Як розпізнати та запобігти шахрайству постачальників

Шукаєте рішення для автоматизації AP на основі ШІ? Перевірте Nanonets для кращої точності, більшої гнучкості та широкого набору інтеграцій з іншими системами обліку, ERP тощо!

Заплануйте демонстрацію

---

Ведення бізнесу пов’язане з великою кількістю ризиків. Ризики шахрайства можуть виникнути через участь третіх сторін, таких як постачальники або навіть співробітники. Одне з таких нестримних шахрайств, пов'язане з процес кредиторської заборгованості це шахрайство продавця.

Шахрайство постачальників може відбуватися з одного або кількох джерел у дуже витончений спосіб. Якщо його не виявити, це може серйозно коштувати підприємствам. Читайте далі, щоб дізнатися більше про шахрайство постачальників, його категорії та способи його виявлення та запобігання.

Зміст

Що таке шахрайство продавця

Шахрайство постачальників стосується неправомірних дій, які можуть бути вчинені з метою особистої вигоди постачальником, декількома постачальниками або працівником на кредиторська заборгованість (AP) компанії.

Простими словами, це тип шахрайства, який передбачає підробку даних облікового запису постачальника або одержувача в AP для перенаправлення платежів. Платіжні шахрайства можуть бути скоєні:

• Один або кілька співробітників
• Один або кілька постачальників
• Співпраця між постачальником(ами) і працівником(ами)
• Зовнішня особа, яка нікому невідома змінює платіжну інформацію постачальника

Іноді вся складність може ускладнити виявлення шахрайства постачальників і зробити бізнес вразливим до величезних збитків.

На кого це впливає

Як правило, шахрайство постачальників може серйозно вплинути на малий і середній бізнес. Такі організації піддаються більшому ризику, оскільки вони, як правило, не мають надійних засобів контролю або контрольно-пропускних пунктів, які могли б відстежувати та виявляти таке шахрайство.

Крім того, невеликі організації, які мають менші команди працівників, залежать від мінімального персоналу для роботи з кількома AP функції. Таким чином, один працівник, який відповідає за отримання рахунків-фактур, а також за авторизацію платежів, може піддатися спокусі маніпулювати записами, що, у свою чергу, може завдати суттєвої шкоди фінансам компанії та довірі до неї.

Це не означає, що великі організації не піддаються ризику. Але з їхніми засобами, можливостями та відносно більшим персоналом вони, ймовірно, розгорнуть надійний контроль ризиків, який може знизити кількість випадків шахрайства постачальників.

Менші організації більш сприйнятливі до шахрайства постачальників, якщо їм бракує засобів і можливостей для впровадження процесів відстеження та контролю. Без них може бути важко запобігти або пом’якшити різні категорії шахрайства, які можуть бути скоєні в їх відділі AP.

Категорії шахрайства продавців

Шахрайство постачальників може сильно відрізнятися залежно від способу його здійснення. Його можна класифікувати, як описано нижче:

