انوائس میچنگ

افلاطون کے ذریعہ دوبارہ شائع کیا گیا۔

فالونگ: 0

اکاؤنٹس قابل ادائیگی (AP) کے عمل میں ایک اہم سرگرمی انوائس میچنگ ہے۔ اس اہم کام میں روایتی طریقوں سے کاروبار میں وقت، محنت اور انسانی وسائل خرچ ہو سکتے ہیں۔ جدید ٹیکنالوجی اور خودکار ٹول سیٹس کا استعمال کاروبار کو اضافی فائدہ اور قدر فراہم کرنے کے لیے انوائس میچنگ کو بہتر بنا سکتا ہے۔

یہ مضمون رسید کی مماثلت، مختلف اقسام، ٹچ لیس کی ضرورت کے بارے میں تفصیلی بصیرت فراہم کرتا ہے۔ انوائس پروسیسنگ or انوائس کا انتظام، اور اس کے مختلف فوائد۔

انوائس میچنگ کیا ہے؟

انوائس میچنگ ایک ہے۔ اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل جو کہ معلومات کی توثیق اور موازنہ کرتا ہے۔ خریداری کا آرڈر (PO) وینڈر انوائس اور پروڈکٹ کی رسیدوں کے ساتھ۔

جب کوئی تنظیم کسی وینڈر کے سامان یا خدمات کو استعمال کرنا چاہتی ہے، تو وہ تفصیلی تقاضوں کے ساتھ خریداری کا آرڈر بڑھاتی ہے۔ مطلوبہ سامان یا خدمات کی ترسیل پر، خریدار تنظیم کی طرف سے پروڈکٹ کی رسید جاری کی جاتی ہے۔ پھر وینڈر ادائیگی کی منظوری کے لیے انوائس اٹھاتا ہے۔ یہ تب ہوتا ہے جب انوائس میچنگ ہوتی ہے۔

انوائسز کا ملاپ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ PO اور انوائس کے درمیان کوئی غلطیاں یا تضاد نہیں ہے۔ یہ وینڈر کے واجبات کی تیزی سے تصفیہ میں سہولت فراہم کرتا ہے اور خطرے کو روکتا ہے۔ فروش دھوکہ دہی اور جعلی رسیدوں کی ادائیگی۔

انحراف کیا ہے؟

انوائس کے استثناء کے طور پر حوالہ دیا جاتا ہے، انحراف اس وقت ہوتا ہے جب انوائس کی تفصیلات اور اس کی توثیق کرنے والی دستاویزات جیسے PO یا سامان/مصنوعات کی رسید کے درمیان کوئی مماثلت نہ ہو۔

انحراف دو قسم کے ہو سکتے ہیں - مقدار اور قیمت

مقدار کا انحراف: سے مراد PO اور بل شدہ انوائس پر اشیاء کی رقم یا تعداد کے درمیان فرق ہے۔
قیمت کا انحراف: سے مراد PO میں مذکور قیمت اور انوائس میں مذکور قیمت کے درمیان مماثلت ہے۔

انحرافات کی نشاندہی کرنا اور ان کو ملانا اے پی ڈیپارٹمنٹ کے لیے ایک مشکل کام ہو سکتا ہے۔ انحراف کا اندازہ یہ دیکھنے کے لیے کیا جانا چاہیے کہ آیا وہ رواداری کی حدود میں آتے ہیں جس کے ساتھ آگے بڑھنا ہے۔ انوائس پروسیسنگ یا اصلاح کے لیے انوائس کو وینڈر کو واپس کر دیں۔

رواداری کی سطح سے مراد وہ معمولی تغیرات ہیں جو انوائس میں فیصد یا مقدار میں ہو سکتی ہیں۔ رواداری کی سطح سے زیادہ انوائسز کو 'ہولڈ پر' رکھا جاتا ہے اور وینڈر کو اصلاح کے لیے بھیج دیا جاتا ہے۔

اپنے دستی اے پی کے عمل کو خودکار بنانا چاہتے ہیں؟ یہ دیکھنے کے لیے 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بُک کریں۔ اے پی آٹومیشن۔.

