قابل ادائیگی اکاؤنٹس کیا ہے؟

قابل ادائیگی اکاؤنٹس ایک اکاؤنٹنگ اصطلاح ہے جس سے مراد وہ رقم ہے جو کمپنی کسی وینڈر یا سپلائر کو واجب الادا ہے – اس کی مصنوعات یا خدمات سے فائدہ اٹھانے کے لیے۔

جب کوئی کمپنی کسی وینڈر/سپلائر سے پروڈکٹس/سروسز خریدتی ہے اور بعد میں ادائیگی کرنے کے انتظام کے ساتھ، اس رقم کو قابل ادائیگی اکاؤنٹس کہا جاتا ہے – جب تک کہ ادائیگی نہ ہو جائے۔  یہ کریڈٹ کی ایک شکل ہے۔ وینڈر/سپلائر کے ذریعہ پیش کردہ۔

ادائیگی کے لیے انوائس منظور ہونے پر قابل ادائیگی اکاؤنٹ ریکارڈ کیا جاتا ہے۔ یہ جنرل لیجر (یا AP ذیلی لیجر) میں بطور بقایا ادائیگی یا ذمہ داری کے طور پر ریکارڈ کیا جاتا ہے جب تک کہ رقم ادا نہ کر دی جائے۔ قابل ادائیگی تجارتی ادائیگیاں ہو سکتی ہیں (جسمانی سامان کی خریداری جو انوینٹری میں ریکارڈ کی جاتی ہے) یا اخراجات کی ادائیگی (سامان اور خدمات کی خریداری جو انوائس کی جاتی ہیں، جیسے، اشتہار، تفریح، سفر، دفتری سامان، اور یوٹیلیٹیز)۔

---

ڈیٹا کیپچر کو خودکار بنائیں، بنائیں کام کے بہاؤ اور اکاؤنٹس قابل ادائیگی کے عمل کو ہموار کریں۔ سیکنڈوں میں کوڈ کی ضرورت نہیں ہے۔ ابھی 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بک کریں۔ AI کے ساتھ انوائس کی ادائیگیوں کو خودکار بنائیں.

ایک ڈیمو شیڈول کریں

---

کی میز کے مندرجات

---

اپنے دستی 3 طرفہ میچ کے عمل کو خودکار بنانا چاہتے ہیں؟ یہ دیکھنے کے لیے 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بُک کریں۔ اے پی آٹومیشن۔.

ایک ڈیمو شیڈول کریں

---

قابل ادائیگی اکاؤنٹس کی ایک مثال

ABC بیکری ہول سیل ریٹیلر XYZ ٹریڈرز سے 50 سینٹ فی پاؤنڈ کی شرح سے 50 پونڈ چینی کا آرڈر دیتی ہے۔ XYZ ٹریڈرز بیکری کو ڈیلیوری کے بعد 30 دن کی کریڈٹ مدت پیش کرتا ہے، جس کے اندر ABC کو $25 کا بل ادا کرنا چاہیے۔ جب تک بیکری XYZ تاجروں کو ادائیگی نہیں کرتی، $25 کی رقم کو اکاؤنٹس قابل ادائیگی کہا جائے گا اور اسے بیکری کی بیلنس شیٹ میں قرض دہندگان کی ذمہ داری کے طور پر دکھایا جائے گا۔

ادائیگی موصول ہونے تک $25 کو XYZ تاجروں کی بیلنس شیٹ میں بطور اثاثہ درج کیا جاتا ہے۔

قابل ادائیگی اکاؤنٹس میں، سامان کی خریداری کے علاوہ، درج ذیل شامل ہیں:

• نقل و حمل اور رسد
• پاور / توانائی / ایندھن
• لیزنگ
• لائسنسنگ
• خدمات (اسمبلی / ذیلی معاہدہ)

---

ٹچ لیس اے پی ورک فلوز سیٹ اپ کریں اور اکاؤنٹس قابل ادائیگی کے عمل کو ہموار کریں۔ سیکنڈوں میں ابھی 30 منٹ کا لائیو ڈیمو بک کریں۔

ایک ڈیمو شیڈول کریں

---

قابل ادائیگی اکاؤنٹس کی اہمیت

AP مندرجہ ذیل وجوہات کی بنا پر اہم ہے۔

یہ بلوں کی بروقت ادائیگی کو یقینی بناتا ہے، جس کے نتیجے میں کمپنی کی کریڈٹ ریٹنگ اور دکانداروں کے ساتھ طویل مدتی تعلقات بہتر ہوتے ہیں۔

