Що таке звірка рахунків?

Ефективне управління фінансами має вирішальне значення для успіху та розвитку будь-якого бізнесу. Одним з важливих аспектів управління фінансами є звірка рахунків. Незалежно від того, чи є ви малим підприємством чи великим підприємством, звірка рахунків-фактур є важливим процесом для забезпечення точності, виявлення розбіжностей і підтримки надійного фінансового контролю.

У цьому вичерпному посібнику ми розглянемо звірку рахунків-фактур, її важливість для бізнесу, покроковий процес її досягнення та те, як автоматизація може це оптимізувати. У цьому контексті ми також дослідимо переваги використання Nanonets, потужного автоматизованого рішення, для безперебійної та ефективної звірки рахунків-фактур.

Що таке звірка рахунків?

Узгодження рахунків-фактур – це процес порівняння та зіставлення рахунків-фактур із відповідними супровідними документами для забезпечення точності та цілісності фінансових операцій. Це передбачає перевірку деталей кожного рахунку-фактури, перевірку їх на відповідність замовленням на купівлю, квитанціям та іншим відповідним записам, а також усунення будь-яких невідповідностей або помилок, які можуть виникнути.

Основна мета звірки рахунків-фактур — забезпечити точність, повність і відповідність фінансової звітності підприємства отриманим товарам або послугам. Цей процес забезпечує механізм перехресної перевірки та перевірки сум, кількості та умов, зазначених у рахунках-фактурах, щоб переконатися, що вони відповідають узгодженим умовам.

Чому звірка рахунків-фактур важлива?

За прогнозами, світовий ринок програмного забезпечення для звірки зростатиме від 1.28 мільярда доларів США у 2023 році до 3.40 мільярда доларів США до 2030 року при середньорічному темпі зростання 14.9%. Очевидно, що звірка рахунків-фактур є важливою потребою бізнесу, яка пропонує кілька життєво важливих переваг. Нижче наведено кілька ключових.

Фінансова точність і контроль

Узгодження рахунків-фактур є життєво важливим бізнес-процесом, який пропонує кілька ключових переваг, зокрема фінансову точність і контроль. Він діє як система стримувань і противаг, яка забезпечує точність і цілісність фінансових операцій. Зіставляючи рахунки-фактури з бухгалтерськими записами в головній книзі, підприємства можуть виявляти та виправляти повторювані записи, помилки або додаткові виплати, зберігаючи належний баланс своїх книг. Цей процес захищає підприємства від надмірних витрат і допомагає підтримувати фінансовий контроль.

Утримання клієнтів і партнерів

Точні та узгоджені цифри необхідні для побудови та підтримки міцних відносин із продавцями та постачальниками. Коли рахунки звіряються, компанії можуть впевнено спілкуватися зі своїми партнерами, демонструючи прозорість і довіру. Узгоджені цифри забезпечують ясність і впевненість, створюючи позитивну робочу атмосферу. Це допомагає уникнути будь-яких непорозумінь або суперечок, що виникають через неточні чи суперечливі цифри, зміцнюючи відносини між продавцями та постачальниками.

Управління витратами та запобігання шахрайству

Узгодження рахунків-фактур дозволяє підприємствам ефективно керувати витратами та запобігати шахрайству. Ретельно перевіряючи та порівнюючи рахунки-фактури з підтверджуючими документами, підприємства можуть виявити розбіжності, завищені витрати або несанкціоновані витрати. Цей проактивний підхід дозволяє їм негайно вживати заходів для вирішення цих проблем, захисту своїх фінансових ресурсів і захисту від потенційних фінансових втрат.

Відповідність та готовність до аудиту

Звірені рахунки-фактури забезпечують міцну основу для дотримання нормативних вимог і внутрішніх аудитів. Забезпечуючи точність і повноту фінансової документації, підприємства можуть легко продемонструвати дотримання фінансових правил і внутрішнього контролю. Це допомагає їм дотримуватися юридичних зобов’язань і бути добре підготовленими до зовнішніх перевірок або перевірок.

Обґрунтоване прийняття фінансових рішень

Надійні та узгоджені дані рахунків-фактур відіграють вирішальну роль у прийнятті обґрунтованих фінансових рішень. Маючи точну та актуальну фінансову інформацію, підприємства можуть впевнено приймати стратегічні рішення. Узгоджені рахунки-фактури надають чітку картину фінансових зобов’язань, зобов’язань і грошових потоків, що дозволяє підприємствам ефективно планувати, ефективно розподіляти ресурси та стимулювати зростання.

У наступному розділі ми надамо вам покрокові інструкції щодо ефективного узгодження рахунків-фактур, забезпечуючи фінансову точність і контроль у вашому бізнесі.

