Tối ưu hóa quy trình kinh doanh – Hướng dẫn năm 2022

Điều hành một doanh nghiệp không phải là một công việc dễ dàng.

Có rất nhiều việc cần phải làm, đúng thời hạn. Nhưng họ có làm vậy không? Một số làm, và một số thì không.

Làm thế nào để bạn đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ của bạn được hoàn thành trước thời hạn?

Bằng cách làm theo một quá trình tối ưu hóa. Khi bạn thu nhỏ, doanh nghiệp là kết quả của việc tất cả các quy trình kinh doanh đang hoạt động cùng nhau như thế nào. Nếu tất cả các quy trình đều hiệu quả thì mọi chuyện đều ổn. Nếu quy trình của bạn không hiệu quả, về cơ bản bạn đang lãng phí thời gian và công sức của nhân viên.

Để tận dụng tối đa quy trình kinh doanh, các nhà lãnh đạo cần suy nghĩ về: tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

Làm thế nào để bắt đầu với nó? Bạn nên chọn nhóm công nghệ tốt nhất như thế nào để thực hiện các chiến lược BPO phù hợp? Chúng ta sẽ xem xét tất cả trong blog dưới đây.

---

Một quy trình kinh doanh là gì?

Quy trình kinh doanh là trình tự các bước, hoạt động và nhiệm vụ mà công ty thực hiện để sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.

Các loại quy trình kinh doanh

Quy trình kinh doanh được chia thành ba loại chính: vận hành, quản lý và hỗ trợ.

Quy trình hoạt động liên quan trực tiếp đến việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Chúng bao gồm những việc như bán hàng, vận chuyển đơn đặt hàng và trả lời các yêu cầu hỗ trợ khách hàng.

Quy trình quản lý liên quan đến việc đảm bảo rằng nhân viên của bạn đang thực hiện công việc của họ một cách chính xác (và không chỉ lãng phí thời gian của họ). Chúng bao gồm những việc như đánh giá hiệu suất, tổ chức các lớp đào tạo và tạo ra các vị trí mới trong công ty.

Việc sử dụng khung Quản lý quy trình kinh doanh sẽ tăng tỷ lệ thành công của dự án lên 70%.

Quy trình hỗ trợ cung cấp các dịch vụ thiết yếu cho chính doanh nghiệp (trái ngược với khách hàng của mình). Chúng có thể là bất cứ thứ gì từ thủ tục giấy tờ nhân sự cho đến việc theo dõi các gói phúc lợi nhân viên và hồ sơ trả lương.

Khi tạo chiến lược mới hoặc sửa đổi cho tổ chức của bạn, điều cần thiết là phải hiểu từng yếu tố dòng tác động như thế nào đến các bộ phận và chức năng khác trong công ty của bạn.

Ví dụ: nếu bạn đang nâng cấp quy trình làm việc của một bộ phận nhưng bỏ qua tác động của nó đối với bộ phận khác – chẳng hạn như dịch vụ CNTT – thì bạn có thể gặp phải một vấn đề không thể giải quyết được.

---

Hơn 500 doanh nghiệp tin tưởng Nanonets sẽ tự động hóa hơn 30 triệu tài liệu hàng năm.

Bắt đầu dùng thử miễn phí or lên lịch cuộc gọi để xem cách bạn có thể tự động hóa quy trình kinh doanh của mình trong <30 phút.

---

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh là gì?

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh (BPO) là một chiến lược để chuyển đổi công ty của bạn thành một công ty hiệu quả hơn và có lợi nhuận hơn.

Nó liên quan đến việc xác định các quy trình trọng tâm trong hoạt động kinh doanh của bạn và cải tiến chúng để đạt được hiệu suất và hiệu quả tốt hơn. Bằng cách này, nó có thể mang lại dịch vụ khách hàng tốt hơn và giá cả cạnh tranh hơn—tất cả những điều đó khiến khách hàng muốn hợp tác kinh doanh nhiều hơn với bạn theo thời gian.

---

Tại sao bạn cần tối ưu hóa quy trình kinh doanh?

Tại sao phải tối ưu hóa quy trình kinh doanh? Câu trả lời có vẻ đơn giản.

Cạnh tranh rất khốc liệt. Đối thủ cạnh tranh của bạn đang cố gắng mọi thứ để trở nên tốt hơn và bạn cũng vậy. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh mang lại nhiều lợi ích có thể giúp bạn tự tin giải quyết vấn đề cạnh tranh.

