ای میل مینجمنٹ پر روبوٹک پروسیس آٹومیشن اساتذہ کو کیسے متاثر کر سکتا ہے۔

روبوٹک پروسیس آٹومیشن (RPA) لوگوں کو اس قابل بناتا ہے کہ وہ کچھ خاص قسم کے دہرائے جانے والے کاموں کو کرنا بند کر دیں جو اکثر دستی طور پر انجام پاتے ہیں۔ چونکہ اب بہت سارے افراد ای میل کے انتظام کی ضروریات کو سنبھالنے میں قیمتی وقت صرف کرتے ہیں، اس لیے اس میں کوئی تعجب کی بات نہیں ہے کہ انہوں نے یہ دیکھا کہ RPA ان کے ان باکسز کی مدد کیسے کر سکتا ہے۔ یہاں کچھ مثالیں ہیں کہ یہ کس طرح تعلیم کے شعبے میں کام کو بہتر بنا سکتا ہے اور محنتی اساتذہ کو اپنا وقت نکالنے میں مدد کر سکتا ہے۔

ٹائپنگ ٹاسکس کو کم کرنا

کچھ RPA ٹولز آنے والی اور جانے والی ای میلز کو اس سے پہلے ہینڈل کر سکتے ہیں کہ اس سے پہلے کہ اساتذہ انہیں دیکھ سکیں۔ یہ بہت سارے مصروف کام کو ختم کرتا ہے جو اکثر ان کے عام کام کے دنوں پر مشتمل ہوتا ہے۔

اس طرح کے حل عام طور پر پہلے قدم کے طور پر ای میل کے مواد کا جائزہ لیتے ہیں۔ پھر، وہ ای میل کے کہنے کے لیے اعتماد کا سکور بنائیں گے۔ اگر RPA سسٹم کو بہت زیادہ اعتماد ہے، تو یہ اساتذہ یا ای میل کے انتظام میں شامل کسی اور کے ان پٹ کے بغیر جواب بھیجتا ہے۔ اساتذہ صرف اس وقت شامل ہوتے ہیں جب RPA ٹول کو ای میل کے مواد پر کم اعتماد ہو اور اسے رہنمائی کی ضرورت ہو۔

اس طرح کے سیٹ اپ خاص طور پر اس وقت مفید ہوتے ہیں جب والدین ایسی ای میلز بھیجتے ہیں جن کا جواب دینا آسان ہو۔ ایک معلم RPA ٹول استعمال کرنے کے لیے مخصوص ٹیمپلیٹس ترتیب دے سکتا ہے۔ پھر، انہیں تب ہی مزید تفصیلی جوابات ٹائپ کرنے ہوں گے جب ای میل کا مواد زیادہ پیچیدہ ہو۔

ایک مثال پر غور کریں جہاں طلباء ای میل کے ذریعے ہوم ورک بھیجتے ہیں۔ ایک معلم RPA کا استعمال اس کام یا جھنڈے کی رسید کی تصدیق کے لیے کر سکتا ہے جسے سیکھنے والا ضروری منسلکہ شامل کرنا بھول گیا ہو۔

RPA تعلیمی سال کے آغاز جیسے ادوار میں بھی قیمتی ہوتا ہے، جب ایک معلم کو درجنوں نئے طلباء اور ان کے والدین کو خوش آمدید ای میل بھیجنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ اساتذہ کو اب بھی خط و کتابت میں ذاتی رابطے شامل کرنے کی ضرورت ہے، لیکن وہ ای میل کے کچھ مواد کو ختم یا کم کر سکتے ہیں جو ہر پیغام میں جانا ضروری ہے۔

"RPA اساتذہ کے کسی ان پٹ کے بغیر ای میل کے جوابات بھیج سکتا ہے۔" 

ضروری فرائض کے دوران وقت کی بچت

بہت سے ملازمتوں کے اساتذہ تکرار اور انفرادیت دونوں کے عناصر کو نمایاں کرتے ہیں۔ سبق کی منصوبہ بندی ایک بہترین مثال ہے۔ اساتذہ عام طور پر مخصوص فریم ورک کی پیروی کرتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ سبق کا مواد ریاستی یا قومی معیارات پر پورا اترتا ہے۔ تاہم، وہ سیکھنے والے کی طاقتوں اور ضروریات کے لحاظ سے ہر طالب علم کے لیے منصوبوں کو بھی ایڈجسٹ کریں گے۔

