پیپر لیس اکاؤنٹس قابل ادائیگی: ایک نفاذ گائیڈ

پیپر لیس پر سوئچ کرنا قابل ادائیگی اکاؤنٹس ڈرانے والا ہے. اس کا اکثر مطلب یہ ہوتا ہے کہ سالوں کے ڈیٹا کو ڈیجیٹائز کرنا، اپنے عملے کو تربیت دینا، اور اپنے ورک فلو کو منتقل کرنا۔ تاہم، یہ تبدیلی اہم انعامات حاصل کر سکتی ہے۔

اس پر غور کریں: لیول ریسرچ پتہ چلا کہ 50% کاروبار تاخیر سے ادائیگیوں اور منظوری کے طویل چکروں کی وجہ سے چھوٹ جانے والی رعایتوں سے دوچار ہیں۔ حیران کن طور پر، 79% SMEs اور 68% وسط مارکیٹ فرموں نے دستی ڈیٹا ان پٹ اور غیر موثر طریقہ کار کو اپنے بنیادی درد کے طور پر بتایا۔ بڑے اداروں کے لیے، اہم مسئلہ یہ ہے کہ زیادہ تر رسیدیں کاغذی شکل میں پہنچتی ہیں، 60% کو اس مشکل کا سامنا ہے۔

یہ اعداد و شمار ہینڈل کرنے کے لیے زیادہ موثر، ہموار طریقے کی ضرورت پر زور دیتے ہیں۔ انوائس, خریداری کے احکامات، اور ادائیگی. کیا پیپر لیس اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل کو اپنانا اس کا حل ہو سکتا ہے؟ اس آرٹیکل میں، ہم اس بات پر غور کریں گے کہ ایسا کیوں ہو سکتا ہے۔ ہم کاغذ کے بغیر نظام میں منتقلی کے بارے میں بھی آپ کی رہنمائی کریں گے اور بغیر کسی رکاوٹ کے شفٹ کے لیے قیمتی تجاویز کا اشتراک کریں گے۔

پیپر لیس اکاؤنٹس کیا قابل ادائیگی ہیں؟

پیپر لیس اکاؤنٹس کی اصطلاح قابل ادائیگی سے مراد مکمل طور پر ڈیجیٹل AP عمل ہے، جس سے کاغذی رسیدوں کی ضرورت ختم ہو جاتی ہے۔ اس میں شامل ہے۔ اے پی ڈیپارٹمنٹ انوائسز اور متعلقہ دستاویزات کو ڈیجیٹائز کرنے کے لیے ٹیکنالوجی کا فائدہ اٹھانا، منظوری کے عمل کو خودکار بنانا، اور الیکٹرانک ذرائع سے ادائیگیاں کرنا۔

آپ تمام پہلوؤں کو ایک جگہ پر منظم کرنے کے لیے خصوصی ٹولز یا جامع پیپر لیس اکاؤنٹس قابل ادائیگی سافٹ ویئر کا ٹیک اسٹیک بنا سکتے ہیں۔ کسی بھی طرح سے، مقصد دستی اقدامات کو ختم کرنا، غلطی کے امکان کو کم کرنا، اور رفتار اور کارکردگی کو بڑھانا ہے۔

ہر کاروبار چاہتا ہے کہ وہ اپنے وینڈرز کو وقت پر ادائیگی کر سکے اور جلد ادائیگیوں پر رعایت حاصل کرے۔ لیکن کاغذی کارروائی اور بیوروکریسی اکثر راستے میں آڑے آتی ہے۔ ایکسل اور ای میل کو مکس میں شامل کریں، اور رسیدیں کھونا، ادائیگیوں سے محروم ہونا، یا رپورٹس میں تاخیر کرنا آسان ہے۔

یہ وہ جگہ ہے جہاں پیپر لیس جانا گیم چینجر ہے۔ یہ کاروباروں کو عملے کو شامل کیے بغیر یا کام کے اوقات میں توسیع کیے بغیر مزید رسیدوں کا انتظام کرنے میں مدد کرتا ہے۔ سب سے اوپر پر چیری؟ ایک معیاری اے پی ورک فلو کہ آپ وقت کے ساتھ اور بھی بہتر کارکردگی کے لیے موافقت کر سکتے ہیں۔

آپ کو قابل ادائیگی اکاؤنٹس میں پیپر لیس جانے کی ضرورت کیوں ہے؟

انوائس پر کارروائی کرنا آپ کو $15 سے $40 کے درمیان کہیں بھی خرچ کر سکتا ہے۔ لیکن یہاں چاندی کی پرت ہے: ایک اے آئی ایم کی رپورٹ پتہ چلتا ہے کہ خودکار رسیدیں لاگت میں 29.2 فیصد کمی کر سکتی ہیں۔ فرض کریں کہ آپ ہر ماہ $10,000 پر 10 رسیدوں پر کارروائی کرتے ہیں۔ یہ تقریباً $300,000 سالانہ کی بچت ہے۔

اب اس پر غور کریں: سروے کیے گئے کاروباروں میں سے تقریباً ایک تہائی انوائس پروسیسنگ کی لاگت کو اور بھی کم کرنے کے قابل تھے: مجموعی طور پر 50%۔ اس کا مطلب ہے $600,000 کی سالانہ بچت۔ متاثر کن، ٹھیک ہے؟ تاہم، پیپر لیس ہونے کے فوائد صرف پیسے بچانے سے بھی بڑھ کر ہوتے ہیں۔