• انوائسز کی بروقت ادائیگی سپلائیز اور سروسز کے بلاتعطل بہاؤ کو یقینی بناتی ہے، جس سے کاروباری کارروائیوں کا بلا تعطل بہاؤ ہوتا ہے۔
• بروقت ادائیگی زائد المیعاد ادائیگیوں، جرمانے اور دیگر لیٹ فیسوں سے بچ جاتی ہے۔
• منظم اے پی انوائسز اور ادائیگیوں کی منظم ٹریکنگ کی اجازت دیتا ہے۔
• AP صرف واجب الادا ادائیگیاں کرکے اور وینڈر کی طرف سے پیش کردہ کریڈٹ سہولیات کا استعمال کرکے نقد بہاؤ کو آسان بناتا ہے۔
• سخت AP سے گریز فروش دھوکہ دہی اور چوری.

اے پی اپنی خرابیوں کے بغیر نہیں ہے۔ یہ اکثر سپلائرز کے لیے مالی بوجھ سمجھا جاتا ہے جنہیں مصنوعات اور خدمات کی فراہمی کے بعد ادائیگی کا انتظار کرنا چاہیے۔ کمپنی کی طرف سے، قابل ادائیگی اکاؤنٹس کے ساتھ بیلنس شیٹ ایک غیر یقینی نقد پوزیشن کی نشاندہی کرتی ہے۔ ان خرابیوں کو اخلاقی، قانونی اور منطقی طریقے سے دور کیا جا سکتا ہے۔ اے پی کے عمل.

اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل کے اجزاء

قابل ادائیگی اکاؤنٹ ایک کثیر مرحلہ عمل ہے اور اس میں کچھ ضروری اقدامات شامل ہیں:

• AP کریڈٹ سسٹم پر سامان/خدمات کی خریداری کے کمپنی کے فیصلے کے ساتھ شروع ہوتا ہے۔
• ایسے سپلائرز کا انتخاب کرنا جو کریڈٹ کی سہولیات پیش کرتے ہیں۔
• فراہم کنندگان کی کریڈٹ پالیسیوں کا موازنہ کریڈٹ دنوں کے لحاظ سے، تاخیر سے ادائیگی کے چارجز، جلد ادائیگی پر نقد رعایت وغیرہ اور سپلائر کا انتخاب ان شرائط کے ساتھ کرنا جو کمپنی کے لیے موزوں ہوں۔
• کے بعد خریداری کا عمل - خریداری کی درخواست، خریداری کے آرڈر، انوائس، رسید - کاروبار کی۔
• انوائسز/بلوں کا حساب کتابوں میں حساب کتاب کے طور پر کریں جب سامان موصول ہو جائے۔
• بک کیپنگ کمپنی کے اندرونی اور بیرونی آڈٹ اور اخراجات کے نمونوں کا تجزیہ کرنے میں مدد کرتی ہے، جس کے نتیجے میں مالیاتی منصوبہ بندی اور معیارات اور ضوابط کو پورا کرنے میں مدد ملتی ہے۔
• مقررہ تاریخ سے پہلے ادائیگی کو یقینی بنانے کے لیے بلوں پر تاریخوں کا سراغ لگانا۔
• مقررہ تاریخ سے پہلے ادائیگی کرنا
• وینڈر کے ساتھ بات چیت کرتے ہوئے کہ ادائیگی کی گئی ہے۔

کریڈٹ کی مدت کا پورا فائدہ اٹھانے سے نقد بہاؤ کو مؤثر طریقے سے منظم کرنے میں مدد ملے گی۔ تاہم، یہ یاد رکھنا چاہیے کہ کریڈٹ کی شرائط کا سب سے زیادہ موثر استعمال یہ جاننا ہے کہ بلوں کا احترام کب کرنا ہے۔

روایتی اکاؤنٹس قابل ادائیگی محکمہ

دستی اکاؤنٹ قابل ادائیگی کے عمل کے لیے ذمہ دار ایک ٹیم پروکیورمنٹ اور سپلائرز سے متعلق مالیاتی لین دین کی ریکارڈنگ اور پروسیسنگ کے لیے ذمہ دار ہے۔

