10 میں 2022 بہترین دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر

دنیا بھر میں دفاتر پیپر لیس ہو رہے ہیں۔ دستاویز کے انتظام کے نظام نے کاروباری دستاویزات سے بھرے کمروں کی جگہ لے لی ہے۔ اس کے علاوہ، یہ ذہین آٹومیشن، کم غلطیاں، اضافی بچت، بہتر سیکیورٹی، اور بہت کچھ جیسے فوائد کے ساتھ آتا ہے۔

اور یہ تیزی سے بڑھ رہا ہے۔

دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر کی مارکیٹ اس وقت 5.5 میں 2022 بلین امریکی ڈالر ہے اور 16.4 تک بڑھ کر 2029 بلین امریکی ڈالر تک پہنچ جائے گی۔ 16.8٪ سی اے جی آر

Let’s see how you can jump on the trend to optimize your business processes with efficient document management. This article will discuss the top 5 document management software in the market. Leading organizations use DMS tools mentioned below to automate their paper-based processes and enhance document security, indexing, and overall document processing.

اگر آپ کے پاس وقت کی کمی ہے تو، یہاں 5 میں سب سے اوپر 2022 دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر کی سفارشات ہیں اور وہ ایک دوسرے سے کیسے موازنہ کرتے ہیں:

---

دستاویز کا انتظام کیا ہے؟

دستاویز کا نظم و نسق کیپچر، ٹریکنگ، نکالنے، تصدیق، منظوری، اور دستاویزات جیسے امیجز، ای میلز، ورڈ دستاویزات، پی ڈی ایف، اور دیگر کاروبار سے متعلقہ دستاویز کی شکلوں کو ذخیرہ کرنے کا عمل ہے۔

دستاویز کا انتظام دستاویز کے لائف سائیکل میں ہر چیز کا احاطہ کرتا ہے – نسل سے لے کر ضائع کرنے تک۔

---

دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر کیا ہے؟

دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر (DMS) ذہین آٹومیشن سافٹ ویئر ہے جو ورک فلو آٹومیشن کے ساتھ دستاویز کے لائف سائیکل کے ہر پہلو کو خودکار کرتا ہے، جیسے تخلیق، کیپچر، ڈیٹا نکالنا، درجہ بندی، تصدیق، منظوری، ترمیم، ڈیٹا بیس کی مطابقت پذیری، اسٹوریج، اور سیکیورٹی۔

دستاویز کے نظم و نسق کا نظام آپ کی فائلوں کو تلاش کرنا اور ان کے ساتھ کام کرنا آسان بناتا ہے جیسے دستاویز کی ٹیگنگ، مکمل متن کی تلاش (یہ آپ کو مطلوبہ الفاظ کی تلاش کے ذریعے فائلیں تلاش کرنے کی اجازت دیتا ہے)، اور کردار پر مبنی رسائی اسٹوریج کی سہولیات۔

تاہم، یہ صرف دستاویزات کے ذخیرہ سے زیادہ ہے۔ یہ آپ کے ڈیٹا بیس کو منظم کرتا ہے، ڈیٹا انٹری جیسے دستی کاموں کو خودکار کرتا ہے، ملازمین کی پیداواری صلاحیت کو بہتر بناتا ہے، اور آڈٹ کے لیے سرگرمی کے لاگ کو برقرار رکھتا ہے۔

---

دستاویز کے انتظام کے نظام کا انتخاب کرتے وقت تلاش کرنے کے لیے خصوصیات

دستاویز کے انتظام کے نظام کی تلاش کے دوران ان خصوصیات کو دیکھیں:

