakalama, fatura işleme, otomatik onaylar ve ödemeleri içermelidir. Bir AP otomasyon yazılımı ararken aranması gereken temel özellikler şunları içerir:

• Doğru Fatura Verisi Yakalama: Fatura verilerinin ortak bir dijital formata dönüştürülmesi, AP otomasyonunda verimlilik yaratmanın en önemli yönüdür. Manuel veri girişi pahalıdır, hatalara açıktır ve zaman alıcıdır. İyi bir OCR aracı, insan müdahalesi olmadan ilgili verilerin akıllı bir şekilde yakalanmasını sağlayarak zamandan, paradan ve insan hatalarından tasarruf sağlar.

• Kolay Fatura Onayları: Faturaları onaylayan kişiler genellikle meşgul yöneticiler ve yöneticilerdir ve otomatik fatura onayı bu personel için kolay, sezgisel ve kullanışlı olmalıdır. Onaylayan kişi, faturaya eriştiği cihazdan bağımsız olarak tek tıkla faturayı görebilmeli ve onaylayabilmelidir.
• AP faturalarını gerçek zamanlı olarak takip edebilme: İş akışı araçları ayrıca herhangi bir paydaşın faturayı kolayca takip etmesine izin vermelidir. Bu, hesap işleme sürecindeki gecikmeleri, yanlış iletişimi ve yanlış yönetimi önleyecektir.
• Mevcut muhasebe sistemi ile entegrasyon: Şirket, diğer dijital platformları ve yazılımları kullanabilir ve veri ve işlemlerde uyumsuzluğu önlemek için AP aracı bunlarla entegre edilebilir olmalıdır.
• Ödemelerin otomasyonu: AP sürecindeki son adım ödemedir. Tüm onaylar kaydedildikten sonra, yazılım, söz konusu tedarik için Borç Hesapları sürecini tamamlamak ve kapatmak için tedarikçiye yapılan ödemeyi başlatabilecek ve işleyebilecek durumda olmalıdır.
• Veri depolama: Şirketin ihtiyaçlarına bağlı olarak tüm AP verileri merkezi bir sunucuda veya bulutta saklanabilir. AP otomasyonu başlatılmadan önce depolama türüne şirket tarafından karar verilmesi gerekecektir.

Sonuç

Hesap işleme operasyonlarının otomasyonu, zaman gecikmeleri, hatalar ve insan emeğinin israfı gibi manuel süreçlerle ilgili sorunları ortadan kaldırabilir.  

Nanonets gibi verimli AP yazılımları, tedarikten ödemeye süreçleri daha iyi hale getirebilir, vergi uyumluluğunu sağlayabilir, otomatik hale getirebilir 3 yollu eşleştirme, optimize etmek AP günleri veya DPO, dolandırıcılığı önleyin, nakit akışlarını kolaylaştırın, satıcı ilişkilerini sürdürün ve gelecek nesiller için verileri saklayın. Otomasyon, verimliliği artırır ve uzun vadeli değer için satın alma-ödeme sürecini düzenleyebilir. AP sürecinin dijital olarak etkinleştirilmesi, satıcı-müşteri ilişkilerini rekabet avantajına dönüştürerek iş stratejilerini geliştirecektir.