Hướng dẫn Toàn diện về Trình phân tích cú pháp Email

Trên tám mươi phần trăm của các công ty vừa và nhỏ sử dụng tiếp thị qua email để thu hút khách hàng mới và giữ những khách hàng họ đã có.

Email là một thành phần thiết yếu của hoạt động kinh doanh hiện đại. Email thường chứa thông tin liên hệ của khách hàng, xác nhận đơn đặt hàng của khách hàng, yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp, yêu cầu khách hàng tiềm năng và dữ liệu kinh doanh quan trọng tương tự.

Trình phân tích cú pháp email có thể giúp các tổ chức trích xuất và tận dụng tất cả dữ liệu bị mắc kẹt trong email và tệp đính kèm của họ.

Trình phân tích cú pháp Email là gì?

Trình phân tích cú pháp email là một công cụ được sử dụng để thu thập thông tin từ các email đến. Dữ liệu có thể được trích xuất từ ​​tiêu đề và nội dung email bằng cách sử dụng API phân tích thư. Ngoài ra, nó có thể trích xuất dữ liệu trực tiếp từ các tệp đính kèm email như tệp PDF, tệp CSV, hình ảnh và các loại tài liệu khác.

Bộ phân tích cú pháp email có thể được lập trình để trích xuất các trường dữ liệu cụ thể từ các thư mới. Người dùng có thể biến dữ liệu email không có cấu trúc thành dữ liệu có cấu trúc thuận tiện để cung cấp vào phần mềm CRM hoặc ERP. Phân tích cú pháp email do đó loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công không cần thiết.

Phân tích cú pháp Email có giống như Web Scraping không?

Phân tích cú pháp email tương tự như phân tích web. Trong khi trình duyệt web thường thu thập dữ liệu từ các trang web HTML, trình phân tích cú pháp email chỉ trích xuất dữ liệu từ tiêu đề email, nội dung và tệp đính kèm.

Phần mềm phân tích cú pháp email tìm kiếm các cụm từ và từ khóa cụ thể trong email.

Trình phân tích cú pháp email có thể trực tiếp truy xuất email cho hộp thư đến của bạn. Ngoài ra, họ cũng cung cấp một id email chuyên dụng để tất cả các email của bạn có thể tự động chuyển tiếp.

Sau đó, công cụ phân tích cú pháp email sẽ tự động nhận dạng và trích xuất các trường dữ liệu từ email, dựa trên các quy tắc phân tích cú pháp do người dùng thiết lập. Hầu hết các trình phân tích cú pháp email cho phép người dùng thiết lập các quy tắc phân tích cú pháp tùy chỉnh, trong một giao diện người dùng không mã đơn giản.

Tại sao Phân tích cú pháp Email lại quan trọng?

Phần mềm phân tích cú pháp email giúp cải thiện năng suất cho các công ty nhận và phân tích email hàng ngày. Nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn ngay bây giờ. Thay vì tìm kiếm nhiều email để trích xuất từng chút thông tin một.

Phân tích cú pháp email tự động chính xác hơn nhiều so với nhập dữ liệu thủ công và có thể được sử dụng để thiết lập quy trình công việc. Ví dụ: các quy tắc phân tích cú pháp có thể được thiết lập để làm nổi bật các trường dữ liệu có độ tin cậy phân tích cú pháp thấp - có thể được gửi để xem xét thủ công.

Do đó, phân tích cú pháp email có thể loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công và đảm bảo việc xem xét thủ công ở mức tối thiểu.

Lợi ích phân tích cú pháp email

Phân tích cú pháp email mang lại lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp thuộc bất kỳ quy mô và lĩnh vực nào. Dưới đây là một số trong số họ:

Tiết kiệm thời gian và tiền bạc

Như đã đề cập ở trên, trình phân tích cú pháp email có thể loại bỏ rất nhiều công việc thủ công lãng phí. Điều này giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao khác có thể tác động trực tiếp đến lợi nhuận của công ty.

Phân tích cú pháp email cũng có thể làm giảm sự chậm trễ bằng cách đảm bảo rằng dữ liệu được gửi gần như ngay lập tức đến các ứng dụng kinh doanh hạ nguồn.

Tự động hóa quy trình làm việc

Bộ phân tích cú pháp email tự động chọn các trường dữ liệu quan tâm từ email. Dữ liệu được trích xuất sau đó có thể được sửa đổi thành bất kỳ định dạng ưa thích nào. Và cuối cùng, dữ liệu có thể được nhập vào bất kỳ phần mềm nào như CRM, ERP hoặc phần mềm kế toán.

Toàn bộ quy trình này có thể được thiết lập như một quy trình làm việc tự động không chạm.