• دستاویز ان پٹ - کیا آپ خود بخود متعدد ذرائع سے دستاویزات حاصل کر سکتے ہیں؟
• دستاویز کی انڈیکسنگ - کیا آپ دستاویزات کو خود بخود ترتیب دے سکتے ہیں؟
• دستاویز کی تلاش - کیا آپ مطلوبہ الفاظ کا استعمال کرتے ہوئے دستاویزات تلاش کر سکتے ہیں؟
• دستاویز کی پروسیسنگ - کیا آپ OCR کا استعمال کرتے ہوئے دستاویزات سے ڈیٹا نکال سکتے ہیں؟
• ورک فلو آٹومیشن - کیا آپ دستاویز پروسیسنگ کو خودکار کرنے کے لیے ورک فلو استعمال کر سکتے ہیں؟
• دستاویز کی حفاظت - کیا دستاویزات محفوظ اسٹوریج میں رکھی گئی ہیں؟ کیا آپ کے پاس کردار پر مبنی رسائی ہے؟
• حسب ضرورت - کیا آپ ورک فلو اور عمل کو اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں؟
• انضمام - کیا یہ ان کاروباری ٹولز کے ساتھ ضم ہوتا ہے جو آپ استعمال کرتے ہیں؟
• لچکدار ہوسٹنگ - کیا آپ آن پریمیس یا کلاؤڈ اسٹوریج کے اختیارات کا انتخاب کر سکتے ہیں؟

---

5 میں سرفہرست 2022 دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر

#1 نانونٹس

Nanonets ایک AI پر مبنی دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر ہے جس میں اندرونی طاقتور OCR، بغیر کوڈ ورک فلوز، اور محفوظ اسٹوریج ہے۔ Nanonets تمام دستاویز کے عمل کو خودکار کر سکتے ہیں جیسے دستاویز کی گرفتاری، ڈیٹا نکالنے، دستاویز کی تصدیق، دستاویز کی تلاش، دستاویز آرکائیونگ، اور مزید۔ آپ اپنے دستاویزات کو رول پر مبنی رسائی اور لچکدار ہوسٹنگ کے اختیارات کے ساتھ کنٹرول کر سکتے ہیں۔

Nanonets بغیر کوڈ کسٹم دستاویز ورک فلوز، 5000+ انٹیگریشنز اور جدید OCR سافٹ ویئر کے ساتھ دستاویز کے انتظام کو آسان بناتا ہے۔

پیشہ

• ڈیٹا کے ذرائع جیسے Gmail، ڈرائیو، آؤٹ لک وغیرہ سے آسانی سے دستاویزات حاصل کریں۔
• دستاویزات کو کیپچر کرنے، ڈیجیٹائز کرنے، تصدیق کرنے اور اسٹور کرنے کے لیے خودکار ورک فلوز
• تمام جھنڈے والے دستاویزات پر منظوری حاصل کرنے کے لیے منظوری ورک فلوز
• API اور Zapier کے ذریعے 5000+ ایپس کے ساتھ آسان انضمام
• دستاویزات سے معلومات نکالنے کے لیے پہلے سے تربیت یافتہ OCR API ماڈل
• >95% درستگی کے ساتھ ریکارڈز سے ڈیٹا نکالیں۔
• استعمال میں آسان انٹرفیس - اسے 30 منٹ یا اس سے کم وقت میں استعمال کرنے کا طریقہ سیکھیں۔
• ٹیمپلیٹس اور حسب ضرورت کے آسان اختیارات
• کردار پر مبنی رسائی کنٹرول۔
• 24 × 7 سپورٹ۔

خامیاں

• کوئی دستاویز تیار کرنے کے اختیارات نہیں ہیں۔
• ای دستخطی دستاویزات کے لیے استعمال نہیں کیا جا سکتا

---

#2 اکٹھ

ہڈل تنظیموں کے لیے ایک آن لائن دستاویز کے انتظام کا نظام پیش کرتا ہے تاکہ ایک محفوظ پلیٹ فارم پر دستاویز کے تعاون، نظر ثانی، منظوریوں اور مباحثوں کا انتظام کرنے کے لیے ایک آن لائن مرکز بنایا جا سکے۔

آن لائن گوگل ڈرائیو سٹوریج کی طرح، آپ سیکورٹی کو بڑھانے کے لیے بغیر کسی رکاوٹ کے شیئر کر سکتے ہیں، محدود رسائی فراہم کر سکتے ہیں یا اپنی فائلوں کو محفوظ کر سکتے ہیں۔ ہڈل بامعاوضہ منصوبے بھی پیش کرتا ہے جو اضافی سٹوریج کی جگہ فراہم کرتے ہیں، موبائل ایپس، ویڈیو کانفرنسنگ کی صلاحیتیں وغیرہ۔

