دستاویز آرکائیونگ کے لیے مکمل گائیڈ

---

الیکٹرانک دستاویز کی آرکائیونگ کیسے کام کرتی ہے؟

دستاویز آرکائیونگ ایک بار کی سرگرمی نہیں ہے لیکن ایک بار جب آپ ایک مناسب کاروباری عمل کو ترتیب دیتے ہیں، تو آپ اسے خودکار کر سکتے ہیں۔ آئیے دیکھتے ہیں کہ آرکائیونگ کے کاموں کو کیسے دستاویز کیا جائے۔

مرحلہ 1: ابتدائی تشخیص

اپنے موجودہ دستاویز کے عمل کو سمجھیں۔ آپ ضروری اور غیر ضروری دستاویزات کو کیسے ہینڈل کرتے ہیں؟ کیا آپ کے پاس ایک سیٹ عمل ہے؟ کیا تمام دستاویزات کو ایک ہی وقت میں سنبھالا جاتا ہے یا یہ عمل ایڈہاک ہے؟

میں ایک نظر ڈالیں

• دستاویزات کیسے تیار کی جاتی ہیں، ریکارڈ کی جاتی ہیں، درجہ بندی کی جاتی ہیں اور ان کا نام رکھا جاتا ہے؟
• دستاویزات کی ڈیجیٹلائزیشن کا طریقہ کار کیا ہے؟
• کسی دستاویز کو حذف یا رد کرنے کے کیا تقاضے ہیں؟
• دستاویز مستثنیات کو کون سنبھالتا ہے؟
• آڈٹ کے لیے کن دستاویزات کی ضرورت ہے؟

آپ کو ان دستاویزات کی تعداد کو بھی سمجھنا چاہیے جو آپ آئیڈیا حاصل کرنے کے لیے سنبھالیں گے۔

اس ابتدائی تشخیص کی بنیاد پر، آپ عمل کے لیے بہاؤ کا مسودہ تیار کرنے پر کام کرتے ہیں۔

مرحلہ 2: اہداف اور کردار کی شناخت کریں۔

عمل کو سمجھنے کے بعد، دستاویز کو محفوظ کرنے کی وجوہات کا نقشہ بنانے کی کوشش کریں۔

• کیا آپ دستاویزات سے نمٹنے کے آپریشنل اخراجات کو کم کرنا چاہتے ہیں؟
• کیا آپ ڈیٹا سیکیورٹی کے رہنما خطوط پر عمل کرنے کے لیے ایسا کر رہے ہیں؟
• کیا آپ اپنے ریکارڈ کے انتظام کو بہتر بنانے کی کوشش کر رہے ہیں؟
• کیا ایگزیکٹو ٹیم وسائل میں مرئیت کو بہتر بنانے کے لیے ایسا کر رہی ہے؟

اہداف کی بنیاد پر، آپ انہیں ترجیح دے سکتے ہیں اور دستاویز کو محفوظ کرنے کے عمل کو تبدیل کر سکتے ہیں۔ اس عمل میں اسٹیک ہولڈرز کے کردار کو سمجھیں۔

• دستاویز کو محفوظ کرنے کے عمل کی نگرانی کون کرے گا؟
• آرکائیو شدہ ڈیٹا میں داخلے کو محدود کرنے کے لیے آپ اجازت کی کون سی سطح استعمال کریں گے؟
• آپ ملازم کی تعمیل کو کیسے یقینی بنائیں گے؟

مرحلہ 3: برقرار رکھنے کا شیڈول لاگو کریں۔

اب، یہ برقرار رکھنے کا شیڈول ترتیب دینے کا وقت ہے۔ بنیادی طور پر، ان دستاویزات کو سمجھیں جنہیں برقرار رکھنے کی ضرورت ہے اور جو نہیں ہیں۔

آپ کو اصل سالانہ مالیاتی رپورٹس کو برقرار رکھنا چاہیے کیونکہ سڑک پر ان کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ وفاقی، مقامی، ریاستی، اور صنعت کے مخصوص اصولوں کی تحقیق کریں جن کی آپ کو پیروی کرنے کی ضرورت ہے۔