• Платіжне шахрайство: відноситься до маніпуляцій з оплатою, які працівники здійснюють двома способами. Це може включати або фальшивого постачальника, або здійснення дублікатів платежів за допомогою облікового запису справжнього постачальника.
• Вигаданий постачальник – працівник, який має відповідний контроль і доступ, створює фальшивий обліковий запис постачальника або підставну компанію, реєструє її як постачальника та здійснює регулярні платежі на цей рахунок.
• Дубльовані платежі – працівник використовує обліковий запис справжнього постачальника, маніпулює платіжними записами та ініціює подвійні платежі за рахунком-фактурою постачальника. Потім додаткова оплата перераховується на рахунок працівника.
• Перевірка маніпуляції: Цей вид шахрайства полягає в тому, що працівник підробляє або змінює інформацію в чеку постачальника для направлення платежів на особистий банківський рахунок.
• Отримання хабара: Цей тип шахрайства є результатом взаєморозуміння між постачальником і працівником, коли працівник отримує особисті грошові перекази від постачальника в обмін на додаткові переваги або продажі.
• Перевищення рахунку: Коли постачальник виставляє компанії рахунок за кількість/ціни, що перевищують початкову домовленість, це називається завищеним рахунком. Така практика може здійснюватися самостійно або за змовою з працівником.
• Встановлення цін: Цей тип шахрайства відбувається, коли два постачальники співпрацюють, щоб встановити ціни, вищі за звичайні. Тоді покупець/компанія змушений платити вищі ціни, незалежно від постачальника. Співробітники можуть служити внутрішнім джерелом для постачальників, щоб отримати конфіденційну інформацію про бюджети.
• Підтасування ставок: Поширений спосіб вчинення шахрайства, який зазвичай здійснюється через співпрацю між 2 або більше постачальниками та працівниками, щоб отримати договір про закупівлю на користь учасника, який запропонував найвищу ціну. Працівник отримає належну винагороду за заохочення та сприяння шахрайству.
• Кібершахрайство: Ймовірно, найважче виявити такі випадки шахрайства постачальників, які здійснюються невідомими неавторизованими особами, які не мають жодного зв’язку ні з компанією, ні з постачальником. Тут сторонні організації можуть маніпулювати наявним обліковим записом постачальника та перенаправляти платежі на свої рахунки. Уся транзакція здійснюється в електронному вигляді, що робить виявлення та запобігання ще більш складним для бізнесу.

Виявлення та запобігання шахрайству постачальників

Виявлення та запобігання шахрайству постачальників нелегке, але здійсненне. Після того, як ви визначите ключові сфери, у яких бракує контролю, запровадження посилених засобів контролю та заходів може значно допомогти запобігти випадкам шахрайства постачальників. Давайте розглянемо різні способи, за допомогою яких можна запровадити засоби контролю в організації, щоб запобігти шахрайству з боку постачальників.

Контроль постачальника

Оскільки більшість випадків шахрайства постачальників стосуються постачальників, дотримання певних запобіжних заходів від вибору до платежів потенційно може зменшити їх кількість. Ось кілька потенційних елементів керування:

• Проведення належної перевірки в процесах реєстрації постачальників. Слід зосередити увагу на перевірці даних про постачальників, таких як поштові адреси, включаючи поштові скриньки, контактні номери, податкові ідентифікаційні номери постачальників, контактні особи та банківські рахунки.
• Ведення централізованої бази даних постачальників із заданими параметрами. Наявність окремого списку постачальників із високим ризиком може допомогти ініціювати додаткові схвалення клірингових платежів.
• Проведення огляду постачальників через зовнішній аудит/джерело або співробітника поза відділом постачальників для неупередженої оцінки.
• Перевірка того, що адреса постачальника чи інша інформація не збігається з інформацією будь-якого працівника або схожа на інформацію існуючого постачальника.
• Періодично перевіряйте основні файли постачальника, щоб переконатися, що обсяг виставлення рахунків є реалістичним і немає невідповідностей.

Заходи щодо працівників

Незважаючи на те, що це шахрайство називають постачальником, більшість шахрайств організовується за допомогою внутрішньої людини. Деякі основні заходи перевірки причетності працівників до такого шахрайства:

• Проведення ретельних перевірок під час найму нових співробітників або агентств (коли аутсорсинг кредиторської заборгованості)
• Зберігання фінансової інформації таємницею для співробітників вищого рівня
• Більші організації можуть розподіляти обов’язки співробітників на різних рівнях для кращого внутрішнього контролю. Отже,
• Особа, відповідальна за введення даних постачальників, повинна відрізнятися від тих, хто затверджує постачальників, оскільки це може запобігти створенню підроблених постачальників
• Різний персонал повинен займатися отриманням товарів або послуг, обробкою платежів за рахунками та авторизацією затвердження платежів
• Менші компанії можуть чергувати обов'язки співробітників у постачальника/AP/відділ закупівель або залучати менеджерів для контролю за виконанням важливих завдань, що може виключити ймовірність планування шахрайства.

Використання методів зіставлення рахунків-фактур

Зіставлення рахунків-фактур є одним із ефективних способів, який можуть використовувати малі та великі організації для запобігання поширеним випадкам шахрайства постачальників.