اس مقصد کے لیے پیشہ ور افراد کی ایک رینج کو ملازمت دی جاتی ہے:

• ڈیٹا انٹری تجزیہ کار رسیدیں موصول ہونے کے بعد ان کو ڈیجیٹل سسٹم میں داخل کرتا ہے۔
• ادائیگی کی پروسیسنگ تجزیہ کار انوائس کی ادائیگی کا انچارج ہے جس تاریخ میں وہ واجب الادا ہیں۔
• مستثنیات تجزیہ کار رسیدوں میں تضادات کو دور کرتا ہے اور ادائیگی کی ناکامی کے مسائل کو ہینڈل کرتا ہے۔
• ۔ وینڈر مینجمنٹ اہلکار سپلائر ڈیٹا بیس بناتے ہیں اور اس کا نظم کرتے ہیں اور اسے مختلف پروکیورمنٹ آپریشنز کے ساتھ جوڑتے ہیں۔
• اکاؤنٹس قابل ادائیگی مینیجر غلطی سے پاک اور بغیر کسی رکاوٹ کے انوائس کے انتظام کے لیے ٹیم کے ساتھ کوآرڈینیٹ کرتا ہے۔

ٹیم کے تمام اراکین مضبوط سپلائر تعلقات بنانے اور برقرار رکھنے کے لیے کام کرتے ہیں۔ ٹیم کو اے پی کے اخراجات پر بھی کڑی نظر رکھنی چاہیے اور نقدی کے اخراج کو بچانے کے لیے اندرونی کنٹرول کو برقرار رکھنا چاہیے۔  

ایک موثر اور اچھی طرح سے منظم اکاؤنٹس قابل ادائیگی ورک فلو اے پی کے عمل کے حوالے سے کمپنیوں کو کافی وقت اور پیسہ بچا سکتا ہے۔ تنظیمیں، شاذ و نادر مواقع پر، بھی کر سکتی ہیں۔ آؤٹ سورس اے پی بیرونی ایجنسیوں کے کام

دستی اکاؤنٹس قابل ادائیگی کے عمل میں چیلنجز

دستی اکاؤنٹس قابل ادائیگی کے عمل میں درج ذیل مسائل ہیں:

• دستی ڈیٹا انٹری سے وابستہ مسائل: سسٹم میں رسیدوں کا دستی اندراج وقت طلب، ناکارہ اور غلطیوں کا شکار ہو سکتا ہے۔ یہ سب کمپنی کے کام کاج اور نچلی لائن پر اثر ڈال سکتے ہیں۔
• ادائیگی میں تاخیر: دستی نگرانی اور غلطیوں کے نتیجے میں دیر سے ادائیگی اور ناخوش سپلائرز ہو سکتے ہیں۔ یہ وینڈر کے کلائنٹ کے طور پر کریڈٹ ریٹنگ اور کمپنی کی ساکھ کو بھی متاثر کر سکتا ہے۔
• ناخوش ملازمین: اے پی کے عمل میں شامل بہت سے کاموں کی غیر معمولی، دہرائی جانے والی نوعیت کام میں عدم اطمینان اور متعلقہ مسائل بشمول ملازمین کی تبدیلی کا باعث بن سکتی ہے۔
• غیرجانبدار معلومات: جیسے جیسے کمپنی کا سائز بڑھتا ہے اور مزید رسیدیں سنبھالنی پڑتی ہیں، وینڈرز، پروڈکٹس، خدمات، اخراجات، ترسیل اور مقررہ تاریخوں سے متعلق معلومات کی مقدار بہت زیادہ ہو سکتی ہے۔ دستاویزات کا پتہ لگانا بھی مشکل ہو جاتا ہے اور بک کیپنگ ایک ڈراؤنا خواب بن سکتا ہے۔
• اعداد و شمار کی دھندلاپن: کاغذی رسیدوں اور جسمانی AP دستاویزات کا سراغ لگانا مشکل ہو سکتا ہے اگر ناممکن نہیں تو جب AP محکمہ خریداری کے بہت سارے عمل سے نمٹنے کے لیے سائز میں بڑھتا ہے۔
• دھوکہ دہی: دستی اکاؤنٹس کے قابل ادائیگی نظاموں میں مرئیت کا فقدان آپ کی کمپنی کو حفاظتی خطرات اور دھوکہ دہی سے بے نقاب کر سکتا ہے۔

اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل کو خودکار کرنے کے فوائد

اکاؤنٹ قابل ادائیگی عمل کو خودکار کرنے سے درج ذیل فوائد حاصل ہوتے ہیں:

• وقت کی بچت: کہا جاتا ہے۔ کام کے ہفتے کا 25٪ دنیاوی دستی انوائس کے انتظام کے کاموں پر خرچ کیا جاتا ہے، وہ وقت جو زیادہ پیداواری سرگرمیوں پر بہتر طور پر خرچ کیا جا سکتا ہے۔
• لاگت کی بچت: ایک انوائس کی دستی پروسیسنگ پر $12-15 لاگت آئی ہے۔ آٹومیشن اس لاگت کا زیادہ تر حصہ ختم کر سکتی ہے۔ اس کے علاوہ، خودکار حل انوائس کی مقررہ تاریخوں پر نظر رکھتے ہیں اور زیادہ سے زیادہ وقت پر انوائس کی ادائیگی میں مدد کرتے ہیں، اس طرح کیش فلو کو بہتر بناتے ہیں، دیر سے ادائیگی کے چارجز سے بچتے ہیں اور دکانداروں کے ساتھ بہتر تعلقات برقرار رکھتے ہیں۔
• ریونیو جنریشن: آٹومیشن کے ذریعے فعال ہونے والی بروقت ادائیگیاں نہ صرف دیر سے ادائیگی کے چارجز سے بچ سکتی ہیں بلکہ کمپنی کی کریڈٹ ریٹنگ کو بھی بہتر بنا سکتی ہیں اور اسے دکانداروں سے چھوٹ اور چھوٹ کے لیے کھلا کر سکتی ہیں۔
• غلطیوں میں کمی: دستی انوائس کا انتظام انسانی نگرانی کی وجہ سے غلطیوں سے وابستہ ہے۔ آٹومیشن مینوئل اکاؤنٹس قابل ادائیگی عمل سے وابستہ زیادہ تر خرابیوں کو ختم کر سکتی ہے۔
• ادائیگی کی لچک: آٹومیشن انوائس کی ادائیگی کب اور کیسے کرنی ہے اس بارے میں فیصلہ کرنے کے قابل بناتی ہے (مثلاً پیپر چیک، ACH، یا ورچوئل کارڈز کے ذریعے جہاں آپ کیش بیک چھوٹ حاصل کرتے ہیں)۔
• ڈیٹا کی بہتر دیکھ بھال: کاغذی کارروائی کے ذریعے دستی طور پر چھاننا اذیت ناک اور غلطی کا شکار ہو سکتا ہے۔ ڈیجیٹل ڈیٹا بیس کی دیکھ بھال ڈیٹا کی بہتر رسائی اور بازیافت کی اجازت دیتی ہے، اس طرح خریداری سے تنخواہ کے چکر کو ہموار کرتی ہے۔ اس طرح کا انتظام کمپنی کی خریداریوں اور کیش فلو کی رپورٹنگ اور ٹریکنگ کے لیے تجزیات کو بھی قابل بناتا ہے۔
• سیکیورٹی: اکاؤنٹس قابل ادائیگی آٹومیشن حل ڈیٹا کو مرکزی سرور یا کلاؤڈ میں محفوظ کرسکتا ہے جو سیکیورٹی فراہم کرتا ہے۔

اکاؤنٹس قابل ادائیگی سافٹ ویئر میں کیا تلاش کرنا ہے۔

ایک کا انتخاب کرنا ضروری ہے۔ اے پی آٹومیشن سافٹ ویئر جو سرمایہ کاری پر زیادہ سے زیادہ منافع فراہم کرتا ہے۔ ایک اکاؤنٹ قابل ادائیگی آٹومیشن سافٹ ویئر میں ڈیٹا کیپچر، انوائس پروسیسنگ، خودکار منظوری، اور ادائیگیاں شامل ہونی چاہئیں۔ اے پی آٹومیشن سوفٹ ویئر کی تلاش کے دوران جن بنیادی خصوصیات کو تلاش کرنا ضروری ہے ان میں شامل ہیں:

