У епоху цифрових технологій компанії покладаються на ефективні процеси управління витратами, щоб вести точні фінансові записи та забезпечити безперебійну роботу. Однак одна проблема, з якою часто стикаються організації, — це наявність дублікатів квитанцій. Ці дублікати можуть призвести до помилок у розрахунках відшкодування, проблем з відповідністю та неефективного використання ресурсів.
У цій публікації блогу ми заглибимося у світ виявлення дублікатів квитанцій за допомогою програмного забезпечення OCR, досліджуючи його переваги та найкращі практики.
Що таке дублікати квитанцій?
Дублікати квитанцій стосуються кількох копій або подання однієї квитанції працівником або особою, яка вимагає відшкодування своїх витрат. Дублікати квитанцій можуть мати кілька наслідків у процесі відшкодування витрат.
Як це впливає на відшкодування витрат?
Точність відшкодування
Подвійні квитанції можуть призвести до неточностей у розрахунках відшкодування витрат. Якщо подано кілька копій однієї квитанції, це може призвести до переплати або подвійного відшкодування тих самих витрат.
Попередження шахрайства
Дублікати квитанцій можуть бути сигналом про можливі шахрайські дії. Фізичні особи можуть навмисно подавати дублікати квитанцій, щоб вимагати відшкодування тих самих витрат кілька разів. Організації повинні мати надійну політику та системи управління витратами для виявлення та запобігання шахрайським спробам відшкодування.
Відповідність політиці
Дублікати квитанцій можуть порушувати політику відшкодування витрат і вказівки, встановлені організацією. Політики часто вимагають від працівників надавати оригінали квитанцій і забороняють відшкодування вже заявлених або відшкодованих витрат. Подвійні квитанції можуть призвести до невідповідності, що призведе до плутанини та додаткової адміністративної роботи для виправлення ситуації.
Затримки затвердження
Подання дублікатів квитанцій може призвести до затримок у процесі затвердження відшкодування. Рецензенти та особи, які затверджують, повинні витрачати додатковий час на виявлення та вирішення дублікатів, що може сповільнити загальний робочий процес відшкодування.
Аудит та діловодство
Дублікати квитанцій можуть створити проблеми під час внутрішніх перевірок або фінансових перевірок. Очікується, що організації будуть вести точний облік витрат, а дублювання витрат може ускладнити надання надійної документації.
Як запобігти дублюванню квитанцій?
- Чітка політика відшкодування: Встановіть чіткі вказівки щодо подання оригіналів квитанцій, заборону дублікатів відшкодування та наслідки за порушення політики.
- Перевірка квитанції: Впровадити механізми перевірки квитанцій на момент подання. Це може включати автоматичні перевірки для виявлення потенційних дублікатів або позначення квитанцій, які вже оброблено.
- Відстеження та звірка квитанцій: Підтримувати централізовану систему відстеження та звірки надходжень. Це гарантує, що дублікати квитанцій будуть виявлені та вирішені до того, як відбудеться відшкодування.
- Технологічні рішення: Ознайомтеся з використанням програмного забезпечення або додатків для керування витратами, які надають функції для сканування квитанцій, перевірки та автоматичного виявлення дублікатів.
Хочете вдосконалити процес виявлення дублікатів? Використовуйте рішення Nanonets на основі ШІ.
Чесна помилка чи подвійне занурення?
Подвоєння квитанції може бути невинним і просто помилкою завантаження. Трапляються помилки, і нерідко люди випадково подають дублікати квитанцій під час процесу відшкодування витрат.
Співробітники можуть ненавмисно завантажити ту саму квитанцію кілька разів через недогляд або плутанину. Вони можуть не помітити, що вже надіслали квитанцію, і випадково завантажити її знову, що призведе до дублікатів.
Подвоєння квитанції також може статися, якщо в документації є незначні відхилення. Наприклад, якщо особа отримує і фізичну, і електронну копії квитанції, вона може ненавмисно завантажити обидві версії, що призведе до дублювання записів.
Визнаючи, що невинне подвоєння квитанцій може статися, організації можуть розвивати культуру довіри та розуміння, одночасно вживаючи заходів для вдосконалення процесів і зменшення помилок у майбутньому.
Як покращити виявлення дублікатів?
Роз'яснення та навчання
Посилити належну процедуру подання квитанцій і виділити будь-які конкретні вказівки, щоб запобігти помилкам у майбутньому. Запропонуйте додаткове навчання або ресурси, якщо необхідно, щоб покращити розуміння та обізнаність.
