Найкраще програмне забезпечення для сканування рахунків-фактур у 2022 році

Перевидано Платоном

читають: 0

Tungsten — це хмарне програмне забезпечення як послуга (SaaS) для виставлення рахунків і виставлення рахунків, розроблене, щоб допомогти малим підприємствам відстежувати свої фінанси.

Платформа надає всі інструменти, необхідні для легкого створення, надсилання та відстеження рахунків-фактур, водночас зберігаючи фінансову інформацію вашої компанії в безпеці в хмарі. Крім того, вольфрам отримав широку оцінку за його здатність легко інтегруватися з іншими бізнес-додатками, такими як бухгалтерське програмне забезпечення, як-от Xero або Freshbooks, або навіть соціальні медіа-платформи, такі як LinkedIn, для надсилання рекламних електронних листів про послуги вашої компанії.

Платформа також має вбудовані сповіщення, коли платіж отримано від клієнтів електронною поштою чи текстовим повідомленням SMS, що може заощаджувати ваші години щомісяця, якщо ви постійно маєте справу з великою кількістю клієнтів.

Stampli — це хмарний інструмент сканування рахунків-фактур, який допомагає керувати фінансами вашого бізнесу та виставляти рахунки клієнтам. Він доступний в Інтернеті, на Android та iOS.

Ви можете створювати та надсилати рахунки-фактури зі свого телефону чи планшета, що чудово підходить для малих підприємств, які хочуть заощадити час, не користуючись справжнім комп’ютером. Stampli також пропонує нагадування про прострочені платежі, відстеження отриманих рахунків електронною поштою та настроювані шаблони для різних типів клієнтів (наприклад, регулярні підписки).

Хочете автоматизувати повторювані ручні завдання? Перевірте наше програмне забезпечення для обробки рахунків на основі робочого процесу Nanonets. Витягуйте дані з рахунків-фактур, посвідчень особи чи будь-якого документа на автопілоті!

Яке найкраще програмне забезпечення для сканування рахунків-фактур на ринку?

Найкраще програмне забезпечення для сканування рахунків-фактур — це те, яке відповідає потребам вашого бізнесу та є простим у використанні. Сканер рахунків-фактур можна використовувати для перетворення паперових рахунків-фактур на цифрові копії, заощаджуючи час, завдяки швидкому й ефективному скануванню кількох рахунків-фактур.

Програмне забезпечення для виставлення рахунків дозволить вам імпортувати ваші рахунки-фактури в програму та впорядковувати їх відповідно до назв клієнта чи проекту, дозволяючи вам відстежувати, хто яку суму грошей винен у будь-який момент часу. Це також дозволяє легко вести облік, якщо клієнт коли-небудь оскаржить оплату з компанією своєї банківської картки або емітентом кредитної картки через те, що він отримав неправильну суму у своїй виписці через повторні платежі від іншого постачальника/постачальника послуг, який працював над проектами з подібними клієнтами. так само.

Обов’язкові функції платформи сканування рахунків-фактур

Платформа сканування рахунків-фактур може допомогти підприємствам заощадити час, зусилля та гроші. Головне — переконатися, що ви вибрали правильне рішення для потреб свого бізнесу. Ось деякі обов’язкові функції для платформи сканування рахунків-фактур:

Безпечне та виняткове введення даних

Ви хочете, щоб дані, які ви збираєте, були безпечними, а також ваші клієнти. Тому вам потрібна система, яка:

Безпечний і зашифрований: ваша платформа сканування рахунків-фактур має використовувати алгоритми шифрування (наприклад, AES 256), щоб гарантувати, що всі ваші дані не лише захищені від зловмисників, але й захищені від несанкціонованого доступу з боку хакерів.
Безпечне введення даних: збираючи рахунки-фактури, ви хочете точно знати, що кожна інформація про вашу компанію чи клієнта була введена правильно лише однією особою та без будь-якого втручання з боку інших сторін — тому ніхто інший не зможе змінити рахунок-фактуру після його був захоплений кимось іншим в офісі.

Nanonets може отримувати текст із рахунків-фактур із точністю понад 95%. За допомогою доступу на основі ролей ви також можете заборонити користувачам змінювати видобуту інформацію. Наномережам довіряють 30,000 XNUMX+ користувачів для автоматизації ручних завдань.

Замовте 10-хвилинну розмову з нашими експертами з автоматизації щоб побачити, як ви можете використовувати Nanonets для вирішення ваших проблем.

