بہت سے اکاؤنٹس قابل ادائیگی محکموں کے لیے مہینہ کا اختتام ایک دباؤ کا وقت ہے۔ اختتامی رپورٹوں کی تخلیق ایک نیرس اور وقت طلب کام ہو سکتا ہے، خاص طور پر ان لوگوں کے لیے جو اب بھی کام کرنے کے لیے دستی عمل پر منحصر ہیں۔
خوش قسمتی سے، تنظیموں کی ایک بڑھتی ہوئی تعداد اس حقیقت سے جاگ رہی ہے کہ ایسا نہیں ہونا چاہیے۔ وبائی امراض کے دوران، بہت سے لوگوں نے اپنے عمل کا ازسر نو جائزہ لیا اور تیزی سے وہ قدر دریافت کی جو قابل ادائیگی اکاؤنٹس (اے پی) آٹومیشن لا سکتی ہے، نہ صرف
جب بات کاموں کو ہموار کرنے اور دور دراز کے تعاون کی حمایت کرنے کی ہو، بلکہ اصل وقت میں ڈیٹا کے اوپر رہنے کی بھی ہو۔ ذیل میں بہت سے طریقوں میں سے کچھ ہیں جو اسے حاصل کرنے میں مدد کرتے ہیں۔
وقت اور وسائل کی بچت
AP آٹومیشن مختلف طریقوں سے مہینے کے آخر میں رپورٹنگ کی کارکردگی اور درستگی کو بڑھانے میں مدد کرتا ہے۔ سب سے زیادہ مؤثر میں سے ایک ماہ کے آخر میں رپورٹنگ میں شامل بہت سے تھکا دینے والے دستی عملوں کے آٹومیشن کے ذریعے ہے۔ یہ عمل غیرضروری طور پر لیتے ہیں۔
وقت کی کافی مقدار میں اضافہ، AP ٹیموں کو بیک آفس میں ضرورت سے زیادہ دیر تک رکھنا۔ وہ انسانی غلطی کا بھی بہت زیادہ شکار ہوتے ہیں، خاص طور پر ہر مہینے کے آخر میں مالیات کا خلاصہ کرنے کی جلدی کے دوران۔ تاہم، بہت سے عمل
انوائس کی ملاپ سے لے کر ڈیٹا کی تصدیق تک شامل ہے، جلدی اور آسانی سے خودکار ہو سکتا ہے، قیمتی وقت کی بچت کے ساتھ ساتھ مہنگی غلطیوں کو بھی ختم کر سکتا ہے۔
AP آٹومیشن کو دستی رپورٹنگ کے طریقہ کار کو معیاری بنانے کے لیے بھی استعمال کیا جا سکتا ہے۔ ان میں سے بہت سے طریقہ کار اس بات پر منحصر ہوتے ہیں کہ کون ان پر عمل درآمد کر رہا ہے، جو ٹیم کے دیگر اراکین کی طرف سے جلد ہی الجھن اور غلطیوں کا باعث بن سکتا ہے۔ ایک مرکزی کے ذریعے ان کو معیاری بنانا
AP آٹومیشن تنظیموں کو یہ یقینی بنانے میں مدد کرتا ہے کہ ہر کوئی ہمیشہ ایک ہی مالیاتی صفحہ پر ہے۔ مزید برآں، اچھی طرح سے دستاویزی طریقہ کار مہینے کے آخر میں بند ہونے والی رپورٹوں کے ساتھ ساتھ دیگر آڈٹ کے عمل سے نمٹنے کے دوران رفتار اور درستگی کی اعلیٰ ترین سطح فراہم کرتے ہیں۔
ڈیٹا اور لوگوں دونوں کے انتظام کو آسان بنانا
مہینے کے آخر میں رپورٹنگ کے دوران ایک اور اہم غور خود ڈیٹا ہے، جو اکثر دستی، کاغذ پر مبنی عمل کے تحت دفن یا تاخیر کا شکار ہو سکتا ہے۔ اے پی آٹومیشن کاغذی رسیدوں کو ختم کرکے، ریئل ٹائم رپورٹنگ فراہم کرکے بہت زیادہ مرئیت پیدا کرتا ہے،
اور مہینے/سال کے آخر میں بند ہونے کے لیے استعمال کے لیے تیار، حسب ضرورت رپورٹس بنانا۔ نتیجتاً، ضرورت کے وقت متعلقہ ڈیٹا ہمیشہ صحیح اسٹیک ہولڈرز کی انگلی پر ہوتا ہے۔
یہ ٹیم کے تعاون کو بہتر بنانے کے لیے بھی استعمال کیا جا سکتا ہے۔ مؤثر AP آپریشنز ٹیم کے ممبران پر انحصار کرتے ہیں جو مل کر کام کرتے ہیں تاکہ پروجیکٹوں کو تیزی سے اور مؤثر طریقے سے فراہم کیا جا سکے۔ AP آٹومیشن ٹیموں میں شفافیت پیدا کر کے اسے قابل بناتا ہے، تاکہ ہر کوئی سمجھ سکے۔
ایک دوسرے کو تفویض کردہ ذمہ داریاں۔ یہ وقت، حالات یا مقام سے قطع نظر، انوائس کی منظوریوں اور دنوں یا ہفتوں کی بجائے سیکنڈوں یا منٹوں میں حل ہونے والی پوچھ گچھ کے ساتھ تعاون کی بھی حمایت کرتا ہے۔
پورے کاروبار میں آپریشنل کارکردگی کو بڑھانا
مسلسل ترقی پذیر عالمی مارکیٹ میں مسابقتی رہنے کے لیے آپریشنز کے ہر پہلو میں کارکردگی کو بہتر بنانا بہت ضروری ہے۔ اے پی آٹومیشن بغیر کسی رکاوٹ کے ایسے کام انجام دیتی ہے جن کو مکمل کرنے میں ملازمین کے کئی گھنٹے لگ سکتے ہیں۔ یہ ریئل ٹائم میں بھی کر سکتا ہے،
کسی بھی ڈیوائس یا مقام سے، باہمی تعاون اور محفوظ ماحول میں، کارکردگی اور پیداواری صلاحیت میں اضافہ کرتے ہوئے وقت اور پیسے کی بچت۔
AP آٹومیشن مہینے کے آخر میں بند ہونے والی رپورٹوں کو بے درد بنا سکتی ہے – اگر صحیح عمل کو لاگو کیا جائے۔ کسی بھی آٹومیشن کے ساتھ آخری مقصد دستی پروسیسنگ سے وابستہ مبہم کاغذی پیچھا کو ختم کرنا اور ریئل ٹائم تعاون کی حمایت کرنا ہے۔
کسی بھی جگہ. یہ نہ صرف ٹیم کے اراکین کو مزید اسٹریٹجک اور اختراعی سرگرمیوں پر کام کرنے کے لیے آزاد کرتا ہے، بلکہ یہ ان لوگوں کی انگلیوں پر بھی اہم مالیاتی ڈیٹا رکھتا ہے جنہیں اس کی ضرورت ہوتی ہے، جب انہیں اس کی ضرورت ہوتی ہے، تیز، زیادہ باخبر فیصلے کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
کاروبار کی تمام سطحوں پر۔
