Tài khoản phải trả so với ghi chú phải trả

Như người ta vẫn nói, trong kinh doanh, bạn phải tiêu tiền để kiếm tiền. Mặc dù mức độ nghiêm trọng của chi tiêu kinh doanh có thể không được nhận ra đầy đủ cho đến khi bạn thực sự bắt đầu hoạt động, nhưng các doanh nghiệp ở mọi giai đoạn đều tiêu tiền hàng ngày. Tiền thuê nhà, tiền lương, máy móc mới, thiết bị văn phòng và nguyên liệu thô chỉ là một vài chi phí khác nhau mà các công ty phải chịu thường xuyên. 

Nhiều khi, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp mua hàng bằng cách sử dụng một số loại nợ, thông qua khoản vay hoặc hạn mức tín dụng với nhà cung cấp, thay vì sử dụng nguồn tiền mặt dự trữ hiện có của họ. Khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn cần để tiến hành các hoạt động hàng ngày, đạt được mục tiêu tăng trưởng chiến lược hoặc mở rộng sang các dòng sản phẩm mới, có hai cách chính để theo dõi số tiền bạn nợ: các khoản phải trả và các khoản phải trả.

Mặc dù cả tài khoản phải trả và giấy nợ phải trả đều đề cập đến trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp, nhưng trường hợp sử dụng của chúng trong quá trình mua sắm cũng như ý nghĩa tài chính của chúng là khác nhau. Bằng cách hiểu những điểm tương đồng và khác biệt giữa tài khoản phải trả và giấy nợ phải trả, bạn có thể giải quyết vấn đề tài trợ nợ một cách an toàn và được quản lý tốt.

Tài khoản phải trả là gì?

Các nghĩa vụ nợ ngắn hạn mà doanh nghiệp phải trả để điều hành hoạt động kinh doanh được gọi là “các khoản phải trả”. Sau đó giới thiệu một nhà cung cấp mới hoặc nhà cung cấp, lập một bản đơn đặt hàngvà đặt hàng với họ, bạn sẽ nợ họ tiền cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà họ cung cấp. 

Nhóm tài khoản phải trả cuối cùng sẽ nhận được một hóa đơn gắn liền với mỗi giao dịch, và từ đó, thông qua một loạt các Kiểm soát nội bộ AP, họ sẽ xác nhận rằng hóa đơn là chính xác và bắt đầu quá trình thanh toán cho đơn vị gửi hóa đơn. Vì các loại nợ này là ngắn hạn, thường có thời hạn thanh toán 30, 60 hoặc 90 ngày nên chúng sẽ được liệt kê trên bảng cân đối kế toán của bạn dưới dạng nợ ngắn hạn và được thanh toán theo thời hạn đã xác định. 

Các thỏa thuận về tài khoản phải trả ít trang trọng hơn các giấy tờ phải trả; thường không có hợp đồng pháp lý nào liên quan và chỉ phải trả chi phí cụ thể của hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp. Miễn là các công ty mua hàng thực hiện thanh toán hóa đơn đúng hạn thì sẽ không phải chịu thêm phí trễ hạn hoặc hình phạt nào. Tuy nhiên, nếu bạn không đáp ứng được các yêu cầu về nợ này, nhà cung cấp có thể từ chối tiếp tục hợp tác kinh doanh với bạn, gây nguy hiểm cho các khía cạnh quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bạn.

Ghi chú phải trả là gì?

Giấy nợ phải trả vẫn là nghĩa vụ nợ, nhưng những thỏa thuận chính thức này thường đề cập đến số tiền mà doanh nghiệp nợ ngân hàng hoặc tổ chức tài chính. Chúng thường dành cho số tiền lớn hơn bất kỳ giao dịch phải trả tài khoản nào và thường được coi là một khoản nợ dài hạn do thời gian hoàn vốn kéo dài. Bạn có thể cần các khoản phải trả để đảm bảo nguồn vốn cho các khoản đầu tư kinh doanh chiến lược hoặc các dự án dài hạn.

Nếu bạn nhận được khoản vay từ ngân hàng với thời gian hoàn vốn là 5 năm, bất kỳ số tiền nào mà doanh nghiệp của bạn dự kiến ​​​​sẽ hoàn trả trong năm đầu tiên sẽ là khoản nợ ngắn hạn, trong khi tổng số tiền còn lại sẽ được nhóm kế toán theo dõi như một khoản nợ dài hạn. Một yếu tố chính khác của các khoản phải trả so với các khoản phải trả là với các khoản phải trả, bạn thường sẽ phải trả lại cho người cho vay cùng với lãi suất.