پیپر لیس پر منتقل ہونا آپ کی ٹیم کو اسٹریٹجک کاموں کو ترجیح دینے کی اجازت دیتا ہے۔ یہ انسانی غلطی کو کم کرتا ہے اور تعمیل کو تقویت دیتا ہے۔ یہ فوری ادائیگیوں کے ذریعے وینڈر کے تعلقات کو ہموار کرتا ہے۔ اور ماحولیاتی اثرات کا ذکر نہ کرنا۔ پیپر لیس ہو کر، آپ اپنی کمپنی کے کاربن فوٹ پرنٹ کو نمایاں طور پر کم کر سکتے ہیں۔

پیپر لیس اکاؤنٹس قابل ادائیگی نظام کیسے کام کرتا ہے؟

اے پی کلرکوں سے پوچھیں کہ ان کا سب سے کم پسندیدہ کام کیا ہے، اور وہ ممکنہ طور پر آپ کو بتائیں گے: دستی ڈیٹا انٹری۔ یہ ہر جگہ ہے۔ انوائس ڈیٹا داخل کرنے سے لے کر ادائیگیوں کو ٹریک کرنے اور اکاؤنٹس کو ملانے تک، فہرست جاری ہے۔ پیپر لیس اکاؤنٹس قابل ادائیگی نظام کے ساتھ، اس جدوجہد کا زیادہ تر حصہ ختم ہو جاتا ہے۔

لیکن یہ سب کچھ نہیں ہے۔ آئیے دیکھتے ہیں کہ پیپر لیس اکاؤنٹس قابل ادائیگی نظام کیسے کام کرتا ہے اور یہ آپ کے AP ورک فلو کے مختلف پہلوؤں کو کس طرح ہموار کر سکتا ہے۔

1. معلومات حاصل کریں اور دستاویزات کو ڈیجیٹائز کریں۔

آپ کو مختلف چینلز — ای میل، ڈراپ باکس، گوگل ڈرائیو، پوسٹ، یا فیکس سے خریداری کے آرڈر، رسیدیں اور رسیدیں موصول ہو سکتی ہیں۔ عام طور پر، آپ کو اس ڈیٹا کو دستی طور پر داخل کرنے یا اپنے سسٹم میں کاغذی دستاویزات کو اسکین کرنے کی ضرورت ہوگی۔ یہ عمل وقت طلب ہے، غلطیوں کا شکار ہے، اور وینڈر کی ادائیگیوں میں تاخیر کرتا ہے۔

پیپر لیس اکاؤنٹس قابل ادائیگی نظام جیسے Nanonets میں AI-OCR (آپٹیکل کریکٹر ریکگنیشن)، پیش سیٹ رولز، اور خودکار ورک فلو جیسی خصوصیات ہیں۔ آپ آسانی سے کسی بھی چینل سے دستاویز کا ڈیٹا حاصل کر سکیں گے۔ سسٹم ڈیٹا کے آتے ہی اسکین کرتا ہے، نکالتا ہے اور اس کی تصدیق کرتا ہے اور پھر اسے ڈیجیٹائز کرتا ہے۔

ساختہ یا غیر ساختہ، مختلف کرنسیوں، ٹیکس کے ضوابط، اور زبانیں — اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا۔ سسٹم یہ سب سنبھال سکتا ہے۔ آپ کی ٹیم ایکسل شیٹس کو نہیں دیکھے گی، دستی طور پر کراس چیکنگ نمبرز۔ اس کے بجائے، ڈیٹا آسانی سے دستیاب، درست، اور آسانی سے تلاش کے قابل ہوگا۔

2. خودکار منظوری اور مماثل ورک فلو

اگلا مرحلہ دستاویزات کی منظوری حاصل کرنا ہے۔ اس میں اکثر انہیں جسمانی طور پر یا ای میل کے ذریعے روایتی سیٹ اپ میں منظوری کے لیے ذمہ دار فریقوں کو بھیجنا شامل ہوتا ہے۔ بروقت منظوریوں کو یقینی بنانے کے لیے اے پی کلرکوں کو اکثر بار بار فالو اپ کرنا پڑتا ہے۔

مزید برآں، ڈپلیکیٹ رسیدوں، دھوکہ دہی اور غلطیوں سے بچنے کے لیے انوائسز کو متعلقہ خریداری کے آرڈرز اور سامان کی رسیدوں سے مماثل ہونا چاہیے۔ اس میں اکثر ہر دستاویز کو دستی طور پر کھینچنا، انہیں پرنٹ کرنا، اور لائن بہ لائن ان کا موازنہ کرنا شامل ہوتا ہے۔ یہ دنیا میں سب سے زیادہ تفریحی کام نہیں ہے، اور یقینی طور پر سب سے زیادہ کارآمد نہیں ہے۔

جب آپ پیپر لیس اکاؤنٹس قابل ادائیگی نظام پر سوئچ کرتے ہیں، تو یہ سارا عمل خودکار ہوتا ہے۔ سسٹم منظوری کے لیے پہلے سے طے شدہ اصولوں کی بنیاد پر دستاویزات کو صحیح افراد تک پہنچاتا ہے۔ Nanonets کے ساتھ، آپ منظوری دہندگان کے لیے آٹو ریمائنڈرز اور الرٹس ترتیب دے سکتے ہیں، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ وہ وقت پر سائن آف کریں۔ خودکار اسٹیٹس اپ ڈیٹس منظوری کے عمل میں شامل تمام فریقین کے لیے زیادہ شفاف اور موثر مواصلت کے عمل کو سہولت فراہم کرتے ہیں۔ یہ اپ ڈیٹس پیش رفت کی آسانی سے باخبر رہنے کی اجازت دیتی ہیں اور اس بات کو یقینی بناتی ہیں کہ ہر کوئی دستاویزات کی موجودہ صورتحال سے آگاہ ہے۔