Tăng hiệu quả

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh có thể giúp bạn giảm lãng phí, nâng cao chất lượng và tăng năng lực.

Giảm chi phí

Khi các quy trình của bạn được tối ưu hóa, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ của mình với ít tài nguyên nhất có thể. Điều này giúp giảm chi phí sản xuất, phân phối, hỗ trợ và quản trị thông qua việc tối ưu hóa quy trình, có thể giúp bạn tăng lợi nhuận mà không cần tăng giá hoặc giảm tiêu chuẩn chất lượng.

Giảm lỗi

Tối ưu hóa quá trình các phương pháp như Lean hoặc Six Sigma tìm cách làm cho quy trình của bạn không có lỗi bằng cách thay thế các nỗ lực thủ công bằng tự động hóa thông minh hoặc các biện pháp khác.

Tăng công suất

Tối ưu hóa quy trình của bạn có thể tăng hiệu quả của nhân viên. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh có thể xác định các điểm nghẽn trong quy trình kinh doanh và tìm cách giảm lãng phí tài nguyên cho các phần khác của quy trình. Ví dụ. Thay vì sử dụng nhân viên để phân loại tài liệu, bạn có thể sử dụng hệ thống quản lý tài liệu để phân loại tài liệu.

Tăng lợi nhuận

Điều này không cần phải nói. Tối ưu hóa quy trình có thể giúp bạn giảm thiểu chi phí đồng thời cải thiện mức sản lượng, từ đó làm cho quy trình kinh doanh của bạn có lợi hơn.

---

Tích hợp Nền tảng BPM Nanonets với hơn 5000 phần mềm. Tự động hóa quy trình kinh doanh thủ công trong thời gian <30 phút và tiết kiệm 90% thời gian & 80% chi phí. Bắt đầu dùng thử miễn phí or yêu cầu một cuộc gọi lại.

---

Lợi ích của việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh (BPO) hợp lý hóa quy trình kinh doanh của bạn bằng cách cải thiện việc áp dụng công nghệ hiện đại để loại bỏ tắc nghẽn. Chúng ta hãy xem những lợi ích mang lại bằng cách sử dụng chiến lược BPO trong toàn tổ chức của bạn.

Giảm thiểu rủi ro và gian lận

Cải thiện quy trình của bạn sẽ giảm rủi ro lỗi, rủi ro gian lận và vi phạm quy định. Ngoài ra, nếu bạn có ít lỗi hơn, bạn có thể tập trung nguồn lực vào những lĩnh vực cần thiết nhất.

Nâng cao khả năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt là rất quan trọng để thành công. Với việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh hiệu quả, công ty có thể Trong quá trình tối ưu hóa, bạn cũng có thể khám phá những cách mới để giải quyết vấn đề nhanh hơn và hiệu quả hơn, điều này sẽ dẫn đến kết quả tốt hơn nữa.

Ví dụ. Thay vì thanh toán hóa đơn mỗi tháng một lần sau khi phân loại, phân tích và phê duyệt, bạn có thể sử dụng nền tảng xử lý hóa đơn tự động để tải lên, xử lý, phân loại, phê duyệt và thanh toán hóa đơn.

Tăng cường tuân thủ

Tuân thủ là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của một doanh nghiệp. Việc không tuân thủ các quy định có thể dẫn đến bị phạt nặng và các hình phạt khác có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của bạn. Tuy nhiên, việc tuân thủ không phải lúc nào cũng dễ dàng hoặc không tốn kém.

Ví dụ: nếu bạn là một công ty bảo hiểm, bạn cần đảm bảo quy trình giới thiệu khách hàng của mình có sẵn các quy trình xác minh tài liệu và KYC thích hợp. Vì vậy, thay vì xử lý thủ công, bạn có thể sử dụng nền tảng tích hợp tự động để duy trì nhật ký của tất cả tài liệu, lưu trữ thông tin trong bộ lưu trữ an toàn và mã hóa thông tin đến để ngăn chặn rò rỉ dữ liệu.

Hiện đại hóa quy trình

Các công ty kế thừa sử dụng các quy trình lâu đời có thể không phải là quy trình tốt nhất. Nhưng chỉ vì “nó đang hoạt động” không có nghĩa là bạn nên tiếp tục theo dõi nó. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh có thể xác định các quy trình như vậy và hiện đại hóa chúng để có hiệu suất tốt hơn.