Điều này có nghĩa là nếu khoản vay bạn vay là 50,000 đô la, thì đến thời điểm bạn trả hết nợ, bạn sẽ phải chịu hơn 50,000 đô la chi phí do lãi suất. Hãy chắc chắn hiểu ý nghĩa của lãi suất trước khi ký kết hợp đồng ghi nợ phải trả. Ở Mỹ, vì lãi suất rất cao nên việc gánh loại nợ này trở nên đắt đỏ hơn những năm gần đây.

Bạn có thể đã nghe nói về hối phiếu nhận nợ, một loại giấy nợ phải trả phổ biến được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh, nhưng có nhiều loại cấu trúc giấy nợ phải trả mà tất cả các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nên biết.  

Thanh toán đơn

Với các phiếu thanh toán một lần, bạn sẽ phải hoàn trả số tiền gốc mà bạn nhận được từ người cho vay cũng như mọi khoản lãi phát sinh trong một lần thanh toán. Ngày trả nợ một lần sẽ được ấn định ngay từ đầu quy trình ghi nợ phải trả, vì vậy bạn sẽ có thể đoán trước được một khoản thanh toán bằng tiền mặt lớn khi đến thời điểm. 

Được khấu hao

Thỏa thuận trả nợ được khấu hao thường được sử dụng nhiều nhất cho các khoản vay mua nhà, tài sản hoặc xây dựng. Các giấy nợ này sẽ quy định các khoản thanh toán hàng tháng có cùng số tiền theo tháng, với một phần của mỗi khoản thanh toán sẽ chuyển sang số dư gốc. và tiền lãi còn nợ. Bạn trả khoản vay càng lâu thì số tiền thanh toán hàng tháng sẽ càng nhiều về số tiền gốc thay vì tiền lãi. 

Khấu hao âm

Các khoản thanh toán khấu hao âm cho phép bạn thực hiện các khoản thanh toán thấp mỗi tháng mà không bao gồm lãi suất phát sinh. Sau đó, tiền lãi chưa trả sẽ được cộng vào số dư gốc và mặc dù đây có thể là một cấu trúc hữu ích để giữ chi phí hàng tháng ở mức thấp lúc đầu nhưng cuối cùng bạn sẽ phải trả nhiều tiền hơn về lâu dài.

Thỏa thuận chỉ lãi suất 

Cấu trúc này có nghĩa là bạn sẽ chỉ phải trả phí lãi hàng tháng. Khi hết hạn sử dụng của phiếu, bạn sẽ trả lại toàn bộ số tiền gốc dưới dạng thanh toán một lần. 

Tài khoản phải trả so với Ghi chú phải trả: Sự khác biệt là gì?

Sự khác biệt giữa các khoản phải trả và các khoản phải trả không chỉ ở chỗ các khoản phải trả thường dành cho số tiền lớn hơn; Hai nghĩa vụ nợ này được sử dụng khác nhau trong kinh doanh, yêu cầu các quy trình kế toán khác nhau và có nhiều điểm khác biệt. Các khoản phải trả và các khoản phải trả được phân biệt như sau: 

Trường hợp sử dụng kinh doanh

Nói chung, các khoản phải trả sẽ không được sử dụng khi thanh toán nguyên liệu thô cho nhà cung cấp và các khoản phải trả không phải là cách phù hợp để phân loại khoản vay kinh doanh. NP được sử dụng nếu bạn đang hợp tác với ngân hàng, chủ nợ hoặc tổ chức tài chính để có thêm tiền và AP được sử dụng khi nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp cung cấp cho doanh nghiệp của bạn hàng hóa và dịch vụ cần thiết để duy trì hoạt động hàng ngày. Vì ứng dụng kinh doanh của tài khoản phải trả và giấy nợ phải trả khác nhau nên mọi thứ khác sau đó cũng khác nhau.

Độ dài khóa học

 Như đã đề cập, NP đề cập đến các khoản nợ dài hạn; việc trả nợ loại nợ kinh doanh này thường kéo dài hơn năm dương lịch hiện tại. Mặt khác, các khoản phải trả chỉ dành cho các khoản nợ ngắn hạn sẽ được hoàn trả trong vòng 12 tháng tới.

Hoạt động kế toán

Khi xem xét các tài khoản phải trả so với các khoản phải trả, điều quan trọng là nhóm kế toán của bạn phải hiểu rõ về sự khác biệt, bởi vì AP và NP yêu cầu một phương pháp theo dõi và ghi vào sổ cái khác nhau. Bản chất ngắn hạn của các tài khoản phải trả khiến chúng được coi là một khoản nợ ngắn hạn hoặc ngắn hạn trong khi các khoản phải trả thường là một khoản nợ dài hạn. Việc có được thành phần này giúp giảm lỗi trong hòa giải tài khoản xử lý và nâng cao khả năng chu kỳ kế toán như một toàn thể

Hình thức

Trong tạp chí quá trình hoàn lại khi đơn đặt hàng được sử dụng, sẽ có một thỏa thuận hợp đồng liên quan giữa doanh nghiệp của bạn và nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp, nhưng các nghĩa vụ pháp lý không nghiêm trọng bằng các thỏa thuận được sử dụng trong tình huống hối phiếu phải trả giữa doanh nghiệp và tổ chức tài chính. 

