Існує гіпотеза, що система письма розвинулася серед людей для запису фінансових операцій; найдавніші глиняні таблички датовані 3000 р. до н. е. – це фінансові звіти – так би мовити, «рахунки до сплати» месопотамської та єгипетської цивілізацій.
Відтоді система відстеження фінансових взаємодій між постачальниками та клієнтами розвинулася через Contrugli система подвійного бухгалтерського обліку, Пачолі легендарна система реєстру, оптимізація процесу розрахунків із заборгованістю в транспортній галузі США в 1960-х роках до сучасних удосконалених цифрових процесів розрахунків із заборгованістю, прийнятих у всьому світі.
Давайте дізнаємося більше про Найкращі методи роботи з кредиторською заборгованістю і процес розрахунків з кредиторами.
Шукаєте пристрій на основі ШІ Рішення для автоматизації AP? Перевірте Nanonets для кращої точності, більшої гнучкості та широкого набору інтеграцій з іншими системами обліку, ERP тощо!
Зміст
- Вступ
- Основний процес робочого процесу AP
- Документи, пов’язані з процесом AP
- Важливість управління AP
- Широта процесу AP
- Виклики процесу AP
- Спрощення циклу кредиторської заборгованості
- Автоматизація процесу управління AP
Автоматизуйте збір даних, створюйте робочі процеси та оптимізувати процеси AP за секунди. Код не потрібен.
Вступ
Усі підприємства працюють за взаємопов’язаними циклами доходів і витрат. Дебіторська заборгованість (AR) підпадає під цикл доходів, тоді як кредиторська заборгованість підпадає під цикли витрат і відповідних закупівель.
Кредиторська заборгованість або кредиторська заборгованість (AP) — це сума грошей, яку суб’єкт господарювання винен продавцям/постачальникам за використання їхніх товарів/послуг. Процес розрахунків із заборгованістю — це управління та виконання короткострокових платіжних зобов’язань компанії перед продавцем/постачальником.
Говорячи простою мовою, обробка кредиторської заборгованості – це процес, який відповідає за оплату постачальникам і продавцям товарів і послуг, якими користується будь-який бізнес. Метою процесу AP є забезпечення законності та точності будь-якого платежу, що надходить від компанії. Це частина процесу P2P (від закупівлі до оплати), який охоплює всі дії від закупівель до обробки рахунків і платежів постачальникам.
Більшість підприємств мають окремий відділ AP, який обробляє вхідні рахунки/фактури та платежі, здійснені постачальникам. Обов'язки відділу можуть відрізнятися залежно від характеру та розміру підприємства.
Основний процес робочого процесу AP
Масштаб обробки кредиторської заборгованості будь-якої організації залежить від:
- кількість постачальників/постачальників послуг, які задовольняють його потреби
- кількість платежу, який очікується здійснити протягом короткого періоду часу
- типи документації, необхідні для підтвердження процесу покупки
Відділ AP також може взаємодіяти з іншими відділами, такими як відділ закупівель у своїй діяльності.
Наприклад, невеликий магазин для мами та попів вимагатиме лише базової процедури кредиторської заборгованості. В єдиній книзі можна реєструвати рахунки та рахунки-фактури у двох стовпцях: один для отриманих рахунків, а інший для здійснених платежів. Тут відділ закупівель подвоюється як відділ AP.
Відділи обробки кредиторської заборгованості великих підприємств з більшою кількістю зацікавлених сторін не можуть працювати в цій системі єдиної книги. Їм знадобляться процедури, що включають кілька етапів: отримання замовлення на закупівлю (PO) від відділу закупівель, отримання рахунків-фактур від постачальника, зіставлення деталей у PO та рахунку-фактурі, підтвердження, затвердження та оплата рахунків постачальнику.
У таких випадках більш складний робочий процес стає необхідним для ефективного управління великою вартістю та обсягом транзакцій.
Простий робочий процес процесу AP включає наступні кроки:
Наприкінці процесу сума, яка «підлягала сплаті» на першому кроці, більше не буде зобов’язанням. Можливе втручання процеси, що включають замовлення на закупівлю, перевірки та затвердження, але основні п’ять кроків є важливими, щоб уникнути помилок і шахрайства у витратах.