Як звірити накладні: покрокова інструкція

Звірка рахунків-фактур – це систематичний процес, який включає кілька ключових кроків для забезпечення точності та повноти. Дотримуючись цього покрокового посібника, компанії можуть оптимізувати процес узгодження рахунків-фактур і підтримувати фінансовий контроль:

1. Зберіть документацію до рахунку: Зберіть усі відповідні рахунки-фактури, замовлення на купівлю, квитанції та підтверджуючі документи для процесу узгодження. Переконайтеся, що у вас є повний набір записів для порівняння.
2. Перевірте деталі рахунку-фактури: Перевіряйте точність кожного рахунку-фактури, включаючи відомості про постачальника, номер рахунку-фактури, дати, описи товарів, кількість і ціни. Перехресні посилання на цю інформацію з відповідними замовленнями на купівлю та контрактами для забезпечення узгодженості.
3. Зіставте рахунки-фактури з платежами: Порівняйте рахунки-фактури з платіжними записами, такими як банківські виписки, щоб виявити будь-які розбіжності або відсутні платежі. Переконайтеся, що всі рахунки-фактури належним чином обліковуються у ваших фінансових звітах.
4. Перевірте наявність помилок або невідповідностей: уважно перевірте кожен рахунок-фактуру та підтверджуючий документ на наявність будь-яких помилок, таких як неправильні суми, повторювані платежі або несанкціоновані витрати. Розслідуйте будь-які невідповідності та вживайте необхідних заходів для їх усунення.
5. Звірити непогашені залишки: Визначте будь-які непогашені залишки або відкриті рахунки-фактури, які не були вирішені. Зверніться до продавців або постачальників, щоб уточнити будь-які непогашені суми та переконатися, що вони належним чином обліковуються.
6. Оновлення головної книги та бухгалтерських записів: внесіть необхідні коригування у свою головну книгу та облікові записи, щоб точно відобразити дані звірених рахунків-фактур. Оновіть відповідні рахунки, категорії витрат і будь-які відповідні фінансові показники.
7. Процес узгодження документів: Зберігайте записи про процес узгодження рахунків-фактур, включаючи вжиті кроки, висновки та будь-які коригувальні дії. Ця документація слугує аудиторським слідом і може бути корисною для майбутніх довідок або внутрішніх/зовнішніх аудитів.
8. Регулярно миріться: Встановіть регулярний графік звірки рахунків-фактур, щоб забезпечити своєчасний і послідовний фінансовий контроль. Це може бути щотижневий, щомісячний або щоквартальний процес, залежно від потреб вашого бізнесу та обсягу транзакцій.

Дотримуючись цих кроків, підприємства можуть ефективно звіряти свої рахунки-фактури, забезпечуючи фінансову точність і зберігаючи контроль над своїми фінансовими процесами. У наступному розділі ми дослідимо, як автоматизація може оптимізувати процес узгодження рахунків-фактур, забезпечуючи більшу ефективність і точність.

Як автоматизація може оптимізувати процес узгодження рахунків-фактур

Відповідно до звіту PayStream Advisors за 2021 рік, 48% респондентів назвали затвердження вручну та ручне введення даних головними проблемами в робочому процесі рахунків-фактур. Як і раніше86% малих і середніх підприємств (МСП) використовують ручні процеси для звірки рахунків-фактур.

Звірка рахунків-фактур вручну може зайняти багато часу, бути схильною до помилок і потребувати ресурсів. А Недавнє дослідження виявили, що в середньому обробка рахунка-фактури займає 10 днів, і враховуючи велику кількість рахунків-фактур, які компанія отримує щомісяця, ця робота може збільшитися.

На щастя, автоматизація пропонує потужний спосіб оптимізувати та підвищити ефективність процесу узгодження рахунків-фактур. Ось кілька способів, як автоматизація може принести користь вашому бізнесу:

Підвищена швидкість і ефективність

Автоматизація усуває потребу в ручному введенні даних і повторюваних завданнях, дозволяючи обробляти та звіряти рахунки набагато швидше. Завдяки автоматизованому збору рахунків-фактур і витягу даних релевантну інформацію можна витягувати з рахунків-фактур точно й автоматично. Це скорочує час, витрачений на введення даних вручну, і збільшує загальну швидкість процесу узгодження.

Покращена точність і зменшення помилок

Звірка рахунків-фактур вручну чутлива до людських помилок, наприклад помилок у введенні даних або непомічених розбіжностей. Автоматизація мінімізує ризик помилок завдяки використанню передових технологій, таких як оптичне розпізнавання символів (OCR), для отримання даних із рахунків-фактур із високою точністю. Це гарантує, що отримана інформація правильно зіставлена ​​та узгоджена, зменшуючи ймовірність розбіжностей або неточностей.