Nguy cơ

Vì hầu hết các doanh nghiệp đều quan tâm đến việc duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp của họ và đảm bảo rằng hóa đơn có thể được thanh toán đúng hạn nên các giao dịch tài khoản phải trả có rủi ro thấp hơn so với hợp đồng ghi nợ phải trả. Các khoản phải trả có thời hạn sử dụng lâu hơn và thường dành cho số tiền lớn hơn nhiều. Trên hết, họ sẽ tích lũy tiền lãi theo thời gian. Nếu doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn và dòng tiền giảm thì rủi ro liên quan đến nợ dài hạn sẽ cao hơn nhiều.

Người nhận thanh toán

Khi nhóm tài khoản phải trả thực hiện thanh toán, người nhận khoản thanh toán đó là cá nhân hoặc doanh nghiệp đã cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ được đề cập. Với giấy nợ phải trả, người nhận là ngân hàng hoặc tổ chức tài chính có thể có nhiều tác động hơn đến uy tín tín dụng của bạn với tư cách là một doanh nghiệp.

Lợi ích mua sắm của các khoản phải trả

Sắp xếp hợp lý quản lý mua sắm đấu thầu đóng một vai trò quan trọng trong sức khoẻ tổng thể của doanh nghiệp. Có thể có được hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn cần để hoạt động một cách tối ưu là một trong những trở ngại lớn nhất đối với bất kỳ chủ doanh nghiệp nào. Các khoản phải trả đảm bảo việc hoàn trả hợp lý cho các nhà cung cấp và nhà cung cấp, nhưng nó còn đi xa hơn thế. Quản lý AP hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích cho quá trình mua sắm:

• Mối quan hệ kinh doanh lâu dài
• Giảm phí thanh toán trễ hoặc bỏ lỡ
• Điều khoản tín dụng tốt hơn với nhà cung cấp
• Quyền truy cập sớm vào các sản phẩm mới hoặc nâng cao từ nhà cung cấp
• Sâu sắc báo cáo AP

Lợi ích mua sắm của các khoản phải trả

Việc đầu tư chiến lược vào một doanh nghiệp có thể là một thách thức. Việc tập trung nguồn vốn cho một thương vụ mua lớn hoặc dự án mở rộng mới có thể gần như là không thể với tỷ suất lợi nhuận eo hẹp nhưng các khoản phải trả khiến quá trình mua sắm các khoản đầu tư lớn trở nên khả thi hơn.

Vì việc phân tích các khoản phải trả so với các khoản phải trả nhắc nhở chúng ta rằng các khoản phải trả thường được sử dụng nhiều nhất để đảm bảo nguồn vốn cho những thứ như không gian văn phòng mới, các dự án R&D và máy móc đắt tiền, nên rõ ràng là các khoản phải trả có thể giúp tương lai doanh nghiệp của bạn trở nên tốt đẹp hơn nhiều. có thể đạt được.

Kết luận

Nếu bạn đang ở giai đoạn khởi nghiệp, cố gắng đưa doanh nghiệp của mình phát triển, đảm bảo hạn mức tín dụng với nhà cung cấp thông qua tài khoản phải trả sẽ là một trong những cách hiệu quả nhất để có được những gì bạn cần để điều hành doanh nghiệp của mình trước khi bạn có nhiều vốn. tiền đang đến. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và thay đổi, bạn có thể cần thay đổi trọng tâm chiến lược hoặc đầu tư vào các lĩnh vực kinh doanh mới của mình. Nguồn tiền từ các trái phiếu phải trả sẽ biến điều đó thành hiện thực. Ngay cả khi bạn hài lòng với số tiền thu được và cách quản lý chi phí, các khoản phải trả và tài khoản phải trả có thể được sử dụng làm biện pháp quản lý dòng tiền chiến lược.

Vì vậy, trong khi bạn đang tiêu tiền để kiếm tiền, việc theo dõi nhiều trường hợp sử dụng, lợi ích và sự khác biệt về cấu trúc giữa tài khoản phải trả và giấy nợ phải trả có thể là chìa khóa để mở ra chương tiếp theo cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn cảm thấy đã có hiểu biết cơ bản về cả hai, nhưng bạn muốn có thể quản lý chúng một cách chủ động hơn, hãy cân nhắc đầu tư vào phần mềm tài khoản phải trả để đưa lĩnh vực kinh doanh này của bạn lên một tầm cao mới.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-vs-notes-payable/