Звіт FINRA за 2024 рік: висновки з ведення документації

Орган регулювання фінансової індустрії (FINRA) нещодавно опублікував свій щорічний звіт
звіт про регуляторний нагляд for 2024. This has been shared to provide firms with key insights and observations from the regulator’s recent operations, with the aim of improving transparency and strengthening compliance programs for businesses in the finance sector.   

Поряд з актуальними акцентами на використанні штучного інтелекту та мінливому стані кібербезпеки, вимоги до зберігання записів також продовжують розвиватися разом із сучасними технологіями. Нижче ми розглянемо ключові висновки щодо ведення обліку. 

Позаканальний зв'язок 

The report indicates that FINRA uses a risk-based approach to review how firms manage business-related communications. It acknowledges that with off-channel platforms and devices, there is clearly far greater risk that records won’t be maintained. Reference is made to
штрафи SEC, застосовані в галузі з 2021 по 2023 рік, де їх насправді не було. 

While off-channel communications can occur on any tool that hasn’t been approved for business use (email and instant messaging platforms for example), mobile correspondence undoubtedly accounts for a significant proportion, largely due to its convenience of use, immediacy, and availability outside working hours. 

У звіті компанії запитують, чи включає їх політика електронної комунікації... 

• Процедури ведення, збереження та моніторингу всієї кореспонденції, пов’язаної з бізнесом, персоналом, у тому числі за допомогою методів поза каналом. 

• Процеси моніторингу нових каналів, доступних клієнтам. 

Rather than simply expecting employees to follow protocol, the surveillance element is now more pronounced, and compliance teams are expected to do the detective work to understand the landscape and make sure employee conduct is above board. FINRA directly recommends that firms surveil… 

• Чи схвалені канали використовуються недостатньо, що означає, що використовуються альтернативи. 

• Їхні схвалені канали для «ознак спілкування, що відбувається поза каналом», тобто посилань на інші розмови в несанкціонованих доменах.  

Останній пункт може бути у формі ланцюжків електронних листів, які копіюють адресу електронної пошти з домену поза каналом, або пропозицій, що одержувачі повинні взаємодіяти в іншому місці, подалі від контролю. 

Firms are also asked to consider what corrective/disciplinary measures are in place for advisers that do go rogue and breach policy. Traditionally, companies have paid the price for employee misconduct, and so FINRA is encouraging deterrents to be established for individuals. 

Громадські комунікації 

Подібно маркетинговому правилу SEC,
Правило FINRA 2210 (Зв’язок із громадськістю) охоплює електронні комунікації, тому веб-сайти та канали соціальних мереж підтримуються за тими самими стандартами, що й письмові брошури, телевізійна реклама та електронні листи. 

FINRA reminds firms of their obligation to present information that is accurate, balanced, and not misleading; by sharing the associated risks of a product/service alongside its benefits, for example. This ties in significantly with developments around the use of AI for content creation purposes. 

Штучний Інтелект 

FINRA чітко класифікує штучний інтелект як «новий ризик», рекомендуючи компаніям враховувати його повсюдний вплив і регуляторні наслідки його впровадження. 

Коли ви зламаєте
способи, якими маркетологи можуть використовувати ChatGPT, for example, it becomes clear how effective the tool has become. Not only can it draft social media posts and website copy, it can also optimize them based on SEO, trending keywords, or other relevant metrics. This saves marketers an incredible amount of work, and will tempt stretched workforces in need of a lifeline. 

На жаль, ці команди можуть бути не обладнані для ретельної перевірки створених результатів, що особливо проблематично в контексті

чат-бот "галюцинації". Без належних перевірок і поправок тон голосу бренду та ясність повідомлень можуть бути скомпрометовані. Більше тривоги викликає його фактична легітимність. 

SEC вже
уточнені що консультанти самі несуть відповідальність, коли виникають проблеми після використання інструментів штучного інтелекту для інвестиційних рекомендацій. FINRA поділяє багато тих самих невизначеностей. На

подкаст, що розбирає звіт за 2024 рік, Орнелла Бержерон, старший віце-президент FINRA з нагляду за членами, сказала, що, незважаючи на операційну ефективність, яку забезпечують розробки ШІ, є тривоги. 

«Хоча ці інструменти можуть створити дійсно багатообіцяючі можливості, їх розробка викликала занепокоєння щодо таких речей, як точність, конфіденційність, упередженість та інтелектуальна власність. 

“So far, firms are being very cautious and thoughtful when considering the use of AI tools, and before deploying new technologies,” Bergeron said. “So while for this year’s report there was not a lot in the AI section by way of specific roles or observations, this is likely a topic we’ll be seeing a lot more about in the future.” 

Підсумок: перехід до спостереження 

Позаканальні та публічні комунікації вже деякий час є на порядку денному регулювання, і звіт FINRA за 2024 рік повторює ці занепокоєння.  

By providing probing questions for firms to ask themselves, it will help highlight the inadequacies and blind spots that led to industry-wide recordkeeping shortcomings in the first place. And by prescribing procedures to uncover and root out the use of unauthorized channels, the regulator has shown a genuine desire to put a stop to it, or for firms to find new ways to handle the situation compliantly. 

Communications archiving providers can now capture and record data across the traditional ‘off-channel’ platforms (WhatsApp, WeChat, Telegram). They are also increasingly developed to tackle the surveillance piece of the puzzle; by applying lexicon policies to flag specific wording, for example. This would negate the need for unrealistic platform bans, and ensure that illicit activity is quickly uncovered. 

While a lot of the report’s content feels familiar, FINRA has also shown that they’re alive to new developments, and particularly the latent carnage that artificial intelligence could bring to proceedings. In a world where algorithms can follow a prompt but might state a few fictions in the process, digital accountability is of paramount importance. FINRA, like most regulators, is treading carefully.

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
• ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
• PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
• джерело: https://www.finextra.com/blogposting/25799/finra-report-2024-recordkeeping-takeaways?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs