خریداری کے آرڈرز کے بارے میں آپ کو جاننے کے لیے ہر چیز کی ضرورت ہے۔

اگر ایک دستاویز ہے جو کسی کمپنی کے پروکیورمنٹ، کوالٹی کنٹرول، ایڈمنسٹریشن اور فنانس ڈیپارٹمنٹس کے لیے ایک حوالہ کے طور پر کام کرتی ہے، تو وہ پرچیز آرڈر ہے - جس کا اکثر پی او کے طور پر اشارہ کیا جاتا ہے۔

چاہے آپ کا کاروبار بڑا ہو یا چھوٹا، پرچیز آرڈر آپ کی انوینٹری کو ٹریک کرنے، آپ کی پروڈکٹ یا سروس کے معیار کے معیار اور آپ کی مالی منصوبہ بندی کی افادیت کو یقینی بنانے میں کلیدی کردار ادا کرتا ہے۔

پرچیز آرڈر کیا ہے؟

پرچیزنگ آرڈر ایک پروکیورمنٹ دستاویز ہے جو کسی کمپنی کی طرف سے اٹھائی گئی اشیاء کی تفصیلات کے ساتھ ہوتی ہے جو انتظامیہ، پیداوار یا خدمت کے مقصد کے لیے خریدی جاتی ہے۔ ایک PO میں خریدی جانے والی مصنوعات/سروس کی قسم اور مقدار، تکنیکی تفصیلات، قیمت، تاریخ اور ترسیل کا پتہ، ممکنہ منسوخی کے لیے وقت کی حد، ادائیگی کی شرائط، اور دیگر شرائط و ضوابط کے بارے میں تفصیلات شامل ہیں۔

چھوٹے کاروباروں میں ایک PO کاروبار کے مالک یا CEO کے ذریعے اٹھایا جاتا ہے۔ بڑی تنظیموں میں خریداری یا خریداری کی درخواست عام طور پر محکمہ کے مینیجرز کی طرف سے اٹھایا جاتا ہے اور کمپنی کے پروکیورمنٹ ہیڈ یا فنانس مینیجر کو بھیجا جاتا ہے، جو بدلے میں پرچیز آرڈر کرتا ہے۔ PO خریدار اور بیچنے والے کے درمیان لین دین کا آغاز ہوتا ہے۔

پرچیز آرڈرز کی قانونی حیثیت

ایک PO بذات خود صرف چیزوں کی فہرست ہے۔ فراہم کرتا ہے. تاہم، جب کوئی بیچنے والا یا وینڈر قبول کرتا ہے اور اس پر دستخط کرتا ہے، تو خریداری کا آرڈر ایک پابند معاہدہ بن جاتا ہے۔ پھر بیچنے والا قانونی طور پر پرچیز آرڈر کے رہنما خطوط کے مطابق خریدار کو مطلوبہ اشیاء فراہم کرنے کا پابند ہے۔ اور خریدار مذکورہ شیڈول کے مطابق ادائیگیوں کو صاف کرنے کا پابند ہے۔ تصدیق شدہ پرچیز آرڈر اس حد تک قانونی ہے کہ اسے مالیاتی اداروں کی طرف سے آپ کے کاروبار کو تجارتی مالیات فراہم کرنے کے لیے بطور ضمانت استعمال کیا جا سکتا ہے۔

---

اپنے دستی اے پی کے عمل کو خودکار بنانا چاہتے ہیں؟ یہ دیکھنے کے لیے 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بُک کریں۔ اے پی آٹومیشن۔.

ایک ڈیمو شیڈول کریں

---

انوائس کیا ہے؟

انوائس پی او کو پورا کرنے کے لیے وینڈر/بیچنے والے کی طرف سے اٹھائی گئی ادائیگی کا مطالبہ ہے۔ یہ بل ہے، اور خریداری کے آرڈر پر مبنی ہے اور اس میں عام طور پر PO نمبر کے ساتھ انوائس نمبر اور ایک آئٹمائزڈ قیمت کی فہرست ہوتی ہے۔ انوائس پرچیزنگ آرڈر میں مذکور ادائیگی کی شرائط کے مطابق بنائی گئی ہے۔ اگر خریدار نے پیشگی ادائیگی کا عہد کیا ہے، تو اشیاء بھیجنے سے پہلے رسید بڑھا دی جاتی ہے۔ بصورت دیگر، انوائس خریدی گئی اشیاء کے ساتھ فراہم کی جاتی ہے۔ خریدار قانونی طور پر پرچیز آرڈر کی شرائط کے مطابق ادائیگی کرنے کا پابند ہے۔ (پروفارما انوائس کیا ہے؟)

مثال کے طور پر، بل وائٹ، سورسنگ اور حصولی فائیو سٹار ہوٹل کے مینیجر کو پیٹسیری شیف سے وافل کون میکر، بریڈ بکس اور چاکلیٹ کے سانچوں کی خریداری کی درخواست ملتی ہے۔ بل وائٹ مطلوبہ سامان، ترسیل کی تاریخ اور متوقع قیمت کی واضح وضاحتوں کے ساتھ خریداری کا آرڈر پُر کرتا ہے، اور اسے باورچی خانے کے سامان کی کمپنی کو بھیجتا ہے۔  

باورچی خانے کے سازوسامان کی کمپنی PO وصول کرتی ہے اور تصدیق کرتی ہے کہ وہ آرڈر کو پورا کر سکتی ہے۔ وہ بل وائٹ کو انوائس کے ساتھ آرڈر بھیجتے ہیں۔ کھیپ پہنچنے پر، بل وائٹ اور ہوٹل کے اکاؤنٹس مینیجر PO اور انوائس کے خلاف ڈیلیوری نوٹ کی تصدیق کے لیے 3 طرفہ میچ کرتے ہیں۔ تصدیق مکمل ہونے کے بعد، اکاؤنٹس مینیجر ادائیگی کے لیے انوائس پر کارروائی کرتا ہے۔ ادائیگی کرنے کے بعد، پرچیز آرڈر کو بند کے طور پر نشان زد کیا جاتا ہے اور انوائس کو بطور ادا شدہ سیل کر دیا جاتا ہے۔

پرچیز آرڈر بمقابلہ انوائس

اگرچہ پرچیزنگ آرڈر کا استعمال انوائس بنانے کے لیے کیا جاتا ہے، یہ دونوں الگ الگ دستاویزات ہیں جو مختلف لوگوں کے ذریعے خریداری کے عمل میں مختلف مراحل میں استعمال کیے جاتے ہیں۔ یہاں دونوں کے درمیان کچھ ضروری اختلافات ہیں۔

خریداری کا آرڈر:

- خریداری سے پہلے خریدار کے ذریعہ بنایا جاتا ہے۔

- خریدی جانے والی مصنوعات/سروس کی تفصیلات کی فہرست

- ادائیگی کا ایک مجوزہ شیڈول ہے۔

ایک انوائس:

- بیچنے والے کے ذریعہ فروخت کے بعد اٹھایا جاتا ہے (خریداری)

- آئٹمائزڈ قیمت کی فہرست کے ساتھ فراہم کردہ مصنوعات/سروس کی تصدیق کرتا ہے۔

- تاریخوں کے ساتھ ادائیگی کے شیڈول کی وضاحت کرتا ہے۔

---

ٹچ لیس اے پی ورک فلوز سیٹ اپ کریں اور اکاؤنٹس قابل ادائیگی کے عمل کو ہموار کریں۔ سیکنڈوں میں ابھی 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بک کریں۔

ایک ڈیمو شیڈول کریں

---

خریداری کے آرڈر کیسے کام کرتے ہیں؟

خریداری کے آرڈرز آپ کے کاروبار کی ترقی کی پیشن گوئی کا بھی اشارہ ہیں۔ کیا خریدنا ہے اور کس مقدار میں اس بارے میں فیصلے اس کاروبار کی مقدار پر مبنی ہیں جس کا آپ مستقبل قریب میں اندازہ لگا رہے ہیں۔ ایک بار جب ان ضروریات کی نشاندہی ہو جائے تو خریداری کے آرڈر مطلوبہ مصنوعات یا خدمات کی وضاحتوں کے ساتھ کیے جا سکتے ہیں۔

اس کے ساتھ ہی، ضرورت کو پورا کرنے کے لیے دکانداروں/بیچنے والوں کی شناخت کی جا سکتی ہے اور انہیں منظوری کے لیے بھیجے جانے والے پرچیزنگ آرڈرز۔ بیچنے والا جائزہ لیتا ہے اور تصدیق کرتا ہے کہ آیا وہ ٹائم لائن کو پورا کرنے اور آپ کی ضرورت کو پورا کرنے کے قابل ہے، اور پرچیز آرڈر کو منظور کرتا ہے، جو اس کے بعد قانونی طور پر پابند ہو جاتا ہے۔

اس کے مطابق، بیچنے والے کی ذمہ داری ہے کہ وہ اس بات کو یقینی بنائے کہ مصنوعات یا خدمات آپ کو PO کی شرائط پر فراہم کی جائیں۔ بیچنے والا انوائس بھی بڑھاتا ہے اور ادائیگی آپ کی کمپنی کی طرف سے کی جاتی ہے جیسا کہ پرچیزنگ آرڈر میں اتفاق کیا گیا ہے۔

کارکردگی بڑھانے کے لیے اپنے پرچیز آرڈرز کو ٹریک کریں۔

پرچیز آرڈر ٹریکنگ یا پی او ٹریکنگ آپ کے پرچیز آرڈر کو تصور سے لے کر حتمی ترسیل تک مانیٹر کرنے کا عمل ہے۔ روایتی طور پر، ایک بار پی او کی منظوری کے بعد خریدار کو شپمنٹ کی حیثیت کے لیے سپلائر یا شپنگ کمپنی کہا جاتا ہے۔ تیز اور موثر ٹیکنالوجی نے روایتی سست موڈ کو مکمل طور پر بدل دیا ہے۔ اور ترسیل اب راستے کے ہر قدم پر نظر رکھی جا سکتی ہے۔

