Як організувати рахунки? – 3 способи легко відстежувати рахунки

Рахунки є невід’ємною частиною життя. Незалежно від того, чи є ви бізнесменом, фрілансером чи найманим працівником, у вас обов’язково будуть рахунки. З великою кількістю рахунків ви обов’язково втратите або забудете деякі.

Ефективний управління векселями починається з кращої організації, тому ви ніколи не втратите важливу купюру. Але як ефективно організувати рахунки? Як почати? І які найкращі методи легкого відстеження рахунків?

Ми обговоримо три способи організації рахунків, щоб вони завжди були під рукою, коли вони вам знадобляться.

---

Навіщо вам систематизувати рахунки?

Якщо у вас є одна людина, яка обробляє менше рахунків, цим легко керувати. Але коли рахунки збільшуються, помилки обов’язково трапляються. Ось кілька причин, чому варто серйозно поставитися до управління рахунками:

Втрачається облік термінів і сум: Відстежувати численні рахунки, їх дати та суми – справа виснажлива. І якщо ви пропустите платежі, можливо, вам доведеться заплатити додаткову суму.

Шкідливі кредитні рейтинги: Своєчасна оплата рахунків пов’язана з вашим кредитним рейтингом. Вм’ятина тут може коштувати вам значних витрат.

Ведення обліку платежів: Для бізнесу вкрай важливо вести фінансовий облік платежів, рахунків-фактур, рахунків тощо, щоб залишатися сумісним. Під час аудиту ви повинні надати точні та достовірні дані. Відсутні рахунки можуть надіслати неправильний сигнал і призвести до подальших інтенсивних перевірок.

Неефективне бюджетування: Рахунки дають уявлення про тенденції витрат і допомагають стежити за своїм бюджетом і витратами. Невміння керувати рахунками може призвести до втрати відстеження бюджету.  

Окрім цього, упорядкування рахунків може допомогти вам боротися з крадіжкою особистих даних, керувати фінансовими документами та забезпечити своєчасну оплату рахунків.

---

3 способи впорядкувати рахунки як професіонал!

У цьому блозі обговорюватимуться ці три способи організації рахунків. Ці методи розташовані в порядку зростання точності, ефективності та надійності.

• Упорядкуйте рахунки вручну
• Оцифрування рахунків і сортування їх на робочому столі
• Автоматизація організації рахунків за допомогою автоматизованих робочих процесів

---

Упорядкуйте рахунки вручну

Упорядкування рахунків вручну передбачає використання паперових папок і шаф для класифікації витрат. Наприклад, ви можете створити папку з позначкою «Витрати на розваги», щоб зберігати всі рахунки, пов’язані з розвагами, такими як обіди, командні прогулянки тощо.

Щоб упорядкувати рахунки вручну, виконайте наведені нижче дії.

• Сортуйте свої рахунки за датою їх оплати та класифікуйте вхідні рахунки за категоріями витрат.
• Створіть систему зберігання своїх рахунків. Використовуйте папки або шафи для кожного типу категорії.
• Щоб відстежувати платежі та терміни їх сплати, скористайтеся паперовою таблицею чи таблицею Excel і запишіть суму рахунку, дату сплати, статус платежу та категорію.
• Налаштуйте нагадування на своєму мобільному пристрої, щоб не забувати про оплату рахунків.
• Здійснюйте платежі вчасно та оновлюйте статус платежу для кожного рахунку.
• Зберігайте оплачені рахунки в окремому файлі або архіві, щоб мати можливість керувати своїм активним аркушем відстеження рахунків.
• Повторюйте цей процес щомісяця, щоб ваші рахунки були організованими та під контролем.

Плюси:

• Це простий метод.
• Кожен може виконати ці дії, щоб зберігати рахунки в одному місці.

Мінуси:

• Потрібно багато ручних зусиль.
• Важко визначити тенденції витрат.
• Квитанції можна легко загубити або пошкодити.

---

Оцифрування рахунків і сортування їх у цифровому вигляді

Оцифрування купюр може допомогти зменшити ризик пошкодження або втрати купюр. Щоб упорядкувати рахунки в цифровому вигляді, виконайте наведені нижче дії.

• Перший крок – оцифрувати купюри. Ви можете фотографувати свої рахунки за допомогою телефону.
• Vous використання aussi можете оплатити додаток для сканування рахунків для отримання даних із рахунку та ефективного оцифрування рахунків.
• Завантажте відскановані зображення на робочий стіл.
• Створіть папки на основі категорії витрат і завантажте рахунки в призначені папки.
• Використовуйте правила іменування файлів, щоб швидко ідентифікувати кожен рахунок, наприклад тип і дату рахунку.
• Упорядкуйте цифрові рахунки у підпапки на основі категорій або термінів.
• Ви можете зробити це на комп’ютері або в онлайн-системі, як-от Google Drive, Sharepoint тощо.
• Тепер використовуйте електронну таблицю або інструменти управління фінансами, щоб відстежувати терміни оплати рахунків, статус платежу та суми.
• Налаштуйте автоматичні нагадування, щоб забезпечити своєчасну оплату рахунків.
• Створіть резервну копію своїх цифрових рахунків у захищеній хмарній службі, щоб захистити від втрати даних.

