Що таке аутсорсинг кредиторської заборгованості?

Підприємства, що розвиваються, повинні підтримувати відносини з багатьма постачальниками та продавцями. Постачальники з різними стандартами/процедурами виставлення рахунків зазвичай роблять процеси кредиторської заборгованості досить громіздкий. Аутсорсинг кредиторської заборгованості може допомогти згладити процес AP, забезпечуючи при цьому ефективне оформлення платежів постачальникам.

Про кредиторську заборгованість

рахунки кредиторів відноситься до короткострокових зобов'язання понесені компанією через купівлю товарів або послуг у постачальників/постачальників у кредит. The процес кредиторської заборгованості життєво важливий для компанії, оскільки він відстежує вхідні рахунки або рахунки-фактури, які необхідно регулярно очищати.

Організації, які прагнуть зменшити навантаження на свої процеси AP і підтримувати безперебійний потік бізнесу, можуть скористатися послугами рахунки кредиторів аутсорсингова компанія.

Що таке аутсорсинг кредиторської заборгованості

Аутсорсинг кредиторської заборгованості — це процес найму спеціалізованого постачальника послуг, який може взяти на себе численні функції AP, які підприємствам важко виконувати всередині компанії.

Аутсорсингові компанії, що займаються обліком кредиторської заборгованості, мають необхідні навички, інструменти та технології для інтеграції з існуючими процесами AP організації.

Організації, які мають справу з конфіденційними фінансовими даними, можуть вагатися щодо використання сторонніх постачальників для своїх процесів AP. Тому вони можуть замість цього розглянути автоматизацію AP.

---

Хочете створити свій користувацький Автоматизований процес обробки рахунків-фактур? Зверніться до Нанонети і почніть безкоштовно! Автоматизуйте оплату рахунків за допомогою ШІ.

---

Аутсорсинг AP проти автоматизації AP

Аутсорсинг AP передбачає передачу процесів кредиторської заборгованості сторонньому постачальнику послуг. Це означає, що ви користуєтеся послугами кредиторської заборгованості зовнішньої організації для виконання своїх бізнес-операцій. Автоматизація AP, для порівняння, це прийняття/інтеграція an Програмне забезпечення AP для отримання, перевірки та затвердження процесів кредиторської заборгованості.

Передача процесів розрахунків із кредиторами на аутсорсинг може допомогти оптимізувати платежі та заощадити на праці, часі та помилках. Використовуючи програмне забезпечення для автоматизації точки доступу, ви зможете краще контролювати збір даних рахунків-фактур, безпека та допомога в кращому аналізі даних для підвищення ефективності бізнесу. Але це передбачає інші витрати, такі як інвестиції в програмне забезпечення та виділення часу на навчання працівників використанню програмного забезпечення.

Вибір між аутсорсингом кредиторської заборгованості чи автоматизацією повністю залежить від розміру та характеру бізнесу. У той час як автоматизація AP спростить внутрішні процеси AP, аутсорсинг буде ідеальним для бізнесу, який хоче зменшити навантаження на AP.

А поки що зосередимося на перевагах і недоліках аутсорсингу кредиторської заборгованості.

Переваги аутсорсингу кредиторської заборгованості

Аутсорсинг кредиторської заборгованості може бути дуже вигідним для бізнесу. Кваліфіковані постачальники аутсорсингу можуть зробити процеси AP компанії більш ефективними; тим самим покращуючи грошовий потік. Таким чином, постачальники та продавці можуть отримати вигоду від своєчасних платежів.

Ось кілька способів, за допомогою яких компанії можуть отримати вигоду від аутсорсингу своїх процесів AP:

1. Зниження витрат

Аутсорсинг ваших процесів кредиторської заборгованості може бути економічно ефективним для бізнесу. Внутрішні процеси AP вимагають найму людей, інвестування в навчальні матеріали та обладнання/програмне забезпечення, що може бути досить дорогим для бізнесу. Аутсорсинг може допомогти уникнути цих накладних витрат і все одно виявитися економним, оскільки ви платите постачальнику на основі кожного рахунку-фактури.