یہ نظام خود بخود انوائس کو پرچیز آرڈرز اور سامان کی رسیدوں کے ساتھ ملاتا ہے۔ مماثلت یا تضاد کی صورت میں، یہ ایک الرٹ جاری کرتا ہے، جس سے آپ غلطیوں کو جلد پکڑ سکتے ہیں اور ادائیگی میں تاخیر یا تنازعات سے بچ سکتے ہیں۔ یہ آٹومیشن دستی مشقت کو کم کرتا ہے اور غلطی، دھوکہ دہی کی سرگرمی، اور ممکنہ مالی نقصان کے امکانات کو نمایاں طور پر کم کرتا ہے۔

3. ادائیگیوں پر الیکٹرانک طریقے سے عمل کریں۔

ادائیگیوں کی پروسیسنگ میں عام طور پر بہت سارے کاغذات اور کاغذی کارروائی شامل ہوتی ہے۔ چیک، منی آرڈرز، بینک ڈرافٹ - آپ اس کا نام بتائیں۔ ان روایتی طریقوں کے لیے وسائل کی ضرورت ہوتی ہے، پروسیسنگ کے وقت میں اضافہ ہوتا ہے، اور وینڈر کی ادائیگیوں میں تاخیر ہوتی ہے۔

آپ کے اے پی کلرکوں کو ہر ادائیگی کو دستی طور پر ریکارڈ کرنا ہوگا، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ صحیح رقم صحیح وینڈر کو بھیجی گئی ہے۔ انہیں ان ادائیگیوں کا ٹریک رکھنا ہوگا، بینک اسٹیٹمنٹس کے خلاف کراس چیک کرنا ہوگا اور جب وہ پیدا ہوں گے تو تضادات کو حل کرنا ہوگا۔ آخر میں، انہیں بڑی محنت کے ساتھ ان ادائیگیوں کو اصل رسیدوں اور جنرل لیجر کے خلاف ہم آہنگ کرنا پڑے گا۔ یہ عمل وقت طلب اور غلطی کا شکار دونوں ہے۔

لیکن پیپر لیس اکاؤنٹس قابل ادائیگی نظام کے ساتھ، ہموار ڈیٹا فلو اور خودکار ورک فلو یقینی بناتے ہیں کہ ان چیلنجوں کو مؤثر طریقے سے کم کیا جائے۔ یہ ہموار اور محفوظ ادائیگیوں کی سہولت کے لیے آپ کے موجودہ بینک یا ادائیگی کے پروسیسر کے ساتھ ضم ہو سکتا ہے۔ آپ ادائیگی کا وہ طریقہ منتخب کر سکتے ہیں جو آپ کے لیے کارآمد ہو — ACH، کریڈٹ کارڈ، وائر ٹرانسفر، یا ورچوئل کارڈز۔

مثال کے طور پر، Nanonets Stripe اور QuickBooks کے ساتھ ضم ہوتا ہے، جو آپ کے مالیاتی ریکارڈ کو اپ ٹو ڈیٹ رکھتے ہوئے ہموار ادائیگیوں کی سہولت فراہم کرتا ہے۔ آپ اپنے کیش فلو اور وینڈر کی شرائط کے مطابق ادائیگیوں کا شیڈول بنا سکتے ہیں۔

پیپر لیس سسٹم ہر ادائیگی اور اس کے متعلقہ انوائس اور وینڈر کی تفصیلات کو خود بخود بھی ریکارڈ کر سکتے ہیں۔ اس کا مطلب ہے کہ مزید دستی ریکارڈنگ نہیں ہوگی اور بینک اسٹیٹمنٹس کے خلاف مزید کراس چیکنگ نہیں ہوگی۔ تضادات، اگر کوئی ہیں، کو سسٹم کے ذریعے ریئل ٹائم میں جھنڈا لگایا جاتا ہے، جس سے آپ کی ٹیم انہیں فوری اور مؤثر طریقے سے حل کر سکتی ہے۔ سسٹم اس بات کو بھی یقینی بناتا ہے کہ تمام ادائیگیاں اصل رسیدوں اور جنرل لیجر کے ساتھ درست طریقے سے ہم آہنگ ہوں۔

4. خودکار رپورٹنگ اور آڈٹ ٹریلز

کاغذ پر مبنی نظام کے ساتھ، ان کاموں میں اکثر زیادہ وقت اور محنت درکار ہوتی ہے۔ رپورٹیں بنانے کے لیے آپ کو رسیدوں، رسیدوں اور دیگر دستاویزات کے ڈھیروں کو دستی طور پر داخل کرنا اور کراس ریفرنسنگ کرنا پڑے گا۔ واضح آڈٹ ٹریل کو برقرار رکھنا بھی ایک چیلنج ہے، کیونکہ کاغذی دستاویزات کا کھوج لگانا آسان ہے۔

پیپر لیس سسٹم کے ساتھ، آپ کا ڈیٹا خود بخود مرکزی ذخیرہ میں محفوظ اور منظم ہوجاتا ہے۔ اس سے ڈیٹا کی بازیافت اور رپورٹ تیار کرنا ایک ہوا کا جھونکا ہے۔ چاہے یہ مہینے کے آخر میں بند ہونے، آڈیٹنگ، یا مالیاتی پیشن گوئی ہو، آپ فوری طور پر اپنے مطلوبہ ڈیٹا تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔

خودکار، ریئل ٹائم رپورٹنگ دستی ڈیٹا کنسولیڈیشن پر خرچ ہونے والے وقت کو کم کرتی ہے۔ یہ آپ کے مالیاتی کاموں کے بارے میں قیمتی بصیرت بھی فراہم کرتا ہے، آپ کو رجحانات کی نشاندہی کرنے، بے ضابطگیوں کا پتہ لگانے اور ڈیٹا پر مبنی فیصلے کرنے میں مدد کرتا ہے۔