---

Chuyển sang Nanonets, phần mềm quản lý quy trình kinh doanh miễn phí, không cần mã, dễ sử dụng, cho phép bạn tự động hóa quy trình của mình sau 15 phút.

---

5 bước tối ưu hóa quy trình kinh doanh

Hãy thực hiện theo năm bước sau để bắt đầu tối ưu hóa quy trình trong doanh nghiệp của bạn:

Xác định/vạch ra nó

Trước khi có thể tối ưu hóa quy trình của mình, bạn cần biết quy trình là gì và nó hoạt động như thế nào. Điều này bao gồm việc xác định các giai đoạn, bước và các mốc quan trọng cũng như các tài liệu (hoặc thông tin) liên quan ở mỗi địa điểm. Bạn càng có nhiều chi tiết về từng giai đoạn thì bạn càng dễ dàng thực hiện các thay đổi sau này để nâng cao hiệu quả hoặc giảm chi phí.

Khi bạn đã xác định được quy trình, hãy vạch ra nó trên giấy và xác định mọi điểm nghẽn hoặc các lĩnh vực khác có thể được cải thiện. Bằng cách này, bạn có thể biết liệu có lĩnh vực nào đang được thực hiện quá nhiều hay không đủ.

Suy nghĩ lại

Bước thứ hai trong quá trình tối ưu hóa quy trình là suy nghĩ lại. Điều này liên quan đến việc đặt câu hỏi về lý do cho các quy trình hiện tại của bạn và sau đó thực hiện các thay đổi dựa trên phản ánh đó. Ví dụ: giả sử bạn hiện đang sử dụng một phương pháp cụ thể vì đó là thông lệ tiêu chuẩn ở một công ty khác hoặc vì đó là cách bạn luôn thực hiện. Trong trường hợp đó, đây là một ví dụ về một tư duy thiếu sót.

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp, bạn phải đưa ra hàng trăm quyết định về việc phân bổ nguồn lực và những hoạt động cần tập trung vào. Mục tiêu của bạn là cải thiện hiệu suất bằng cách đưa ra quyết định tốt hơn—và một cách để thực hiện điều này là thông qua tối ưu hóa quy trình.

Phân tích

Bước tiếp theo là phân tích quá trình. Trong giai đoạn này, bạn cần xác định chính xác những hoạt động nào có liên quan, ai sẽ thực hiện chúng và chúng được thực hiện như thế nào. Bạn cũng cần xác định các chỉ số hiệu suất chính cho biết khi nào một quy trình đã được hoàn thành thành công. Khi bạn đã xác định được các hoạt động và hoạt động hiện tại của mình, bạn có thể bắt đầu xem xét các cách cải thiện chúng.

Tự động hóa

Sử dụng hệ thống quản lý quy trình kinh doanh để tự động hóa các quy trình vốn quá phức tạp để xử lý thủ công. (Tuy nhiên, bạn vẫn có thể chọn quản lý một số quy trình này theo cách thủ công.) Ví dụ: nếu bạn có một số nhân viên cần phê duyệt báo cáo chi phí trước khi chúng được gửi đi xử lý, hãy tạo quy trình phê duyệt trong đó cần có sự phê duyệt của từng nhân viên trước khi tiếp tục quá trình. Mọi thứ diễn ra tự động và có thể được theo dõi từ đầu đến cuối.

Màn Hình

Giám sát là một phần thiết yếu của việc tối ưu hóa quy trình. Việc giám sát diễn ra trong suốt quá trình, vì vậy nó không chỉ đơn giản là khám nghiệm tử thi những gì đã xảy ra. Thay vào đó, nó cho phép bạn theo dõi và thực hiện các thay đổi một cách nhanh chóng, điều này có thể rất hữu ích trong việc ngăn ngừa sai sót xảy ra lần nữa. Nếu nhóm của bạn đang theo dõi chặt chẽ quy trình làm việc của họ, họ sẽ có thể phát hiện ra các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề đối với công ty hoặc khách hàng của bạn.

---

Điều gì đang ngăn cản bạn tự động hóa quy trình kinh doanh của mình? Chuyển sang Nanonet và tận hưởng mức giá minh bạch, giao diện người dùng dễ sử dụng và hỗ trợ 24×7.

Bắt đầu dùng thử miễn phí or nói chuyện với nhóm của chúng tôi.

---

Nanonet để tối ưu hóa quy trình kinh doanh

Nanonet là một Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc dựa trên AI với phần mềm OCR tích hợp sẵn. Nanonet có thể tự động hóa mọi quy trình thủ công với quy trình làm việc dựa trên quy tắc không cần mã trong 15 phút.