2. Знижки при достроковій оплаті

Аутсорсинг кредиторської заборгованості може підвищити ефективність ваших процесів AP шляхом оптимізації рахунків-фактур і платежів від постачальників. Це може допомогти уникнути подвійних платежів або пропущених рахунків-фактур. Оскільки все організовано, ви також можете здійснювати ранні розрахунки за рахунками постачальників, щоб отримати кращі знижки.

3. Підвищена ефективність і продуктивність

Аутсорсинг ваших процесів AP може допомогти пришвидшити обробку рахунків-фактур. Компанії, що пропонують послуги з оплати рахунків, зосереджуються лише на ваших процесах AP; виконання роботи швидше і точніше. Крім того, завдяки подбанню про процеси AP ваші співробітники можуть зосередитися на завданнях більшої цінності з підвищенням ефективності, що веде до кращої продуктивності в цілому.

4. Менша кількість помилок і кращий захист від шахрайства

Окрім оптимізації рахунків-фактур, аутсорсингові компанії кредиторської заборгованості також зменшують кількість помилок у рахунках-фактурах. За допомогою належних перевірок і підтвердження вони можуть виявити помилки в рахунках-фактурах і запобігти неправильним платежам. Використання експертів AP та складних технологій допомагає їм визначати ризики та зменшувати випадки шахрайство.

5. Кваліфіковані ресурси та новітні технології

Компанії, що надають аутсорсинг кредиторської заборгованості, використовують професіоналів, знайомих із найновішими інструментами чи програмним забезпеченням, для оптимізації процесів AP. Це означає, що ваш бізнес базується на новітніх технологіях і високоточних інструментах без необхідності інвестувати в них.

6. Постійне відстеження

Багато аутсорсингових компаній із кредиторської заборгованості працюють за межами підприємства, але використовують модернізовану технологію, яку можна відстежувати на кожному кроці. Завдяки автоматичному відстеженню компанії можуть отримати доступ у режимі реального часу та інформацію про свої процеси заборгованості.

7. Відсутність дефіциту робочої сили

Процеси AP, якщо вони перериваються через відсутність співробітників, можуть збільшити кількість і обтяжити бізнес. Аутсорсингові постачальники мають достатню робочу силу (і резервні команди), щоб втрутитися та керувати вашими процесами AP.

Недоліки аутсорсингу кредиторської заборгованості

Хоча аутсорсинг вашої кредиторської заборгованості може здатися безпроблемним, є деякі проблеми, з якими компанія може зіткнутися при аутсорсингу. Нижче наведено деякі з недоліків, які можуть виникнути під час аутсорсингу AP.

1. Перевірка помилок

Аутсорсингові компанії не завжди можуть бути прозорими в тому, як вони працюють з вашими процесами AP. Незважаючи на використання сучасних технологій, помилки все одно трапляються. Ці помилки часто залишаються непоміченими. Крім того, аутсорсингові компанії, які обробляють ваші процеси AP, можуть не повністю впровадити зміни у ваші процеси, що призведе до збільшення кількості помилок або переробок.

2. Менший контроль процесу

Будь-яка компанія, що займається найкращі практики щодо кредиторської заборгованості внутрішня компанія обов’язково матиме більший контроль над своїми процесами. Надзвичайні ситуації можна визначати за пріоритетністю та негайно обробляти за допомогою прямих погоджень. Зі сторонніми постачальниками вам доведеться грати за їхніми умовами та термінами. Вони можуть бути розташовані далеко, і відсутність прозорості в процесах може стати серйозною проблемою.

3. Проблеми з дублюванням

Багато аутсорсингових компаній стягують плату за рахунок-фактуру. Отже, якщо ваш бізнес ділиться дублікатами рахунків-фактур, вам також доведеться заплатити за це. Якщо аутсорсингові постачальники не мають можливості виявляти дублікати рахунків-фактур, тоді бізнес несе більше витрат, ніж потрібно.

