Вичерпний посібник із парсерів електронної пошти

більше вісімдесят відсотків малих і середніх компаній використовують маркетинг електронною поштою, щоб залучити нових клієнтів і зберегти тих, які вони вже мають.

Електронна пошта є важливою складовою сучасного бізнесу. Електронні листи часто містять контактну інформацію клієнтів, підтвердження замовлень клієнтів, запити на оплату від постачальників, запити на потенційних клієнтів і подібні важливі бізнес-дані.

Синтаксичні аналізатори електронної пошти можуть допомогти організаціям отримувати та використовувати всі дані, що містяться в їхніх електронних листах і вкладеннях.

Що таке аналізатор електронної пошти?

Синтаксичний аналізатор електронної пошти – це інструмент, який використовується для збору інформації з вхідних електронних листів. Дані можна отримати із заголовка та вмісту електронної пошти за допомогою API аналізу пошти. Крім того, він може отримувати дані безпосередньо з вкладених файлів електронної пошти, таких як файли PDF, файли CSV, зображення та інші типи документів.

Синтаксичні аналізатори електронної пошти можна запрограмувати на вилучення певних полів даних із нових повідомлень. Користувач може перетворити неструктуровані дані електронної пошти на структуровані дані, які зручно вводити в програмне забезпечення CRM або ERP. Таким чином аналіз електронної пошти усуває непотрібне ручне введення даних.

Чи аналіз електронної пошти схожий на веб-збирання?

Аналіз електронної пошти подібний до веб-збирання. У той час як веб-скребки зазвичай збирають дані з веб-сайтів HTML, аналізатори електронної пошти витягують дані лише із заголовків, тіла та вкладень електронних листів.

Програма аналізу електронної пошти шукає певні фрази та ключові слова в електронному листі.

Синтаксичні аналізатори електронної пошти можуть безпосередньо отримувати електронні листи для вашої папки "Вхідні". Крім того, вони також надають спеціальний ідентифікатор електронної пошти, на який усі ваші електронні листи можуть автоматично пересилатися.

Потім інструмент аналізу електронної пошти автоматично розпізнає та витягне поля даних із електронних листів на основі правил аналізу, встановлених користувачем. Більшість синтаксичних аналізаторів електронної пошти дозволяють користувачам налаштовувати спеціальні правила синтаксичного аналізу в простому інтерфейсі користувача без коду.

Чому аналіз електронної пошти важливий?

Програмне забезпечення аналізу електронної пошти допомагає підвищити продуктивність для компаній, які щодня отримують та аналізують електронні листи. Співробітники тепер можуть зосередитися на більш цінних завданнях. Замість того, щоб переглядати кілька електронних листів, щоб отримати невеликі фрагменти інформації по одному.

Автоматичний аналіз електронної пошти набагато точніший, ніж введення даних вручну, і може використовуватися для налаштування робочих процесів. Наприклад, можна налаштувати правила синтаксичного аналізу для виділення полів даних із низькою впевненістю синтаксичного аналізу, які можна надіслати на перевірку вручну.

Таким чином, розбір електронної пошти може виключити ручне введення даних і забезпечити мінімальний ручний перегляд.

Переваги аналізу електронної пошти

Розбір електронних листів надає значні переваги підприємствам будь-якого розміру та сектора. Ось деякі з них:

Економія часу та грошей

Як згадувалося вище, аналізатори електронної пошти можуть усунути багато марнотратної ручної роботи. Це допомагає персоналу зосередитися на інших важливих завданнях, які можуть безпосередньо вплинути на прибутки компанії.

Синтаксичний аналіз електронної пошти також може зменшити затримки, гарантуючи, що дані майже негайно надсилаються до подальших бізнес-додатків.

Автоматизація робочих процесів

Синтаксичні аналізатори електронної пошти автоматично вибирають з електронних листів поля даних, які вас цікавлять. Потім витягнуті дані можна змінити в будь-який бажаний формат. І, нарешті, дані можна імпортувати в будь-яке наступне програмне забезпечення, таке як CRM, ERP або бухгалтерське програмне забезпечення.

