Усе, що вам потрібно знати про замовлення

Якщо є один документ, який служить орієнтиром для відділів закупівель, контролю якості, адміністрування та фінансів компанії, то це Замовлення на закупівлю, яке найчастіше називають ЗП.

Незалежно від того, чи є ваш бізнес великим чи малим, замовлення на купівлю відіграє ключову роль у відстеженні ваших запасів, забезпеченні стандартів якості вашого продукту чи послуги та ефективності вашого фінансового планування.

Що таке замовлення на покупку?

Замовлення на закупівлю – це документ про закупівлю, створений компанією, з детальною інформацією про предмети, які закуповуються з метою адміністрування, виробництва чи надання послуг. ЗП містить відомості про тип і кількість продуктів/послуг, які необхідно придбати, технічні характеристики, ціну, дату й адресу доставки, термін можливого скасування, умови оплати та інші умови.

У малому бізнесі замовлення на замовлення створює власник підприємства або генеральний директор. У великих організаціях здійснюється закупівля або заявка на закупівлю зазвичай створюється менеджерами відділу та надсилається керівнику відділу закупівель або фінансовому менеджеру компанії, який, у свою чергу, оформляє замовлення на закупівлю. PO — це початок транзакції між покупцем і продавцем.

Правовий статус замовлень на закупівлю

Сама по собі заявка на замовлення – це лише перелік речей, які потрібно виконати забезпечує. Однак, коли Продавець або Постачальник приймає та підписує його, Замовлення на купівлю стає обов’язковим контрактом. Тоді Продавець юридично зобов’язаний доставити предмети, необхідні Покупцеві, відповідно до вказівок Замовлення на купівлю; і Покупець зобов'язаний здійснювати платежі відповідно до зазначеного графіка. Підтверджене замовлення на купівлю є законним у тій мірі, в якій воно може використовуватись як гарантія фінансових установ для надання торгового фінансування вашому бізнесу.

---

Хочете автоматизувати ручні процеси AP? Забронюйте 30-хвилинну демонстрацію в прямому ефірі, щоб побачити, як Nanonets може допомогти вашій команді запровадити наскрізне впровадження Автоматизація точки доступу.

Заплануйте демонстрацію

---

Що таке рахунок-фактура?

Рахунок-фактура – ​​це платіжна вимога, висунута Постачальником/Продавцем для виконання замовлення на замовлення. Це рахунок, який базується на замовленні на купівлю та зазвичай містить номер замовлення на замовлення, номер рахунку-фактури та детальний прайс-лист. Рахунок-фактура складається відповідно до умов оплати, зазначених у Замовленні на закупівлю. Якщо Покупець зобов’язався здійснити попередню оплату, рахунок-фактура виставляється до відправлення товарів; в іншому випадку рахунок-фактура доставляється разом із закупленими товарами. Покупець юридично зобов’язаний здійснювати платежі згідно з умовами Замовлення на купівлю. (Що таке рахунок-проформа?)

Наприклад, Білл Уайт пошук і закупівлі менеджер п'ятизіркового готелю, отримує від шеф-кухаря кондитерської заявку на купівлю вафельної ріжки, хлібниць і форм для шоколаду. Білл Вайт заповнює замовлення на закупівлю з чіткими специфікаціями необхідного обладнання, датою доставки та очікуваною ціною та надсилає його компанії, що займається кухонним обладнанням.  

Компанія, що займається кухонним обладнанням, отримує ЗП і підтверджує, що може виконати замовлення. Вони надсилають замовлення разом із рахунком-фактурою Біллу Вайту. Коли вантаж приходить, Білл Вайт і менеджер з роботи з рахунками готелю виконують тристоронню перевірку накладної на поставку та рахунку-фактури. Після завершення перевірки менеджер облікового запису обробляє рахунок-фактуру для оплати. Після здійснення платежу замовлення на купівлю позначається як закрите, а рахунок-фактура запечатується як оплачений.

Замовлення на купівлю проти рахунку-фактури

Незважаючи на те, що замовлення на купівлю використовується для складання рахунка-фактури, обидва вони є окремими документами, які використовуються різними людьми на різних етапах процесу закупівлі. Ось деякі істотні відмінності між ними.

Замовлення на купівлю:

– робиться покупцем перед покупкою

- перераховує деталі продуктів/послуг, які потрібно придбати

– має запропонований графік платежів.

Рахунок-фактура:

– піднімається продавцем після продажу (купівлі)

– підтверджує надану продукцію/послугу з детальним прайс-листом

– вказує графік платежів із зазначенням дат.

