ای میل پارسرز کے لیے ایک جامع گائیڈ

سے زیادہ اسی فیصد چھوٹے اور درمیانے درجے کی فرموں میں سے ای میل مارکیٹنگ کا استعمال نئے گاہکوں کو اپنی طرف متوجہ کرنے اور ان کے پاس پہلے سے موجود رکھنے کے لیے کرتی ہیں۔

ای میل جدید کاروباری کارروائیوں کا ایک لازمی جزو ہے۔ ای میلز میں اکثر کسٹمر سے رابطہ کی معلومات، کسٹمر آرڈر کی تصدیق، وینڈر کی ادائیگی کی درخواستیں، لیڈ کی درخواستیں اور اسی طرح کا اہم کاروباری ڈیٹا ہوتا ہے۔

ای میل تجزیہ کار تنظیموں کو ان کے ای میلز اور منسلکات میں پھنسے تمام ڈیٹا کو نکالنے اور اس کا فائدہ اٹھانے میں مدد کر سکتے ہیں۔

ای میل پارسر کیا ہے؟

ای میل پارسر ایک ٹول ہے جو آنے والی ای میلز سے معلومات حاصل کرنے کے لیے استعمال ہوتا ہے۔ میل پارسنگ API کا استعمال کرکے ہیڈر اور ای میل مواد سے ڈیٹا نکالا جا سکتا ہے۔ اس کے علاوہ، یہ ای میل منسلکات سے براہ راست ڈیٹا نکال سکتا ہے جیسے پی ڈی ایف فائلز، CSV فائلز، امیجز، اور دیگر دستاویزات کی اقسام۔

ای میل پارسرز کو نئے پیغامات سے مخصوص ڈیٹا فیلڈز نکالنے کے لیے پروگرام کیا جا سکتا ہے۔ صارف غیر ساختہ ای میل ڈیٹا کو سٹرکچرڈ ڈیٹا میں تبدیل کر سکتا ہے جسے CRM یا ERP سافٹ ویئر میں فیڈ کرنے کے لیے آسان ہے۔ اس طرح ای میل کی تجزیہ غیر ضروری دستی ڈیٹا انٹری کو ختم کرتی ہے۔

کیا ای میل کی تجزیہ ویب سکریپنگ کی طرح ہے؟

ای میل کی تجزیہ ویب سکریپنگ کی طرح ہے۔ جبکہ ویب سکریپر عام طور پر HTML ویب سائٹس سے ڈیٹا اکٹھا کرتے ہیں، ای میل پارسر صرف ای میل ہیڈر، باڈیز اور منسلکات سے ڈیٹا نکالتے ہیں۔

ای میل پارس کرنے والا سافٹ ویئر ای میل کے اندر مخصوص فقروں اور مطلوبہ الفاظ کی تلاش کرتا ہے۔

ای میل تجزیہ کار براہ راست آپ کے ان باکس کے لیے ای میلز بازیافت کر سکتے ہیں۔ متبادل طور پر، وہ ایک وقف شدہ ای میل آئی ڈی بھی فراہم کرتے ہیں جس پر آپ کی تمام ای میلز خود بخود فارورڈ کی جا سکتی ہیں۔

اس کے بعد ای میل پارس کرنے کا ٹول خود بخود ای میلز سے ڈیٹا فیلڈز کو پہچانے گا اور نکال لے گا، جو صارف کے ترتیب کردہ پارسنگ قوانین کی بنیاد پر ہے۔ زیادہ تر ای میل تجزیہ کار صارفین کو بغیر کوڈ کے سادہ UI میں اپنی مرضی کے مطابق تجزیہ کرنے کے اصول ترتیب دینے کی اجازت دیتے ہیں۔

ای میل کی تجزیہ کیوں اہم ہے؟

ای میل پارس کرنے والا سافٹ ویئر ان کمپنیوں کی پیداواری صلاحیت کو بہتر بنانے میں مدد کرتا ہے جو روزانہ ای میلز وصول کرتی ہیں اور ان کا تجزیہ کرتی ہیں۔ ملازمین اب زیادہ قیمتی کاموں پر توجہ مرکوز کر سکتے ہیں۔ ایک وقت میں معلومات کے چھوٹے چھوٹے ٹکڑوں کو نکالنے کے لیے متعدد ای میلز کے ذریعے اسکور کرنے کے بجائے۔