جہاں تک آڈٹ ٹریلز کا تعلق ہے، سسٹم انوائس کی رسید سے لے کر ادائیگی تک تمام سرگرمیوں کو لاگ کرتا ہے، بشمول تمام منظوریاں اور تبدیلیاں۔ شفافیت کی یہ سطح جوابدہی کو یقینی بناتی ہے، تعمیل کو آسان بناتی ہے اور ممکنہ مسائل یا تنازعات کی تفتیش کو آسان بناتی ہے۔ مزید برآں، آپ کے ERP یا اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر کے ساتھ انضمام اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ تمام مالیاتی ڈیٹا مطابقت پذیر اور تازہ ترین ہے، غلطیاں اور نقل کے خطرے کو کم کرتا ہے۔

5. دکانداروں کو اپ ڈیٹ رکھیں اور شفافیت کو برقرار رکھیں

روایتی سیٹ اپ میں، سپلائر تعلقات کا انتظام کافی مشکل ہو سکتا ہے۔ دیر سے ادائیگی، کھوئی ہوئی رسیدیں، اور غلط مواصلت آپ کے دکانداروں کے ساتھ تعلقات کو کشیدہ کر سکتی ہے۔ اس کے علاوہ، ہر سپلائر کی شرائط اور ترجیحات پر نظر رکھنا مشکل ہو سکتا ہے۔

تاہم، پیپر لیس اکاؤنٹس قابل ادائیگی نظام اس عمل کو آسان بناتا ہے۔ انوائسز کی تیز تر پروسیسنگ اور منظوری کا مطلب ہے کہ ادائیگیاں وقت پر کی جاتی ہیں، جس سے دکانداروں کا اطمینان بڑھ جاتا ہے۔ یہ سسٹم آپ کی تمام وینڈر کی معلومات کو مرکزی طور پر اسٹور بھی کرتا ہے، جس سے رسائی اور انتظام کرنا آسان ہوتا ہے۔

خودکار سپلائر پورٹل دکانداروں کو اپنی رسیدیں جمع کروانے، ادائیگی کی صورتحال کو ٹریک کرنے، اور ریئل ٹائم میں بات چیت کرنے کی اجازت دیتے ہیں، جس سے آگے پیچھے ای میلز یا فون کالز کی ضرورت کم ہوتی ہے۔ تاخیر یا تضادات کی صورت میں خودکار اطلاعات، الرٹس اور یاد دہانیاں دونوں فریقوں کو بھیجی جاتی ہیں، اس طرح شفافیت کو یقینی بنایا جاتا ہے اور غلط فہمیوں کو کم کیا جاتا ہے۔

اس کے علاوہ، نظام ہر ایک سپلائر کے لیے ادائیگی کی مختلف شرائط، چھوٹ، یا دیگر ترجیحات کو ایڈجسٹ کر سکتا ہے، ان متغیرات کو بغیر کسی رکاوٹ کے انتظام کر سکتا ہے۔ یہ آپ کے وینڈر کے تقاضوں کی تعمیل کو یقینی بناتا ہے اور آپ کو جلد ادائیگی کی چھوٹ یا دیگر مراعات سے فائدہ اٹھانے کے قابل بناتا ہے، آپ کے نقد بہاؤ کو بہتر بناتا ہے اور آپ کے سپلائر کے تعلقات کو مضبوط کرتا ہے۔

دن کے اختتام پر، پیپر لیس اکاؤنٹس قابل ادائیگی نظام میں منتقلی صرف لاگت اور وقت کی بچت کے بارے میں نہیں ہے۔ یہ آپ کے AP کے عمل کو ایک اسٹریٹجک کاروباری فنکشن میں تبدیل کرنے کے بارے میں ہے جو کارکردگی، شفافیت اور کنٹرول کو چلاتا ہے۔

آپ پیپر لیس اکاؤنٹس قابل ادائیگی نظام کو کیسے نافذ کرتے ہیں؟

ٹھیک ہے، لہذا آپ پیپر لیس اکاؤنٹس قابل ادائیگی نظام کے فوائد کے بارے میں قائل ہیں۔ آپ دیکھ سکتے ہیں کہ یہ آپ کے مالیاتی کاموں کو کس طرح تبدیل کر سکتا ہے، عمل کو ہموار کر سکتا ہے، اور کنٹرول کو بڑھا سکتا ہے۔ لیکن آپ اس پر عمل درآمد کیسے کریں گے؟

آپ کو آپ کی منتقلی کی طرف ایک واضح راستہ فراہم کرنے کے لیے یہاں ایک مرحلہ وار نفاذ گائیڈ ہے:

مرحلہ 1: اپنے موجودہ عمل کا جائزہ لیں۔

ان شعبوں کی نشاندہی کریں جن میں بہتری کی ضرورت ہے اور جن چیلنجوں کا آپ سامنا کر رہے ہیں۔ کیا دیر سے ادائیگیاں ہیں؟ کیا آپ کو مصالحت مشکل لگتی ہے؟ کیا اکثر غلطیاں ہوتی ہیں، اور یہ اکثر کہاں ہوتی ہیں؟

اپنی ٹیم سے بات کریں اور ان کا ان پٹ جمع کریں۔ ان کے بنیادی درد پوائنٹس کیا ہیں؟ وہ اپنا زیادہ تر وقت کس چیز پر گزارتے ہیں؟ عمل کے کون سے حصے انہیں سب سے زیادہ مشکل یا مایوس کن معلوم ہوتے ہیں؟ یہ رائے آپ کو یہ سمجھنے میں مدد دے سکتی ہے کہ آپ کو پیپر لیس اکاؤنٹس قابل ادائیگی نظام سے کیا ضرورت ہے۔