4. Менш гнучкий

Аутсорсингова компанія з кредиторської заборгованості може мати певні умови, які можуть не зробити роботу гнучкою для вашого бізнесу. Якщо договір із постачальником не передбачає винятків у обробці, ваш бізнес має розглядати це окремо. Це може призвести до більшої складності, переробки та незручностей.

5. Надмірна залежність

Можливість передати ключові обов’язки AP може бути добре, але це коштує. Справа в тому, що ви стаєте сильно залежними від аутсорсингового постачальника послуг щодо кредиторської заборгованості, які включають життєво важливі операції. Отже, якщо постачальник зіткнеться з такими проблемами, як порушення безпеки або навіть банкрутство, процеси вашої компанії можуть раптово призупинитися.

6. Питання конфіденційності та безпеки

Компанії повинні пам’ятати, що вони втрачають конфіденційність, коли розголошують фінансову інформацію та надають доступ до конфіденційних даних, вирішуючи передати процеси AP аутсорсингу.

Зазвичай такі треті сторони використовують внутрішні сервери та хмарні сховища для зберігання конфіденційних даних. Хоча вони слугують централізованим доступом для обох залучених сторін, дані також схильні до потенційних порушень безпеки та злому.

Оцінка постачальників аутсорсингу кредиторської заборгованості

Як вибрати правильний вид послуги аутсорсингу кредиторської заборгованості, щоб отримати необхідні переваги? Ось кілька вказівок, яких ви можете дотримуватися, щоб вибрати правильного постачальника аутсорсингу заборгованості:

• Дослідіть аутсорсингову фірму AP: Рекомендується дослідити аутсорсингову компанію AP, перш ніж співпрацювати з нею. Інформація через відгуки, відгуки користувачів або відгуки може висвітлити історію ефективності постачальника. Перегляд попередніх проектів може дати уявлення про те, як вони обробляють клієнтів, їхні процеси тощо.
• Обговорити внутрішньо: Внутрішнє обговорення з керівництвом і персоналом перед передачею процесів AP аутсорсинговому провайдеру може допомогти отримати ясність щодо вимог, які необхідно виконати, і проблем, які потенційно можуть виникнути. Ефективність підвищується, а кількість помилок зменшується, коли компанія, її постачальники та аутсорсинговий провайдер працюють на одній сторінці.
• Перевірте конфіденційність і заходи безпеки: Аутсорсингові компанії AP можуть навіть перебувати в іншій країні. Перш ніж дозволити аутсорсинговим фірмам взяти на себе керування вашими процесами AP, перевірте їх заходи безпеки та те, як вони забезпечують конфіденційність ваших фінансових даних. Це може допомогти оцінити пов’язаний ризик і вжиті заходи безпеки для запобігання порушенням безпеки.

Послуги аутсорсингу кредиторської заборгованості

Аутсорсинг кредиторської заборгованості став популярною діловою практикою для багатьох фірм, яким бракує можливостей і засобів для виконання зростаючих процесів AP. Багато аутсорсингових фірм готові запропонувати безліч послуг.

Найпоширенішими процесами AP, які передаються на аутсорсинг, є purchase order or відповідність рахунків-фактур (0р 3 способи відповідності), автоматизація рахунків-фактур, вирішення розбіжностей та адміністрування точки доступу. Залежно від обсягу роботи та бюджету компанія може обрати те, що вона хоче передати аутсорсингу.

Висновок

Аутсорсинг кредиторської заборгованості — це зручне рішення для компаній, щоб зробити свої процеси AP ефективними та рентабельними. Все більше й більше підприємств покладаються на аутсорсингові фірми AP, щоб перепроектувати та оптимізувати свої процеси AP, незважаючи на невеликі проблеми. Наймання, автоматизація чи аутсорсинг – це вибір, який компанії можуть зробити залежно від своїх засобів, часу та можливостей для забезпечення плавніших процесів AP та кращої ефективності бізнесу.