Fatura mutabakatı nedir?

Etkili finansal yönetim, herhangi bir işletmenin başarısı ve büyümesi için çok önemlidir. Mali yönetimin önemli bir yönü fatura mutabakatıdır. İster küçük ister büyük bir işletme olun, faturaların mutabakatı, doğruluğu sağlamak, tutarsızlıkları belirlemek ve güçlü mali kontrolleri sürdürmek için önemli bir süreçtir.

Bu kapsamlı kılavuzda, fatura mutabakatını, bunun işletmeler için önemini, bunu başarmak için adım adım süreci ve otomasyonun bunu nasıl düzene sokabileceğini inceleyeceğiz. Bu bağlamda, sorunsuz ve verimli fatura mutabakatı için güçlü bir otomatik çözüm olan Nanonets'ten yararlanmanın faydalarını da keşfedeceğiz.

Fatura mutabakatı nedir?

Fatura mutabakatı, mali işlemlerin doğruluğunu ve bütünlüğünü sağlamak için faturaları ilgili destekleyici belgelerle karşılaştırma ve eşleştirme sürecidir. Her bir faturanın ayrıntılarının gözden geçirilmesini, bunların satınalma siparişleri, makbuzlar ve diğer ilgili kayıtlarla doğrulanması ve ortaya çıkabilecek tutarsızlıkların veya hataların çözülmesini içerir.

Fatura mutabakatının birincil amacı, bir işletmenin mali kayıtlarının doğru, eksiksiz ve alınan mal veya hizmetlerle uyumlu olmasını sağlamaktır. Bu süreç, faturalarda belirtilen miktarların, miktarların ve şartların, üzerinde anlaşmaya varılan hüküm ve koşullarla eşleştiğinden emin olmak için çapraz kontrol ve doğrulama için bir mekanizma sağlar.

Fatura mutabakatı neden önemlidir?

Küresel mutabakat yazılımı pazarının büyümesi bekleniyor itibaren 1.28'te 2023 milyar $'dan %3.40'luk bir YBBO ile 2030'da 14.9 milyar $'a. Açıkçası, fatura mutabakatı, birkaç hayati fayda sağlayan çok önemli bir iş ihtiyacıdır. Aşağıda birkaç anahtar var.

Finansal doğruluk ve kontrol

Fatura mutabakatı, finansal doğruluk ve kontrol dahil olmak üzere birçok önemli fayda sunan hayati bir iş süreci olarak hizmet eder. Finansal işlemlerin doğruluğunu ve bütünlüğünü sağlayan bir kontrol ve denge sistemi olarak hareket eder. İşletmeler, faturaları defteri kebirdeki muhasebe girişleriyle eşleştirerek, defterlerini uygun dengede tutarak mükerrer girişleri, hataları veya fazladan ödemeleri belirleyip düzeltebilir. Bu süreç, işletmeleri aşırı harcamadan korur ve finansal kontrolün sürdürülmesine yardımcı olur.

Müşteri ve iş ortağı tutma

Satıcılar ve tedarikçilerle sağlam ilişkiler kurmak ve sürdürmek için doğru ve mutabık kalınan rakamlar çok önemlidir. Faturalar arasında mutabakat sağlandığında işletmeler, şeffaflık ve güven göstererek iş ortaklarıyla güvenle iletişim kurabilir. Uzlaştırılan sayılar, olumlu bir çalışma ortamını teşvik ederek netlik ve güvence sağlar. Bu, hatalı veya tutarsız rakamlardan kaynaklanan herhangi bir yanlış anlama veya anlaşmazlığın önlenmesine yardımcı olarak satıcı ve tedarikçi ilişkilerini güçlendirir.

Maliyet yönetimi ve dolandırıcılığı önleme

Fatura mutabakatı, işletmelerin maliyetleri etkin bir şekilde yönetmesini ve hileli faaliyetleri önlemesini sağlar. İşletmeler, faturaları dikkatli bir şekilde inceleyerek ve destekleyici belgelerle karşılaştırarak tutarsızlıkları, fazla faturaları veya yetkisiz harcamaları belirleyebilir. Bu proaktif yaklaşım, bu sorunları düzeltmek, finansal kaynaklarını korumak ve potansiyel finansal kayıplara karşı korunmak için anında harekete geçmelerini sağlar.