خودکار ای میل پارس کرنا دستی ڈیٹا انٹری سے کہیں زیادہ درست ہے اور اسے ورک فلو سیٹ کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، پارسنگ کے اصول کم تجزیہ کرنے والے اعتماد کے ساتھ ڈیٹا فیلڈز کو نمایاں کرنے کے لیے ترتیب دیے جا سکتے ہیں – جنہیں دستی جائزہ کے لیے بھیجا جا سکتا ہے۔

اس طرح ای میل کی تجزیہ دستی ڈیٹا کے اندراج کو ختم کر سکتی ہے اور کم سے کم دستی جائزہ کو یقینی بنا سکتی ہے۔

ای میل پارس کرنے کے فوائد

ای میلز کو پارس کرنا کسی بھی سائز اور شعبے کے کاروباروں کو اہم فوائد پیش کرتا ہے۔ ان میں سے کچھ یہ ہیں:

وقت اور رقم کی بچت

جیسا کہ اوپر ذکر کیا گیا ہے، ای میل پارسرز بہت سارے فضول دستی کام کو ختم کر سکتے ہیں۔ اس سے عملے کو دیگر اعلیٰ قیمت کے کاموں پر توجہ مرکوز کرنے میں مدد ملتی ہے جو براہ راست کمپنی کے نچلے حصے کو متاثر کر سکتے ہیں۔

ای میل پارسنگ اس بات کو یقینی بنا کر تاخیر کو بھی کم کر سکتی ہے کہ ڈیٹا تقریباً فوری طور پر ڈاؤن اسٹریم بزنس ایپلی کیشنز کو بھیج دیا جائے۔

ورک فلوز کو خودکار کرنا

ای میل تجزیہ کار خود بخود ای میلز سے دلچسپی کے ڈیٹا فیلڈز کو اٹھا لیتے ہیں۔ نکالے گئے ڈیٹا کو پھر کسی بھی ترجیحی شکل میں تبدیل کیا جا سکتا ہے۔ اور آخر میں ڈیٹا کو کسی بھی ڈاؤن اسٹریم سافٹ ویئر جیسے CRM، ERPs یا اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر میں درآمد کیا جا سکتا ہے۔

اس پورے عمل کو زیرو ٹچ خودکار ورک فلو کے طور پر ترتیب دیا جا سکتا ہے۔

کام کے معیار کو بہتر بنانا

جب دستی کارروائیوں کے لیے کم کوششیں وقف کی جاتی ہیں، ڈیٹا انٹری کی غلطیاں ڈرامائی طور پر کم ہوجاتی ہیں۔ معلومات نکالنے کے لیے سیکڑوں ای میلز سے گزرنے کا تصور کریں - یہ صرف دستی طور پر انتظام کرنے کے لیے بہت زیادہ ڈیٹا ہے!

ڈیٹا کو خودکار طریقے سے نکالنے کے لیے ای میل پارسر کا استعمال کرتے وقت درستگی کو یقینی بنایا جاتا ہے۔ ای میل کی تجزیہ کو ڈیٹا نکالنے کے معیار اور درستگی پر سمجھوتہ کیے بغیر آسانی سے سکیل کیا جا سکتا ہے۔

مقبول ای میل پارس استعمال کے کیسز

عملی طور پر کسی بھی ای میل کو قیمتی ڈیٹا نکالنے کے لیے پارس کیا جا سکتا ہے۔ کاروباری دستاویزات اور لین دین کی تازہ کارییں اکثر ای میل کے ذریعے بھیجی جاتی ہیں اور ان میں اہم ڈیٹا ہوتا ہے۔

یہاں کچھ مشہور ای میل تجزیہ استعمال کے معاملات ہیں:

خریداری کی درخواستیں، خریداری کے آرڈر، رسیدیں، بینک اسٹیٹمنٹس اور دیگر دستاویزات اکثر اٹیچمنٹ کے طور پر ای میل کیے جاتے ہیں۔ ای میل تجزیہ کاروں کے ساتھ آپ خود بخود ہر ای میل یا منسلکہ کی درجہ بندی/ درجہ بندی کر سکتے ہیں اور مزید کارروائی کے لیے اسے کسی مناسب تجزیہ کار کو بھیج سکتے ہیں۔