Документи, пов’язані з процесом AP
Залежно від масштабу операцій, процедури кредиторської заборгованості компанії можуть включати багато або всі наступні документи:
Замовлення на купівлю – ЗП: ЗП – це юридично зобов’язуюча угода, укладена компанією з постачальником, яка інформує про тип замовленого продукту/послуги, кількість і узгоджені ціни. У великих компаніях до процесу замовлення на замовлення залучено кілька організацій, у тому числі особу/відділ, який запитує товари/послуги, відділ закупівель, відділ кредиторської заборгованості, відділ приймання та постачальника.
Звіт про отримання: Звіт про отримання товарів/послуг є підтвердженням придбання замовленого товару/послуги у постачальника. Деталі в звіті про отримання мають збігатися з даними в наданому раніше замовлення.
Рахунок-фактура від постачальника. Одночасно або після отримання замовлених товарів компанія отримає рахунок/рахунок за продукт від постачальника товарів/послуг. З точки зору бізнесу це називається рахунком-фактурою постачальника. Обробка рахунка-фактури постачальника є виключною відповідальністю відділу AP, який перевіряє деталі рахунку-фактури шляхом тристороннього збігу між ЗП, звітом про отримання та рахунком-фактурою постачальника та планує платежі після затвердження.
Ваучери. Ваучери іноді використовуються, щоб «ручитися» за повноту процесу затвердження – вони схожі на покажчик супровідних документів, таких як замовлення на замовлення, звіт про отримання, рахунок-фактура постачальника тощо, і містять інформацію про схвалення, номери справ та іншу інформацію, пов’язану з ця конкретна покупка.
Ці документи зберігаються у «відкритому» файлі, доки платіж не буде повністю оброблено, після чого він позначається «закритим».
Для ілюстрації припустімо, що покупець, Buyer Inc., потребує 10 флеш-накопичувачів для компанії. Він видає своєму постачальнику Supplier Inc. замовлення на десять товарів за ціною, скажімо, 15 доларів США за флеш-накопичувач, які мають бути доставлені протягом п’яти днів. Заявка на замовлення створюється відділом закупівель, одна копія якої надсилається до Supplier Inc., одна – до відділу AP, одна – до відділу бенефіціарів, а одна зберігається у відділі закупівель. Коли компанія Supplier Inc. постачає флеш-накопичувачі, відділ закупівель готує звіт про отримання (або звіт про отримання) ABC Inc., а відділ AP подає рахунок-фактуру постачальника. На цьому етапі відділ AP виконує тристороннє зіставлення між замовленням на замовлення, звітом про отримання та рахунком-фактурою на придбання, щоб перевірити, чи збігаються опис, кількість, вартість і умови в усіх трьох документах. Після перевірки збігу відділом AP розпочинається платіж. Не всі компанії можуть мати тристоронню відповідність, але двостороння відповідність між замовленням на замовлення та рахунком-фактурою необхідна, щоб запобігти неправильному управлінню коштами.
Важливість управління AP і робочого процесу кредиторської заборгованості
Управління процесами кредиторської заборгованості має вирішальне значення для ефективного та безпомилкового функціонування підприємства. Його важливість виникає тому, що:
- Це допомагає швидко оплачувати рахунки, що важливо для кредитоспроможності компанії та допомагає налагодити здорові відносини між постачальником і компанією.
- Своєчасні платежі також запобігають нарахуванням прострочених платежів, штрафів або несвоєчасних платежів.
- Обробка кредиторської заборгованості контролює перевитрати та запобігає повторним/множинним платежам за той самий продукт/послугу.
- Він відстежує потреби і покупки компанії, що допомагає уникнути затримок і перебоїв у повсякденному функціонуванні компанії.
- Він консолідує всі дії щодо покупки для легкого пошуку.
- Обробка AP запобігає шахрайству завдяки суворому контролю та перевіркам на кожному етапі процесу.
- Це допомагає краще керувати грошовими потоками, дозволяючи здійснювати платежі лише вчасно, використовуючи кредитну лінію, яку пропонують постачальники тощо.
Широта процесу AP
Процес кредиторської заборгованості охоплює майже всі платежі, здійснені підприємством за товари та послуги; Однак нарахування заробітної плати не є частиною процесу AP, а відноситься до класу управління персоналом. AP зберігає записи про всі фінансові аспекти закупівель, здійснених компанією, що має вирішальне значення для цілей аудиту та оподаткування.
