Що таке кредиторська заборгованість?

Кредиторська заборгованість – це бухгалтерський термін, який стосується грошей, які компанія винна продавцю або постачальнику за те, що вона скористалася їхніми продуктами чи послугами.

Коли компанія купує продукти/послуги у продавця/постачальника з домовленістю про оплату пізніше, сума називається кредиторською заборгованістю – доки платіж не буде здійснено.  Це форма кредиту пропоновані продавцем/постачальником.

Кредиторська заборгованість реєструється, коли рахунок-фактура затверджено для оплати. Це реєструється в Головній книзі (або допоміжній книзі AP) як непогашений платіж або зобов’язання, доки суму не буде сплачено. Кредиторська заборгованість може бути торговою кредиторською заборгованістю (придбання фізичних товарів, які зареєстровані в інвентаризації) або кредиторською заборгованістю (придбання товарів і послуг, на які виставляються рахунки-фактури, наприклад, реклама, розваги, подорожі, канцелярське приладдя та комунальні послуги).

---

Автоматизувати збір даних, побудувати Робочі процеси та оптимізувати процес обліку кредиторської заборгованості за секунди. Код не потрібен. Замовте 30-хвилинну демонстрацію в реальному часі. Автоматизуйте оплату рахунків за допомогою ШІ.

Заплануйте демонстрацію

---

Зміст

---

Хочете автоматизувати тристоронні процеси збігу вручну? Забронюйте 3-хвилинну демонстрацію в прямому ефірі, щоб побачити, як Nanonets може допомогти вашій команді запровадити наскрізне впровадження Автоматизація точки доступу.

Заплануйте демонстрацію

---

Приклад кредиторської заборгованості

Пекарня ABC замовляє 50 фунтів цукру в оптового продавця XYZ Traders за ціною 50 центів за фунт. XYZ Traders пропонує кредитний період тривалістю 30 днів після доставки в пекарню, протягом якого ABC має сплатити рахунок у розмірі 25 доларів США. Доки пекарня не виплатить трейдерам XYZ, сума в розмірі 25 доларів США називатиметься кредиторською заборгованістю та відображатиметься як зобов’язання перед кредиторами в балансі пекарні.

25 доларів реєструються як актив у балансі трейдерів XYZ до отримання платежу.

Кредиторська заборгованість включає, крім придбання товарів, наступне:

• Транспорт та логістика
• Потужність / Енергія / Паливо
• Лізинг
• ліцензування
• Послуги (монтаж / субпідряд)

---

Налаштуйте робочі процеси безконтактної точки доступу та оптимізувати процес обліку кредиторської заборгованості за секунди. Замовте 30-хвилинну демонстрацію в реальному часі.

Заплануйте демонстрацію

---

Важливість кредиторської заборгованості

AP важливий з таких причин:

Це забезпечує своєчасну оплату рахунків, що, у свою чергу, покращує кредитний рейтинг компанії та довгострокові відносини з постачальниками.

• Своєчасна оплата рахунків забезпечує безперебійний потік поставок і послуг, що призводить до безперебійного перебігу бізнес-операцій.
• Своєчасна оплата дозволяє уникнути прострочених платежів, пені та інших прострочених платежів.
• Організований AP дозволяє систематично відстежувати рахунки-фактури та платежі.
• AP полегшує грошовий потік, здійснюючи платежі лише вчасно та використовуючи кредитні лінії, запропоновані постачальником.
• Суворий AP уникає шахрайство продавця і крадіжки.

AP не позбавлений недоліків. Це часто вважається фінансовим тягарем для постачальників, які повинні чекати оплати після доставки продуктів і послуг. З боку компанії балансовий звіт із тривалою кредиторською заборгованістю вказує на нестабільну грошову позицію. Ці недоліки можна подолати етичним, правовим і логічним шляхом Процеси AP.