Весь цей процес можна налаштувати як автоматизований робочий процес без дотику.

Підвищення якості роботи

Коли менше зусиль приділяється ручним операціям, кількість помилок при введенні даних значно зменшується. Уявіть, що ви переглядаєте сотні електронних листів, щоб отримати інформацію – це просто багато даних, якими потрібно керувати вручну!

Точність гарантується при використанні аналізатора електронної пошти для автоматизації вилучення даних. Аналіз електронної пошти можна легко масштабувати без шкоди для якості та точності вилучення даних.

Популярні випадки використання аналізу електронної пошти

Практично будь-який електронний лист можна проаналізувати для отримання цінних даних. Ділові документи та оновлення транзакцій часто надсилаються електронною поштою та містять важливі дані.

Нижче наведено кілька популярних прикладів аналізу електронної пошти:

Заявки на купівлю, замовлення на купівлю, рахунки-фактури, банківські виписки та інші документи часто надсилаються електронною поштою як вкладення. За допомогою синтаксичних аналізаторів електронної пошти ви можете автоматично класифікувати/категорізувати кожне повідомлення електронної пошти чи вкладення та надсилати їх до відповідного аналізатора для подальшої обробки.

Уявіть собі, що ви отримуєте замовлення на замовлення електронною поштою та автоматично виставляєте клієнту рахунок! Або автоматично витягувати дані з доданих платіжних квитанцій і вводити їх у програмне забезпечення для бухгалтерського обліку.

Керування свинцями та збагачення

Підприємства часто мають потенційних клієнтів, які звертаються до них електронною поштою. Ці електронні листи містять контактну інформацію потенційного клієнта та іншу інформацію, пов’язану з відділами продажів і маркетингу. Синтаксичний аналізатор електронної пошти може автоматично отримувати інформацію про потенційного клієнта та оновлювати дані в CRM, як-от Salesforce або Hubspot.

Маркетингові команди можуть націлюватися на цих потенційних клієнтів за допомогою відповідного охоплення. Або відділи продажів можуть додатково кваліфікувати таких потенційних клієнтів, надіславши цінову пропозицію або зателефонувавши.

Автоматизація процесів електронної комерції

Кожна покупка в електронній комерції викликає серію електронних листів із інформацією про замовлення, рахунками та оновленнями.

API аналізу електронної пошти можуть допомогти сайтам електронної комерції оптимізувати виконання замовлень, доставку та подальшу роботу з клієнтами.

Як автоматизувати аналіз електронної пошти за допомогою Nanonets

Ось кроки, щоб налаштувати автоматизований робочий процес розбору електронної пошти за допомогою Nanonets:

Створити аккаунт

Зареєструватися щоб почати роботу з Nanonets.

Створіть спеціальний аналізатор електронної пошти

Завантажте кілька зразків файлів і позначте поля, які ви бажаєте видобути. ШІ навчиться визначати ваші інтереси на основі прикладів, які ви показуєте – чим більше, тим краще.

Скріншоти електронних листів цілком підійдуть. Перевірте спеціальний екстрактор із новими файлами, щоб побачити, як він працює.

Зверніть увагу, що Nanonets пропонує готові екстрактори для поширених типів документів, які можуть надходити як вкладення, включаючи рахунки-фактури, замовлення на замовлення, квитанції тощо.

Визначте джерело (джерела)

Якщо електронні листи є вашим основним джерелом, тоді налаштуйте адресу отримання Nanonets і автоматично пересилайте всі відповідні електронні листи на цей ідентифікатор електронної пошти.

Ви також можете налаштувати автоматичний імпорт файлів із хмарних сховищ, баз даних або підключитися через API.

Налаштуйте робочий процес

Створіть весь робочий процес, підключивши джерело до створеного вами спеціального екстрактора даних. Ви також можете визначити правила синтаксичного аналізу для обробки вилучених даних у відповідний вихідний формат.

Нарешті визначте місце призначення, куди ви хочете експортувати уточнені дані. Ви можете експортувати дані безпосередньо в програмне забезпечення CRM або ERP через API Nanonets.