مرحلہ 2: اپنی ضروریات اور مقاصد کی وضاحت کریں۔

ایک بار جب آپ اپنی موجودہ صورتحال اور چیلنجز کو سمجھ لیں، تو شناخت کریں کہ آپ اپنے نئے سسٹم سے کیا حاصل کرنا چاہتے ہیں۔ کیا آپ انوائس پروسیسنگ کو تیز کرنا چاہتے ہیں؟ درستگی کو بہتر بنائیں؟ شفافیت میں اضافہ؟ اخراجات کم کریں؟

واضح، قابل پیمائش مقاصد طے کریں۔ مثال کے طور پر، آپ انوائس پروسیسنگ کے وقت کو 50% تک کم کرنا چاہیں گے یا ادائیگی کی مصالحت میں 100% درستگی حاصل کر سکتے ہیں۔ پھر، اپنی فنکشنل ضروریات کی شناخت کریں۔ کیا آپ کو منظوری کے ورک فلو کی ضرورت ہے؟ آپ کے موجودہ ERP یا اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کے ساتھ انضمام کے بارے میں کیا خیال ہے؟ کیا آپ ریئل ٹائم رپورٹنگ اور تجزیات چاہتے ہیں؟ ایک سپلائر پورٹل؟

مستقبل کی ضروریات پر بھی غور کریں۔ جیسے جیسے آپ کا کاروبار بڑھتا ہے، آپ کو مزید وینڈرز کو آن بورڈ کرنے، رسیدوں کی بڑی مقدار کو سنبھالنے، یا اضافی ضوابط کی تعمیل کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کا منتخب کردہ نظام ان تبدیلیوں کو پیمانہ اور موافق بنا سکتا ہے۔

مرحلہ 3: ممکنہ حل کی تحقیق اور جائزہ لیں۔

دستیاب پیپر لیس اکاؤنٹس قابل ادائیگی نظاموں کی تحقیق شروع کریں۔ مصنوعات کی تفصیل، بلاگ پوسٹس، کسٹمر کے جائزے، کیس اسٹڈیز، اور ڈیمو ویڈیوز دیکھیں۔ اگر ممکن ہو تو ویبنارز یا مصنوعات کے مظاہروں میں شرکت کریں۔

مارکیٹ میں بے شمار پیپر لیس اکاؤنٹس قابل ادائیگی نظام دستیاب ہیں۔ کچھ اسٹینڈ اسٹون سسٹم ہیں، جبکہ دیگر کو آپ کے ERP یا اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کے ساتھ مربوط کیا جا سکتا ہے۔ مختلف عوامل پر غور کریں جیسے سسٹم کی خصوصیات، استعمال میں آسانی، اسکیل ایبلٹی، سیکیورٹی، کسٹمر سپورٹ، اور لاگت۔

ایسی خصوصیات تلاش کریں جو خاص طور پر آپ کی ضروریات کو پورا کریں۔ مثال کے طور پر، اگر آپ دیر سے ادائیگیوں کے ساتھ جدوجہد کر رہے ہیں تو خودکار یاد دہانیوں اور منظوری کے ورک فلو کے ساتھ ایک سسٹم کا انتخاب کریں۔ اگر ڈیٹا انٹری کی غلطیاں ایک مسئلہ ہیں، تو درست، خودکار ڈیٹا نکالنے کے لیے جدید OCR ٹیکنالوجی والے سسٹم کا انتخاب کریں۔

مرحلہ 4: منصوبہ بندی کریں اور عمل درآمد کے عمل کو انجام دیں۔

آپ کے منتخب کردہ اکاؤنٹس قابل ادائیگی نظام کا حقیقی نفاذ ایک اہم قدم ہے۔ اس میں سافٹ ویئر کو انسٹال کرنا یا ترتیب دینا، آپ کے موجودہ ڈیٹا کو منتقل کرنا، ورک فلو کو ترتیب دینا، اور اپنے عملے کو تربیت دینا شامل ہے۔

عمل درآمد کے عمل کے دوران غور کرنے والی چیزوں کی فہرست یہ ہے:

• ڈیٹا کی منتقلی: یقینی بنائیں کہ آپ کا تمام موجودہ ڈیٹا درست اور محفوظ طریقے سے نئے سسٹم میں منتقل ہو گیا ہے۔ اس میں وینڈر کی معلومات، انوائس ڈیٹا، ادائیگی کی تاریخ، اور دیگر متعلقہ ڈیٹا شامل ہیں۔
• ورک فلو سیٹ اپ: اپنے مطلوبہ ورک فلو اور منظوری کے عمل کو ظاہر کرنے کے لیے سسٹم کو کنفیگر کریں۔ یقینی بنائیں کہ نظام آپ کی مخصوص ضروریات اور ضروریات کو سنبھالنے کے لیے ترتیب دیا گیا ہے۔
• انضمام: اگر آپ کے نئے سسٹم کو دوسرے سافٹ ویئر (جیسے آپ کا ERP یا اکاؤنٹنگ سسٹم) کے ساتھ ضم کرنے کی ضرورت ہے، تو یقینی بنائیں کہ یہ انضمام درست طریقے سے ترتیب دیے گئے ہیں اور اچھی طرح جانچے گئے ہیں۔
• تربیت: اپنی ٹیم کو جامع تربیت فراہم کریں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ وہ نئے نظام کو مؤثر طریقے سے استعمال کرنے کا طریقہ سمجھتی ہے۔ اس میں ون آن ون سیشنز، گروپ ورکشاپس، یا حتیٰ کہ خود سے چلنے والے آن لائن ٹیوٹوریلز بھی شامل ہو سکتے ہیں۔
• امتحان: لائیو جانے سے پہلے، کسی بھی ممکنہ مسائل کی شناخت اور اسے ٹھیک کرنے کے لیے سسٹم کی اچھی طرح جانچ کریں۔ اس میں ڈیٹا کی منتقلی کی درستگی کی جانچ کرنا، ورک فلو کی جانچ کرنا، انضمام کی تصدیق کرنا، اور اس بات کو یقینی بنانا شامل ہے کہ سسٹم صارف دوست اور فعال ہے۔
• حمایت کرتے ہیں: یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس ایک قابل اعتماد سپورٹ سسٹم موجود ہے۔ یہ وینڈر کی کسٹمر سپورٹ ٹیم یا اندرونی IT ٹیم سے ہو سکتا ہے۔ بہتر ہو گا کہ کوئی ایسا شخص ہو جو نفاذ یا نفاذ کے بعد کی مدت کے دوران کسی بھی مسئلے کو جلد حل کر سکے۔