پیشہ

• استعمال اور سیکھنے میں آسان
• دستاویز کی ورژننگ
• محفوظ کلاؤڈ دستاویز اسٹوریج
• بیرونی صارفین کے لیے فائل شیئرنگ کے آسان اختیارات
• آسان آن بورڈنگ عمل
• مائیکروسافٹ آفس سویٹ کے ساتھ آسان انضمام

خامیاں

• تعاون کی خصوصیات کو بہتر بنایا جا سکتا ہے۔
• 2 فیکٹر کی توثیق جیسی اعلیٰ حفاظتی خصوصیات غائب ہیں۔

---

#3 الفریسکو ون

الفریسکو ون دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے لیے ڈیزائن کیا گیا تھا۔ انٹرپرائز مواد کے انتظام. اسے یا تو کلاؤڈ بیسڈ سروس کے طور پر استعمال کیا جا سکتا ہے یا آن پریمیس انسٹال کیا جا سکتا ہے۔ سافٹ ویئر انٹرپرائز دستاویز کی تلاش، محفوظ اسٹوریج، OCR دستاویز پروسیسنگ، اور ذہین دستاویز کے تجزیات کے ساتھ انٹرپرائز مواد کے موثر انتظام کی اجازت دیتا ہے۔

پیشہ

• زبردست دستاویز اسٹوریج اور شیئرنگ کی خصوصیات
• اصلاح کے بہت سے اختیارات
• پیچیدہ اور وسیع استعمال کے معاملات۔

خامیاں

• یوزر انٹرفیس بہت بدیہی نہیں ہے۔
• ترتیب دینا مشکل
• کام کے بہاؤ کا پتہ لگانے کے لئے پیچیدہ ہیں.

---

#4 اوپن کے ایم

OpenKM ایک آل ان ون دستاویز مینجمنٹ سسٹم ہے جو ایک پلیٹ فارم میں دستاویز کے انتظام، تعاون، تقسیم اور اسٹوریج کے تمام پہلوؤں کو یکجا کرتا ہے۔ انٹرپرائز دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر انٹرپرائز مواد پر مکمل کنٹرول کی اجازت دیتا ہے، تفصیلی سرگرمی لاگ کے ساتھ سیکورٹی کو بڑھاتا ہے، اور آٹومیشن کے ساتھ دستاویز کے بہاؤ کو برقرار رکھتا ہے۔

پیشہ

• خصوصیت سے بھرپور DMS پلیٹ فارم
• نان ٹیک لوگوں کے لیے اچھا ہے۔
• آسان انضمام۔
• بہترین اپ ٹائم
• تمام اپ ڈیٹ شدہ دستاویزات پر وائرس کے لیے اسکین کریں۔

خامیاں

• UI کی تاریخ ہے۔
• OCR ہمیشہ درست نہیں ہوتا ہے۔

---

ای فائل کیبنٹ

eFileCabinet چھوٹے اور درمیانے درجے کے کاروباروں کے لیے ایک انٹرپرائز گریڈ، کلاؤڈ بیسڈ دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر ہے۔ eFileCabinet آپ کو اپنے تمام کاغذی دستاویزات، ای میلز، انوائسز، معاہدوں اور دیگر اہم معلومات کو ایک جگہ پر منظم کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

پیشہ

• فولڈر کی ساخت کے لیے ٹیمپلیٹس
• ورک فلو بلڈر کو ڈریگ اینڈ ڈراپ کریں۔
• محفوظ فائل اسٹوریج

خامیاں

• آن بورڈنگ کا طویل عمل
• یہ بڑی تعداد میں تبدیلیوں کی حمایت نہیں کرتا ہے۔
• کبھی کبھار پیچھے رہ جاتا ہے۔

---

یہاں کچھ اور دستاویز کے انتظام کے نظام ہیں جن کا خصوصی ذکر ضروری ہے:

گوگل دستاویزات

Google Docs ایک مفت دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر ہے جس تک کہیں سے بھی رسائی حاصل کی جا سکتی ہے، یہ فری لانسرز اور چھوٹے کاروباروں کے لیے ایک مثالی انتخاب ہے جو دنیا کے دوسرے حصوں میں گاہکوں کے ساتھ دور سے کام کر رہے ہیں۔ بونس کے طور پر، Google Docs OCR تصاویر کو قابل تدوین متن میں تبدیل کر سکتے ہیں۔