Ректифікація
Попросіть співробітника визначити та позначити повторювані записи для видалення або виправлення. Вони можуть працювати у співпраці з відповідним відділом або особою, відповідальною за управління відшкодуванням витрат.
Удосконалення системи
Оцініть систему управління витратами або програмне забезпечення, щоб визначити будь-які області, де можна покращити взаємодію з користувачем або ясність, щоб мінімізувати випадки невинного подвоєння квитанцій. Подумайте про впровадження функцій, які забезпечують миттєвий відгук про успішне завантаження або висвітлюють потенційні дублікати.
Як визначити дублікати квитанцій?
Nanonets — це постачальник програмного забезпечення OCR, який пропонує розширені можливості для виявлення дублікатів квитанцій. Ось як Nanonets може допомогти в процесі виявлення дублікатів квитанцій:
- Вилучення даних за допомогою OCR: Нанонети використовує технологію OCR щоб отримати ключові дані з квитанцій, включаючи імена постачальників, дати, суми та іншу відповідну інформацію. Це автоматизоване вилучення даних забезпечує точне та послідовне отримання інформації з квитанцій, що важливо для виявлення дублікатів.
- Відповідність текстового вмісту: Nanonets порівнює витягнуті тексти з різних квитанцій, щоб виявити потенційні дублікати. Аналізуючи текстовий вміст, Nanonets може виявити схожість або точну відповідність між квитанціями, навіть якщо вони мають різні макети або формати. Це допомагає позначати потенційні дублікати квитанцій для подальшого дослідження.
- Розпізнавання зображень та візуальний аналіз: Nanonets використовує методи розпізнавання зображень і візуального аналізу для визначення візуальної схожості чеків. Порівнюючи візуальні характеристики та структуру зображень квитанцій, Nanonets може виявляти дублікати на основі візуальних моделей або подібностей.
- Настроювані правила та алгоритми: Nanonets дозволяє користувачам визначати та налаштовувати правила й алгоритми для виявлення дублікатів на основі конкретних критеріїв. Ця гнучкість дозволяє організаціям налаштовувати індивідуальні процеси ідентифікації дублікатів, які відповідають їхнім унікальним вимогам.
- Перевірка в реальному часі та зворотній зв'язок: Наномережі можуть забезпечувати перевірку в реальному часі під час процесу подання квитанції. Коли користувачі завантажують квитанції, Nanonets може порівнювати їх із наявними записами або базою даних квитанцій, оброблених раніше. Він може миттєво попереджати користувачів про виявлення потенційних дублікатів, запобігаючи подачі дублікатів квитанцій у пункті входу.
- Звітність та аналітика: Nanonets генерує звіти та аналітику про дублікати квитанцій, надаючи інформацію про виникнення та моделі дублікатів. Ця інформація допомагає організаціям зрозуміти тенденції, визначити сфери для вдосконалення процесів і вжити профілактичних заходів для зменшення дублікатів подання.
- Можливості інтеграції: Nanonets пропонує можливості інтеграції з існуючими системами або робочими процесами, дозволяючи бездоганно включати його функції виявлення дублікатів у процеси управління витратами або відшкодування організацій.
Використовуючи технологію OCR Nanonets і вдосконалені функції виявлення дублікатів, організації можуть підвищити точність і ефективність ідентифікації дублікатів квитанцій. Настроювані правила Nanonets, перевірка в реальному часі та можливості звітування забезпечують комплексне рішення для оптимізації процесу ідентифікації дублікатів квитанцій.
Позначайте дублікати рахунків-фактур і зміни в деталях замовлення на замовлення/квитанції та запобігайте шахрайству.
- Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
- ПлатонЕСГ. Автомобільні / електромобілі, вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
- BlockOffsets. Модернізація екологічної компенсаційної власності. Доступ тут.