مرحلہ 5: نگرانی کریں اور کارکردگی کو بہتر بنائیں

ایک بار جب آپ کا پیپر لیس اکاؤنٹس قابل ادائیگی نظام تیار اور چل رہا ہے، تو اس کی کارکردگی کی مسلسل نگرانی کرنا اور بہتری یا اصلاح کے لیے شعبوں کی نشاندہی کرنا ضروری ہے۔

یہاں KPIs کی فہرست ہے جنہیں آپ ٹریک کرنا چاہتے ہیں:

انوائس پروسیسنگ کا وقت: یہ انوائس کی وصولی سے لے کر ادائیگی تک لگنے والے وقت کی پیمائش کرتا ہے۔ پروسیسنگ کا ایک چھوٹا وقت زیادہ موثر عمل کی نشاندہی کرسکتا ہے۔

لاگت فی انوائس: یہ انوائس پر کارروائی کی کل لاگت کا حساب لگاتا ہے۔ کم لاگت زیادہ موثر اور سرمایہ کاری مؤثر نظام کی نشاندہی کرتی ہے۔

انوائس کی درستگی کی شرح: یہ KPI غلطیوں کے بغیر پروسیس شدہ رسیدوں کے فیصد کی پیمائش کرتا ہے۔ اعلی درستگی کی شرح مہنگی غلطیوں میں کمی کی نشاندہی کرتی ہے۔

انوائس استثناء کی شرح: یہ ان انوائسز کے فیصد کو ٹریک کرتا ہے جن میں تضادات یا غلطیوں کی وجہ سے دستی مداخلت کی ضرورت ہوتی ہے۔ کم استثنیٰ کی شرح زیادہ ہموار اور خودکار عمل کی نشاندہی کر سکتی ہے۔

منظوری سائیکل کا وقت: یہ انوائس موصول ہونے سے لے کر اس کے منظور ہونے تک کے وقت کی پیمائش کرتا ہے۔ اس وقت کو کم کرنے سے آپ کے پورے اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی عمل کو تیز کیا جا سکتا ہے۔

مزید برآں، نظام کے باقاعدہ جائزے اور اپنے کاروبار پر اس کے اثرات مرتب کریں۔ معلوم کریں کہ کیا آپ کی ٹیم اپنے مقاصد کو پورا کر رہی ہے؟ کیا کوئی مسئلہ یا رکاوٹیں ہیں؟ کیا آپ کی ٹیم کے لیے اضافی تربیت کی ضرورت ہے؟ کیا نظام نے بروقت ادائیگیوں اور بہتر مواصلات کی وجہ سے دکانداروں کے ساتھ ان کے تعلقات کو بہتر بنانے میں مدد کی ہے؟

پیپر لیس اکاؤنٹس قابل ادائیگی نظام کے بہترین طریقے

کاغذ کے بغیر جانے کے لیے اسے صحیح معنوں میں موثر بنانے کے لیے نظم و ضبط اور مستقل مزاجی کی ضرورت ہوتی ہے۔ آپ کے پاس پہلے سے ہی قابل ادائیگی کاغذ پر مبنی اکاؤنٹس سے نمٹنے کے لیے معیاری طرز عمل قائم ہو سکتے ہیں — انتظامی منظوری کے لیے ایک مخصوص حد سے اوپر کی روٹنگ انوائسز، ایک مخصوص فائلنگ کیبنٹ میں محفوظ تمام رسیدیں وغیرہ۔

اسی طرح، پیپر لیس سسٹم میں منتقلی کرتے وقت، آپ کو اپنے نئے ڈیجیٹل سسٹم کو زیادہ سے زیادہ بنانے کے لیے کچھ بہترین طریقے قائم کرنے چاہییں۔

1. ڈیٹا کی درآمد کو خودکار بنائیں

اگر آپ کی ٹیم دستی طور پر تمام رسیدیں آپ کے پیپر لیس سسٹم پر اپ لوڈ کرتی ہیں تو یہ تکلیف دہ ہوگا۔ اپنے ای میل ان باکس کو مستقل طور پر تازہ کرنا اور منسلکات کے ذریعے اسکین کرنا مشکل سے ہی کارآمد ہے۔

اس کے بجائے، خودکار ڈیٹا امپورٹ فیچر ہونے سے آپ کا وقت بچ جائے گا اور غلطی کے امکانات کم ہوں گے۔ یہ بغیر کسی رکاوٹ یا تاخیر کے سسٹم میں انوائسز کے ہموار بہاؤ کو بھی یقینی بنائے گا۔

Nanonets آٹو درآمد کے اختیارات کا ایک مکمل گروپ پیش کرتا ہے، بشمول ای میل، API انضمام، OneDrive، Google Drive، Dropbox، اور Zapier۔ اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آپ کی رسیدیں کہاں سے آتی ہیں، آپ انہیں آسانی سے سسٹم میں خود بخود درآمد کر سکتے ہیں۔