Використання полів рахунків-фактур для іменування та збереження рахунків-фактур

Іноді все, що вам потрібно, це надійний метод розпізнавання та збереження ваших рахунків-фактур на основі кількох ключових полів.

З метою аргументації уявимо, що відскановані рахунки-фактури подано відповідно до імен відповідних постачальників. Документ буде розміщено в папці відповідного постачальника з чітким позначенням номера рахунку та дати.

Наприклад, ім’я постачальника, номер рахунка-фактури та дату рахунка-фактури можна витягти зі сканованого документа за допомогою найкращого програмного забезпечення для сканування рахунків-фактур із використанням автоматизованих методів збору. Після створення рахунку-фактури з цими характеристиками його можна експортувати в документ і отримати унікальне ім’я.

Інтелектуальна платформа Nanonets може вибірково отримувати інформацію з ваших рахунків-фактур. Отримав рахунок-фактуру на 15 сторінках, але потрібна інформація лише з 2-ї та 3-ї сторінок. Вважайте, що це зроблено за допомогою Nanonets.

Подивіться наномережі в дії

Збір даних про рахунки-фактури

Збір даних дозволяє імпортувати рахунки-фактури та керувати ними з одного місця. Це допомагає гарантувати, що всі ваші дані рахунків-фактур зберігаються в одному місці, надаючи вам доступ до необхідної інформації в будь-який час.

Найважливішою частиною збору даних є імпорт оригінальних PDF-файлів рахунків-фактур у вашу систему. Однак це важливо не лише для запису рахунка-фактури, але й для створення аудиторського сліду для кожної транзакції та збереження відповідної інформації про кожну транзакцію (наприклад, коли її було створено), хто її створив, хто перевірив або схвалив її та які дії були виконані після схвалення.

Оскільки кожен бізнес має власний набір вимог до систем збору даних (і різних типів рахунків-фактур), існує багато різних способів використання цієї функції на програмній платформі.

Автоматизуйте збір даних, створення журналів аудиту та збереження інформації в базі даних за допомогою Nanonets.

Почніть отримувати дані з рахунків-фактур.

Точність і безпомилковий вихід

Належна платформа сканування рахунків-фактур забезпечить правильне та оперативне введення даних. Таким чином ви та ваші співробітники зможете уникнути помилок під час введення даних.

Неточна або неправильна інформація в рахунках-фактурах може призвести до дорогих помилок і незручних ситуацій. Помилки також можуть зайняти багато часу, що призведе до втрати доходу через стягнення прострочених платежів або штрафів.

Автоматизуйте кожен аспект процесу виставлення рахунків за допомогою Nanonets. Спробуйте безкоштовно.

Економте час, зусилля та гроші

Сканування рахунків-фактур — це процес запису рахунків-фактур, квитанцій, рахунків та інших документів у цифровому форматі, щоб їх можна було легко зберігати та керувати ними. Використовуючи програмне забезпечення для сканування рахунків-фактур, ви економите час і зусилля завдяки автоматизації цього процесу. Ви також можете автоматизувати процес бухгалтерського обліку, щоб зменшити кількість помилок і заощадити на витратах. Деякі функції, як-от зберігання документів, багатокористувацький доступ або хмарне сховище, допомагають зменшити витрати, одночасно забезпечуючи безпеку ваших даних.

Якщо ви працюєте з рахунками-фактурами та квитанціями або турбуєтеся про перевірку посвідчення особи, перегляньте Nanonets онлайн OCR or Екстрактор тексту PDF для вилучення тексту з документів PDF безкоштовно. Натисніть нижче, щоб дізнатися більше про Рішення для автоматизації підприємства Nanonets.

Хто використовує програмне забезпечення для керування рахунками?

Багато підприємств використовують технології, щоб полегшити своє життя в сучасному світі. Однією з найважливіших сфер, де це відбувається, є програмне забезпечення для виставлення рахунків і бухгалтерського обліку. Система керування рахунками-фактурами допомагає створювати та керувати вашими рахунками-фактурами, щоб вони завжди були доступними, коли їх потрібно надіслати, і відстежували, хто та коли їх оплатив. Ці системи також можуть оптимізувати такі процеси, як надсилання нагадувань або отримання історії платежів, якщо це необхідно.