معیاری الیکٹرانک پرچیز آرڈر فارمز نے پروسیسنگ کو تیز، موثر اور زیادہ کفایتی بنا دیا ہے۔ سمارٹ ٹریکنگ سلوشنز آپ کے پرچیزنگ آرڈر کے پورے عمل کی ریئل ٹائم مرئیت اور رپورٹنگ کے قابل بناتے ہیں:

• PO جمع کروانا
• کثیر مرحلے کی منظوری
• پیشگی شپنگ نوٹس
• ترسیل
• انوائس
• ادائیگی کی بندش

آپ کے کاروبار کے لیے خریداری کے آرڈرز کی اہمیت

ابتدائی مرحلے میں آپ کے لیے دکانداروں کے ساتھ واضح مواصلاتی چینل پر حملہ کرنا آسان ہو سکتا ہے۔ تاہم، جیسے جیسے کاروبار بڑھتا ہے اسی طرح مختلف سطحوں پر اور لوگوں کی مختلف ٹیموں کے ساتھ تقاضے پورے ہوتے ہیں۔ لہذا، یہ مشورہ دیا جاتا ہے کہ پرچیز آرڈرز بنانے کے لیے ایک نظام قائم کیا جائے تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ کسی آرڈر کی تفصیلات ضائع نہ ہوں، اسی آرڈر کے لیے ادائیگیاں چھوٹ نہ جائیں یا ڈپلیکیٹ نہ ہوں، وقت کی بچت ہو اور ایک آڈٹ ٹریل قائم ہو۔ صحیح طریقے سے دستاویزی خریداری کے آرڈرز اس بات کی شفاف تاریخ فراہم کرتے ہیں کہ آپ کی کمپنی نے کون سی اشیاء خریدی ہیں، انہیں کس نے خریدا اور کب، کون ریگولر وینڈرز ہیں، اور وقت کے ایک خاص مقام پر کتنا خرچ کرنے والا سرمایہ دستیاب ہے۔ یہ، بدلے میں، بہتر مالیاتی انتظام کو قابل بنائے گا۔

---

یہ 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بُک کریں تاکہ یہ آخری بار ہو کہ آپ کو انوائسز یا رسیدوں کے ڈیٹا کو ERP سافٹ ویئر میں دستی طور پر کلید کرنا پڑے گا۔

ایک ڈیمو شیڈول کریں

---

آپ کے پرچیز آرڈر کے عمل کو خودکار کرنے کے فوائد

پرچیز آرڈر آٹومیشن پورے کو ہموار کرنا ہے۔ خریداری کے آرڈر کے عمل. پرچیز آرڈر آٹومیشن کا سب سے بڑا فائدہ وقت اور محنت کی بچت ہے۔ بڑی تنظیموں میں آٹومیشن پلیٹ فارم ٹیم کے اراکین کو جانچ اور منظوری کے لیے ٹیم کے سربراہ کو خودکار طور پر خریداری کی درخواستیں بھیجنے کے قابل بناتا ہے۔ اس کے بعد PO خود بخود بن جائے گا، اس طرح کاغذی کارروائی کی ضرورت، منظوری کے مختلف مراحل پر ڈیٹا انٹری کی نقل اور دیگر چیلنجز جیسے کہ:

---

- کارکردگی اور احتساب کا فقدان

- عمل پر قابو پانے کی کمی

- رازداری اور حفاظتی خطرات۔

کم قیمت کی سرگرمیوں پر وقت بچائیں۔ مجموعی کارکردگی میں اضافہ

آپ کے کاروبار کا سائز کچھ بھی ہو، پرچیز آرڈر آٹومیشن کے بہت سے فوائد ہیں۔ ریئل ٹائم پروسیسنگ اور منظوری کے ساتھ، آٹومیشن اس بات کو یقینی بناتی ہے کہ قوانین اور کنٹرولز کی پیروی کی جائے، جبکہ یہ آپ کی ٹیم کی عمل کی کارکردگی کو بڑھاتا ہے اور انسانی غلطی کو کافی حد تک کم کرتا ہے۔ اس کے علاوہ، یہ ایک مکمل آڈٹ ٹریل فراہم کرتا ہے، اس طرح گمشدہ کاغذی فائلوں کو تلاش کرنے کی پریشانی سے بچا جاتا ہے۔ ایک منظم عمل اور لاگت اور وقت کی بچت کے ساتھ عمل میں لچک، کنٹرول اور مرئیت آتی ہے۔ اس کے علاوہ، ایک خودکار خریداری پلیٹ فارم بغیر کسی رکاوٹ کے قابل بناتا ہے۔ رسید کی مماثلت ایک خودکار اے پی ڈیپارٹمنٹ میں۔