Uyumluluk ve denetim hazırlığı

Mutabık kılınan faturalar, düzenleyici gerekliliklere ve iç denetimlere uygunluk için sağlam bir temel sağlar. İşletmeler, mali kayıtların doğruluğunu ve eksiksizliğini sağlayarak mali düzenlemelere ve iç kontrollere bağlılıklarını kolayca gösterebilirler. Bu, yasal yükümlülüklere uymalarına ve dış denetimler veya gözden geçirmeler için iyi hazırlanmalarına yardımcı olur.

Bilgilendirilmiş finansal karar alma

Güvenilir ve mutabık kılınan fatura verileri, bilgiye dayalı mali karar vermede çok önemli bir rol oynar. İşletmeler, doğru ve güncel finansal bilgilere sahip olarak, stratejik kararları güvenle alabilirler. Mutabık kılınan faturalar, finansal taahhütlerin, yükümlülüklerin ve nakit akışının net bir resmini sunarak işletmelerin etkili bir şekilde planlama yapmasına, kaynakları verimli bir şekilde tahsis etmesine ve büyümeyi yönlendirmesine olanak tanır.

Bir sonraki bölümde, işletmenizde mali doğruluk ve kontrol sağlayarak, faturaları etkin bir şekilde nasıl mutabakat sağlayacağınıza ilişkin adım adım bir kılavuz sağlayacağız.

Faturaların mutabakatı nasıl yapılır: adım adım kılavuz

Faturaların mutabakatı, doğruluğu ve eksiksizliği sağlamak için birkaç önemli adımı içeren sistematik bir süreçtir. İşletmeler, bu adım adım kılavuzu izleyerek fatura mutabakat sürecini kolaylaştırabilir ve mali kontrolü koruyabilir:

1. Fatura belgelerini toplayın: Mutabakat süreci için ilgili tüm faturaları, satınalma siparişlerini, makbuzları ve destekleyici belgeleri toplayın. Karşılaştırılacak ve eşleştirilecek eksiksiz bir kayıt setine sahip olduğunuzdan emin olun.
2. Fatura ayrıntılarını doğrulayın: Satıcı ayrıntıları, fatura numarası, tarihler, öğe açıklamaları, miktarlar ve fiyatlar dahil olmak üzere her faturayı doğruluk açısından inceleyin. Tutarlılığı sağlamak için bu bilgileri ilgili satın alma siparişleri ve sözleşmelerle çapraz referanslayın.
3. Faturaları ödemelerle eşleştirin: Tutarsızlıkları veya eksik ödemeleri belirlemek için faturaları banka ekstreleri gibi ödeme kayıtlarıyla karşılaştırın. Tüm faturaların mali kayıtlarınızda uygun şekilde muhasebeleştirildiğinden emin olun.
4. Hataları veya tutarsızlıkları kontrol edin: Her bir faturayı ve destekleyici belgeyi hatalı tutarlar, mükerrer ücretler veya yetkisiz harcamalar gibi hatalara karşı dikkatlice inceleyin. Herhangi bir tutarsızlığı araştırın ve düzeltmek için gerekli adımları atın.
5. Ödenmemiş bakiyeleri uzlaştırın: Çözülmemiş bakiyeleri veya açık faturaları tanımlayın. Ödenmemiş tutarları açıklığa kavuşturmak ve bunların uygun şekilde muhasebeleştirildiğinden emin olmak için satıcılar veya tedarikçilerle takip edin.
6. Defteri kebir ve muhasebe kayıtlarını güncelleme: Mutabık kılınan fatura verilerinin doğru olarak yansıtılması için defteri kebir ve muhasebe kayıtlarınızda gerekli düzeltmeleri yapın. İlgili hesapları, gider kategorilerini ve tüm ilgili finansal ölçümleri güncelleyin.
7. Belge mutabakat süreci: Atılan adımlar, bulgular ve düzeltici eylemler dahil olmak üzere fatura mutabakat sürecinizin kaydını tutun. Bu dokümantasyon bir denetim izi görevi görür ve gelecekteki referanslar veya iç/dış denetimler için yararlı olabilir.
8. Düzenli olarak uzlaşın: Zamanında ve tutarlı mali kontrol sağlamak için fatura mutabakatı için düzenli bir program oluşturun. Bu, iş ihtiyaçlarınıza ve işlem hacminize bağlı olarak haftalık, aylık veya üç aylık bir süreç olabilir.