Với hơn 5000 tiện ích tích hợp, giao diện dễ sử dụng và các mô hình được đào tạo trước giúp bạn dễ dàng số hóa các quy trình thủ công của mình. Nanonets cung cấp hỗ trợ khách hàng 24×7, dùng thử miễn phí và hỗ trợ di chuyển hoàn chỉnh cho tất cả khách hàng.

[Nhúng nội dung]

Bạn có thể sử dụng Nanonet cho:

• Xử lý hóa đơn
• Trích xuất dữ liệu từ tệp PDF, hình ảnh hoặc tài liệu viết tay
• Tự động hóa tài khoản phải trả
• Tự động hóa quy trình làm việc
• Thanh toán hóa đơn tự động
• Quy trình phê duyệt
• Tự động hóa thông minh

Và hơn thế nữa. Bạn có thể tự động hóa bất kỳ quy trình thủ công nào tuân theo một bộ quy tắc bằng Nanonet.

Điều gì đang ngăn cản bạn tự động hóa quy trình kinh doanh của mình?

Chuyển sang Nanonet và tận hưởng mức giá minh bạch, giao diện người dùng dễ sử dụng và hỗ trợ 24×7.

Bắt đầu dùng thử miễn phí or nói chuyện với nhóm của chúng tôi.

---

Làm thế nào để chọn phần mềm hoàn hảo để tối ưu hóa quy trình?

Phần mềm tối ưu hóa quy trình kinh doanh là xu hướng ngày càng tăng trong tiếp thị kỹ thuật số. Đó là một cách để tự động hóa quy trình cải thiện trang web và trang đích của khách hàng, bao gồm cách bạn cấu trúc chúng và nội dung bạn sử dụng. Phần mềm tối ưu hóa giúp doanh nghiệp tiếp cận đối tượng mục tiêu với ít nỗ lực hơn và chi phí thấp hơn so với việc tự động hóa quy trình này.

Xác định nhu cầu của bạn

Trước khi chọn phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của mình, bạn cần hiểu mục tiêu của mình. Ví dụ: bạn sẽ sử dụng nó cho mục đích báo cáo chứ? Bạn có muốn xác định các cơ hội dựa trên dữ liệu lịch sử không? Hay bạn muốn có thể thực hiện các thay đổi theo thời gian thực dựa trên dữ liệu trực tiếp? Khi bạn đã xác định được điều này, hãy xem xét lượng dữ liệu có thể được xử lý tại bất kỳ thời điểm nào và mất bao lâu để phần mềm tạo báo cáo.

Cuối cùng, hãy nghĩ xem tính thân thiện với người dùng quan trọng như thế nào đối với từng phần mềm. Một số công cụ dễ dàng hơn những công cụ khác và cung cấp nhiều tính năng hơn nếu chúng không thân thiện với người dùng. Ví dụ: các công cụ đơn giản hơn có thể yêu cầu nhiều bước hơn hoặc can thiệp thủ công, trong khi những công cụ khác sẽ cho phép người dùng truy cập giao diện web đơn giản mà không cần khả năng kỹ thuật nâng cao.      

Tạo danh sách rút gọn các giải pháp tối ưu hóa

Danh sách rút gọn các nhà cung cấp phần mềm là nơi tốt để bắt đầu. Bạn có thể tìm thấy chúng bằng cách tìm kiếm trên web hoặc hỏi đồng nghiệp của mình. Khi bạn kiểm tra trang web của họ, hãy tìm những thông tin sau:

• Danh sách các tính năng và lợi ích sẽ đáp ứng nhu cầu tối ưu hóa của bạn
• Thông tin giá cả
• Các tùy chọn cấp phép, bao gồm các giải pháp dựa trên đám mây (nếu có)
• Các tùy chọn hỗ trợ khách hàng

Hiểu thời gian và ngân sách cần thiết để thực hiện

Trước khi bắt đầu tìm kiếm phần mềm tối ưu hóa hoàn hảo, bạn phải hiểu cần bao nhiêu thời gian và ngân sách để triển khai phần mềm. Điều này có nghĩa là hãy cân nhắc xem sẽ mất bao nhiêu thời gian để nhân viên của bạn bắt kịp hệ thống mới và mất bao lâu trước khi bạn thấy được kết quả rõ ràng từ công việc của họ.