مائیکروسافٹ شیئرپوائنٹ

SharePoint تنظیموں کو دستاویزات کا اشتراک کرنے، لوگوں کو جوڑنے اور دستاویز کے عمل کو ہموار کرنے میں مدد کرتا ہے۔ شیئرپوائنٹ گوگل ڈرائیو سے ملتا جلتا ہے، جہاں ملازمین باآسانی رسائی کے لیے دستاویزات کی اندرونی فہرست میں تعاون کر سکتے ہیں اور اسے برقرار رکھ سکتے ہیں۔ آپ مائیکروسافٹ شیئرپوائنٹ کے ساتھ جوڑ سکتے ہیں۔ مائیکروسافٹ پاور آٹومیٹ اور استعمال کریں خودکار دستاویز ورک فلو.

نقطہ نظر ٹیم

ویوپوائنٹ ٹیم تعمیراتی پیشہ ور افراد کے لیے ایک طاقتور دستاویز کے انتظام کا نظام ہے۔ یہ واحد حل ہے جو آپ کو مطلوبہ اوزار فراہم کرتا ہے۔ کیس مینجمنٹ شروع سے آخر تک، بشمول کلائنٹس کے ساتھ باہمی تعاون، محفوظ جائزہ اور منظوری دستاویزات کے لئے عمل، اور رسائی کے حقوق کا کنٹرول۔

اوہ

Odoo ایک اوپن سورس ERP اور CRM سافٹ ویئر ہے جس میں فنانس پروفیشنلز کے لیے ایک مفت دستاویز مینجمنٹ سسٹم ماڈیول ہے۔ Odoo تنظیموں کو دستاویزات کو ڈیجیٹائز کر کے، دستاویز کے عمل کو خودکار بنا کر، اور Odoo کی دیگر ایپلی کیشنز کے ساتھ بغیر کسی رکاوٹ کے ضم کر کے ایک پیپر لیس اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ رکھنے کی اجازت دیتا ہے۔

ڈوکمی

Dokmee ایک دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر ہے جو آپ کو اپنے دستاویزات، ای میلز اور دیگر اہم فائلوں کو ذخیرہ کرنے، منظم کرنے اور ان کا اشتراک کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

---

2023 میں آپ کے کاروبار کے لیے دستاویز کا بہترین انتظامی نظام کون سا ہے؟

آپ کے کاروبار اور ضروریات کے لیے بہترین دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے انتخاب کو آسان بنانے کے لیے ہم نے اوپر مضمون میں مذکور پانچ بہترین دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر کی نمایاں خصوصیات کو نقشہ بنایا ہے۔ سنیپ شاٹ پر ایک نظر ڈالیں، مفت ٹرائل آزمائیں، اپنی ضروریات کا نقشہ بنائیں اور بہترین ٹول منتخب کریں۔

سنیپ شاٹ کے مطابق، Nanonets بہترین دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر ہے۔ اگرچہ Nanonets میں دستاویز تیار کرنے کی صلاحیتیں نہیں ہیں، آپ دستاویزات کو تیزی سے تیار کرنے کے لیے Google سویٹ کے ساتھ آسان انضمام کا استعمال کر سکتے ہیں۔ Nanonets ہجرت کی مدد کے ساتھ مفت ٹرائل اور مفت اکاؤنٹ سیٹ اپ بھی پیش کرتا ہے۔

Nanonets کے بعد، OpenKM اگلا بہترین دستاویز کے انتظام کا نظام ہے۔ یہ ایک اوپن سورس ERM سافٹ ویئر ہے۔ دستاویز کے انتظام کے لیے استعمال کا کیس فنانس پروفیشنلز تک محدود ہے اور 15 دنوں کے لیے مفت ٹرائل پیش کرتا ہے۔

---

Nanonets آپ کے دستاویز کے انتظام کے نظام کے طور پر

[سرایت مواد]