2. ذہین ڈیٹا کیپچر اور نکالنے کا کام کریں۔

جب آپ کا کاروبار بڑھتا ہے تو آپ کو مختلف فارمیٹس، سٹائل، کرنسیوں اور زبانوں میں رسیدیں موصول ہو سکتی ہیں۔ پیچیدگیوں کو سنبھالنے کے لیے آپ سادہ OCR اور دستی ڈیٹا انٹری پر انحصار نہیں کر سکتے۔

اے پی ڈیپارٹمنٹ کو پیچیدگیوں کو سمجھنے اور اس کے مطابق ڈھالنے کے لیے ایک ذہین ڈیٹا کیپچر اور نکالنے کے نظام کی ضرورت ہے۔ اس طرح، آپ مختلف رسیدوں پر تیزی سے اور درست طریقے سے کارروائی کر سکتے ہیں۔

نانونٹس AI اور بہترین درجے کے OCR کو یکجا کرتا ہے تاکہ انوائسز سے درست طریقے سے ضروری معلومات حاصل کی جا سکے، قطع نظر اس کے کہ فارمیٹ یا زبان کچھ بھی ہو۔ سٹرکچرڈ، نیم سٹرکچرڈ، یا غیر ساختہ ڈیٹا — Nanonets ان سب کو سنبھال سکتے ہیں۔ یہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ آپ متنوع سپلائرز کے ساتھ بغیر کسی ڈیٹا کے خلاء یا غلطیوں کے کام کر سکتے ہیں۔

3. خودکار منظوری کے ورک فلو کو نافذ کریں۔

خریداری کے آرڈرز، انوائسز اور دیگر مالیاتی دستاویزات کو اکثر پروسیسنگ سے پہلے متعدد منظوریوں کی ضرورت ہوتی ہے۔ دستی منظوری کے کام کا بہاؤ سست، مبہم، دھوکہ دہی کا شکار ہو سکتا ہے، اور ادائیگی کی آخری تاریخ کو چھوڑنے کا باعث بن سکتا ہے۔

آپ کے منظوری کے ورک فلو کو خودکار کرنا شفافیت میں اضافہ کرتے ہوئے اس عمل کو تیز کر سکتا ہے۔ آپ انوائس کی رقم، محکمہ، پروجیکٹ، یا کسی دوسرے معیار کی بنیاد پر اپنی مرضی کے مطابق منظوری کے سلسلے ترتیب دے سکتے ہیں۔

Nanonets کے ساتھ، آپ اپنی کاروباری ضروریات کی بنیاد پر اپنے منظوری کے ورک فلو کو اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں۔ آپ خودکار روٹنگ اور منظوری کے درجہ بندی کے لیے اصول ترتیب دے سکتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ صحیح رسیدیں صحیح منظور کنندگان تک صحیح وقت پر پہنچیں۔ لائیو اسٹیٹس اپ ڈیٹس، خودکار انتباہات، اور یاد دہانیوں کے ساتھ، آپ واضح طور پر ہر انوائس کی پیشرفت کو ٹریک کرسکتے ہیں، شفافیت کو برقرار رکھ سکتے ہیں، اور کسی بھی تاخیر یا چھوٹ جانے والی ادائیگیوں کو روک سکتے ہیں۔

4. ڈیٹا سائلوز کو ختم کرنے کے لیے انضمام قائم کریں۔

اپنے AP سسٹم سے ڈیٹا کو اپنے ادائیگی کے نظام، اکاؤنٹنگ سسٹم، یا ERP میں دستی طور پر منتقل کرنے میں گھنٹے گزارنے کا تصور کریں۔ یہ نہ صرف وقت طلب ہے بلکہ غلطیوں کا شکار بھی ہے۔ کیا ہوگا اگر انوائس کی رقم میں اضافی صفر کا اضافہ کیا جائے یا اعشاریہ چھوٹ جائے؟

بغیر کسی رکاوٹ کے ڈیٹا کی منتقلی کو یقینی بنانے اور کسی بھی غلطی سے بچنے کے لیے مختلف سسٹمز کے درمیان انضمام بہت ضروری ہے۔ یہ نہ صرف وقت کی بچت میں مدد کرتا ہے، بلکہ خودکار 3 طرفہ مماثلت اور مفاہمت کے ساتھ، یہ ڈیٹا کی درستگی اور وشوسنییتا کو بھی بڑھاتا ہے۔

Nanonets دوسرے سسٹمز کے ساتھ اچھی طرح کھیلنے کے لیے بنایا گیا ہے۔ یہ مقبول اکاؤنٹنگ، ERP، اور ادائیگی کے نظام کے ساتھ انضمام کی حمایت کرتا ہے، بشمول QuickBooks، SAP، Oracle، وغیرہ۔ Nanonets کے ڈیٹا کو ان سسٹمز کے ساتھ ریئل ٹائم میں آسانی سے ہم آہنگ کیا جا سکتا ہے، ڈیٹا سائلوز کو ختم کرکے اور ہموار، غلطی سے پاک ڈیٹا کی منتقلی کو یقینی بنایا جا سکتا ہے۔ اس طرح، آپ حکمت عملی پر زیادہ اور دستی ڈیٹا انٹری پر کم توجہ دے سکتے ہیں۔

5. باقاعدگی سے آڈٹ کریں اور اپنے سسٹم کو بہتر بنائیں

اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ آپ کا پیپر لیس سسٹم بہترین طریقے سے کام کر رہا ہے، نظام کی کارکردگی کا باقاعدگی سے آڈٹ اور جائزہ لینا ضروری ہے۔ اس سے مدد ملے گی اگر آپ کلیدی میٹرکس جیسے درستگی، پروسیسنگ ٹائم، اور غلطی کی شرحوں کو ٹریک کریں اور صارف کے تاثرات پر بھی توجہ دیں۔

