Усунення головного болю звітності на кінець місяця за допомогою автоматизації AP (Кім Альбрехт)

Кінець місяця є напруженим періодом для багатьох відділів кредиторської заборгованості. Створення підсумкових звітів може бути монотонним і трудомістким завданням, особливо для тих, хто все ще залежить від виконання роботи вручну.

На щастя, все більше організацій усвідомлюють, що так бути не обов’язково. Під час пандемії багато хто переоцінив свої процеси та швидко виявив цінність, яку може принести автоматизація кредиторської заборгованості (АР), не лише
коли мова заходить про оптимізацію операцій і підтримку віддаленої співпраці, а також про збереження даних у режимі реального часу. Нижче наведено деякі з багатьох способів, як це допомагає досягти цього.

Економія часу та ресурсів

Автоматизація AP допомагає підвищити ефективність і точність звітності на кінець місяця різними способами. Одним із найефективніших є автоматизація багатьох нудних ручних процесів, пов’язаних зі звітністю на кінець місяця. Ці процеси марно приймати
значну кількість часу, утримуючи команди AP у бек-офісі набагато довше, ніж потрібно. Вони також набагато більш вразливі до людських помилок, особливо під час поспіху підбивати фінансові підсумки наприкінці кожного місяця. Однак багато процесів
Від зіставлення рахунків-фактур до перевірки даних можна швидко й легко автоматизувати, заощаджуючи дорогоцінний час і одночасно усуваючи дорогі помилки.

Автоматизацію AP також можна використовувати для стандартизації процедур звітності вручну. Багато з цих процедур значно відрізняються залежно від того, хто їх виконує, що може швидко призвести до плутанини та помилок інших членів команди. Стандартизація їх через централ
Автоматизація AP допомагає організаціям забезпечити, щоб усі завжди були на одній фінансовій сторінці. Крім того, добре задокументовані процедури забезпечують найвищий рівень швидкості та точності під час обробки звітів на кінець місяця, а також інших процесів аудиту.

Спрощення керування як даними, так і людьми

Ще одним ключовим фактором під час звітності на кінець місяця є самі дані, які часто можуть бути поховані або затримуватися під час ручних, паперових процесів. Автоматизація AP створює набагато кращу видимість, усуваючи паперові рахунки-фактури, надаючи звіти в реальному часі,
і створення готових до використання індивідуальних звітів для закриття місяця/року. Як результат, відповідні дані завжди під рукою потрібних зацікавлених сторін, коли вони потрібні.

Його також можна використовувати для покращення командної співпраці. Ефективна робота AP покладається на спільну роботу членів команди для швидкого й ефективного виконання проектів. Автоматизація AP дозволяє це зробити, створюючи прозорість у всіх командах, щоб усі зрозуміли
обов'язки, покладені один на одного. Він також підтримує співпрацю, незалежно від часу, обставин чи місця розташування, затверджуючи рахунки-фактури та вирішуючи запити за секунди чи хвилини, а не за дні чи тижні.

Підвищення операційної ефективності всього бізнесу

Оптимізація ефективності в усіх аспектах операцій має вирішальне значення для збереження конкурентоспроможності на глобальному ринку, що постійно розвивається. Автоматизація AP безперебійно виконує завдання, виконання яких може зайняти багато годин часу співробітників. Він також може робити це в режимі реального часу,
з будь-якого пристрою чи місця, у безпечному середовищі для співпраці, заощаджуючи час і гроші, підвищуючи ефективність і продуктивність.

Автоматизація AP може зробити звіти про закриття місяця безболісними – якщо запровадити правильні процеси. Кінцевою метою будь-якої автоматизації є усунення заплутаної гонитви за паперами, пов’язаної з ручною обробкою та підтримкою співпраці в режимі реального часу з
будь-яке розташування. Це не тільки звільняє членів команди для роботи над більш стратегічною та інноваційною діяльністю, але також робить важливі фінансові дані доступними для тих, хто їх потребує, коли їм це потрібно, дозволяючи швидше та більш обґрунтовано приймати рішення
на всіх рівнях бізнесу.