Основними цілями АП є:
- Щоб гарантувати, що платежі є законними та точними
- Для використання дострокових платежів або динамічних знижок.
Інтеграція внутрішнього контролю в процес AP, особливо в автоматизовані процеси, виключає шахрайські або неточні платежі, забезпечуючи облік усіх рахунків-фактур.
Виклики процесу AP
Нижче наведено деякі поширені проблеми з обробкою AP.
- Затримки часу: це особливо вірно при ручній обробці AP, оскільки паперові документи потрібно переміщувати між столами та відділами. Це може спричинити затримки в обробці рахунку та оплаті постачальнику. Затримки в циклі кредиторської заборгованості можуть призвести до несвоєчасного отримання замовлених товарів, поганого кредитного рейтингу, поганих стосунків із постачальниками та зборів/штрафів.
- Помилки зіставлення: Тристороннє зіставлення необхідне для того, щоб усі рахунки-фактури постачальника оплачувалися правильно. Розбіжності можуть виникнути, якщо є помилки введення даних або неправильна платіжна інформація, для виявлення чи виправлення яких може знадобитися час.
- Управління винятками: Відділи кредиторської заборгованості повинні мати справу з такими винятками, як неповна та невідповідна інформація в рахунках-фактурах, що може призвести до дорогих затримок.
- Непотрібні покупки: відсутність належного контролю та контрольних точок у циклі кредиторської заборгованості може призвести до непотрібних або несанкціонованих покупок.
- Шахрайство та крадіжки: команди AP повинні постійно бути пильними щодо шахрайства та крадіжок як усередині компанії, так і ззовні.
- Відсутні документи: документообіг може призвести до втрати та втрати важливих документів, наприклад рахунків-фактур. Це може призвести до безлічі проблем протягом циклу бухгалтерського обліку кредиторської заборгованості, починаючи від суперечок із постачальником і закінчуючи затримкою операцій.
- Подвійний платіж: невідповідності та неефективність документації можуть призвести до того, що один рахунок-фактура оплачується двічі. Подвійні платежі також можуть виникнути, якщо замість однієї інтегрованої системи використовується кілька фінансових програм.
- Сліпі зони: паперові та ручні процеси пов’язані з непрозорістю, що не дозволяє командам AP відстежувати грошові потоки компанії в режимі реального часу.
- Аутсорсинг кредиторської заборгованості діяльності проти автоматизації обов’язків AP
Спрощення циклу кредиторської заборгованості
Обробку кредиторської заборгованості можна оптимізувати шляхом централізації всіх відповідних документів AP і їх зберігання для легкого доступу. Така оптимізація може бути забезпечена автоматизацією. Автоматизація служить для наступних цілей:
- Усуває безлад паперу, тим самим скорочуючи час обробки та кількість помилок
- Пов’язує замовлення на замовлення та рахунки-фактури з електронними платежами, що представляє повну картину циклу кредиторської заборгованості
- Допомагає краще керувати постачальниками та запобігання шахрайству постачальників
- Дозволяє безпроблемне тристороннє зіставлення
- Дозволяє інтегрувати процес облікової заборгованості з іншими основними бізнес-системами, такими як ERP і CRM
- Дозволяє налаштувати кілька контрольних точок у циклі обліку кредиторської заборгованості, щоб уникнути перевитрат або непотрібних покупок
- Попередження та сигнали тривоги можуть бути встановлені при виявленні розбіжностей на будь-якому етапі робочого процесу кредиторської заборгованості
- Дозволяє встановити терміни оплати
- Дозволяє генерувати періодичні звіти, щоб зрозуміти структуру витрат компанії та підготуватися до аудиту та оподаткування
Автоматизація процесу управління AP
Вважається, що цифровий робочий процес з розширеними обліковими записами почався в 1978 році з Visical, першим програмним забезпеченням для роботи з електронними таблицями, яке можна було використовувати для керування рахунками. Після цього з’явилося подібне програмне забезпечення, яке могло б допомогти компаніям комп’ютеризувати свій облік. Сьогодні цифровий процес розрахунків із заборгованістю включає збір даних рахунків-фактур, кодування рахунків-фактур із правильним обліковим записом і центром витрат, затвердження рахунків-фактур, зіставлення рахунків-фактур із замовленнями на придбання та розміщення їх для платежів.
