Một số trường hợp mất dữ liệu nổi tiếng gần đây đóng vai trò là câu chuyện cảnh báo cho các tổ chức xử lý dữ liệu nhạy cảm — bao gồm một trường hợp gần đây trong đó dữ liệu cá nhân của gần nửa triệu công dân Nhật Bản đã bị đặt vào tình thế nguy hiểm khi ổ USB chứa nó bị thất lạc.
Bất kể ngành nào, tất cả các doanh nghiệp đều xử lý dữ liệu nhạy cảm — cho dù đó là lưu trữ tệp nhân sự hoặc bảng lương bao gồm thông tin ngân hàng và số An sinh xã hội hay ghi nhật ký chi tiết thanh toán một cách an toàn. Như vậy, các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô nên có một ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP) chiến lược tại chỗ bao gồm toàn bộ tổ chức. Các tổ chức nên cập nhật chiến lược DLP của họ thường xuyên, không chỉ tính đến sự phát triển của cách chúng ta lưu trữ, quản lý và di chuyển dữ liệu mà còn cho những tiến bộ trong tội phạm mạng.
Một số doanh nghiệp đã bổ sung thêm các chuyên gia bảo mật thông tin để tập trung hoàn toàn vào DLP, nhưng toàn bộ nhóm an ninh mạng nên chia sẻ trách nhiệm bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Chiến lược DLP mạnh mẽ bảo vệ khách hàng và duy trì tính toàn vẹn của hoạt động dữ liệu. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để hướng dẫn các tổ chức khi họ triển khai chiến lược DLP mới hoặc cải thiện chiến lược hiện có:
1. Biết dữ liệu nào nhạy cảm
Các tổ chức có thể muốn áp dụng một tiêu chuẩn chung về bảo mật dữ liệu trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của họ, nhưng việc thiết lập các biện pháp bảo vệ cho tất cả thông tin và mọi quy trình có thể là một nhiệm vụ tốn kém và khó khăn. Bằng cách xem xét các loại dữ liệu khác nhau mà nhân viên làm việc và có quyền truy cập, các nhà lãnh đạo có thể xác định dữ liệu nào đủ điều kiện là nhạy cảm và điều chỉnh các chiến lược của tổ chức để bảo vệ dữ liệu quan trọng nhất. Khi các nhà lãnh đạo trở nên quen thuộc với luồng dữ liệu của tổ chức, điều đó cho phép họ xác định những người và bộ phận cần nhấn mạnh các biện pháp an ninh mạng nhất.
2. Sao lưu, Sao lưu, Sao lưu
Một chút phòng ngừa đáng một cân chữa bệnh — và khi xử lý dữ liệu nhạy cảm, nó thậm chí có thể đáng giá hàng triệu đô la nếu dữ liệu của một tổ chức được giữ để đòi tiền chuộc hoặc dẫn đến mất IP tốn kém. Khi doanh nghiệp đã xác định được các loại dữ liệu cụ thể được coi là nhạy cảm, nhân viên nên sao lưu dữ liệu đó ở nhiều nơi, tất cả đều theo các giao thức bảo mật. Các bản sao lưu bảo vệ chống lại thiệt hại từ các tệp bị hỏng và vô tình xóa, đồng thời giúp công ty ít bị tổn thương hơn trước những kẻ tống tiền có thể cố giữ dữ liệu để đòi tiền chuộc. Các bản sao lưu trên các thiết bị lưu trữ hoặc máy chủ được ngắt kết nối là an toàn nhất vì chúng được tách biệt về mặt vật lý với Internet và có thể được bảo mật đúng cách.
3. Trao quyền cho nhân viên của bạn
Ngay cả chiến lược ngăn ngừa mất dữ liệu an toàn nhất cũng có thể bị thất bại bởi nỗ lực lừa đảo thành công hoặc mật khẩu được viết bằng văn bản thuần túy. Những nhân viên thiếu hiểu biết có thể trở thành con mồi của trò lừa đảo hoặc kỹ thuật xã hội mới nhất, vô tình để lộ dữ liệu của tổ chức của họ cho những kẻ xấu. Khi các nhà lãnh đạo trao quyền cho tất cả các cấp và mọi người trong tổ chức của họ để trở thành một phần tích cực trong các nỗ lực bảo mật, điều đó sẽ bảo vệ chống mất mát và trộm cắp dữ liệu. Điều quan trọng là phải cung cấp chương trình đào tạo nhất quán về các rủi ro an ninh mạng để nhân viên — từ CIO đến thực tập sinh mới nhất — nhận thức được các mối đe dọa mới nhất đối với dữ liệu.
4. Xem xét toàn bộ hành trình dữ liệu
Ngay cả khi một tổ chức đầu tư để tạo cơ sở hạ tầng dữ liệu có độ an toàn cao, bất cứ khi nào dữ liệu nhạy cảm rời khỏi môi trường đó, những biện pháp bảo vệ đó có thể bị phá vỡ. Đối với các doanh nghiệp sử dụng một điện toán đám mây giải pháp lưu trữ, dữ liệu nhạy cảm có thể dễ bị tổn thương ngay khi nhân viên sử dụng Wi-Fi công cộng không bảo mật. Một phương pháp bảo mật dữ liệu mạnh mẽ sẽ tính đến tất cả các cách nhân viên chia sẻ dữ liệu nhạy cảm, bên trong và bên ngoài các nền tảng đã thiết lập.
5. Có kế hoạch phản ứng nhanh
Tuân theo các phương pháp hay nhất về bảo vệ dữ liệu có thể làm giảm khả năng vi phạm, hack và mất dữ liệu. Tuy nhiên, luôn có khả năng chúng có thể xảy ra, vì vậy bạn phải có sẵn kế hoạch nếu có điều gì đó không ổn xảy ra. Bằng cách có sẵn một kế hoạch, các nhà lãnh đạo có thể hành động nhanh chóng để giảm thiểu thiệt hại. Chi tiết cụ thể của từng kế hoạch phản hồi nhanh phụ thuộc vào bản chất của dữ liệu đã bị xâm phạm, nhưng một kế hoạch có thể liên quan đến việc bắt đầu quy trình khôi phục dữ liệu, thu hồi quyền truy cập từ xa vào các giải pháp lưu trữ dùng chung, thông báo kịp thời cho nhân viên hoặc khách hàng về lỗ hổng hoặc cảnh báo cho cơ quan thích hợp hoặc khách hàng rằng vi phạm dữ liệu đã xảy ra. Điều quan trọng là phải có sẵn một nhóm phản ứng nhanh để nhanh chóng tiến hành điều tra, xác định dữ liệu nào có thể đã bị xâm phạm, tuân theo luật và quy định về thông báo, đồng thời chỉ đạo các nguồn lực phù hợp để đảm bảo khắc phục mọi lỗ hổng an ninh mạng đã xác định.
Những phương pháp hay nhất này cung cấp cơ sở vững chắc về cách triển khai kế hoạch DLP mới và có thể làm cho các chiến lược hiện có trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn. Mặc dù các giao thức cụ thể trong gói DLP nên được thiết kế để phù hợp với nhu cầu cá nhân của tổ chức, nhưng chúng phải luôn hướng tới cùng một mục tiêu: ngăn chặn vi phạm dữ liệu và duy trì quyền riêng tư cá nhân và nghề nghiệp.