Компоненти процесу кредиторської заборгованості

Кредиторська заборгованість – це багатоетапний процес, який складається з кількох основних етапів:

• AP починається з рішення компанії про закупівлю товарів/послуг за кредитною системою.
• Вибір постачальників, які пропонують кредитні лінії.
• Порівняння кредитної політики постачальників щодо дозволених кредитних днів, комісії за затримку платежу, готівкової знижки при достроковій оплаті тощо та вибір постачальника з умовами, які найкраще відповідають компанії.
• Після процес закупівлі - заявка на закупівлю, purchase order, рахунок-фактура, квитанція – підприємства.
• Облік рахунків/рахунків у книгах як кредиторська заборгованість після отримання товарів.
• Бухгалтерія допомагає проводити внутрішні та зовнішні аудити в компанії та аналізувати моделі витрат, що, у свою чергу, допомагає у фінансовому плануванні та дотриманні стандартів і правил.
• Відстеження дат на рахунках для забезпечення оплати до настання терміну оплати.
• Здійснення оплати достроково
• Повідомлення постачальника про те, що платіж здійснено.

Повністю використати переваги тривалості кредиту допоможе ефективно управляти грошовими потоками. Однак слід пам’ятати, що найефективніше використовувати умови кредиту – це знати, коли оплачувати рахунки.

Відділ традиційної кредиторської заборгованості

Команда, відповідальна за ручні процеси кредиторської заборгованості, відповідає за реєстрацію та обробку фінансових операцій, пов’язаних із закупівлями та постачальниками.

Для цього залучається цілий ряд фахівців:

• Аналітик із введення даних вводить рахунки-фактури в цифрову систему після їх отримання.
• Аналітик обробки платежів відповідає за оплату рахунків-фактур у дату їх сплати
• Аналітик винятків усуває розбіжності в рахунках-фактурах і вирішує проблеми з невдалими платежами.
• Команда управління постачальниками персонал створює та керує базою даних постачальників і співвідносить її з різними операціями із закупівель.
• Менеджер із кредиторської заборгованості координує роботу з командою для безпомилкового та безперебійного керування рахунками-фактурами.

Усі члени команди працюють над створенням і підтримкою міцних відносин із постачальниками. Команда також повинна уважно стежити за витратами AP і підтримувати внутрішній контроль, щоб захистити відплив готівки.  

Ефективний і добре керований робочий процес із кредиторською заборгованістю може заощадити компаніям значну кількість часу та грошей щодо процесу AP. Організації, у рідкісних випадках, також можуть аутсорсинг AP функції для зовнішніх агентств.

Проблеми ручного процесу розрахунків із заборгованістю

Процеси ручного обліку кредиторської заборгованості мають такі проблеми:

• Проблеми, пов’язані з ручним введенням даних: Ручне введення рахунків-фактур у систему може зайняти багато часу, бути неефективним і бути схильним до помилок. Усе це може вплинути на функціонування та прибутки компанії.
• Затримки в оплаті: ручний контроль і помилки можуть призвести до затримки платежів і незадоволених постачальників. Це також може вплинути на кредитний рейтинг і довіру до компанії як клієнта для постачальника.
• Незадоволені працівники: буденність, повторюваність багатьох завдань, пов’язаних із процесом AP, може призвести до незадоволення роботою та пов’язаних із цим проблем, зокрема плинності кадрів.
• Громіздка інформація: у міру того, як компанія зростає в розмірах і з’являється більше рахунків-фактур, які потрібно обробляти, кількість інформації щодо постачальників, продуктів, послуг, вартості, доставки та термінів виконання може стати надзвичайною. Також стає важко знайти документи, а бухгалтерія може стати кошмаром.
• Непрозорість даних: відстеження паперових рахунків-фактур і фізичних документів AP може стати складним, якщо не неможливим, коли відділ AP зростає в розмірах, щоб впоратися з багатьма процесами закупівель.
• Схильність до шахрайства. Відсутність видимості в ручних системах обліку кредиторської заборгованості може наражати вашу компанію на вразливість системи безпеки та шахрайство.

Переваги автоматизації процесу кредиторської заборгованості

Автоматизація процесу розрахунків із заборгованістю дає такі переваги:

• Економія часу: Кажуть, що 25% робочого тижня витрачається на повсякденне ручне керування рахунками-фактурами, час, який краще витратити на більш продуктивну діяльність.
• Економія коштів: виявлено, що ручна обробка одного рахунку-фактури коштує 12-15 доларів США. Автоматизація може усунути значну частину цих витрат. Крім того, автоматизовані рішення відстежують терміни оплати рахунків-фактур і допомагають оплачувати рахунок-фактуру в оптимальний час, тим самим покращуючи грошовий потік, уникаючи комісії за прострочення платежу та підтримуючи кращі відносини з постачальниками.
• Отримання доходу: своєчасні платежі завдяки автоматизації можуть не тільки уникнути сплати за прострочення, але й покращити кредитний рейтинг компанії та зробити її відкритою для знижок і знижок від постачальників.
• Зменшення помилок: керування рахунками-фактурами вручну пов’язане з помилками через людський нагляд. Автоматизація може усунути більшість помилок, пов’язаних із ручними процесами обліку кредиторської заборгованості.
• Гнучкість оплати: автоматизація може дозволити приймати рішення про те, коли та як оплачувати рахунки-фактури (наприклад, паперовим чеком, ACH або за допомогою віртуальних карток, де ви отримуєте відшкодування готівкою).
• Краще обслуговування даних: ручне просіювання документів може бути клопітким і спричинити помилки. Обслуговування цифрової бази даних забезпечує кращий доступ і пошук даних, тим самим спрощуючи цикл закупівлі до оплати. Таке управління також дозволяє аналітику для звітності та відстеження закупівель і грошових потоків компанії.
• Безпека. Рішення для автоматизації кредиторської заборгованості може зберігати дані на централізованому сервері або в хмарі, що забезпечує безпеку

Що шукати в програмному забезпеченні для рахунків до кредиторів

Важливо вибрати Програмне забезпечення для автоматизації AP що забезпечує максимальну віддачу від інвестицій. Програмне забезпечення для автоматизації кредиторської заборгованості має включати збір даних, обробку рахунків-фактур, автоматичні затвердження та платежі. Основні функції, на які слід звернути увагу, шукаючи програмне забезпечення для автоматизації точки доступу, включають:

• Точний збір даних рахунків-фактур: перетворення даних рахунків-фактур у звичайний цифровий формат є найважливішим аспектом підвищення ефективності автоматизації AP. Ручне введення даних є дорогим, схильним до помилок і займає багато часу. Хороший інструмент оптичного розпізнавання символів дозволяє інтелектуально отримувати відповідні дані без втручання людини, таким чином заощаджуючи час, гроші та людські помилки.

• Просте затвердження рахунків-фактур: люди, які затверджують рахунки-фактури, часто є зайнятими менеджерами та керівниками, тому автоматичне затвердження рахунків-фактур має бути легким, інтуїтивно зрозумілим і зручним для такого персоналу. Особа, яка затверджує, повинна мати можливість переглядати та затверджувати рахунок-фактуру одним клацанням миші, незалежно від пристрою, з якого вона отримує доступ до рахунку-фактури.
• Можливість відстежувати рахунки-фактури AP у режимі реального часу: інструменти робочого процесу також повинні дозволяти будь-якій зацікавленій стороні легко відстежувати рахунок-фактуру. Це дозволить уникнути затримок, неправильного спілкування та неправильного управління в процесі обробки рахунків.
• Інтеграція з існуючою системою бухгалтерського обліку: компанія може використовувати інші цифрові платформи та програмне забезпечення, і інструмент AP повинен мати можливість інтегруватися з ними, щоб запобігти невідповідності даних і операцій.
• Автоматизація платежів. Останнім кроком у процесі AP є оплата. Після реєстрації всіх схвалень програмне забезпечення має бути здатним ініціювати та обробити платіж постачальнику, щоб завершити та закрити процес кредиторської заборгованості для цієї конкретної закупівлі.
• Зберігання даних: Залежно від потреб компанії, усі дані AP можуть зберігатися на централізованому сервері або хмарі. Компанія має визначити тип сховища перед запуском автоматизації AP.

Висновок

Автоматизація операцій з обробки облікових записів може усунути проблеми, пов’язані з ручними процесами, такі як затримки часу, помилки та втрата людських зусиль.  

Ефективне програмне забезпечення AP, таке як Nanonets, може покращити процеси закупівлі до оплати, забезпечити дотримання податкового законодавства, автоматизувати 3-стороннє відповідність, оптимізувати Дні АП або ДПО, запобігати шахрайству, оптимізувати грошові потоки, підтримувати відносини з постачальниками та зберігати дані для нащадків. Автоматизація підвищує ефективність і може керувати процесом «закупівля-оплата» для отримання довгострокової цінності. Цифровий доступ до процесу AP сприяв би бізнес-стратегіям, перетворюючи відносини між постачальниками та клієнтами на конкурентну перевагу.