[سرایت مواد]

انوائس میچنگ کی ضرورت

آئیے معلوم کریں کہ انوائس کی تصدیق یا مماثلت کاروبار کے لیے کیوں بہت اہم ہے۔

انوائس کی مماثلت اس بات کو یقینی بناتی ہے کہ ادائیگی جاری کرنے سے پہلے معاون دستاویزات کے خلاف وینڈر انوائس کی تصدیق کی جا سکتی ہے۔ اس سے کاروباروں کو مدد ملتی ہے:

تصدیق کریں کہ ادائیگیاں صرف وینڈر سے موصول ہونے والے درست سامان یا خدمات کے لیے کی جاتی ہیں۔
ادائیگیوں کی تیز اور درست ریلیز کو برقرار رکھیں
غلطیوں اور دوہری ادائیگیوں کو ختم کرکے بہتر شفافیت کی سہولت فراہم کریں۔
متعدد دکانداروں کے لیے ادائیگیوں کے ریکارڈ کو ٹریک کریں۔
کمپنی کے آڈٹ کے لیے بہتر طور پر تیار رہیں

مختلف کاروبار انوائس ملاپ کے مختلف طریقوں پر عمل کر سکتے ہیں جیسا کہ ذیل میں اگلے حصے میں تفصیل سے بتایا گیا ہے۔

انوائس میچنگ کے طریقے

تنظیموں میں انوائس ملاپ کا عمل عام طور پر درج ذیل طریقوں سے کیا جاتا ہے: 2 طرفہ مماثلت، 3 طرفہ مماثلت، اور آخر میں 4 طرفہ مماثلت۔

رسیدیں دیگر متعلقہ کے خلاف درست ہیں۔ دستاویز کے کام کے بہاؤ جس میں شامل ہو سکتے ہیں۔ خریداری کے احکاماتسامان کی رسید، اور معائنہ کی سلپس۔ مماثلت کے یہ طریقے انوائس کی تضادات اور رواداری کی سطحوں کی بھی جانچ کرتے ہیں جنہیں ادائیگی کے لیے انوائس کلیئر ہونے سے پہلے حل کرنے کی ضرورت ہے۔

2 وے میچنگ

2 طرفہ مماثلت رسیدوں کی تصدیق کا ایک سادہ اور عام طریقہ ہے۔ اس میں آرڈرز کی خریداری کے لیے انوائسز کے ملاپ کے ساتھ ساتھ رواداری کی جانچ بھی شامل ہے۔ اگر رسید مطلوبہ معیار پر پورا اترتی ہے، تو اسے ادائیگی کے لیے مقرر کیا جاتا ہے۔

3 وے میچنگ

3 طرفہ ملاپ انوائس ملاپ کا سب سے مشہور طریقہ ہے۔ اس میں تین قدمی عمل شامل ہے۔ انوائس کو پرچیز آرڈر پر درج تفصیلات کے ساتھ ساتھ سامان کی رسید کی درستگی کے لیے چیک کیا جاتا ہے۔ ایک بار جب رواداری کی سطح ٹھیک ہو جاتی ہے، انوائس ادائیگی کے لیے تیار ہو جاتی ہے۔

4 وے میچنگ

2 طرفہ اور 3 طرفہ مماثلت سے زیادہ پیچیدہ، 4 طرفہ ملاپ میں توثیق کا ایک اور مرحلہ شامل ہوتا ہے۔ اس میں آرڈرز، سامان کی رسیدیں اور انسپکشن سلپس کی خریداری کے لیے مماثل رسیدوں کی ضرورت ہوتی ہے۔

سامان کی ترسیل پر، وصول کرنے والا محکمہ مقدار کی جانچ کرتا ہے اور ایک معائنہ پرچی جاری کرتا ہے جو تسلیم کرتا ہے کہ موصول ہونے والی مقدار درست ہے۔ اس لیے، صرف ایک انوائس جو PO، سامان کی رسید، رواداری، اور معائنے کی پرچی سے مماثل ہو ادائیگی کے لیے موزوں سمجھی جاتی ہے۔

انوائس میچنگ کے یہ طریقے اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ کمپنیاں صرف آرڈر کیے گئے اور موصول ہونے والے سامان/خدمات کی ادائیگی کریں۔ یہ جھوٹی رسیدوں اور ادائیگی کی غلطیوں سے بھی تحفظ فراہم کرتا ہے جو کاروباروں کو فریق ثالث کے ساتھ اپنے لین دین پر بہتر گرفت رکھنے کے قابل بناتا ہے۔