Cải thiện chất lượng công việc

Khi dành ít nỗ lực hơn cho các thao tác thủ công, các lỗi nhập dữ liệu sẽ giảm đáng kể. Hãy tưởng tượng xem qua hàng trăm email để trích xuất thông tin - đó chỉ là rất nhiều dữ liệu để quản lý theo cách thủ công!

Độ chính xác được đảm bảo khi sử dụng trình phân tích cú pháp email để tự động hóa việc trích xuất dữ liệu. Có thể dễ dàng phân tích cú pháp email mà không ảnh hưởng đến chất lượng và độ chính xác của việc trích xuất dữ liệu.

Các trường hợp sử dụng phân tích cú pháp email phổ biến

Trên thực tế, bất kỳ email nào cũng có thể được phân tích cú pháp để trích xuất dữ liệu có giá trị. Các tài liệu kinh doanh & cập nhật giao dịch thường được gửi qua email và chứa nhiều dữ liệu quan trọng.

Dưới đây là một số trường hợp sử dụng phân tích cú pháp email phổ biến:

Yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn, bảng sao kê ngân hàng và các tài liệu khác thường được gửi qua email dưới dạng tệp đính kèm. Với trình phân tích cú pháp email, bạn có thể tự động phân loại / phân loại từng email hoặc tệp đính kèm và gửi nó đến một trình phân tích cú pháp thích hợp để xử lý thêm.

Hãy tưởng tượng bạn nhận được một PO qua email và tự động lập hóa đơn cho khách hàng! Hoặc tự động trích xuất dữ liệu từ các biên lai thanh toán đính kèm và đưa vào phần mềm kế toán của bạn.

Quản lý khách hàng tiềm năng và làm giàu

Các doanh nghiệp thường có khách hàng tiềm năng liên hệ với họ qua email. Những email này chứa thông tin liên hệ của khách hàng tiềm năng và các thông tin khác có liên quan đến nhóm bán hàng và tiếp thị. Trình phân tích cú pháp email có thể tự động trích xuất thông tin khách hàng tiềm năng và cập nhật dữ liệu trong CRM như Salesforce hoặc Hubspot.

Sau đó, các nhóm tiếp thị có thể nhắm mục tiêu những khách hàng tiềm năng này bằng cách tiếp cận có liên quan. Hoặc các nhóm bán hàng có thể đủ điều kiện hơn nữa cho những khách hàng tiềm năng đó bằng cách gửi báo giá hoặc thực hiện một cuộc gọi.

Tự động hóa quy trình thương mại điện tử

Mỗi giao dịch mua thương mại điện tử sẽ kích hoạt một loạt email chứa thông tin đơn hàng, hóa đơn và thông tin cập nhật.

API phân tích cú pháp email có thể giúp các trang web thương mại điện tử tối ưu hóa việc thực hiện đơn hàng, giao hàng và theo dõi khách hàng.

Cách tự động hóa phân tích cú pháp email với Nanonet

Dưới đây là các bước để thiết lập quy trình phân tích cú pháp email tự động với Nanonets:

Tạo một tài khoản

Đăng ký để bắt đầu với Nanonet.

Xây dựng trình phân tích cú pháp email tùy chỉnh

Tải lên một vài tệp mẫu và đánh dấu các trường bạn muốn trích xuất. AI sẽ học cách xác định các lĩnh vực bạn quan tâm dựa trên các ví dụ bạn hiển thị - càng nhiều càng tốt.

Ảnh chụp màn hình của email sẽ hoạt động tốt. Kiểm tra trình giải nén tùy chỉnh với các tệp mới để xem nó hoạt động như thế nào.

Lưu ý rằng Nanonets cung cấp các trình trích xuất ngoài hộp cho các loại tài liệu phổ biến có thể ở dạng tệp đính kèm bao gồm hóa đơn, PO, biên nhận và hơn thế nữa.

Xác định (các) nguồn

Nếu email là nguồn chính của bạn, thì hãy thiết lập địa chỉ nhận Nanonets và tự động chuyển tiếp tất cả các email có liên quan đến id email đó.

Bạn cũng có thể thiết lập nhập tệp tự động từ bộ nhớ đám mây, cơ sở dữ liệu hoặc kết nối qua API.

Thiết lập quy trình làm việc

Tạo toàn bộ quy trình làm việc bằng cách kết nối nguồn với trình trích xuất dữ liệu tùy chỉnh mà bạn đã tạo. Bạn cũng có thể xác định các quy tắc phân tích cú pháp để xử lý dữ liệu được trích xuất thành một định dạng đầu ra thích hợp.

Cuối cùng xác định đích mà bạn muốn xuất dữ liệu đã được tinh chỉnh vào. Bạn có thể xuất dữ liệu trực tiếp vào phần mềm CRM hoặc ERP thông qua API của Nanonets.