مثال کے طور پر کم از کم سات سال تک تمام IRS اور ٹیکس سے متعلق دستاویزات رکھیں۔

اس کے بعد، ان تمام دستاویزات کو منہدم کر دیں جن کو آرکائیو کرنے کی ضرورت نہیں ہے یا انہیں کبھی بھی مستقل طور پر ذخیرہ نہیں کیا جائے گا، جیسے وینڈر کیٹلاگ، جنک میل، اور ڈپلیکیٹ کاپیاں۔ آپ ان کو اسکین کرکے اور OCR سافٹ ویئر کا استعمال کرکے معلومات نکال کر ڈیجیٹائز کرسکتے ہیں۔

کسی بھی ممکنہ ذمہ داری سے بچنے کے لیے محفوظ نقل و حمل، بعد میں ضائع کرنے، اور مواد کی تباہی کے لیے NAID (نیشنل ایسوسی ایشن آف انفارمیشن ڈسٹرکشن) وینڈر کو ملازمت دیں۔

مرحلہ 4: کاغذی فائلوں کو ڈیجیٹائز کریں۔

اخراجات کو کم کرنے، جگہ بچانے اور دستاویز کی تنظیم کو بہتر بنانے کے لیے کاغذی فائلوں کو ڈیجیٹائز کریں۔

آپ فائلوں کو ترتیب دینے، ترتیب دینے، لیبل کرنے اور انڈیکس کرنے کے لیے دستاویز سکینر کے ساتھ OCR سافٹ ویئر استعمال کر سکتے ہیں تاکہ تلاش کی صلاحیت کو بہتر بنایا جا سکے۔

مرحلہ 5: اسٹوریج کا انتخاب کریں۔

اگر آپ ڈیجیٹل اسٹوریج کے لیے جا رہے ہیں، تو آپ کو ایک: ٹیپ، ڈسک، اور کلاؤڈ اسٹوریج میں سے انتخاب کرنا ہوگا۔ ہر ایک کے اپنے فوائد اور نقصانات ہیں جو طویل مدتی سلامتی، سالمیت، اور ریکارڈ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے ذریعے داخلے میں آسانی سے وابستہ ہیں۔

مرحلہ 6: دستاویز کے ورک فلو کے ساتھ خودکار بنائیں

ایک بار جب تمام پراسیسز اور تمام متغیرات کا نقشہ تیار ہو جاتا ہے، تو اس عمل کو رول آؤٹ کرنے کا وقت آگیا ہے۔

Nanonets جیسے دستاویز کے انتظام کے سافٹ ویئر کے استعمال کا ایک فائدہ تمام عملوں کو خودکار کرنے اور اسٹیک ہولڈرز کو اطلاعات مرتب کرنے کے قابل ہونا ہے تاکہ آپ غلطی کی فائلوں سے محروم نہ ہوں۔ دستاویز آرکائیونگ فلو بنانے کے لیے اقدامات دیکھیں۔

مرحلہ 7: نگرانی اور اصلاح کریں۔

کوئی بھی عمل پہلے کامل نہیں ہوتا۔ دستاویز کے ورک فلو کو لاگو کرنے کے بعد، اسٹیک ہولڈرز سے رائے لیں کہ اس عمل کو کیسے بہتر بنایا جا سکتا ہے۔

کونسی کمپنیاں دستاویز کو محفوظ کرنے سے فائدہ اٹھائیں گی؟  

آپ کی کمپنی کو دستاویز کو محفوظ کرنے پر توجہ دینے کی ضرورت ہے اگر:

• آپ کی کمپنی باقاعدگی سے بہت سارے کاغذی کاموں سے نمٹتی ہے۔
• آپ کو مستقبل میں پرانے دستاویزات تک رسائی درکار ہو سکتی ہے۔
• آپ جیسی کمپنیوں کے لیے آڈٹ عام ہیں۔
• آپ کو تعمیل اور ریگولیٹری تقاضوں کے حصے کے طور پر دستاویزات کو ذخیرہ کرنے کی ضرورت ہے۔

