دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر کاروبار کے لیے کیوں ضروری ہے؟

---

آپ کو دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر کی ضرورت کیوں ہے؟

دستاویز کی ہینڈلنگ کو بہتر بناتا ہے۔

اگر آپ اپنے دستاویز کے انتظام کو ہموار کرنا چاہتے ہیں تو اپنے دستاویزات کو ڈیجیٹائز کرنا کافی نہیں ہے۔ دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے بغیر، آپ اب بھی اپنے ڈیٹا بیس میں فائلوں کو دستی طور پر ترتیب دینے، ٹریک کرنے اور بازیافت کرنے میں پھنس جائیں گے۔ اس میں ابھی بھی قیمتی وقت لگ سکتا ہے جسے آپ دوسری اہم ذمہ داریوں کو پورا کرنے کے لیے استعمال کر سکتے تھے۔ ذکر کرنے کی ضرورت نہیں، جب دستاویزات کو سنبھالنے کی بات آتی ہے تو یہ اب بھی ممکنہ انسانی غلطیوں کو ختم نہیں کرتا ہے۔

دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر آپ کے دستاویزات کے لیے صرف ایک شاندار ڈیٹا بیس سے زیادہ ہے۔ اس کے متعدد ٹولز اور فیچرز آپ کی تمام فائلوں اور ریکارڈز کو صرف چند کلکس میں ہینڈل اور ان کا نظم کرنا آسان بنا دیتے ہیں۔ آپ اسے دستاویز میں کسی لفظ یا فقرے کے ذریعے فائلوں کو ٹریک کرنے اور بازیافت کرنے کے لیے بھی استعمال کر سکتے ہیں۔ اور اسے دیگر ایپلی کیشنز کے ساتھ مربوط کرکے، آپ دستاویز سے نکالے گئے ڈیٹا کو آسانی سے درآمد اور برآمد کرسکتے ہیں اور اس طرح اس عمل میں دستی ڈیٹا انٹری سے گریز کرسکتے ہیں۔

یہ نوٹ کرنا ضروری ہے کہ DMS مواد کے انتظام کے نظام سے مختلف ہے۔ مواد کے نظم و نسق کا نظام یا CMS آپ کے مواد کو آن لائن بنانے اور شائع کرنے کے لیے استعمال کیا جاتا ہے۔ یہ ضروری نہیں کہ آپ کی فائلوں اور دستاویزات کا انتظام کرے۔ لہذا DMS اور CMS دونوں کا ہونا آپ کے کاروبار کے لیے کارآمد ہو سکتا ہے۔ کچھ CMS سافٹ ویئر کی مثالیں۔ بغیر کسی رکاوٹ کے DMS کے ساتھ ضم کر سکتے ہیں لہذا ان کو چیک کرنا یقینی بنائیں۔

رسائی کو بڑھاتا ہے۔

دور دراز کے کام اور ہائبرڈ کام کی جگہوں کے عروج کے ساتھ، آپ کے ملازمین کو ان تمام فائلوں تک رسائی حاصل کرنے کے قابل ہونا چاہئے جن کی انہیں کسی بھی وقت اور کہیں بھی ضرورت ہے۔ جب کہ آپ کے دستاویزات کو ڈیجیٹائز کرنے سے فائلوں کو ایک ڈیوائس سے دوسرے ڈیوائس میں شیئر کرنا اور بھیجنا آسان ہوجاتا ہے، پھر بھی آپ کو دستاویز کی تلاش اور بازیافت کو ہموار کرنے کے لیے دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر کی ضرورت ہوتی ہے۔ یہ مطلوبہ الفاظ اور دیگر خصوصیات کا استعمال کرتے ہوئے فائل کی تلاش، ٹریکنگ، اور بازیافت کو خودکار بناتا ہے۔ صرف چند کلکس میں، آپ دفتر جانے کی ضرورت کے بغیر کوئی بھی دستاویز کھینچ سکتے ہیں۔

دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر آپ کے تمام دستاویزات کو ایک ہی پلیٹ فارم میں سنٹرلائز کرتا ہے جس تک آپ کسی بھی ڈیوائس جیسے کہ کمپیوٹر، اسمارٹ فون یا ٹیبلیٹ کا استعمال کرکے رسائی حاصل کرسکتے ہیں۔ مزید یہ کہ یہ آپ کو کسی دستاویز یا ڈیٹا بیس میں ہی اہم تبدیلیوں کو کھونے کے بغیر ایک ڈیوائس سے دوسرے ڈیوائس میں شفٹ کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ یہ اسے تلاش کرنے اور بازیافت کرنے میں اور بھی آسان بنا دیتا ہے۔ پی ڈی ایف فائلیں اور دیگر قسم کے دستاویزات جب آپ چلتے پھرتے ہوں۔ نافذ کردہ حل پر منحصر ہے، ان فائلوں تک آن لائن یا آف لائن رسائی حاصل کی جا سکتی ہے۔

تعاون کو فروغ دیتا ہے۔

دستاویزات کو مزید قابل رسائی بنا کر، دستاویز کے انتظام کے نظام آپ کی تنظیم کے اندر اور آپ کے کلائنٹس کے ساتھ تعاون کو بھی بڑھا سکتے ہیں۔ چونکہ DMS آپ کی تمام فائلوں کو ایک پلیٹ فارم میں سنٹرلائز کرتا ہے، اس لیے دوسرے محکموں کی ٹیمیں کچھ دستاویزات میں ترمیم کرنے، ریکارڈ مرتب کرنے، اور ڈیٹا بیس کو منظم کرنے کے لیے مل کر کام کر سکتی ہیں۔ یہ اس بات کو بھی یقینی بناتا ہے کہ آپ کی کمپنی کے پاس سچائی کا واحد ذریعہ ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ ہر کوئی معلومات اور ڈیٹا کے ایک ہی سیٹ پر کام کر رہا ہے قطع نظر اس کے کہ انہیں یہ کب اور کہاں سے ملا ہے۔

دستاویز کے نظم و نسق کے نظام کی کچھ خصوصیات میں تیزی سے دستاویز کی تبدیلی کے وقت کے لیے خودکار منظوری کے ورک فلو بھی شامل ہیں۔ اس کا مطلب ہے کہ آپ کو ضروری اسٹیک ہولڈرز کے دستخط یا منظوری حاصل کرنے کے لیے دستاویز بھیجنے کے بارے میں فکر کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ دستاویز خود بخود دستاویز کو آگے بڑھائے گی کیونکہ یہ عمل سے گزرتا ہے۔ تاخیر سے بچنے کے لیے یہ وصول کنندہ کو دستاویز کی آنے والی منظوری کے بارے میں بھی مطلع کر سکتا ہے۔

ڈیٹا سیکیورٹی کو بڑھاتا ہے۔

دستاویز کے انتظام کے نظام میں سرمایہ کاری کرنا بھی آپ کے کاروباری ڈیٹا کی حفاظت کا ایک طریقہ ہے۔ مختلف قسم کے دستاویزات کے انتظام کے نظام آپ کے دستاویزات تک غیر مجاز رسائی کو روکنے کے لیے مضبوط حفاظتی خصوصیات پیش کرتے ہیں۔ اس میں پرمشن کنٹرولز، ڈیٹا انکرپشن، ٹریکنگ اور مانیٹرنگ ٹولز اور بہت کچھ جیسی خصوصیات شامل ہیں۔

ڈیٹا سیکیورٹی میں دستاویز کے انتظام کی اہمیت کو نظر انداز نہیں کیا جانا چاہیے۔ آپ کی فائلوں کو صحیح طریقے سے ہینڈل کرنے میں ناکامی ڈیٹا کے نقصان اور خلاف ورزی کا باعث بن سکتی ہے۔ اور بدلے میں، یہ آپ کے کاروبار، آپ کے کلائنٹس اور آپ کے شراکت داروں کی مجموعی سلامتی کو متاثر کر سکتا ہے۔

کچھ DMS میں خودکار دستاویز کا بیک اپ اور ریکوری فیچر بھی ہوتا ہے جو اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ آپ اپنی کمپنی میں قیمتی ڈیٹا سے محروم نہ ہوں۔ یہ آپ کو صرف چند کلکس میں خراب، حذف شدہ یا کھوئی ہوئی فائلوں کو بازیافت کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

