Процес управління постачальником: важливість, переваги та виклики

Хороші стосунки з постачальниками важливі для успіху будь-якого бізнесу. Управління постачальником має на меті організувати та зміцнити відносини між постачальником і бізнесом. Ефективне управління постачальниками дозволяє підприємствам працювати ефективно, одночасно запобігаючи шокам з боку пропозиції.

Що таке керування постачальниками?

Управління постачальниками – це структурований процес, якого дотримуються підприємства, щоб керувати своїми постачальниками або продавцями. Керівництво постачальниками зосереджується на побудові/підтримці хороших робочих відносин з постачальниками на довгостроковій основі; щоб запобігти потенційним збоям у постачанні та досягти бізнес-цілей за найкращою ціною.

Процес управління постачальниками є досить складним і включає вибір відповідних постачальників, узгодження життєздатних контрактів, контроль витрат, мінімізацію ризиків і забезпечення своєчасної доставки товарів або послуг.

Важливість управління постачальниками

Управління постачальниками — це стратегічний процес, який за правильного виконання може допомогти підприємствам досягти конкретних бізнес-цілей.

Це відкриває можливості для швидшого підключення кількох постачальників, що може мінімізувати потенційні ризики та затримки з боку постачання. Маючи під рукою вибір постачальників, бізнес також отримує нижчі витрати та швидшу доставку для підтримки безперервності бізнесу.

Спрощення процесу постачальника може забезпечити взаємну довіру та міцніші стосунки. Це може допомогти підвищити ефективність бізнесу з акцентом на підвищення задоволеності клієнтів, прибутковості та зростання.

Що включає в себе процес управління постачальником

Хоча процес керування постачальником може бути простим або складним залежно від розміру організації, його кроки практично однакові. Але необхідні деякі передумови:

Передумови

1. Визначте бізнес-цілі. Підприємства можуть добре керувати постачальниками, якщо цілі та цілі компанії чітко визначені. Визначення бізнес-цілей може надати більш чітку картину по відношенню до керівництва постачальника.

2. Створення команди управління постачальником. Наявність кваліфікованого персоналу в складі спеціальної команди може зробити управління постачальником простішим і ефективнішим. Вибір, ведення переговорів і оцінка постачальників – непросте завдання. Досвідчена команда може діяти як міст між внутрішніми відділами та постачальниками для оптимізації процесу управління постачальниками.

Етапи процесу керування постачальником

Оскільки ринок повний потенційних постачальників, компанія, яка займається управлінням постачальниками, виконуватиме деякі загальні кроки, щоб забезпечити вибір правильних постачальників. Вони є:

1. Вибір постачальників – Процес починається з вибору постачальників, які вважаються придатними для бізнесу. Потім лапки шукаються за допомогою інструменти електронного пошуку такі як запити пропозицій (RFQ) і запити пропозицій (RFP). Хоча ціна буде вирішальним фактором, компанія також може оцінити потенціал постачальника на основі якості, репутації, здатності задовольняти вимоги та досвіду.

2. Участь у переговорах щодо укладення контракту – Цей етап передбачає обговорення умов контракту між компанією та обраним постачальником. Умови можуть бути пов’язані з типом/кількістю товарів і/або послуг, датами доставки, умовами оплати та правовими умовами, які покривають ризики. Договір повинен бути прийнятним і взаємовигідним для обох сторін.

3. Навчання постачальників – Процес збору відповідної інформації та пов’язаних документів є важливим для визнання постачальників як затверджених постачальників для компанії. Інформація про банківський рахунок, податкові форми, дійсні галузеві ліцензії – це деякі з основних відомостей, які збираються для здійснення платежів постачальникам і з метою аудиту.

4. Відстежуйте та оцінюйте продуктивність постачальника – Компанії повинні перевіряти ефективність постачальників, щоб перевірити, чи дотримуються стандарти, якість продуктів або послуг є хорошою, поставки здійснюються вчасно, а обслуговування є задовільним. Відхилення можна виправити за допомогою планів дій, обговорених із постачальниками, щоб забезпечити безперебійну роботу бізнес-операцій.

5. Моніторинг та управління ризиками – Управління ризиками передбачає оцінку та моніторинг постачальників на наявність потенційних ризиків, які можуть серйозно вплинути на бізнес. Порушення комплаєнсу, шахрайство продавця, витік даних, судові позови, втрата інтелектуальної власності — це серйозні ризики, які необхідно розглядати в рамках моніторингу ризиків.