اگر یہ عوامل آپ کی کمپنی سے متعلق ہیں، تو آپ کو اپنے دستاویزات کو محفوظ کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے۔

الیکٹرانک دستاویز آرکائیونگ کا انتخاب کیوں کریں؟

اخراجات کم کریں اور جگہ بچائیں۔

چاہے آپ ایک وسیع بین الاقوامی کارپوریشن چلا رہے ہوں یا کوئی نئی شروعات کر رہے ہوں، جہاں بھی ہو سکے اخراجات کو بچانا اہم ہے۔ ڈیجیٹل دستاویز آرکائیونگ علاقے کو خالی کرکے اور آپریشنل اخراجات کو کم کرکے اس کو قابل بنا سکتی ہے۔

ریگولیٹ کرنے کے لیے آپ کے پاس سائٹ پر موجود محدود دستاویزات ہیں، ان کو منظم کرنے کے لیے کم رقم اور وقت خرچ کرنا پڑے گا۔

ورک فلو اور کارکردگی کو بہتر بنائیں

مناسب ڈیجیٹل دستاویز آرکائیونگ آپ کی کاروباری کارکردگی اور ورک فلو کو بڑھا سکتی ہے۔ تخمینوں کے مطابق، پیداوار کا 80 فیصد ڈیٹا آسانی سے دستیاب ہونے کی ضرورت نہیں ہے۔

اس ڈیٹا کو آرکائیو کر کے، آپ اپنے باقی ڈیٹا تک رسائی کو آسان بنا سکتے ہیں اور ممکنہ طور پر اپنی کارکردگی کو بہتر بنا سکتے ہیں۔

---

Nanonets کے ساتھ دستاویز کو محفوظ کرنا شروع کریں۔ 30,000 ملین+ دستاویزات کو خودکار کرنے کے لیے 500+ کاروباری اداروں کے 30+ صارفین کے ذریعے بھروسہ کیا گیا! G4.9 پر 2 کا درجہ دیا گیا۔ اسے آزمائیں! مفت میں آزمایئں or ہمارے ساتھ کال کا شیڈول بنائیں۔

---

دستاویز آرکائیونگ کے استعمال کے معاملات

دستاویز کو محفوظ کرنا تقریباً تمام قسم کے کاروبار کے لیے مفید ہے۔ آئیے مختلف صنعتوں میں دستاویز کو محفوظ کرنے کی کچھ حقیقی زندگی کی ایپلی کیشنز پر ایک نظر ڈالیں۔  

کاروباری دستاویزات جیسے معاہدوں، خطوط، اور پراجیکٹ کی دستاویزات کئی سالوں میں جمع ہو سکتی ہیں، بڑی مقدار میں ہوتی ہیں جو اسٹوریج کے اخراجات کو بڑھاتی ہیں۔ جب کارکنوں کو ان حوالوں سے ڈیٹا بازیافت کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، تو بڑے دستاویزی اسٹورز کے ذریعے دستی طور پر تلاش کرنا ان کے دن میں سے کچھ گھنٹے نکال سکتا ہے۔