باقاعدگی سے آڈٹ نہ صرف آپ کو مسائل اور رکاوٹوں کی نشاندہی کرنے میں مدد کرے گا بلکہ بہتری کے مواقع کو بھی آشکار کرے گا۔ ان بصیرت کی بنیاد پر آپ کے سسٹم کو بہتر بنانا اس بات کو یقینی بنائے گا کہ یہ آپ کی ضروریات کو پورا کرتا رہے گا کیونکہ آپ کا کاروبار ترقی کرتا ہے اور ترقی کرتا ہے۔

Nanonets آپ کے AP کے عمل کی نگرانی کے لیے مضبوط حقیقی وقت کے تجزیات اور رپورٹنگ کی صلاحیتیں فراہم کرتا ہے۔ قابل عمل بصیرت کے ساتھ، آپ اپنے سسٹم کی کارکردگی کو مسلسل بہتر بنا سکتے ہیں، غلطیوں کو کم کر سکتے ہیں، رفتار کو بہتر بنا سکتے ہیں، اور مجموعی کارکردگی میں اضافہ کر سکتے ہیں۔

5. سیکورٹی اور تعمیل کو ترجیح دیں۔

اپنے مالیاتی ڈیٹا کی حفاظت کو برقرار رکھنا ایک غیر گفت و شنید ضرورت ہے۔ اسی طرح جرمانے اور قانونی مسائل سے بچنے کے لیے مختلف قوانین اور ضوابط کی تعمیل کو یقینی بنانا بہت ضروری ہے۔

آپ کے پیپر لیس اے پی سسٹم میں ڈیٹا سیکیورٹی کے مضبوط اقدامات ہونے چاہئیں جیسے انکرپشن، محفوظ ڈیٹا اسٹوریج، اور صارف کی توثیق۔ یہ ریگولیٹری ضروریات میں تبدیلیوں کو ایڈجسٹ کرنے کے لئے کافی لچکدار بھی ہونا چاہئے.

Nanonets آپ کے حساس ڈیٹا کو محفوظ رکھنے کے لیے اعلیٰ درجے کی سیکیورٹی فراہم کرتا ہے۔ یہ GDPR اور CCPA سمیت عالمی رازداری کے معیارات کی تعمیل کرتا ہے۔ یہ ڈیٹا انکرپشن اور محفوظ کلاؤڈ اسٹوریج جیسے جدید حفاظتی اقدامات کا استعمال کرتا ہے۔ Nanonets کے آڈٹ ٹریلز ہر عمل کا واضح ریکارڈ بھی برقرار رکھتے ہیں، جس سے آپ کو جوابدہی اور ریگولیٹری تعمیل کو یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے۔

فائنل خیالات

کاغذ کے بغیر اے پی کے عمل میں منتقلی کوئی چھوٹا کام نہیں ہے۔ اس میں محتاط منصوبہ بندی، حکمت عملی اور عمل درآمد شامل ہے۔ تاہم، فوائد صحیح ٹولز اور ایک موثر حکمت عملی کے ساتھ چیلنجوں سے کہیں زیادہ ہیں۔ بڑھتی ہوئی کارکردگی اور شفافیت سے لے کر لاگت کی بچت اور بہتر سیکورٹی تک، بغیر پیپر لیس اے پی سسٹم کے فوائد ناقابل تردید ہیں۔

Nanonets کی طاقت کو بروئے کار لا کر، کاروبار اپنے AP کے عمل کو ہموار کر سکتے ہیں، اپنے آپریشنل اہداف حاصل کر سکتے ہیں، اور مستقبل کی ترقی کے لیے خود کو ترتیب دے سکتے ہیں۔ یہ دستی مشقت اور اس سے منسلک غلطیوں کو کم کرتا ہے، انوائس کی منظوری کے عمل کو تیز کرتا ہے، ڈیٹا کی درستگی کو بڑھاتا ہے، اور بغیر کسی رکاوٹ کے نظام کے انضمام کی سہولت فراہم کرتا ہے۔ سیکورٹی اور تعمیل پر اپنی مضبوط توجہ کے ساتھ، Nanonets کاروباروں کے لیے کاغذ کے بغیر ماحول میں اعتماد کے ساتھ منتقلی کے لیے ایک قابل اعتماد حل پیش کرتا ہے۔

پیپر لیس اے پی کا راستہ پیچیدہ ہوسکتا ہے، لیکن نانونٹس کے ساتھ، یہ شروع کرنے کے قابل ہے۔ وہ مواقع جو آگے ہیں — بہتر کارکردگی، لاگت میں کمی، شفافیت، اور ڈیٹا سیکیورٹی — اس سفر کو ان کاروباروں کے لیے ضروری بناتے ہیں جن کا مقصد ڈیجیٹل پہلی دنیا میں مسابقتی رہنا ہے۔

• SEO سے چلنے والا مواد اور PR کی تقسیم۔ آج ہی بڑھا دیں۔
• پلیٹو ڈیٹا ڈاٹ نیٹ ورک ورٹیکل جنریٹو اے آئی۔ اپنے آپ کو بااختیار بنائیں۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹوآئ اسٹریم۔ ویب 3 انٹیلی جنس۔ علم میں اضافہ۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ای ایس جی۔ کاربن، کلین ٹیک، توانائی ، ماحولیات، شمسی، ویسٹ مینجمنٹ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• پلیٹو ہیلتھ۔ بائیوٹیک اینڈ کلینیکل ٹرائلز انٹیلی جنس۔ یہاں تک رسائی حاصل کریں۔
• ماخذ: https://nanonets.com/blog/paperless-accounts-payable/