Плюси:

• Легше класифікувати та відстежувати платежі та виконувати фінансовий аналіз.
• Зберігання купюр у цифровому вигляді виключає ризик втрати або пошкодження купюр.

Мінуси:

• Зберігання фінансової інформації в цифровому вигляді може викликати занепокоєння щодо безпеки даних.
• Вам потрібно виконати всю вправу для кожної нової купюри, що надходить.
• Ви повинні створити кілька резервних копій, щоб гарантувати, що ви не втратите дані.  

---

Автоматизація організації рахунків за допомогою автоматизованих робочих процесів

Автоматизовані робочі процеси — чудовий спосіб усунути ручні завдання під час організації рахунків. Більшість завдань організації рахунків базуються на правилах, тобто їх можна легко закодувати.

Платформи подібні Нанонети може допомогти вам автоматизувати організацію рахунків за допомогою робочих процесів без коду, класифікатори документівта безпечне хмарне сховище. Ось як виглядає процес автоматизованого керування рахунками в Nanonets:

• Вхідний рахунок буде автоматично завантажено в Nanonets за допомогою параметрів завантаження документів.

• Рахунок потім направляється до моделі OCR, де витягуються відповідні дані, як-от сума рахунку, термін оплати, адреса платежу, умови оплати тощо.

• Тепер на наступних етапах відбувається кілька речей:

1. Дані рахунку відформатовано належним чином, якщо в них є помилки. Наприклад, формат дати, використання великих літер або видалення спеціальних символів.
2. Перейменуйте рахунок на основі суми рахунку, категорії витрат тощо.
3. На основі даних рахунку рахунок класифікується за відповідними категоріями витрат.
4. У разі будь-якої помилки запускається робочий процес затвердження, який надсилає вам рахунки для перевірки вручну.
5. Ви також можете зіставити дані рахунку з банківською випискою, щоб не стягувати додаткових витрат.

Плюси:

• Безпомилковий і надійний процес
• Створює журнали аудиту автоматично.
• Жодного ризику втратити, пошкодити чи забути рахунок, який потрібно оплатити вчасно.
• Автоматизація економить багато часу, сил і грошей.

Мінуси:

• Вам доведеться одноразово спробувати налаштувати робочі процеси. [Наша команда експертів може допомогти вам налаштувати робочі процеси.]

---

Навіщо використовувати Nanonets для організації рахунків?

[Вбудоване вміст]

Nanonets — це програмне забезпечення для оптичного розпізнавання символів на основі штучного інтелекту з вдосконаленим безкодом автоматизація робочого процесу і глобальна платіжна платформа. За допомогою Nanonets ви можете автоматизувати будь-який ручний процес за допомогою робочих процесів на основі правил.

Нанонець Програмне забезпечення для OCR є одним із найкращих на ринку. Він може витягувати дані з будь-якого документа; PDF-файли, зображення, рукописні документи, Excel, Word тощо з точністю понад 95% і в 10 разів швидше, ніж ручний метод.

Крім того, ви можете використовувати Nanonets для отримання даних з документів, класифікації документів, використання бази даних перевірити документи, виконати збагачення даних завдання та експортувати дані в різні формати та бази даних.

Можливості нескінченні.

Ось кілька причин для розгляду наномереж:

• Автоматично завантажуйте документи з різних джерел, як-от Gmail, Диск, SharePoint, комп’ютер тощо.
• Класифікуйте вхідні документи за допомогою класифікатора документів.
• Чудове зіставлення документів для легкого перевірка документів.
• Витягніть дані з будь-якого документа менш ніж за 15 хвилин
• Налаштуйте спеціальні робочі процеси для вдосконалення даних, автоматизація затвердженняІ багато іншого.
• Безпечне зберігання документів і архівація документів.
• Повна інтеграція для синхронізації даних із понад 5000 програмним забезпеченням.
• Повністю настроюваний інтерфейс без коду.
• Безкоштовна міграційна допомога.
• 7-денна безкоштовна пробна версія
• Спеціальний менеджер із успіху клієнтів.
• Рольовий контроль доступу
• Підтримка 24 × 7

Ось короткий огляд можливостей Nanonets та багато іншого:

Понад 30,000 30 користувачів використовують Nanonets для автоматизації понад XNUMX мільйонів процесів обробки документів. Nanonets є ідеальним вибором для компаній, які прагнуть оптимізувати свої процеси обробки документів за допомогою надійної, безпечної платформи без кодування.

Ви маєте на увазі конкретний випадок використання? Звертайтеся до нашої команди щоб ми могли допомогти вам у вашому випадку використання.

---

Детальніше:

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• Платоблокчейн. Web3 Metaverse Intelligence. Розширені знання. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/