• مالیاتی خدمات کمپنیوں کو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ ان کی تمام دستاویزات آڈٹ کے لیے تیار ہیں۔ یہ وہ جگہ ہے جہاں دستاویز کو محفوظ کرنے سے انہیں صارفین کے تمام لاگز، منی ایکسچینج کی رسیدیں، اور دیگر قانونی دستاویزات کی ضرورت پڑنے پر برقرار رکھنے میں مدد ملتی ہے۔
• پرچون مستقبل میں کسی بھی تضاد کی صورت میں فرموں کو اپنے تمام کسٹمر، وینڈر اور سپلائر کی معلومات کو محفوظ کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔
• قانونی فرم اور قانونی محکمے۔ کیس سے متعلق تمام معاہدوں، دستاویزات، اور فیکس کو پی ڈی ایف کے بطور اسٹور کرنے کی ضرورت ہے۔ انہیں ذہین تلاش اور ٹیگز کا استعمال کرتے ہوئے تیزی سے دستاویزات اور کوٹیشن تلاش کرنے کی ضرورت ہے۔ اسی جگہ دستاویز کو محفوظ کرنا کام آتا ہے۔
• عوامی خدمات دن میں بہت ساری معلومات سے نمٹنا۔ اب سب کچھ متعلقہ نہیں ہے، لیکن انہیں تمام معلومات کو ذخیرہ کرنا ضروری ہے جو ایک بٹن کے کلک سے بعد کی تاریخ میں آسانی سے دستیاب ہونے کی ضرورت ہے۔
• انٹرپرائزز موثر دستاویز آرکائیونگ کے ساتھ اپنے دستاویز کے انتظام کو بہتر بنا سکتے ہیں۔ اپنے کاغذی دستاویزات کو تلاش کے قابل لائبریری میں تبدیل کر کے، ملازمین دستاویزات کی تلاش میں صرف ہونے والے وقت کو کم کر سکتے ہیں اور ڈیجیٹائزیشن ڈیٹا کی مرئیت کو بھی بہتر بنا سکتی ہے۔

---

Nanonets کے ساتھ دستاویز کو خودکار محفوظ کریں۔ انوائسز، شناختی کارڈز، یا آٹو پائلٹ پر کسی بھی دستاویز سے ڈیٹا نکالیں! ابھی اپنا مفت ٹرائل شروع کریں!

---

Nanonets کے ساتھ دستاویز کو محفوظ کرنا

Nanonets ان بلٹ OCR سافٹ ویئر کے ساتھ ایک ذہین دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر ہے جو آپ کے تمام کاغذی دستاویزات کو ڈیجیٹل تلاش کے قابل فارمیٹ میں تبدیل کرنے میں آپ کی مدد کر سکتا ہے۔ نانونٹس بغیر کوڈ ڈریگ اینڈ ڈراپ ورک فلو بلڈر کے ساتھ استعمال کرنا آسان ہے جو کسی بھی دستی دستاویز کے عمل کو خودکار کر سکتا ہے۔

یہاں یہ ہے کہ آپ اپنے دستاویزات کو محفوظ کرنے کے لیے Nanonets کا استعمال کیسے کر سکتے ہیں:

اپنے تمام عمل اور اسٹیک ہولڈرز کو اپنے عمل میں نقشہ بنائیں

Nanonets پر ایک اکاؤنٹ بنائیں اور اپنی ضروریات کے لیے OCR ماڈل بنانے کے لیے ایک حسب ضرورت OCR ماڈل منتخب کریں یا آپ پہلے سے تربیت یافتہ OCR ماڈلز میں سے بھی منتخب کر سکتے ہیں۔

دستاویزات اپ لوڈ کریں اور ماڈل کو اس فارمیٹ میں ڈیٹا نکالنے کی تربیت دیں جو آپ چاہتے ہیں۔

ایک بار، آپ ماڈل سے خوش ہو جانے کے بعد، آپ تمام دستاویزات کو ایک مخصوص ای میل پر خود بخود فارورڈنگ ترتیب دے سکتے ہیں۔ کے پاس جاؤ ورک فلو > درآمد > ای میل کے ذریعے فائلیں وصول کریں۔

دستاویز کے اندراج کے سیٹ اپ ہونے کے بعد، آپ کا OCR ماڈل خود بخود اسکین شدہ دستاویزات وصول کرے گا اور آپ کی پسند کے فارمیٹ میں دستاویزات سے متن نکال لے گا۔

آپ ورک فلو سے ایکسپورٹ آپشن کا انتخاب کرکے ڈیٹا کو اپنی پسند کے ڈیٹا بیس میں نکال سکتے ہیں۔

آپ منظوری کے مراحل، نظرثانی کی اقسام، فلیگ فائلوں کے قواعد اور مزید شامل کر کے منظوری کا سیکشن شامل کر سکتے ہیں۔

آپ ڈیٹا کو بڑھانے، فائلوں کا نام تبدیل کرنے، دستاویزات کی درجہ بندی اور ترتیب دینے کے لیے قواعد بھی شامل کر سکتے ہیں۔ مدد چاہیے؟ ہماری ٹیم یہ سب کچھ ترتیب دینے میں آپ کی مدد کے لیے حاضر ہے!