ٹچ لیس اے پی ورک فلوز سیٹ اپ کریں اور اکاؤنٹس قابل ادائیگی کے عمل کو ہموار کریں۔ سیکنڈوں میں ابھی 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بک کریں۔

ٹچ لیس انوائس پروسیسنگ اور منظوری کی روٹنگ

معاہدوں سے مماثل رسیدیں

انوائس کے ملاپ کے طریقوں کے علاوہ، کچھ خریداریاں معاہدے کے ملاپ کے عمل کا استعمال کرتے ہوئے کی جا سکتی ہیں۔ اسے نان پی او انوائسنگ بھی کہا جاتا ہے، اس قسم کی انوائس کو بار بار چلنے والی یا یوٹیلیٹی ادائیگیوں کے لیے استعمال کیا جاتا ہے جو ایک سائیکل میں ہوتی ہیں۔

معاہدے کی مماثلت میں، انوائس کا موازنہ اور تصدیق موجودہ معاہدے سے کی جاتی ہے۔ اس طرح کی معاہدہ شدہ خریداریوں کی مثالیں ماہانہ یوٹیلیٹی بل (بجلی، پانی، وغیرہ)، عمارت کا کرایہ اور دیکھ بھال کے چارجز، اشتہاری اخراجات، قانونی یا مشاورتی خدمات، اور بہت کچھ ہو سکتی ہیں۔

اس قسم کی مماثلت اندرونی انوائس کی منظوری کے عمل سے مشروط ہے۔ اگر معاہدہ مماثل ہے اور منظوری دے دی جاتی ہے، تو نان پی او انوائس ادائیگی کے لیے شیڈول ہو جاتی ہے۔

یہ آرڈرز اور دیگر معاون دستاویزات کی خریداری کے لیے مماثل رسیدوں کی ضرورت کو ختم کرتا ہے۔ یہ دہرائی جانے والی نوعیت کی ادائیگیوں کی جلد کلیئرنس میں بھی سہولت فراہم کرتا ہے، وقت، کوشش اور لاگت کی بچت کرتا ہے۔

خودکار انوائس میچنگ کیا ہے؟

خودکار انوائس میچنگ سے مراد جدید ٹولز اور ٹیکنالوجی کی مدد سے کمپنی کے انوائس میچنگ کے عمل کو ڈیجیٹائز کرنا ہے۔ رسیدوں پر انسانی مداخلت کی ضرورت کے بغیر خود بخود کارروائی کی جاتی ہے۔

خودکار انوائس میچنگ ٹیکنالوجی AP محکموں کے کام کرنے کا طریقہ بدل سکتی ہے۔ موصول ہونے والی رسیدوں کو اسکین کیا جاتا ہے، ڈیجیٹل فارم میں تبدیل کیا جاتا ہے، الگورتھم کا استعمال کرتے ہوئے مماثل کیا جاتا ہے، اور رواداری کی ترتیبات کے خلاف جانچ پڑتال کی جاتی ہے، اور اگر منظور ہو جاتی ہے، تو ادائیگی کے لیے کارروائی کی جاتی ہے - یہ سب کچھ انسانی انحصار کے بغیر۔

انوائس کی توثیق یا مماثلت اور آٹومیشن کا استعمال کرتے ہوئے ان پر کارروائی کرنے کا کام بہت سے فوائد فراہم کر سکتا ہے۔ AI سے چلنے والی آٹومیشن ٹیکنالوجیز جیسا کہ OCR اور RPA مؤثر اور غلطی سے پاک ہونے کے لیے ٹچ لیس انوائس پروسیسنگ کو بڑھا سکتی ہیں۔

یہ 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بُک کریں تاکہ یہ آخری بار ہو کہ آپ کو انوائسز یا رسیدوں کے ڈیٹا کو ERP سافٹ ویئر میں دستی طور پر کلید کرنا پڑے گا۔

AP ڈیٹا کو ERPs میں خودکار طور پر ہم آہنگ کریں۔

خودکار انوائس میچنگ میں AI کا استعمال

عمل کو سنبھالنے کے لیے مشینی ذہانت کا استعمال پیچیدہ مشکل کام، سادہ اور آسان بنا سکتا ہے۔ AI سے چلنے والی ٹیکنالوجیز جیسے OCR اور RPA AP کے عمل کو خودکار بنانے اور کاروباری کارکردگی کو بہتر بنانے کے لیے موثر ٹولز ہو سکتی ہیں۔

