Замовлення на продаж і рахунок-фактура: ключові відмінності, роль і типи

Відстеження продажу від початку до кінця допомагає підприємствам підтримувати належний рівень запасів, застосовувати найкращу тактику грошових потоків і гарантувати, що клієнти отримують правильні продукти. Оскільки більшість компаній відстежують кілька продажів одночасно, ведення точного запису про кожен крок на цьому шляху має вирішальне значення.

Незалежно від типу бізнесу, галузі чи навіть регіону, підприємства покладаються на замовлення на продаж і рахунки-фактури, щоб гарантувати, що кожен продаж виконано належним чином, оплата буде отримана, а паперовий слід буде на місці. Однак замовлення клієнта та рахунки-фактури – це не одне й те саме; насправді вони використовуються для зовсім інших цілей. Обидва вони однаково важливі, але розуміння різниці між замовленням клієнта та рахунком-фактурою допоможе вашому бізнесу отримати вигоду від обох. 

На високому рівні замовлення клієнта стоїть на першому місці. Це документ, який створюється, коли клієнт висловлює бажання щось придбати та співпрацює з вашою командою продажів, щоб узгодити графік доставки товарів або послуг, включених до замовлення на продаж. Після відправлення замовлення ваша команда з питань дебіторської заборгованості надішле клієнту рахунок-фактуру для отримання коштів, заборгованих за замовлення.

Незалежно від того, як виглядає ваш процес продажу, швидше за все, він починається із замовлення на продаж і закінчується рахунок-фактура платіж.

Що таке замовлення на продаж?

Якщо ви постачальник або продавець, ваша команда створить замовлення на продаж, коли клієнт висловить зацікавленість у здійсненні покупки. Зазвичай клієнт висловлює інтерес через a purchase order. Замовлення на продаж підтверджує отримання замовлення, завершує деталі та служить вихідним документом для внутрішніх відділів продажів і систем відстеження продажів під час завершення кожного продажу.

Замовлення на продаж вимагає детальної інформації, тому, якщо ви ще не маєте всієї необхідної інформації про клієнта, вашій команді можуть знадобитися вхідні дані від клієнта-замовника, щоб заповнити замовлення на продаж. Інформація, яка міститься в замовленні на продаж, така: 

• Назва вашої компанії
• Контактна інформація вашої компанії
• Інформація про клієнта (ім’я, платіжна інформація, адреса)
• Опис товару або послуги, що продається
• Кількість товарів або послуг, включених у продаж
• Ціна товару або послуги
• Вартість доставки, доставки та податку
• Загальна вартість замовлення

Існує кілька типів замовлень на продаж, які може використовувати ваш бізнес. Залежно від ситуації чи ландшафту продажів багато компаній регулярно використовують усі 4 із наведених нижче способів:

Касовий ордер

Коли клієнт розміщує замовлення, забирає товар і оплачує готівкою, використовується касове замовлення на продаж. Тому що клієнт платить готівкою, немає дебіторська заборгованість запис, пов'язаний з транзакцією. Покупка клієнта безпосередньо впливає на ваші грошові рахунки, і доставка здійснюється негайно.

Термінове замовлення на продаж

Якщо клієнт просить ненормально швидкий графік доставки, термінове замовлення на продаж буде використано для внутрішнього використання. Ваша команда продажів може позначати ці типи замовлень на продаж як пріоритетні, щоб переконатися, що вони виконані вчасно. Залежно від обставин клієнт може забрати товар або заплатити за його швидку доставку. Після доставки продукту ваша команда AR надішле клієнту рахунок-фактуру для отримання оплати.

Угода про планування

У ситуації, коли клієнт вимагає конкретну кількість продуктів, доставлених у різні дати, угода про графік може бути чудовим інструментом, щоб кожна окрема доставка була правильною. Якщо клієнт хоче отримати 10 віджетів за тиждень, 5 за два тижні та 7 за три тижні, усі ці транзакції можуть бути включені в одну угоду про планування, яка потім оновлюється після доставки. 

Замовлення на продаж третьої сторони

У деяких випадках, особливо для малих підприємств, стороннє замовлення на продаж використовується, коли ваша компанія не доставляє товари чи послуги безпосередньо клієнтам. Натомість ви надсилаєте їх третій стороні продавець що потім завершує останню частину доставки клієнту.

Що таке рахунок-фактура?

Коли постачальники або продавці заповнюють замовлення на продаж і доставляють узгоджений продукт, вони створюють рахунок-фактура і відправити його клієнту для отримання оплати за надані товари чи послуги. Один із останніх кроків у процесі продажу, надсилання рахунка-фактури, ініціює платіж клієнта та інкасацію готівки, два життєво важливі компоненти підтримки здоров’я вашого бізнесу. Сьогодні рахунки-фактури зазвичай надсилаються в електронному вигляді та викликаються електронні рахунки-фактури.

Рахунок-фактура міститиме майже ту саму інформацію, що й замовлення клієнта, але він також включатиме таке: 

· Терміни оплати
· Знижки при достроковій оплаті
· Номер замовлення на замовлення
· Номер накладної
· Комісія за прострочення платежу
· Платіжна інформація для ACH, дротів або Платежі EDI

Подібно до того, як існує кілька замовлень клієнта, які використовуються в різних ситуаціях, різні типи рахунків-фактур часто використовуються в бізнес-операціях.