Nanonets ایک استعمال میں آسان سافٹ ویئر ہے جسے استعمال شروع کرنے کے لیے سخت تربیت یا سیٹ اپ کی ضرورت نہیں ہے۔ یہاں، ہم درج کرتے ہیں کہ کیوں آپ کو Nanonets کو اپنا دستاویزی انتظامی سافٹ ویئر سمجھنا چاہیے۔

انٹیلجنٹ ڈیٹا کیپچر:

کاروبار کے پاس بہت ساری دستاویزات ہوتی ہیں جیسے فارم، انوائس, رسیدیں، آرڈرز وغیرہ۔ Nanonets کاروبار کو ڈیجیٹلائز کرنے اور ان دستاویزات سے متعلقہ معلومات نکالنے میں مدد کرتے ہیں۔ ذہین OCR API.

خودکار ورک فلوز:

تمام دستی، دستاویزات جمع کرنے جیسے اقدامات کو خودکار کرکے کاروباری عمل کی رفتار کو تیز کریں۔ دستاویز کی تصدیق, 3 طرفہ ملاپ، منظوری اور مزید۔

ریئل ٹائم ڈیش بورڈز:

اپنے اخراجات، ٹیگ کیے گئے اخراجات، اور حقیقی وقت کے رجحانات کو سمجھنے کے لیے اخراجات کے ڈیش بورڈز کا استعمال کریں۔ Nanonets کے ڈیٹا کے ساتھ متعلقہ KPIs جیسے %STP انوائسز، % ادا شدہ رسیدیں وغیرہ کی نگرانی کریں۔

کلاؤڈ اور آن پریمائز ہوسٹنگ کے اختیارات:

ہوسٹنگ آپشن کا انتخاب کریں جو آپ کی ضروریات کے مطابق ہو۔

انضمام:

آسان انضمام ضروری ہے۔ آپ ایک سافٹ ویئر کو ایڈجسٹ کرنے کے لیے اپنے ٹیک اسٹیک کو تبدیل نہیں کر سکتے۔ Nanonets آسانی کے ساتھ آپ کے تمام سافٹ ویئر کے ساتھ ضم ہوجاتا ہے۔ Zapier اور API انضمام. نانونٹس زیرو، کوئیک بکس، ایس اے پی وغیرہ کے ساتھ ضم ہوتے ہیں۔

ٹیمپلیٹس اور حسب ضرورت ماڈلز:

Nanonets کے ساتھ، آپ یا تو پہلے سے طے شدہ ورک فلوز جیسے انوائسز، بلز آف لیڈنگ، خریداری کے آرڈرز، یا قابل ادائیگی اکاؤنٹس استعمال کر سکتے ہیں یا اپنا حسب ضرورت AI موڈ بنا سکتے ہیں۔

شفاف قیمتوں کا تعین:

Nanonets کی قیمتوں کا تعین کرنے کی شفاف پالیسی $499/ماہ اور $0.1/دستاویز اسکین ہے۔ کسی بھی گاہک کے لیے کوئی پوشیدہ چارجز نہیں۔

نتیجہ

بڑھتی ہوئی ڈیجیٹل تبدیلی کے ساتھ، اب وقت آگیا ہے کہ آپ اپنے کاروبار کے لیے دستاویز کے انتظام کے نظام میں سرمایہ کاری کریں۔ یہ فائلوں کو ڈیجیٹائز کرنے سے زیادہ کام کرتا ہے۔ دستاویز کے انتظام کا نظام تنظیم کے اندر دستاویزات کے بہاؤ کو ہموار کرتا ہے اور کاروباری دستاویزات کو سیکیورٹی کی ایک اضافی پرت فراہم کرتا ہے۔ دستاویز کے انتظام کے فوائد تنظیموں کو مسابقتی اور نتیجہ خیز رہنے کی اجازت دیتے ہیں۔

بہر حال، کا انتخاب کرنا بہترین دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر آپ کے کاروبار کے لیے آپ کی کمپنی کو کس چیز کی ضرورت ہے اور اس کے لیے کس قسم کا DMS مناسب ہے اس کی گہرائی سے سمجھ کی ضرورت ہے۔ لہذا اپنے اختیارات کو دریافت کرنا یقینی بنائیں اور انہیں خود ہی آزمائیں۔

سوالات کے سیکشن