---

Налаштуйте робочі процеси безконтактної точки доступу та оптимізувати процес обліку кредиторської заборгованості за секунди. Замовте 30-хвилинну демонстрацію в реальному часі.

Заплануйте демонстрацію

---

Як працюють замовлення на купівлю?

Замовлення на купівлю також вказують на прогноз розвитку вашого бізнесу. Рішення про те, що купувати та в якій кількості, приймаються на основі обсягу бізнесу, який ви передбачаєте в найближчому майбутньому. Після того, як ці потреби визначені, замовлення на купівлю можна оформляти зі специфікаціями необхідних продуктів або послуг.

Одночасно можна ідентифікувати постачальників/продавців для виконання вимог і надіслати їм замовлення на закупівлю для затвердження. Продавець перевіряє та підтверджує, чи спроможний він дотримуватися термінів і виконати вашу вимогу, а також затверджує замовлення на купівлю, яке стає юридично обов’язковим.

Відповідно, продавець несе відповідальність за те, щоб продукти або послуги були доставлені вам на умовах ЗП. Продавець також виставляє рахунок-фактуру, а платежі здійснюються вашою компанією, як узгоджено в Замовленні на купівлю.

Відстежуйте свої замовлення на купівлю, щоб підвищити ефективність

Відстеження замовлення на купівлю або відстеження замовлення на купівлю – це процес моніторингу вашого замовлення на купівлю від концепції до остаточної доставки. Традиційно після схвалення замовлення на замовлення покупець дзвонить постачальнику або транспортній компанії, щоб дізнатися про статус відправлення. Швидка та ефективна технологія повністю замінила традиційний повільний режим; і відправлення тепер можна відстежувати на кожному кроці.

Стандартизовані електронні форми замовлень на купівлю зробили процес обробки швидким, ефективним і економнішим. Інтелектуальні рішення для відстеження забезпечують повну видимість у реальному часі та звітування про весь процес вашого замовлення на купівлю:

• подання ПО
• багатоступеневе затвердження
• попереднє повідомлення про доставку
• доставка
• рахунок-фактура
• закриття платежу

Важливість замовлень на закупівлю для вашого бізнесу

На початковому етапі вам може бути легше налагодити чіткий канал зв’язку з постачальниками. Однак із зростанням бізнесу зростають вимоги на різних рівнях і з різними командами людей. Тому доцільно запровадити систему для створення замовлень на закупівлю, щоб гарантувати, що деталі замовлення не будуть втрачені, платежі не будуть пропущені або дубльовані для того самого замовлення, заощадять час і створять контрольний слід. Належним чином задокументовані замовлення на закупівлю дають прозору історію того, які товари були придбані вашою компанією, хто їх придбав і коли, хто є постійними постачальниками та скільки витратного капіталу доступно в певний момент часу. Це, у свою чергу, дозволить краще управляти фінансами.

---

Забронюйте цю 30-хвилинну демонстрацію в прямому ефірі, щоб останній раз, коли вам доведеться вручну вводити дані з рахунків-фактур або квитанцій у програмне забезпечення ERP.

Заплануйте демонстрацію

---

Переваги автоматизації процесу замовлення

Автоматизація замовлень на купівлю – це оптимізація всього процес замовлення на покупку. Найбільша перевага автоматизації замовлення на купівлю полягає в економії часу та зусиль. У великих організаціях платформа автоматизації дозволяє членам команди автоматично надсилати запити на купівлю керівнику групи для оцінки та затвердження. Тоді замовлення на замовлення буде створено автоматично, таким чином усуваючи потребу в документації, дублювання введення даних на різних етапах затвердження та інші проблеми, як-от:

---

– відсутність ефективності та підзвітності

– відсутність контролю процесу

– ризики конфіденційності та безпеки.

Економте час на малоцінних заходах. Підвищення загальної ефективності

Незалежно від розміру вашого бізнесу, автоматизація замовлення на купівлю має багато переваг. Завдяки обробці та затвердженню в режимі реального часу автоматизація гарантує дотримання правил і засобів контролю, а також підвищує ефективність процесів вашої команди та значною мірою зменшує людські помилки. Крім того, він забезпечує повний контрольний слід, що дозволяє уникнути клопоту з пошуком відсутніх паперових файлів. Спрощений процес, економія коштів і часу забезпечує гнучкість, контроль і видимість процесів. Крім того, автоматизована платформа закупівель забезпечує безперебійність відповідність рахунків-фактур в автоматизованому відділенні АП.