Як роботизована автоматизація процесів керування електронною поштою може вплинути на викладачів

Роботизована автоматизація процесів (RPA) дозволяє людям припинити виконання певних типів повторюваних завдань, які часто виконуються вручну. Оскільки зараз так багато людей витрачають дорогоцінний час на керування електронною поштою, не дивно, що вони розглянули, як RPA може допомогти їхнім папкам "Вхідні". Ось декілька прикладів того, як це може покращити роботу в освітньому секторі та допомогти працьовитим учителям звільнити свій час.

Зменшення завдань друку

Деякі інструменти RPA можуть обробляти вхідні та вихідні електронні листи ще до того, як викладачі їх побачать. Це усуває більшу частину напруженої роботи, яка часто становить так багато їхніх типових робочих днів.

Такі рішення зазвичай оцінюють вміст електронного листа як перший крок. Потім вони створять оцінку впевненості для того, що написано в електронному листі. Якщо система RPA має високу надійність, вона надсилає відповідь без участі вчителів чи будь-кого іншого, хто бере участь у управлінні електронною поштою. Педагоги беруть участь лише тоді, коли інструмент RPA мало довіряє вмісту електронного листа та потребує вказівок.

Такі налаштування особливо корисні, коли батьки надсилають електронні листи, на які легко відповісти. Педагог може налаштувати спеціальні шаблони для використання інструменту RPA. Тоді їм потрібно лише вводити докладніші відповіді, коли вміст електронної пошти складніший.

Розглянемо приклад, коли студенти надсилають домашнє завдання електронною поштою. Викладач може використовувати RPA, щоб підтвердити отримання роботи або позначити, що учень забув включити необхідне вкладення.

RPA також корисний у такі періоди, як початок навчального року, коли вчителю може знадобитися надіслати вітальні листи десяткам нових учнів та їхнім батькам. Вчителі все ще повинні додати особистих штрихів до листування, але вони можуть виключити або скоротити частину вмісту електронної пошти, який повинен міститися в кожному повідомленні.

«RPA може надсилати відповіді електронною поштою без участі вчителів». 

Економія часу під час виконання основних обов’язків

У багатьох роботах педагогів є елементи як повторення, так і індивідуалізації. Планування уроків – чудовий приклад. Вчителі зазвичай дотримуються певних рамок, щоб переконатися, що зміст уроку відповідає державним або національним стандартам. Однак вони також коригуватимуть плани для кожного учня залежно від сильних сторін і потреб учня.

У Шотландії міська рада Абердіна стала першою в країні, яка використала RPA для створення планів уроків. Це застосування RPA викликало позитивні зміни еквівалентно найму ще 14 учителів тому що це заощадило так багато часу.

Деякі плани уроків навіть включають навчання учнів, як надсилати електронні листи. Цей вміст особливо корисний для молодших учнів або людей, які вивчають англійську як другу мову.

Електронні листи є невід’ємною частиною повсякденного життя багатьох, але кожному довелося колись навчитися їх надсилати. Уявіть собі рішення RPA, яке може допомогти вчителям швидше створювати плани уроків, а потім розповсюджувати тематичний вміст безпосередньо в папку «Вхідні» учнів.

«Додаток RPA, який використовується в Шотландії, заощадив стільки часу, що це еквівалент найму 14 нових викладачів». 

Переконайтеся, що викладачі переглядають електронні листи за рівнем пріоритету

Електронна пошта – це зручний спосіб спілкування, але він може швидко стати непосильним. Це тому, що більшість людей мають свої папки "Вхідні" для отримання всіх електронних листів, щойно вони надходять. однак, найкращий спосіб керування електронною поштою це визначити пріоритети того, як і коли ви обробляєте повідомлення. Ви майже напевно виявите, що деякі потребують негайної уваги, а інші взагалі не потребують відповіді.

RPA може працювати у фоновому режимі, щоб визначити пріоритетність електронних листів. Деякі системи з часом дізнаються, які листи більш чи менш важливі. Люди також можуть налаштувати параметри, щоб вони бачили листи пакетами в заданий час. Таким чином, користувачі не будуть перериватися, коли надходить нове повідомлення.

Деякі системи RPA також навчаються розпізнавати конкретні ключові слова. Це може бути «хвора дитина», «пізнє домашнє завдання» або «пропущене завдання». Це все питання, які можуть потребувати швидкої уваги з боку вчителя.

Протягом останніх кількох років багато педагогів зіткнулися з надзвичайними труднощами, а деякі зіткнулися зараз має справу з вигоранням як результат. Одна проблема полягає в тому, що їм часто доводиться витрачати багато часу на інше, ніж на навчання. RPA може вирішити цю проблему, зокрема, що стосується керування електронною поштою.

«Деякі системи RPA можуть визначати пріоритетність електронних листів і навчання з часом, що більш-менш важливо». 

Покращення часу та процедур обробки

Багато систем освіти використовують вміст електронної пошти як систему раннього попередження. Наприклад, певні фрази можуть вказувати на студента групи ризику або студента з екстремістськими поглядами, який може наражати себе чи інших на небезпеку.

У Сполученому Королівстві Департамент освіти розгорнув інструмент RPA, відомий як Automated Robot Negating the Onerous Logging of Data — або ARNOLD. Перед використанням АРНОЛЬД робітники оброблені близько 120,000 XNUMX електронних листів від громадськості щороку шляхом введення даних у систему вручну. Це зайняло багато часу, вимагаючи, щоб хтось прочитав повідомлення та зрозумів його в контексті, а потім класифікував його, перш ніж воно надійшло до потрібної людини.

Тепер ARNOLD перевіряє кожну електронну пошту, класифікує її за рівнем ризику та вводить необхідні дані в систему відділу освіти. Інструмент RPA перевіряє сотні змінних, пов’язаних із кожним електронним листом, щоб вирішити, як його класифікувати. Це налаштування виключає ручне введення даних, пов’язаних із вхідними електронними листами.

Співробітники кажуть, що ця зміна допомогла їм зосередитися на наданні послуг, а не на адмініструванні. Це також полегшує їм виявлення електронних листів, які вимагають якнайшвидшої дії, як-от листи про учнів із груп ризику чи погані школи.

Роботизована автоматизація процесів спрощує керування електронною поштою

Сучасні вчителі не можуть не писати та відповідати на електронні листи. Однак, як показують ці приклади, роботизований інструмент автоматизації процесів може допомогти їм заощадити час і зайнятися більш корисною та актуальною роботою.

Деякі особи, які приймають рішення у відділі освіти, не вагаються, чи варто робити щось інакше, особливо якщо нові процеси вимагають фінансових ресурсів. Це означає, що вчителям, можливо, доведеться поговорити конкретно про те, скільки часу та енергії вони зараз витрачають на написання електронних листів і як RPA змінить правила гри, дозволивши їм приділяти більше часу тому, що вони вміють найкраще.