Nanonets کی طرف بڑھیں اور اسے ابھی خود کرنے کی کوشش کریں۔ یا ہماری ٹیم سے کہیں کہ وہ آپ کے لیے کرے!

Nanonets کو 30,000+ خوش پیشہ ور افراد ہر سال اپنے دستاویز کے عمل کو خودکار بنانے کے لیے استعمال کرتے ہیں۔ یہاں Nanonets کی کارکردگی کا ایک سنیپ شاٹ ہے۔

ہمارے گاہک ہمارے بارے میں کیا کہتے ہیں۔

اگر آپ کے پاس دستاویز کو محفوظ کرنے کا ایک پیچیدہ عمل ہے، تو ہماری باصلاحیت ٹیم پورے عمل کو آسان اور خودکار بنانے میں آپ کی مدد کر سکتی ہے، تاکہ یہ موثر ہو اور آپ کی ضروریات کے مطابق کام کرے۔ کیا آپ اپنی ضروریات ہمارے ساتھ بانٹنا چاہتے ہیں؟ کال سیٹ اپ کریں۔ or ہمیں ایک ای میل بھیجیں.

---

دستاویز کے ڈیٹا کو خود کار طریقے سے نکالنا چاہتے ہیں؟ Nanonets چیک کریں۔ کوئی کوڈ نہیں۔ کوئی پریشانی کا پلیٹ فارم۔ ایساپنی مفت آزمائش شروع کریں۔ اور آٹو پائلٹ پر دستاویزات سے ڈیٹا نکالیں۔

---

دستاویز آرکائیونگ بمقابلہ فائل بیک اپ

دستاویز کو محفوظ کرنا بنیادی طور پر فائل کا بیک اپ لے رہا ہے، ٹھیک ہے؟ ٹھیک ہے، یہ تھوڑا مختلف ہے.

دستاویز کو محفوظ کرنے کا عمل صرف غیر فعال دستاویزات کے لیے ہے، جبکہ بیک اپ روزانہ کے نظام میں استعمال ہونے والی فعال فائلوں کے لیے بنائے جاتے ہیں۔

کسی دستاویز کے آرکائیو کا مقصد اصل دستاویزات کو برقرار رکھنا ہے اگر وہ مستقبل میں متعدد وجوہات کی بناء پر درکار ہوں جبکہ فائل بیک اپ کا مقصد اصل فائلوں کے خراب یا گم ہونے کی صورت میں فعال فائلوں کی ایک کاپی کو برقرار رکھنا ہے، آپریشنل کو یقینی بنانا۔ تسلسل

آئیے دستاویز کی آرکائیونگ اور فائل بیک اپ کے درمیان مزید فرق دیکھیں۔

	دستاویز آرکائیو	دستاویز کا بیک اپ
مقصد	دستاویزات کا طویل مدتی ذخیرہ جو ابھی استعمال نہیں کیا جاتا ہے۔	ڈیٹا ضائع ہونے یا بدعنوانی کی صورت میں حالیہ ڈیٹا کی کاپی محفوظ کرنا
استعمال	جیسا کہ ضرورت ہے - مثال کے طور پر. آڈٹ	جب موجودہ ڈیٹا کرپٹ ہو یا لوڈ ہونے میں ناکام ہو جائے۔
ڈیٹا	ایک کاپی کے طور پر محفوظ کیا گیا۔ ڈیٹا کو اوور رائٹ نہیں کیا گیا ہے۔	ڈیٹا اوور رائٹ ہے۔
ذخیرہ شدہ ڈیٹا کی قسم	اصل ڈیٹا - جیسے۔ مالیاتی رپورٹس	موجودہ ڈیٹا کی نقل بطور کاپی
رفتار تیز	بحالی کی رفتار کوئی مسئلہ نہیں ہے۔	ریئل ٹائم ہونا چاہیے۔
ٹرم	طویل مدتی اسٹوریج	مختصر سے وسط مدتی اسٹوریج