İşletmeler bu adımları izleyerek faturalarını etkili bir şekilde mutabakat sağlayabilir, finansal doğruluk sağlayabilir ve finansal süreçleri üzerinde kontrol sahibi olabilirler. Bir sonraki bölümde, otomasyonun fatura mutabakat sürecini nasıl düzene sokarak daha fazla verimlilik ve doğruluk sağlayabileceğini keşfedeceğiz.

Otomasyon, fatura mutabakat sürecini nasıl kolaylaştırabilir?

PayStream Advisors tarafından hazırlanan 2021 raporuna göre, yanıt verenlerin %48'i manuel onayları ve manuel veri girişini fatura iş akışı süreçlerindeki en büyük zorluklar olarak sıraladı. Yine, Küçük ve orta ölçekli işletmelerin (KOBİ'ler) %86'sı fatura mutabakatı yapmak için manuel süreçleri kullanıyor.

Manuel fatura mutabakatı zaman alıcı, hatalara açık ve yoğun kaynak tüketen bir işlem olabilir. A yeni bir çalışma ortalama bir faturanın işlenmesinin 10 gün sürdüğünü ve bir işletmenin her ay aldığı çok sayıda faturayı göz önünde bulundurarak bu işin artabileceğini tespit etti.

Neyse ki otomasyon, fatura mutabakat sürecinin verimliliğini artırmak ve kolaylaştırmak için güçlü bir yol sunuyor. Otomasyonun işletmenize fayda sağlayabileceği bazı yollar şunlardır:

Artan hız ve verimlilik

Otomasyon, manuel veri girişi ve tekrarlayan görevler ihtiyacını ortadan kaldırarak faturaların çok daha hızlı işlenmesini ve mutabakatını sağlar. Otomatik fatura yakalama ve veri çıkarma ile ilgili bilgiler faturalardan doğru ve otomatik olarak çıkarılabilir. Bu, manuel veri girişi için harcanan zamanı azaltır ve mutabakat sürecinin genel hızını artırır.

Geliştirilmiş doğruluk ve hata azaltma

Manuel fatura mutabakatı, veri girişi hataları veya tutarsızlıkların gözden kaçması gibi insan hatalarına açıktır. Otomasyon, faturalardan yüksek doğrulukla veri çıkarmak için optik karakter tanıma (OCR) gibi gelişmiş teknolojilerden yararlanarak hata riskini en aza indirir. Ayıklanan bilgilerin doğru bir şekilde eşleştirilmesini ve uzlaştırılmasını sağlayarak tutarsızlık veya yanlışlık olasılığını azaltır.

Gelişmiş görünürlük ve izleme

Otomasyon, fatura mutabakat sürecine gerçek zamanlı görünürlük sağlar. İlerlemeyi izlemenize, darboğazları belirlemenize ve her faturanın durumu hakkında bilgi edinmenize olanak tanır. Otomatikleştirilmiş iş akışları ve bildirimler ile mutabakat sürecini kolayca izleyerek zamanında aksiyon alabilir ve gecikmeleri azaltabilirsiniz.

Kolaylaştırılmış onay ve istisna yönetimi

Otomatikleştirilmiş iş akışları, faturaların onay için sorunsuz bir şekilde yönlendirilmesini sağlayarak uygun paydaşların ödemeleri gözden geçirmesini ve yetkilendirmesini sağlar. Tutarsızlık veya eksik bilgi içeren faturalar gibi istisnalar işaretlenebilir ve çözüm için otomatik olarak ilgili personele yönlendirilebilir. Bu, onay sürecini kolaylaştırır ve istisnaları manuel olarak işlemek için gereken zaman ve çabayı azaltır.

Artan uyumluluk ve denetlenebilirlik

Otomasyon, finansal düzenlemelere ve dahili politikalara uygunluğun sağlanmasına yardımcı olur. Önceden tanımlanmış kuralları ve doğrulama kontrollerini uygulayarak, faturaların mutabakatının şirketinizin yönergelerine göre yapılmasını sağlayabilirsiniz. Otomatik denetim izleri, mutabakat sürecinin kapsamlı bir kaydını sağlayarak, gerektiğinde işlemlerin izlenmesini ve gözden geçirilmesini kolaylaştırır.