Програмне забезпечення для керування рахунками-фактурами може принести користь підприємствам будь-якого розміру. Незалежно від того, чи є ви малим бізнесом, який тільки починає працювати, чи вже відомим підприємством із сотнями співробітників, це один із найважливіших інструментів, які допомагають підтримувати вашу компанію на правильному шляху. Програмне забезпечення для керування рахунками-фактурами використовується:

Власники малого бізнесу

Для власників малого бізнесу та фрілансерів програмне забезпечення для керування рахунками є ключовим інструментом для відстеження фінансових даних і рахунків-фактур. Ці інструменти дозволяють вам бачити, що надходить і що виходить, дозволяючи вам легко планувати свої фінанси. Ви можете використовувати його для створення рахунків-фактур, керування ними протягом життєвого циклу (процес затвердження) та відстеження витрат і продажів на ходу за допомогою мобільних пристроїв.

Інструмент сканування рахунків-фактур також допомагає запобігти обліковим помилкам, автоматично розраховуючи податки кожного рахунку-фактури, щоб вони збиралися в потрібний час.

Організації середнього розміру

Середні організації часто мають велику кількість постачальників і клієнтів, але їх не так багато, щоб їм потрібне програмне забезпечення корпоративного рівня. Ці компанії шукають просте, просте рішення з достатньою функціональністю для задоволення їхніх потреб.

У цьому випадку програмне забезпечення для обробки рахунків-фактур може бути особливо корисним, оскільки його відносно легко налаштувати та налаштувати для вашого бізнесу. Крім того, за допомогою цього типу програмного забезпечення можна автоматизувати складніші процеси виставлення рахунків-фактур, заощаджуючи час на введення вручну або помилки введення даних, а також забезпечуючи вам повну прозорість щодо того, що відбувається з вашими рахунками-фактурами в будь-який момент.

Великі корпорації

Великі корпорації часто мають велику кількість рахунків-фактур для обробки, а також багато працівників і постачальників для виставлення рахунків. У них також є багато клієнтів, яким вони повинні виставляти рахунки від імені цих працівників і постачальників.

Таким чином, вони, ймовірно, мають складні облікові процеси, які можна оптимізувати за допомогою програмного забезпечення для сканування рахунків-фактур.

Хочете автоматизувати повторювані ручні завдання? Заощаджуйте час, зусилля та гроші, підвищуючи ефективність!

Як вибрати найкраще програмне забезпечення для сканування рахунків?

Виставлення рахунків є одним із важливих умов виконання фінансових зобов’язань кожного підприємства. Підприємці повинні вибрати найкращу платформу для сканування рахунків-фактур, яка допоможе їм керувати всіма даними та створювати рахунки-фактури професійного вигляду.

Знайти найкращу платформу сканування рахунків-фактур може бути складно, оскільки доступно багато варіантів. Прийміть обґрунтоване рішення та швидше заповніть рахунок-фактуру, використовуючи наведені нижче дії.

Зрозумійте вимоги вашої компанії

Найважливіше, що ви можете зробити, коли шукаєте програмне забезпечення для автоматизації виставлення рахунків, – знати потреби свого бізнесу. Це допоможе визначити, які функції та функції є критично важливими для вашого бізнесу, і дасть уявлення про те, які конкретні програми можуть найкраще підходити для задоволення цих потреб.

Наприклад, якщо у вас є звичайний роздрібний магазин, який продає товари високого класу, онлайн-платформа може вам не підійти, оскільки клієнтам буде важко отримати доступ до неї на своїх телефонах або планшетах.

Замість цього гарним рішенням буде традиційна настільна програма з потужними можливостями звітування, яка дозволить менеджерам у штаб-квартирі стежити за продажами за місцезнаходженням, щоб вони могли відповідно планувати розклад персоналу.

Визначте, що вам потрібно від інтеграції програмного забезпечення

Перш ніж прийняти рішення, програмне забезпечення має інтегруватися з вашими існуючими системами та процесами. Ви не хочете залишатися в системі, яка не відповідає вашій бізнес-моделі. Отже, як ви знаєте, які вимоги до інтеграції важливі? Ось кілька запитань, які варто задати:

Чи потрібно інтегрувати інші програми з інструментом сканування рахунків? Якщо так, то якого типу інтеграція для цього потрібна?
Ця програма працює на кількох платформах? Чи працюватиме він як на Mac, так і на ПК, чи тільки на одному чи іншому?
Чи є ще щось, на що, зокрема, варто звернути увагу при виборі системи сканування рахунків?

Пам’ятайте про свій бюджет.