سکاٹ لینڈ میں، ابرڈین سٹی کونسل سبق کے منصوبے بنانے کے لیے RPA کا استعمال کرنے والی ملک میں پہلی بن گئی۔ اس آر پی اے کی درخواست نے مثبت تبدیلیاں کیں۔ مزید 14 اساتذہ کی خدمات حاصل کرنے کے برابر کیونکہ اس نے بہت وقت بچایا۔

کچھ سبق کے منصوبوں میں سیکھنے والوں کو ای میل بھیجنے کا طریقہ سکھانا بھی شامل ہے۔ یہ مواد خاص طور پر نوجوان سیکھنے والوں یا دوسری زبان کے طور پر انگریزی سیکھنے والے لوگوں کے لیے فائدہ مند ہے۔

ای میلز بہت سے لوگوں کے لیے روزمرہ کی زندگی کا ایک لازمی حصہ ہیں، لیکن ہر کسی کو یہ سیکھنا پڑتا تھا کہ انہیں کسی وقت کیسے بھیجنا ہے۔ ایک RPA حل کا تصور کریں جو اساتذہ کو اسباق کے منصوبے تیزی سے بنانے میں مدد دے سکے، پھر تھیم والے مواد کو براہ راست طلباء کے ان باکسز میں تقسیم کریں۔

"اسکاٹ لینڈ میں استعمال ہونے والی ایک RPA ایپلیکیشن نے اتنا وقت بچایا کہ اس نے 14 نئے معلمین کی خدمات حاصل کرنے کے برابر فراہم کیا۔" 

اس بات کو یقینی بنانا کہ اساتذہ ترجیحی سطح پر ای میلز دیکھیں

ای میل مواصلت کا ایک آسان طریقہ ہے، لیکن یہ تیزی سے بھاری پڑ سکتا ہے۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ زیادہ تر لوگوں کے پاس آتے ہی تمام ای میلز موصول کرنے کے لیے ان کے ان باکسز سیٹ اپ ہوتے ہیں۔ البتہ، ای میل کے انتظام کے لیے ایک بہترین عمل یہ ترجیح دینا ہے کہ آپ پیغامات کو کیسے اور کب ہینڈل کرتے ہیں۔ آپ کو تقریباً یقینی طور پر کچھ فوری توجہ کی ضرورت محسوس ہوگی اور دوسروں کو جوابات کی بالکل بھی ضرورت نہیں ہے۔

RPA ای میلز کو ترجیح دینے کے لیے پس منظر میں کام کر سکتا ہے۔ کچھ سسٹم وقت کے ساتھ سیکھتے ہیں کہ کون سی ای میلز کم و بیش اہم ہیں۔ لوگ ترتیبات کو بھی موافقت کر سکتے ہیں تاکہ وہ پہلے سے طے شدہ اوقات میں ای میلز کو بیچ میں دیکھیں۔ اس طرح، جب بھی کوئی نیا پیغام آتا ہے صارفین کو کوئی رکاوٹ نہیں آتی۔

کچھ RPA سسٹم مخصوص مطلوبہ الفاظ کو پہچاننا بھی سیکھتے ہیں۔ ان میں "بیمار بچہ"، "دیر سے ہوم ورک،" یا "چھوٹ گئی اسائنمنٹ" شامل ہو سکتی ہے۔ یہ وہ تمام معاملات ہیں جن پر استاد کی فوری توجہ کی ضرورت ہو سکتی ہے۔

بہت سے ماہرین تعلیم کو پچھلے کئی سالوں میں غیر معمولی چیلنجز کا سامنا کرنا پڑا ہے اور کچھ ایسے بھی ہیں۔ اب برن آؤٹ سے نمٹ رہا ہے۔ اس کے نتیجے میں. ایک مسئلہ یہ ہے کہ انہیں اکثر اپنا زیادہ وقت تدریس کے علاوہ دیگر کاموں میں صرف کرنا پڑتا ہے۔ RPA اس مسئلے کو حل کر سکتا ہے، خاص طور پر جیسا کہ یہ ای میل کے انتظام سے متعلق ہے۔