آپٹیکل کریکٹر ریکگنیشن

OCR ایک ایسی ٹیکنالوجی ہے جو ڈیجیٹل دستاویزات کو ایڈیٹنگ کے لیے پڑھتی اور نکالتی ہے۔ ان صنعتوں کے لیے کارآمد ہے جو ڈیٹا کی بھاری مقدار کے ساتھ کام کرتی ہیں، مصنوعی ذہانت کا استعمال کرتے ہوئے او سی آر کی صلاحیتوں کے لیے ایک اعزاز ہے۔ اے پی آٹومیشن۔.

OCR مؤثر کارکردگی کا مظاہرہ کر سکتا ہے۔ ڈیٹا کیپچر، متعلقہ ڈیٹا نکال کر نکالنا۔ اس کے بعد یہ انوائس کو خود بخود PO کے ساتھ ملانے کے لیے روٹ کرتا ہے۔ اس مرحلے کے بعد، انوائس کے ملاپ کے عمل کو 2، 3، یا 4 طرفہ ملاپ کا استعمال کرتے ہوئے مکمل کیا جا سکتا ہے۔ یہ سب دستی کام کرنے کی کوششوں، وقت اور لاگت کو کم کرتا ہے تاکہ عمل کی بہتر کارکردگی کو یقینی بنایا جا سکے۔

لیکن جب کہ او سی آر اے پی کے عمل کی آٹومیشن کو بہتر بنانے کے لیے بہت بڑا حصہ ڈال سکتا ہے، اکیلا OCR آٹومیشن کے عمل کو مکمل کرنے کے لیے کافی نہیں ہو سکتا۔ OCR کے ساتھ مل کر ایک اور طاقتور ٹیکنالوجی کا استعمال مکمل پروسیس آٹومیشن حاصل کرنے کے لیے زیادہ فائدہ مند ثابت ہو سکتا ہے۔

روبوٹک پروسیسنگ میشن

روبوٹک پروسیس آٹومیشن ایک مقبول اور مفید سافٹ ویئر ٹیکنالوجی ہے جو ڈیجیٹل عمل کو خودکار کرنے کے لیے OCR کے ساتھ مل کر ایک ورچوئل اسسٹنٹ کے طور پر کام کر سکتی ہے۔ سافٹ ویئر صارفین کو 'بوٹس' بنانے کی اجازت دیتا ہے جو انسانی اعمال کی نقل کرتے ہیں۔

یہ قابل اعتماد روبوٹ بہت سی صنعتوں میں 24/7 تیز رفتاری اور درستگی کے ساتھ کام کرنے کے لیے استعمال ہوتے ہیں۔ سسٹم ایپلی کیشنز کے ساتھ بات چیت کرکے، یہ بوٹس خود بخود کارکردگی کا مظاہرہ کر سکتے ہیں۔ علمی ڈیٹا کی گرفتڈیٹا کو نکالیں، اور ان کا تجزیہ کریں جیسا کہ انسان کرتے ہیں۔ اس کے علاوہ، وہ کچھ سیکنڈ کے معاملے میں درست کارروائی شروع کرنے کے لیے نکالے گئے ڈیٹا کو مناسب عمل تک پہنچا سکتے ہیں اور روٹ کر سکتے ہیں۔

OCR کے ساتھ RPA انوائس موصول ہونے کے وقت سے ہی رفتار، درستگی، اور مختصر ٹائم فریم کے ساتھ AP انوائس کے ملاپ کے عمل میں مدد کر سکتا ہے۔ یہ اپ لوڈ کرتا ہے، اسکین کرتا ہے، پرفارم کرتا ہے۔ معلومات نکالنا، 2، 3، یا 4 طرفہ مماثلت شروع کرتا ہے، سیٹ رواداری کی جانچ کرتا ہے، اور اصلاح یا ادائیگی کی کارروائی کے لیے رسیدوں کو نشان زد کرتا ہے۔

خودکار انوائس میچنگ کے فوائد

خودکار انوائس میچنگ ادائیگیوں کے لیے انوائسز کی آسان پروسیسنگ میں مدد کرتی ہے۔ انسانی مداخلت کی ضرورت ختم ہونے کے ساتھ، کاغذی کارروائی اور دستی توثیق کو برقرار رکھنے کی پیچیدگیوں کو بھی مسترد کردیا گیا ہے۔