• درست انوائس ڈیٹا کیپچر: انوائس ڈیٹا کو عام ڈیجیٹل فارمیٹ میں تبدیل کرنا AP آٹومیشن میں کارکردگی پیدا کرنے کا واحد سب سے اہم پہلو ہے۔ دستی ڈیٹا انٹری مہنگا ہے، غلطیوں کا شکار اور وقت لگتا ہے۔ ایک اچھا OCR ٹول انسانی مداخلت کے بغیر متعلقہ ڈیٹا کو ذہین کیپچر کرنے کی اجازت دیتا ہے، اس طرح وقت، پیسہ اور انسانی غلطیوں کی بچت ہوتی ہے۔

• آسان انوائس کی منظوری: جو لوگ انوائس کو منظور کرتے ہیں وہ اکثر مصروف مینیجرز اور ایگزیکٹوز ہوتے ہیں اور خودکار انوائس کی منظوری ایسے اہلکاروں کے لیے آسان، بدیہی اور سہل ہونی چاہیے۔ منظوری دینے والے شخص کو ایک ہی کلک کے ساتھ انوائس دیکھنے اور منظور کرنے کے قابل ہونا چاہیے، چاہے وہ کسی بھی ڈیوائس سے انوائس تک رسائی حاصل کرے۔
• حقیقی وقت میں AP رسیدوں کو ٹریک کرنے کی اہلیت: ورک فلو ٹولز کو کسی بھی اسٹیک ہولڈر کو انوائس کو آسانی سے ٹریک کرنے کی اجازت بھی دینی چاہیے۔ یہ اکاؤنٹس پروسیسنگ کے عمل میں تاخیر، غلط مواصلات اور بدانتظامی سے بچ جائے گا.
• موجودہ اکاؤنٹنگ سسٹم کے ساتھ انضمام: کمپنی دیگر ڈیجیٹل پلیٹ فارمز اور سافٹ ویئر استعمال کر سکتی ہے اور AP ٹول کو ان کے ساتھ ضم کرنے کے قابل ہونا چاہیے تاکہ ڈیٹا اور آپریشنز میں عدم مطابقت کو روکا جا سکے۔
• ادائیگیوں کا آٹومیشن: اے پی کے عمل کا آخری مرحلہ ادائیگی ہے۔ تمام منظوریوں کے ریکارڈ ہونے کے بعد، سافٹ ویئر کو اس قابل ہونا چاہیے کہ وہ سپلائی کرنے والے کی طرف ادائیگی شروع کرنے اور اس پر کارروائی کرنے کے قابل ہو تاکہ اس مخصوص خریداری کے لیے قابل ادائیگی اکاؤنٹس کے عمل کو مکمل اور بند کیا جا سکے۔
• ڈیٹا اسٹوریج: کمپنی کی ضروریات پر منحصر ہے، تمام اے پی ڈیٹا کو مرکزی سرور یا کلاؤڈ پر محفوظ کیا جا سکتا ہے۔ اے پی آٹومیشن پر لانچ کرنے سے پہلے کمپنی کو اسٹوریج کی قسم کا فیصلہ کرنا ہوگا۔

نتیجہ

اکاؤنٹس پروسیسنگ آپریشنز کی آٹومیشن دستی عمل سے منسلک مسائل کو ختم کر سکتی ہے، جیسے کہ وقت میں تاخیر، غلطیاں، اور انسانی کوششوں کا ضیاع۔  

موثر اے پی سافٹ ویئر جیسا کہ نانونیٹ ادائیگی کے لیے بہتر خریداری کے عمل کو قابل بنا سکتا ہے، ٹیکس کی تعمیل کو یقینی بنا سکتا ہے، خودکار 3 طرفہ ملاپ، بہتر بنائیں اے پی دن یا ڈی پی او، دھوکہ دہی کو روکیں، نقدی کے بہاؤ کو ہموار کریں، دکانداروں کے تعلقات کو برقرار رکھیں اور نسل کے لیے ڈیٹا ذخیرہ کریں۔ آٹومیشن کارکردگی کو بڑھاتا ہے اور طویل مدتی قیمت کے لیے خریداری سے ادائیگی کے عمل کو ترتیب دے سکتا ہے۔ AP کے عمل کو ڈیجیٹل طور پر فعال کرنے سے وینڈر کلائنٹ کے تعلقات کو مسابقتی فائدہ میں بدل کر کاروباری حکمت عملیوں کو آگے بڑھایا جائے گا۔