Зіставлення рахунків-фактур це процес, який використовується компаніями для перевірки рахунків-фактур постачальника з іншими відповідними документами, такими як замовлення (PO), товарні чеки, перевірочні квитанції та навіть проти договорів.

Ці обов’язкові перевірки можуть допомогти перевірити автентичність рахунків-фактур постачальника до їх схвалення для оплати. Зіставлення рахунків/замовлень можна зробити різними способами.

• Двостороннє узгодження – Це здійснюється шляхом зіставлення рахунку-фактури з оригінальним замовленням на купівлю (PO). Цей процес перевіряє, чи товари чи послуги, зазначені в рахунку-фактурі, відповідають тим, які було замовлено організацією.
• Тристороннє узгодження – Цей процес передбачає подвійну перевірку рахунку-фактури. Рахунок-фактура спочатку зіставляється з purchase order а потім до отримання товару. Це допомагає перевірити, чи товари/послуги, зазначені в рахунку-фактурі, відповідають ЗП і були доставлені правильно.
• Чотиристороння відповідність – Найдосконаліший процес зіставлення потребує перевірки рахунка-фактури за трьома іншими документами, а саме: замовлення на поставку, товарний чек і оглядовий лист. Ця процедура гарантує, що товари/послуги, зазначені в рахунку-фактурі, отримано відповідно до замовлення на замовлення, а також перевірено, щоб перевірити їх точність.
• Збіги, що не належать до замовлення або контракту – У ситуаціях, коли підприємства не використовують кілька документів, рахунок-фактура постачальника порівнюється з контрактною угодою, щоб переконатися, що згадані ціна та послуги не відхиляються від самого контракту.

Застосування методів інтелектуального аналізу даних

Інтелектуальний аналіз даних — це сучасна техніка аналізу величезних обсягів даних і виявлення закономірностей, які допомагають у бізнес-аналізі та прийнятті рішень. Цей метод є високоточним у виявленні шахрайства та може бути використаний для пом’якшення випадків шахрайства постачальників.

Використовуючи аналіз тенденцій, інтелектуальний аналіз даних може виявити аномалії, які можуть вказувати на шахрайську діяльність. Організації можуть використовувати методи інтелектуального аналізу даних, щоб перевірити певні шаблони, які включають:

• Платежі, що відрізняються від звичайної процедури, низькі невідповідності в доларах і суми, максимально збільшені до ліміту затвердження
• Подвійні платежі в ту саму дату тому самому постачальнику або загальна кількість платежів перевищує договірну угоду
• Оплата здійснюється в неробочий час
• Відхилення в інформації про постачальника, як-от відмінності в адресах доставки та платежів, використання того самого замовлення на покупку в рахунках-фактурах, непослідовні номери рахунків-фактур тощо.

Інші організаційні заходи

Крім основних заходів, компанії можуть застосовувати інші адекватні заходи, щоб контролювати шахрайство постачальників. Деякі з життєздатних:

• Налаштування гарячої лінії щодо шахрайства. Анонімна гаряча лінія може допомогти співробітникам повідомляти про порушення, не турбуючись про наслідки. Це створює атмосферу пильності та може допомогти організації швидко запровадити коригувальні заходи.
• Посилити внутрішній контроль. Організація повинна переконатися, що процедури контролю існують і всі, від керівництва до початкового рівня, обізнані з ними. Навчання та інформування співробітників про шахрайство постачальників може допомогти їм краще усвідомлювати ризики та наслідки. Виконання періодичної оцінки ризиків може дати розуміння лазівок, які необхідно виправити, щоб пом’якшити шахрайство постачальників.
• Дворівневі схвалення – як схвалення постачальника, так і схвалення платежу мають проходити через багаторівневий процес схвалення. Це може гарантувати, що компанія отримає законних постачальників і що платежі будуть під кращим контролем з більш ніж одним співробітником, який контролюватиме процес.

Висновок

Шахрайство постачальників може завдати значних збитків організації та обійтися їй дорого. Запобігання шахрайству постачальників вимагає належного планування, перегляду та оновлення політики компанії через регулярні проміжки часу. Запобіжні заходи повинні впроваджуватися на основі багаторівневого підходу, щоб зменшити шахрайство та захистити організації від серйозних збитків у майбутньому.