Рахунок-проформа

Зазвичай рахунки-фактури розглядаються як договірні платіжні вимоги, але a рахунок-проформа не має такого ж використання. Він використовується, коли комерційний рахунок-фактура недоступний, і його можна вважати «попереднім рахунком-фактурою». Він все ще містить розбивку вартості, але це скоріше оцінка, яку клієнт може використовувати для довідки.

Під час експорту товарів до Сполучених Штатів митниця США вимагає, щоб до замовлення додавався рахунок-проформа, щоб було зрозуміло, що надсилається між країнами. 

Проміжний рахунок-фактура

Якщо є великий проект або багатокомпонентне замовлення, яке потрібно розбити на кілька платежів або етапів, стане в нагоді проміжний рахунок-фактура. Замість того, щоб чекати до кінця проекту, щоб надіслати один великий рахунок-фактуру, проміжні рахунки-фактури можна використовувати для збирання додаткових платежів на цьому шляху. З боку продавця проміжні рахунки-фактури допомагають полегшити проблеми з грошовими потоками, а з боку покупця вони розбивають платежі на більш керовані суми. Це протилежність сітка кілька рахунків-фактур в один платіж.

Остаточний рахунок-фактура

Найпоширенішим типом рахунку-фактури є остаточний рахунок-фактура. Це, як правило, один із найпростіших типів рахунків-фактур оплата рахунків, що робить його стандартом для більшості підприємств. Вони надсилаються клієнтам після доставки товарів або послуг.

Замовлення на продаж та рахунок-фактура: відмінності

Щоб переконатися, що різниця між «замовленням на продаж» і «рахунком-фактурою» є чіткою, ми склали список деяких найважливіших відмінностей між ними. Компанії покладаються на обидва ці документи для здійснення регулярних операцій з продажу, але мета, яку вони служать, різна.

Замовлення клієнта та рахунок-фактуру легко відрізнити, якщо врахувати наведені нижче фактори.

Час створення

Замовлення на продаж починає процес продажу; це те, що дає змогу вашій групі виконання завдань почати готувати товари чи послуги до доставки. Потім, у самому кінці процесу продажу, після завершення доставки, клієнту буде надіслано рахунок-фактуру.

Призначення документа

Розглядаючи рахунок-фактуру та замовлення клієнта, важливо враховувати призначення кожного документа. Замовлення клієнта більше орієнтоване на внутрішнє середовище, повідомляючи вашим командам, що замовлення було ініційовано та потрібно вжити заходів. Рахунок-фактура, з іншого боку, є зовнішнім. Він надсилається клієнту як офіційна вимога про оплату. Якщо термін оплати рахунку-фактури не дотримується, на клієнта можуть бути накладені штрафи за прострочення або інші штрафи.

Інформація в списку

Хоча різниця між замовленням клієнта та рахунком-фактурою більше полягає в тому, коли та як використовується кожен документ, існує невелика різниця щодо інформації, яку містить кожен. Вони обидва міститимуть такі відомості, як ім’я та контактна інформація клієнта, кількість і ціна продуктів, що купуються, а також інформація про постачальника, але рахунок-фактура міститиме додаткові відомості. Це можуть бути ставки комісії за прострочення, терміни платежу тощо. Зверніться до наших списків вище, щоб отримати точну розбивку того, що міститься в кожному. 

Облік наслідків

Замовлення клієнта зазвичай не бачать і не торкаються ваші бухгалтери. Якщо вони не прагнуть зіставити замовлення клієнта з конкретним рахунком-фактурою, вони не покладатимуться на замовлення клієнта. З іншого боку, рахунки-фактури є важливою частиною бухгалтерської документації. Вони необхідні для забезпечення точних журналів аудиту та забезпечення правильності записів.

Висновок

Може бути легко переглянути статтю, яка описує різницю між замовленням клієнта та рахунком-фактурою, і подумати, що її вплив незначний. Але, навпаки, розуміння основної мети основних бізнес-документів допоможе вашому бізнесу працювати ефективніше, зменшить потенційні помилки виконання та облікові помилки, а також створить внутрішні процеси з правильними системами стримувань і противаг, щоб захистити ваш бізнес від ризику.

Зрештою, вашим командам знадобляться як замовлення на продаж, так і рахунки-фактури, але способи їх використання різними командами відрізнятимуться. Вашому відділу продажів потрібні замовлення на продаж, щоб гарантувати, що поставки виконуються згідно з обіцянками, але експерти з дебіторської заборгованості щодня отримувати рахунки-фактури. Ці команди повинні працювати в унісон і мати належні ресурси, необхідні для виконання своєї роботи для вашого бізнесу, щоб досягти свого максимального потенціалу. 

Розуміння замовлення клієнта проти рахунку-фактури може здатися не стратегічним пріоритетом лідерства, але для багатьох людей у ​​вашій організації немає нічого важливішого. Якщо ви готові взяти на себе управління замовленнями на продаж і обробка рахунків-фактур на наступний рівень, інвестуючи в правильну автоматизацію програмне забезпечення для обробки рахунків - подобається Нанонети – може змінити світ.

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
• ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
• PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/