6. Своєчасні платежі – Своєчасне здійснення платежів постачальникам може мати вирішальне значення для забезпечення хороших робочих відносин. Дотримання умов договору щодо оплати та забезпечення рахунків-фактур без затримок може зміцнити довіру та впевненість постачальників у безперервному наданні послуг.

Впровадження системи управління постачальниками

Управління постачальниками — важливий процес для будь-якої організації для забезпечення зростання та успіху. Поява передових технологій змінила сучасні процеси управління постачальниками.

Системи керування постачальниками (VMS) — це веб- або хмарне програмне забезпечення, призначене для організації та керування кількома діями, пов’язаними з постачальниками, з одного місця. Вони ефективні, прості, рентабельні та дуже корисні для організацій із кількома постачальниками.

Переваги керування постачальниками

Нижче наведено різні переваги керування постачальниками.

1. Сприяє кращому відбору – Організація виграє від більш широкого вибору постачальників, які надають більше можливостей за конкурентними цінами.

2. Економічні переговори – Управління постачальниками може забезпечити боротьбу кількох постачальників за бізнес. Це дає змогу компанії домовитися про кращі ціни та отримати нижчі ціни чи знижки.

3. Ефективне управління контрактами – Однією з переваг системи керування постачальниками є централізовані дані. Усі контракти, інформація про постачальників і супутні документи доступні з одного місця для всієї організації. Це полегшує відстеження контрактів і ефективніше приймає рішення.

4. Простіше управління продуктивністю – Системи керування постачальниками дають змогу оглянути всю продуктивність постачальників з висоти пташиного польоту. Відстежувати продуктивність і порівнювати її з минулими даними легко. Зацікавлені сторони можуть переконатися, що постачальники дотримуються умов контракту та ефективне задоволення потреб бізнесу.

5. Зміцнення відносин з постачальниками – Централізована інформація про постачальників у VMS допомагає спростити процес прийняття рішень. Виявлення затримок і оперативне спілкування зменшують перебої в ланцюзі постачання та запобігають додатковим витратам або втратам для обох сторін, що призводить до довіри та кращих відносин.

6. Краще зниження ризиків – Програмне забезпечення VMS здатне визначати ризики постачальників, яким можна запобігти або усунути їх на ранній стадії, щоб уникнути впливу на бізнес. Оскільки всі дані, пов’язані з постачальниками, перевіряються та можливий постійний моніторинг, зменшити ризик стає легше.

Проблеми в управлінні постачальниками

Неналежне або відсутність процесів керування постачальником може створити багато проблем:

1. Невідповідність постачальників – Організація, яка не має встановлених стандартів для постачальників, стикається з ризиком невідповідності з боку своїх постачальників. Вибір правильного постачальника та встановлення стандартів під час переговорів щодо контракту є важливим, щоб уникнути відхилень.

2. Ризик поганої репутації постачальників – Коли задіяно кілька постачальників, оцінити якість роботи постачальників важко, а низька продуктивність одного постачальника може вплинути на бізнес. Проведення ретельних перевірок і аналіз минулих показників стають життєво важливими під час процесу відбору в управлінні постачальниками.

3. Складність ручного зберігання даних постачальника – Підприємствам, що розширюються, може бути складно зберігати дані про постачальників, оскільки бізнес зростає та залучається більше постачальників. Відсутність системи керування постачальниками створює додаткові проблеми з отриманням інформації про постачальників, коли це необхідно.

4. Відсутність видимості для прийняття рішень – Системи керування постачальниками можуть забезпечити загальну видимість завдяки наявності централізованих даних для прийняття правильних рішень. Без належної VMS це стає складним завданням.

5. Нездатність обробляти різні платежі – Програмне забезпечення VMS може підтримувати та відстежувати платежі, навіть якщо умови або методи оплати відрізняються. Платежі вручну кільком постачальникам можуть бути громіздкими, складними та схильними до помилок, що призводить до незадоволення постачальників.

Висновок

Мінливі та швидкі часи змушують багато компаній шукати ефективні рішення для ефективного вирішення відносин із постачальниками. Організації, великі чи малі, які мають справу з кількома постачальниками, можуть отримати вигоду від впровадження хорошої системи керування постачальниками. Ефективне програмне забезпечення VMS може допомогти подолати труднощі та зміцнити відносини з постачальниками, збільшити вартість і підвищити ефективність бізнесу.