ٹچ لیس انوائس پروسیسنگ کے ذریعہ پیش کردہ کچھ قابل ذکر فوائد یہ ہیں:

وقت کی بچت - دستی رسید کی مماثلت تکلیف دہ اور وقت طلب ہے۔ انوائس کی تفصیلات کو انفرادی طور پر چیک کرنے اور 2,3 یا 4 طرفہ عمل کے ساتھ تصدیق کرنے میں کافی وقت لگتا ہے۔ لہذا، یہ کمپنی کے ملازمین کو اپنا قیمتی وقت دوسرے اہم کاموں کے لیے وقف کرنے اور مجموعی پیداواری صلاحیت کو بہتر بنانے کی اجازت دیتا ہے۔
درستگی - اے پی کے عمل کو خودکار بنانا غلطیوں کے واقعات کو کم کرتا ہے اور عمل کے درمیان ہموار ورک فلو کو یقینی بناتا ہے۔ مماثلت یا تضادات کا آسانی سے پتہ چل جاتا ہے اور صرف اس صورت میں جب انوائس کو تمام سطحوں پر صاف کیا جاتا ہے، اسے ادائیگی کے لیے مقرر کیا جاتا ہے۔
ڈپلیکیٹ اور جعلی رسیدوں کے خلاف تحفظ - خودکار انوائس میچنگ میں انوائسز اور معاون دستاویزات کے درمیان مستقل توثیق ہوتی ہے۔ کسی بھی استثناء کا بھی پتہ چلا اور دستی تصدیق کے لیے جھنڈا لگایا گیا ہے۔ یہ دھوکہ دہی یا ڈپلیکیٹ رسیدوں کے خلاف تحفظ اور بہتر کاروباری کنٹرول کو یقینی بناتا ہے۔
وینڈر تعلقات کو فروغ دیتا ہے۔ - خودکار انوائس پروسیسنگ انوائس کو خریداری کے آرڈر کے ساتھ تیزی سے مماثل کر سکتی ہے اور دکانداروں کو مطمئن رکھنے کے لیے انہیں تیز تر ادائیگی کر سکتی ہے۔ بدلے میں، کاروبار بہتر معاہدے کی پیشکشوں اور منافع میں اضافے کے لیے ابتدائی ادائیگی کی چھوٹ سے بھی فائدہ اٹھا سکتا ہے۔
لاگت کا موثر تجزیہ - ٹچ لیس انوائس پروسیسنگ انفرادی لائن آئٹمز کے بارے میں معلومات فراہم کرتی ہے جو سب سے زیادہ قیمت پیش کرنے والوں کی شناخت کرنے میں مدد کرتی ہے۔ یہ قابل اعتماد ڈیٹا کمپنی کو مزید قیمت لانے کے لیے قیمت کے بہتر تجزیہ اور متعلقہ وینڈرز کے انتخاب میں مدد کرتا ہے۔
آڈٹ کے لیے اچھا ہے۔ - دیگر معاون دستاویزات کے ساتھ رسیدیں آڈٹ کے لیے لازمی ہیں۔ خودکار انوائس میچنگ کا استعمال اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ خریداری کے آرڈر، سامان کی رسیدیں، انسپکشن سلپس، اور رسیدیں ڈیجیٹل طور پر مرکزی مقام پر دستیاب ہوں جن تک عمل کو تیز کرنے کے لیے آڈٹ کے دوران آسانی سے رسائی حاصل کی جا سکتی ہے۔

نتیجہ

اکاؤنٹس قابل ادائیگی انوائس میچنگ اور پروسیسنگ ایک پیچیدہ عمل ہے۔ AI سے چلنے والی ٹیکنالوجی حسب ضرورت آٹومیشن کے ذریعے کاروبار کو فائدہ فراہم کر سکتی ہے۔ خودکار طریقے سے، کمپنیاں بغیر کسی رکاوٹ کے انضمام کی طرف دیکھ سکتی ہیں۔ دستاویز کے انتظام کے کام کا بہاؤ عمل، بہتر شفافیت پیدا کرتے ہیں، بہتر کاروباری کارکردگی اور ترقی کے لیے اچھے کاروباری تعلقات برقرار رکھتے ہیں۔