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

دستاویزات کو ڈیجیٹائز کیوں کیا جائے؟

پیداواری دستاویز کا انتظام: انڈیکسڈ، ڈیجیٹائزڈ دستاویزات کو ایک سسٹم میں ایکسپورٹ کیا جا سکتا ہے اور خود بخود ڈیجیٹل لائبریریوں میں ذخیرہ کیا جا سکتا ہے، جہاں ان کے استعمال کو دستاویزی، ٹریک اور منظم کیا جا سکتا ہے۔

متن کا دوبارہ استعمال: جب ایک پرنٹ شدہ مضمون کو قابل تدوین متن میں بحال کیا جاتا ہے، تو اسے مائیکروسافٹ ایکسل یا ورڈ میں ترمیم کرکے دوبارہ استعمال کیا جاسکتا ہے، عام طور پر دستاویزات کو دوبارہ بنانے اور دوبارہ ٹائپ کرنے میں صرف ہونے والے وقت کی بچت ہوتی ہے۔

تلاش کی اہلیت: دستاویزات، بشمول میٹا ڈیٹا یا ٹیکسٹ میں کلیدی الفاظ، الیکٹرانک سرچ نیٹ ورکس کے ذریعے پتہ لگایا جا سکتا ہے اور سیکنڈوں میں اشارہ کیا جا سکتا ہے۔

آسان رسائی: ڈیجیٹل دستاویزات کو کسی بھی وقت مرکزی ذخیرے سے بازیافت کیا جا سکتا ہے اور ای میل کے ذریعے تیزی سے تقسیم کیا جا سکتا ہے، پرنٹ شدہ کاپیاں بنانے کی ضرورت کو ختم کر کے۔

دستاویز آرکائیو سافٹ ویئر کیا ہے؟

دستاویز آرکائیو کرنے والا سافٹ ویئر دستاویزات کو ڈیجیٹل ریکارڈز میں تبدیل کرتا ہے جنہیں آرکائیو کیا جا سکتا ہے، آسانی سے رسائی حاصل کی جا سکتی ہے، اور مؤثر طریقے سے آپ کے ادارے کی مدد کی جا سکتی ہے۔

ذخیرہ کرنے کے اخراجات کو بچائیں، ملازمین کی پیداواری صلاحیت میں اضافہ کریں، اور کاروباری طریقہ کار کو تیز کریں۔

طویل مدتی آرکائیونگ کے لیے کافی ہے، تبدیل شدہ فہرستیں بلند بصری معیار کے ساتھ چھوٹی ہیں۔ انہیں مختلف آلات پر پڑھا جا سکتا ہے، الگ تھلگ جگہوں سے آسانی سے حاصل کیا جا سکتا ہے، اور الیکٹرانک آرکائیوز، ڈیجیٹل لائبریریوں، یا دستاویز کے انتظام میں مرکزی طور پر محفوظ کیا جا سکتا ہے۔

نیٹ ورکس کوئی بھی کارپوریشن داخلی طریقہ کار کو تیز کر سکتی ہے اور داخلے کے متعین حقوق کے ساتھ ڈیجیٹل طور پر ذخیرہ شدہ کاپیوں تک آسان رسائی فراہم کر کے کارکردگی کو بڑھا سکتی ہے۔

---

Use Nanonets دستاویز کو محفوظ کرنے کے عمل کو خودکار بنانے اور اپنی فائلوں کو آٹو پائلٹ پر منظم کرنے کے لیے!

---