Nanonets ile otomatik fatura mutabakatı

Nanonets, fatura mutabakat sürecinizde devrim yaratabilecek gelişmiş otomasyon çözümleri sunar. Akıllı veri çıkarma yetenekleri ve iş akışı yönetimi ile Nanonets, önemli bilgileri doğru ve verimli bir şekilde çıkarma ve eşleştirme ve mutabakat sürecini otomatikleştirme konusunda uzmanlaşmıştır. Yapay zeka ve makine öğreniminin gücünden yararlanan Nanonets, satıcı adları, fatura numaraları, ürün açıklamaları, miktarlar ve fiyat tutarları gibi faturalardan ilgili verileri doğru bir şekilde yakalamak için gelişmiş OCR (Optik Karakter Tanıma) teknikleri kullanır.

Nanonets'in OCR yetenekleri, dijital faturalar, taranmış belgeler ve hatta karmaşık düzenlere sahip faturalar dahil olmak üzere çok çeşitli fatura formatlarını işlemek için tasarlanmıştır. Gelişmiş algoritmalar, yapılandırılmamış verileri akıllı bir şekilde işleyebilir ve yerleşimleri veya biçimlendirmeleri ne olursa olsun faturanın çeşitli bölümlerinden bilgi çıkarabilir.

Veriler çıkarıldıktan sonra Nanonets, eşleştirme ve mutabakat sürecini otomatikleştirmek için akıllı iş akışı yönetim sistemini kullanır. Çıkarılan veriler, ilgili muhasebe girişleriyle çapraz referanslandırılarak doğruluk sağlanır ve tutarsızlıklar belirlenir. Bu otomatik mutabakat, manüel veri girişi ve mutabakat için gereken zamanı ve çabayı önemli ölçüde azaltır ve değerli kaynakları daha stratejik görevler için serbest bırakır.

Ayrıca Nanonets, mevcut sistemlerle sorunsuz bir şekilde entegre olarak faturalama sürecine dahil olan ekip üyeleri arasında sorunsuz işbirliğine ve akıcı iletişime olanak tanır. Bu entegrasyon, farklı platformlar arasında manuel veri aktarımı ihtiyacını ortadan kaldırarak hataları en aza indirir ve veri tutarlılığını sağlar.

Nanonets'in gelişmiş algoritmaları da öğrenir ve zaman içinde gelişir, gelişen fatura biçimlerine ve varyasyonlarına uyum sağlar. Bu uyarlanabilirlik, fatura mutabakat sürecinin doğruluğunu ve verimliliğini artırarak hataları azaltır ve mali verilere daha fazla güven sağlar.

İşletmeler, otomatik fatura mutabakatı için Nanonet'leri uygulayarak önemli faydalar elde edebilir. Stratejik iş değeri için iyileştirilmiş veri doğruluğundan, daha hızlı mutabakat döngülerinden, daha az manuel çabadan, gelişmiş üretkenlikten ve finansal düzenlemelerle artan uyumluluktan yararlanabilirler. Ayrıca, Nanonets'in ölçeklenebilirliği, büyük hacimli faturaları işlemesine olanak tanıyarak onu her büyüklükteki işletme için uygun hale getirir.

Sonuç

Etkili fatura mutabakatı, finansal doğruluğu korumak, hataları en aza indirmek ve güçlü satıcı ilişkileri geliştirmek için hayati önem taşır. İşletmeler, iyi tanımlanmış bir fatura mutabakat süreci uygulayarak operasyonlarını kolaylaştırabilir ve önemli faydalar elde edebilir. Nanonets gibi otomasyon çözümleri, fatura mutabakat sürecindeki hızı, doğruluğu, görünürlüğü ve uyumluluğu daha da geliştirerek kuruluşların zamandan tasarruf etmesine, maliyetleri düşürmesine ve kaynakları daha stratejik bir şekilde tahsis etmesine olanak tanır.

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• EVM Finans. Merkezi Olmayan Finans için Birleşik Arayüz. Buradan Erişin.
• Kuantum Medya Grubu. IR/PR Güçlendirilmiş. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Veri Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/what-is-invoice-reconciliation/