Покращена видимість і відстеження

Автоматизація забезпечує видимість процесу узгодження рахунків у реальному часі. Це дозволяє відстежувати прогрес, виявляти вузькі місця та отримувати уявлення про статус кожного рахунку-фактури. Завдяки автоматизованим робочим процесам і сповіщенням ви можете легко контролювати процес узгодження, забезпечуючи своєчасні дії та зменшуючи затримки.

Спрощене затвердження та обробка винятків

Автоматизовані робочі процеси дозволяють безперебійно направляти рахунки-фактури для затвердження, гарантуючи, що відповідні зацікавлені сторони переглядають і авторизують платежі. Винятки, такі як рахунки-фактури з розбіжностями або відсутньою інформацією, можна позначати та автоматично направляти відповідному персоналу для вирішення. Це спрощує процес затвердження та скорочує час і зусилля, необхідні для обробки винятків вручну.

Підвищена відповідність вимогам і можливість перевірки

Автоматизація допомагає забезпечити дотримання фінансових правил і внутрішньої політики. Застосовуючи попередньо визначені правила та перевірки підтвердження, ви можете переконатися, що рахунки-фактури звіряються відповідно до вказівок вашої компанії. Автоматизовані журнали аудиту забезпечують повний запис процесу узгодження, полегшуючи відстеження та перегляд транзакцій, коли це необхідно.

Автоматизоване узгодження рахунків-фактур із Nanonets

Nanonets пропонує вдосконалені рішення автоматизації, які можуть революціонізувати ваш процес узгодження рахунків-фактур. Завдяки інтелектуальним можливостям вилучення даних і управлінню робочим процесом Nanonets спеціалізується на точному й ефективному вилученні ключової інформації та автоматизації процесу зіставлення та узгодження. Використовуючи можливості штучного інтелекту та машинного навчання, Nanonets використовує передові методи OCR (оптичне розпізнавання символів), щоб точно отримувати відповідні дані з рахунків-фактур, наприклад імена постачальників, номери рахунків-фактур, описи товарів, кількість і суми ціни.

Можливості OCR Nanonets призначені для роботи з широким діапазоном форматів рахунків-фактур, включаючи цифрові рахунки-фактури, відскановані документи та навіть рахунки-фактури зі складним макетом. Розширені алгоритми можуть інтелектуально обробляти неструктуровані дані та витягувати інформацію з різних розділів рахунку-фактури, незалежно від їх розміщення чи форматування.

Після вилучення даних Nanonets використовує свою інтелектуальну систему управління робочим процесом для автоматизації процесу зіставлення та узгодження. Витягнуті дані порівнюються з відповідними бухгалтерськими проводками, щоб забезпечити точність і виявити будь-які розбіжності. Це автоматизоване узгодження значно скорочує час і зусилля, необхідні для ручного введення даних і узгодження, звільняючи цінні ресурси для більш стратегічних завдань.

Крім того, Nanonets легко інтегрується з існуючими системами, забезпечуючи плавну співпрацю та спрощену комунікацію між членами команди, які беруть участь у процесі виставлення рахунків. Ця інтеграція усуває необхідність ручної передачі даних між різними платформами, мінімізуючи помилки та забезпечуючи узгодженість даних.

Удосконалені алгоритми Nanonet також навчаються та вдосконалюються з часом, адаптуючись до нових форматів і варіацій рахунків-фактур. Ця адаптивність підвищує точність і ефективність процесу узгодження рахунків-фактур, зменшуючи кількість помилок і забезпечуючи більшу впевненість у фінансових даних.

Впроваджуючи Nanonets для автоматизованої звірки рахунків, підприємства можуть отримати значні переваги. Вони можуть використовувати покращену точність даних, швидші цикли узгодження, зменшення фізичних зусиль, підвищення продуктивності та дотримання фінансових правил для стратегічної цінності бізнесу. Крім того, масштабованість Nanonets дозволяє обробляти великі обсяги рахунків-фактур, що робить його придатним для підприємств будь-якого розміру.

Висновок

Ефективне узгодження рахунків-фактур життєво важливе для підтримки фінансової точності, мінімізації помилок і розвитку міцних відносин з постачальниками. Запровадивши чітко визначений процес узгодження рахунків-фактур, підприємства можуть оптимізувати свою діяльність і отримати значні переваги. Рішення для автоматизації, такі як Nanonets, можуть ще більше підвищити швидкість, точність, видимість і відповідність у процесі узгодження рахунків-фактур, дозволяючи організаціям економити час, скорочувати витрати та більш стратегічно розподіляти ресурси.

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• EVM Фінанси. Уніфікований інтерфейс для децентралізованих фінансів. Доступ тут.
• Quantum Media Group. ІЧ/ПР посилений. Доступ тут.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/what-is-invoice-reconciliation/