ای میل کے ذریعے PO وصول کرنے اور صارف کو خود بخود رسید کرنے کا تصور کریں! یا خود بخود منسلک ادائیگی کی رسیدوں سے ڈیٹا نکالنا اور آپ کے اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر میں فیڈ کرنا۔

لیڈ مینجمنٹ اور افزودگی

کاروباروں کے پاس اکثر ای میل کے ذریعے ان تک پہنچنے کے امکانات ہوتے ہیں۔ ان ای میلز میں لیڈ کی رابطہ کی معلومات اور سیلز اور مارکیٹنگ ٹیموں سے متعلقہ دیگر معلومات ہوتی ہیں۔ ایک ای میل تجزیہ کار خود بخود لیڈ کی معلومات نکال سکتا ہے اور سیلز فورس یا ہب سپاٹ جیسے CRM میں ڈیٹا کو اپ ڈیٹ کر سکتا ہے۔

پھر مارکیٹنگ ٹیمیں متعلقہ آؤٹ ریچ کے ساتھ ان لیڈز کو ہدف بنا سکتی ہیں۔ یا سیلز ٹیمیں اقتباس بھیج کر یا کال پر کود کر اس طرح کی لیڈز کو مزید اہل بنا سکتی ہیں۔

ای کامرس پروسیس آٹومیشن

ہر ای کامرس خریداری آرڈر کی معلومات، رسیدوں اور اپ ڈیٹس پر مشتمل ای میلز کی ایک سیریز کو متحرک کرتی ہے۔

ای میل پارسنگ APIs ای کامرس سائٹس کو آرڈر کی تکمیل، شپمنٹ اور کسٹمر فالو اپ کو بہتر بنانے میں مدد کر سکتے ہیں۔

Nanonets کے ساتھ ای میل پارسنگ کو خودکار کرنے کا طریقہ

Nanonets کے ساتھ ایک خودکار ای میل پارس ورک فلو کو ترتیب دینے کے لیے یہ اقدامات ہیں:

کھاتا کھولیں

سائن اپ کریں Nanonets کے ساتھ شروع کرنے کے لیے۔

ایک حسب ضرورت ای میل پارسر بنائیں

چند نمونے کی فائلیں اپ لوڈ کریں اور ان فیلڈز کو نشان زد کریں جنہیں آپ نکالنا چاہتے ہیں۔ AI ان مثالوں کی بنیاد پر آپ کی دلچسپی کے شعبوں کی شناخت کرنا سیکھے گا جو آپ دکھاتے ہیں – جتنا زیادہ بہتر ہے۔

ای میلز کے اسکرین شاٹس ٹھیک کام کریں گے۔ یہ دیکھنے کے لیے کہ یہ کیسے کام کرتا ہے، نئی فائلوں کے ساتھ کسٹم ایکسٹریکٹر کی جانچ کریں۔

نوٹ کریں کہ Nanonets عام دستاویزات کی اقسام کے لیے آؤٹ آف دی باکس ایکسٹریکٹرز پیش کرتا ہے جو کہ منسلکات کے طور پر آ سکتے ہیں بشمول رسیدیں، POs، رسیدیں اور مزید۔

ماخذ کی وضاحت کریں

اگر ای میلز آپ کا بنیادی ذریعہ ہیں، تو ایک Nanonets وصول کرنے والا پتہ ترتیب دیں اور تمام متعلقہ ای میلز کو اس ای میل آئی ڈی پر خود بخود آگے بھیج دیں۔

آپ کلاؤڈ اسٹوریج، ڈیٹا بیس سے فائلوں کی خودکار درآمد بھی ترتیب دے سکتے ہیں یا API کے ذریعے جڑ سکتے ہیں۔

ورک فلو ترتیب دیں۔

ماخذ کو اپنے بنائے ہوئے کسٹم ڈیٹا ایکسٹریکٹر سے جوڑ کر پورا ورک فلو بنائیں۔ آپ نکالے گئے ڈیٹا کو مناسب آؤٹ پٹ فارمیٹ میں پروسیس کرنے کے لیے پارسنگ کے اصولوں کی بھی وضاحت کر سکتے ہیں۔

آخر میں اس منزل کی وضاحت کریں جس میں آپ بہتر ڈیٹا برآمد کرنا چاہیں گے۔ آپ Nanonets API کے ذریعے ڈیٹا کو براہ راست CRM یا ERP سافٹ ویئر میں برآمد کر سکتے ہیں۔