"کچھ RPA سسٹم ای میلز کو ترجیح دے سکتے ہیں، اور وقت کے ساتھ سیکھنا جو کم و بیش اہم ہے۔" 

پروسیسنگ کے اوقات اور طریقہ کار کو بہتر بنانا

بہت سے تعلیمی نظام ای میل مواد کو ابتدائی انتباہی نظام کے طور پر استعمال کرتے ہیں۔ مثال کے طور پر، بعض جملے خطرے میں پڑنے والے طالب علم یا انتہا پسندانہ خیالات رکھنے والے کی نشاندہی کر سکتے ہیں جو خود کو یا دوسروں کو خطرے میں ڈال سکتا ہے۔

یونائیٹڈ کنگڈم میں، محکمہ تعلیم نے ایک RPA ٹول تعینات کیا جسے آٹومیٹڈ روبوٹ نیگیٹنگ دی آنرس لاگنگ آف ڈیٹا — یا ARNOLD کے نام سے جانا جاتا ہے۔ ARNOLD کا استعمال کرنے سے پہلے، کارکنوں نے سنبھال لیا عوام سے تقریباً 120,000 ای میلز ہر سال دستی طور پر ڈیٹا کو سسٹم میں ڈال کر۔ اس میں کافی وقت لگا، کسی کو پیغام کو پڑھنے اور اسے سیاق و سباق میں سمجھنے کی ضرورت ہوتی ہے، پھر صحیح شخص تک جانے سے پہلے اس کی درجہ بندی کریں۔

اب، ARNOLD ہر ای میل کا جائزہ لیتا ہے جو اسے خطرے کی سطح کے لحاظ سے درجہ بندی کرتا ہے، اور محکمہ تعلیم کے نظام میں مطلوبہ ڈیٹا انٹری کو انجام دیتا ہے۔ RPA ٹول ہر ای میل کے ساتھ منسلک سینکڑوں متغیرات کا جائزہ لیتا ہے تاکہ یہ فیصلہ کیا جا سکے کہ اس کی درجہ بندی کیسے کی جائے۔ اس سیٹ اپ نے آنے والی ای میلز سے منسلک دستی ڈیٹا انٹری کو ختم کر دیا ہے۔

عملے کے ارکان کا کہنا ہے کہ اس تبدیلی نے انتظامیہ کے بجائے خدمات کی فراہمی پر توجہ مرکوز کرنے میں مدد کی ہے۔ یہ ان کے لیے ان ای میلز کو تلاش کرنا بھی آسان بناتا ہے جن کے لیے تیز ترین کارروائی کی ضرورت ہوتی ہے، جیسے کہ خطرے میں پڑنے والے طلبا یا کم کارکردگی والے اسکولوں کے بارے میں۔

روبوٹک پروسیس آٹومیشن ای میل مینجمنٹ کو آسان بناتا ہے۔

آج کے اساتذہ ای میلز لکھنے اور جواب دینے سے گریز نہیں کر سکتے۔ تاہم، جیسا کہ یہ مثالیں ظاہر کرتی ہیں، ایک روبوٹک پروسیس آٹومیشن ٹول انہیں وقت بچانے اور زیادہ فائدہ مند اور متعلقہ کام میں مشغول کرنے میں مدد دے سکتا ہے۔

محکمہ تعلیم کے کچھ فیصلہ ساز چیزوں کو مختلف طریقے سے کرنے سے ہچکچاتے ہیں، خاص طور پر اگر نئے عمل کو مالی وسائل کی ضرورت ہوتی ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ اساتذہ کو خاص طور پر اس بارے میں بات کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے کہ وہ فی الحال ای میلز لکھنے میں کتنا وقت اور توانائی صرف کرتے ہیں اور RPA انہیں اپنے بہترین کام کے لیے زیادہ وقت دینے کی اجازت دینے میں گیم چینجر کیسے ہوگا۔