Розглядаючи вартість програмного забезпечення, важливо враховувати не лише щомісячну плату, але й додаткові витрати. Деякі постачальники пропонують безкоштовні пробні версії або безкоштовні версії програмного забезпечення, які можуть допомогти вам вирішити, чи підходить рішення для вашого бізнесу, перш ніж оформити платну підписку. Інші постачальники пропонують щедрі знижки, якщо ви платите наперед за кілька місяців, тому варто дослідити такі пропозиції та дізнатися, що доступно.

Крім того, не забувайте про витрати на навчання або підтримку. Багато рішень для сканування рахунків-фактур вимагають від персоналу додаткового навчання для їх ефективного використання; деякі також надають обмежену допомогу в реальному часі або телефонну підтримку за додаткову плату, а деякі навіть не включають обслуговування клієнтів! Постачальник програмного забезпечення для сканування рахунків-фактур повинен точно пояснити, скільки ці послуги коштуватимуть і що вони передбачають, щоб не було жодних сюрпризів, коли настане час впровадження та постійного використання.

Порівняйте функції програмного забезпечення для сканування рахунків-фактур

Коли ви порівнюєте пакети сканування рахунків-фактур, обов’язково зверніть увагу на таке:

Пакет повинен містити всі необхідні функції. Якщо ви хочете додати нові продукти чи послуги до свого бізнесу, чи дозволить програмне забезпечення це зробити?
Чи легко ним користуватися? Чи вплине це на те, скільки часу знадобиться вашим працівникам, щоб налаштувати нові рахунки? Чи інтегрується він з іншими програмами, такими як системи бухгалтерського обліку або управління запасами, якщо це необхідно?
Чи достатньо це безпечно та масштабовано для компанії, що розвивається? Подумайте, що може трапитися, якщо одного разу у вас раптом буде 100 співробітників замість 10. Чи бажаєте ви систему створення рахунків-фактур, яка справлятиметься з навантаженням без збоїв або зниження продуктивності, оскільки її база даних не обладнана для збільшення розміру зайнятості та кількості щомісяця (або тижня) обробляються транзакції?

Дізнайтеся, які методи використовують інші підприємства.

Перевірте кількість оглядів програмного пакета. Якщо їх занадто мало, це не означає, що продукт поганий; він був на ринку недостатньо довго, щоб отримати хороші оцінки. Однак якщо ви бачите щось із понад 100 відгуками та середнім рейтингом 4 зірки або вище, це досить хороший показник того, що інші компанії, які використовують програмне забезпечення, цим задоволені.

Ще один спосіб перевірити, чи варте програмне забезпечення для сканування рахунків-фактур вашого часу, — переглянути його базу встановлення — кількість разів, коли його завантажували користувачі. Чим вищий цей показник, тим більший інтерес до вашого бізнесу виявлятиме цей сегмент ринку (за умови, що вони мають подібні потреби). Якщо в списку немає встановлень для певного постачальника послуг. Тим не менш, вони стверджують, що популярні у своїй місцевості, вивчають відгуки інших клієнтів і огляди в Інтернеті, перш ніж підписатися на щось занадто дороге або складне для того, що вам потрібно.

Нарешті перевірте, скільки оцінок отримує кожен! Це може дати уявлення про те, як задоволені люди, які користуються подібними продуктами протягом свого робочого дня, ставляться до них перед тим, як приймати інвестиційні рішення на основі лише обмеженої інформації.

Висновок

Підсумовуючи, програмне забезпечення для сканування рахунків-фактур — це інструмент, який дозволяє сканувати ваші рахунки-фактури та надсилати їх як файли PDF. Вони розроблені, щоб полегшити підприємствам обробку кредиторської заборгованості, забезпечуючи простий спосіб завантажувати документи та відстежувати, що вже було сплачено. Деякі з найкращих програм для виставлення рахунків згадуються в цьому блозі, щоб допомогти вам вибрати найкраще.

Нанонети онлайн OCR та OCR API є багато цікавого випадки використання tкапелюх може оптимізувати ефективність вашого бізнесу, заощадити витрати та стимулювати зростання. Дізнайся як приклади використання Nanonets можуть застосовуватися до вашого продукту.

Детальніше:

Арабські інструменти OCR

Інструменти оптичного розпізнавання символів китайською мовою

Програмне забезпечення OCR для гінді

Корейське програмне забезпечення OCR

Російські засоби OCR

Інструменти OCR на санскриті

Найкраще програмне забезпечення OCR для Mac

Як використовувати Google Drive OCR?

Японські інструменти OCR

Програмне забезпечення для автоматизації фінансів

Програмне забезпечення для автоматизації страхування