Різноманітне програмне забезпечення для роботи з кредиторською заборгованістю використовує такі функції, як Оптичне розпізнавання символів (OCR) та інтелектуальний збір даних (IDC) для автоматичного збору ключових даних, таких як номер замовлення, сума та дата. Вони також використовують попередньо встановлені шаблони для перетворення всіх документів, пов’язаних із керуванням AP, у цифрові версії.
Зовсім недавно всі бухгалтерські завдання, включно з кредиторською заборгованістю, автоматизуються за допомогою технологій на основі ШІ. Машинне навчання дозволяє системі AP навчатися на звичайних елементах процесу та вносити суттєві пропозиції щодо того, як працювати з цими елементами в майбутньому. Така автоматизація ШІ процесів AP може дати команді AP більше часу, щоб присвятити аналітичним і адміністративним функціям, які приносять користь компанії.
Статті по темі
- &
- 10
- МЕНЮ
- доступ
- рахунки
- бухгалтерський облік
- придбання
- через
- дії
- діяльності
- Угода
- AI
- ВСІ
- серед
- кількість
- Аналітичний
- AR
- Автоматизований
- автоматизація
- Автоматизація
- фон
- буття
- користь
- КРАЩЕ
- Білл
- біллінг
- Банкноти
- border
- будувати
- бізнес
- підприємства
- захоплення
- випадків
- готівкові гроші
- грошовий потік
- Викликати
- проблеми
- вантажі
- Перевірки
- клас
- клієнтів
- код
- Кодування
- загальний
- Компанії
- компанія
- містить
- Core
- може
- кредит
- критичний
- вирішальне значення
- Поточний
- дані
- датування
- угода
- затримки
- поставляється
- Залежно
- виявлено
- цифровий
- в цифровому вигляді
- документація
- подвійний
- управляти
- динамічний
- Рано
- ефективний
- продуктивно
- Розробити
- електроніка
- елементи
- дозволяє
- забезпечення
- підприємство
- юридичні особи
- особливо
- істотний
- встановити
- приклад
- виконання
- очікуваний
- Об'єкт
- риси
- Інформація про оплату
- фінансовий
- Перший
- виправляти
- Гнучкість
- потік
- після
- шахрайство
- Повний
- функція
- функціонування
- засоби
- майбутнє
- покоління
- мета
- Цілі
- товари
- великий
- допомога
- допомагає
- тут
- Високий
- Як
- How To
- hr
- HTTPS
- Людей
- ідентифікувати
- значення
- важливо
- Инк
- включати
- includes
- У тому числі
- індекс
- інформація
- інтегрований
- інтеграція
- інтеграцій
- Розумний
- інтерфейс
- залучений
- питання
- IT
- ключ
- великий
- більше
- вести
- УЧИТЬСЯ
- вивчення
- Гросбух
- легітимність
- Важіль
- відповідальність
- машина
- навчання за допомогою машини
- made
- управляти
- управління
- керівництво
- матч
- узгодження
- гроші
- більше
- множинний
- природа
- необхідно
- номер
- номера
- облігації
- операції
- порядок
- замовлень
- організація
- Інше
- p2p
- оплачувану
- Папір
- особливо
- оплата
- платежі
- картина
- точка
- бідні
- PoS
- price
- процес
- процеси
- обробка
- Product
- покупка
- Купівля
- цілей
- Квантовий
- рейтинг
- отримати
- отримано
- запис
- облік
- зниження
- Відносини
- доречний
- звітом
- Звіти
- вимагати
- вимагається
- відповідальність
- відповідальний
- revenue
- прогін
- шкала
- seconds
- Послуги
- комплект
- установка
- Короткий
- короткий термін
- аналогічний
- простий
- Розмір
- невеликий
- So
- Софтвер
- Витрати
- Стажування
- почалася
- зберігати
- обтічний
- постачальники
- Підтримуючий
- система
- Systems
- завдання
- податок
- команда
- Технології
- крадіжка
- через
- час
- сьогодні
- трек
- Відстеження
- Transactions
- транспорт
- розуміти
- us
- використання
- перевірка достовірності
- значення
- різноманітність
- постачальники
- обсяг
- в той час як
- в
- без
- світовий
- б
- лист