- джерело: https://nanonets.com/blog/detect-duplicate-receipts/
- :є
- : ні
- :де
- $UP
- a
- точність
- точний
- діяльності
- Додатковий
- адміністративний
- просунутий
- знову
- вік
- Можливість
- Оповіщення
- алгоритми
- вирівнювати
- Дозволити
- дозволяє
- вже
- Також
- серед
- суми
- an
- аналіз
- аналітика
- Аналізуючи
- та
- будь-який
- застосування
- відповідний
- твердження
- ЕСТЬ
- області
- AS
- At
- Спроби
- аудит
- Автоматизований
- обізнаність
- заснований
- BE
- було
- перед тим
- Переваги
- КРАЩЕ
- передового досвіду
- між
- Блог
- обидва
- підприємства
- by
- розрахунки
- CAN
- можливості
- централізована
- виклик
- проблеми
- характеристика
- Перевірки
- стверджувати
- стверджував,
- ясність
- ясно
- співробітництво
- COM
- порівняти
- порівняння
- дотримання
- всеосяжний
- Турбота
- замішання
- Наслідки
- Вважати
- послідовний
- зміст
- створювати
- Критерії
- культура
- настроюється
- налаштувати
- дані
- Database
- Дати
- визначати
- затримки
- заглиблюватися
- відділ
- деталі
- виявляти
- виявлено
- Виявлення
- різний
- важкий
- цифровий
- цифровому столітті
- занурення
- документація
- робить
- подвійний
- подвоєння
- вниз
- два
- дублікати
- під час
- ефективність
- ефективний
- Electronic
- Співробітник
- співробітників
- працює
- дозволяє
- підвищувати
- підвищена
- забезпечувати
- гарантує
- запис
- помилка
- помилки
- істотний
- встановити
- Навіть
- існуючий
- очікуваний
- витрати
- досвід
- Дослідження
- додатково
- витяг
- риси
- зворотний зв'язок
- фінансовий
- Гнучкість
- для
- Сприяти
- шахрайство
- шахрайський
- від
- функціональність
- далі
- майбутнє
- генерує
- керівні вказівки
- траплятися
- Мати
- допомога
- допомагає
- тут
- Виділіть
- Як
- Однак
- HTTPS
- Ідентифікація
- ідентифікувати
- ідентифікує
- if
- зображення
- Розпізнавання зображень
- зображень
- Негайний
- Impact
- здійснювати
- реалізації
- наслідки
- удосконалювати
- поліпшення
- in
- включати
- У тому числі
- індивідуальний
- осіб
- неефективний
- інформація
- безневинний
- розуміння
- екземпляр
- інтеграція
- навмисно
- внутрішній
- в
- дослідження
- IT
- ЙОГО
- ключ
- вести
- провідний
- Важіль
- використання
- підтримувати
- зробити
- управління
- управління
- узгодження
- Може..
- заходи
- механізми
- може бути
- помилка
- помилки
- більше
- множинний
- повинен
- Імена
- необхідно
- OCR
- Програмне забезпечення OCR
- of
- пропонувати
- Пропозиції
- часто
- on
- один раз
- ONE
- операції
- оптимізуючий
- or
- організація
- організації
- оригінал
- Інше
- план
- загальний
- Нагляд
- моделі
- фізичний
- місце
- plato
- Інформація про дані Платона
- PlatoData
- точка
- Політика
- політика
- пошта
- потенціал
- практики
- наявність
- запобігати
- попередження
- раніше
- Проактивний
- процедура
- процес
- Оброблено
- процеси
- Заборона
- правильний
- забезпечувати
- Постачальник
- забезпечення
- реального часу
- реалізувати
- надходження
- отримує
- визнання
- примирення
- примирення
- облік
- червоний
- зменшити
- доречний
- надійний
- покладатися
- видалення
- Звітність
- Звіти
- вимагати
- Вимога
- вирішене
- рішення
- ресурси
- відповідальний
- результат
- в результаті
- Відгуки
- міцний
- Правила
- s
- то ж
- сканування
- безшовні
- пошук
- комплект
- кілька
- Повинен
- схожість
- просто
- ситуація
- сповільнювати
- згладити
- Софтвер
- рішення
- Рішення
- конкретний
- витрачати
- заходи
- упорядкування
- уявлення
- Матеріали
- представляти
- представлений
- успішний
- система
- Systems
- з урахуванням
- Приймати
- взяття
- методи
- Технологія
- ніж
- Що
- Команда
- Майбутнє
- світ
- їх
- Їх
- Там.
- Ці
- вони
- це
- час
- times
- до
- Відстеження
- Навчання
- Тенденції
- Довіряйте
- Uncommon
- розуміти
- розуміння
- створеного
- Unsplash
- використання
- користувач
- User Experience
- користувачі
- ПЕРЕВІР
- перевірка достовірності
- Ve
- продавець
- версії
- Порушення
- we
- коли
- який
- в той час як
- волі
- з
- Work
- робочий
- Робочі процеси
- світ
- вашу
- зефірнет