اخراجات کو کم کریں۔

پہلی نظر میں، ایک فزیکل فائلنگ سسٹم ڈاکومنٹ مینجمنٹ سسٹم میں سرمایہ کاری کرنے سے سستا لگتا ہے۔ لیکن ممکنہ بدانتظامی، دستاویز کے نقصان، یا نقصان کے نتیجے میں ہونے والے اخراجات مجموعی طور پر کہیں زیادہ ہوں گے۔ ذکر کرنے کی ضرورت نہیں، یہ آپ کو اس گمشدہ یا خراب فائل کو دوبارہ بنانے یا بازیافت کرنے میں قیمتی وقت صرف کرنے پر مجبور کرے گا۔ اس طرح، DMS کو آپ کے کاروبار کے لیے ایک بہترین سرمایہ کاری سمجھا جاتا ہے۔ آپ کے عمل کو بہتر بناتا ہے۔ کم سے کم اخراجات کے ساتھ۔

DMS دفتری سامان کے اخراجات جیسے کاغذ، سیاہی اور ڈاک کو کم کرنے میں بھی آپ کی مدد کر سکتا ہے۔ اسی طرح، آپ کو اسٹوریج کی جگہ کے بارے میں فکر کرنے کی ضرورت نہیں ہے کیونکہ آپ کی تمام فائلوں کو الیکٹرانک طور پر ذخیرہ کیا جا سکتا ہے۔ لہذا، آپ کو اپنے دستاویزات کے لیے ان مہنگی سٹیل فائلنگ کیبنٹ یا آف سائٹ گودام یا والٹ کی ضرورت نہیں ہوگی۔

---

اگر آپ رسیدوں، اور رسیدوں کے ساتھ کام کرتے ہیں یا شناختی تصدیق کے بارے میں فکر مند ہیں، تو Nanonets چیک کریں۔ آن لائن OCR or پی ڈی ایف ٹیکسٹ ایکسٹریکٹر پی ڈی ایف دستاویزات سے متن نکالنے کے لیے مفت میں. کے بارے میں مزید جاننے کے لیے نیچے کلک کریں۔ Nanonets انٹرپرائز آٹومیشن حل.

---

صحیح سافٹ ویئر کا انتخاب

بڑھتی ہوئی ڈیجیٹل تبدیلی کے ساتھ، اب وقت آگیا ہے کہ آپ اپنے کاروبار کے لیے دستاویز کے انتظام کے نظام میں سرمایہ کاری کریں۔ ڈی ایم ایس آپ کی فائلوں کو ڈیجیٹائز کرنے سے زیادہ کام کرتا ہے۔ یہ آپ کو آپ کی تنظیم میں دستاویز کے انتظام کو ہموار کرنے کے لیے ٹولز اور فنکشن بھی فراہم کرتا ہے۔ اگر آپ مارکیٹ میں متعلقہ اور مسابقتی رہنا چاہتے ہیں تو اس کے بے شمار فوائد اسے آپ کی کمپنی کے لیے ایک ضروری ٹول بناتے ہیں۔

بہر حال، کا انتخاب کرنا بہترین دستاویز مینجمنٹ سوفٹ ویئر آپ کے کاروبار کے لیے آپ کی کمپنی کو کس چیز کی ضرورت ہے اور اس کے لیے کس قسم کا DMS موزوں ہے اس کی گہرائی سے سمجھ کی ضرورت ہے۔ لہذا اپنے اختیارات کو دریافت کرنا یقینی بنائیں اور انہیں خود ہی آزمائیں۔

---

نانونٹس آن لائن OCR اور OCR API بہت سے دلچسپ ہیں مقدمات کا استعمال کریں tٹوپی آپ کی کاروباری کارکردگی کو بہتر بنا سکتی ہے، اخراجات کو بچا سکتی ہے اور ترقی کو بڑھا سکتی ہے۔ پتہ چلانا Nanonets کے استعمال کے معاملات آپ کی مصنوعات پر کیسے لاگو ہوسکتے ہیں۔

---