Điều quan trọng nữa là phải xem xét liệu có bất kỳ chi phí bổ sung nào liên quan đến việc triển khai giải pháp tối ưu hóa hay không. Ví dụ: một số công ty có thể yêu cầu máy chủ chuyên dụng vì họ có lưu lượng truy cập cao và các thuật toán phức tạp chạy hàng ngày.

Xác định đúng nhà cung cấp

Một nhà cung cấp tốt cung cấp bản dùng thử miễn phí và có sẵn mô hình hỗ trợ để giúp khách hàng thành công. Điều quan trọng nữa là bạn phải hiểu chi phí sử dụng phần mềm là bao nhiêu cũng như lộ trình sản phẩm trong tương lai và liệu có bất kỳ kế hoạch nâng cấp nào hay không. Điều này có thể được thực hiện bằng cách trao đổi với khách hàng tham khảo hoặc xem đánh giá trên các trang web của bên thứ ba như G2 Crowd, Capterra hoặc TrustRadius, những trang cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm và dịch vụ của nhà cung cấp.

Phần mềm tối ưu hóa có thể là một công cụ mạnh mẽ.

Phần mềm tối ưu hóa có hiệu quả nhất đối với các trang web đã hoạt động tốt. Nó có thể giúp bạn cải thiện chiến lược SEO hiện tại bằng cách cung cấp dữ liệu và thông tin chi tiết về cách mọi người tìm thấy trang web của bạn và những điểm có thể thực hiện cải tiến. Nó có thể là một công cụ mạnh mẽ trong kho vũ khí tiếp thị kỹ thuật số của bạn, nhưng nó có một số hạn chế. Phần mềm tối ưu hóa không nhất thiết là lựa chọn tốt nhất cho tất cả các trang web vì nó có thể quá phức tạp hoặc đắt tiền đối với một số doanh nghiệp. Cũng sẽ mất thời gian và công sức để thực hiện tối ưu hóa thành công trên trang web của bạn.

Cuối cùng, bạn cần đưa ra quyết định tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn là một công ty mới, việc biết loại phần mềm nào sẽ hoạt động tốt nhất cho bạn có thể là một thách thức. Tuy nhiên, điều cần thiết là nghiên cứu và tìm hiểu thêm về cách mỗi công cụ tối ưu hóa có thể mang lại lợi ích cho công ty của bạn trước khi đưa ra bất kỳ quyết định cuối cùng nào.

---

Sử dụng các mẫu có sẵn và tự động hóa quy trình kinh doanh của bạn trong 15 phút.

Bắt đầu dùng thử miễn phí or Tham khảo ý kiến ​​​​đội ngũ chuyên gia của chúng tôi miễn phí.

---

Kết luận

Nếu bạn muốn điều hành một doanh nghiệp thành công và sinh lợi, bạn phải hiểu và ưu tiên cải tiến liên tục. Để thực hiện cải tiến quy trình, bạn phải đánh giá hiệu suất hiện tại của mình, xác định các điểm nghẽn và tìm ra nguyên nhân của chúng. Sau đó, cộng tác với nhóm của bạn để giải quyết trực tiếp các thách thức và đánh giá kết quả.

Bằng cách thường xuyên phân tích tính hiệu quả của các quy trình, bạn sẽ có thể loại bỏ các rào cản dẫn đến thành công và trao quyền cho nhân viên của mình để mang lại kết quả cao hơn.

---

Câu Hỏi Thường Gặp

Làm thế nào để cải thiện quy trình kinh doanh của bạn?

Hợp lý hóa hiệu quả tổng thể của quy trình hiện tại đòi hỏi phải nhận ra và nâng cao nó. Nói cách khác, bạn đang thực hiện một quy trình và tìm ra cách tiếp cận tốt hơn để hoàn thành nó.

Công ty của bạn có thể dựa vào nhiều thủ tục, như giám sát đơn đặt hàng và phê duyệt yêu cầu chuyến đi mỗi ngày. Mỗi thứ đều cần thiết cho sức khỏe và hoạt động của công ty bạn.

Tuy nhiên, nếu chúng không được cập nhật hoặc thực hiện thủ công, các quy trình đó có thể trở nên không hiệu quả, tốn kém tiền bạc và lãng phí thời gian.

Bảy giai đoạn sau đây là cần thiết để cải thiện quy trình:

• Chọn một quy trình để nâng cao & Phác thảo quy trình hiện tại
• Tìm điểm nghẽn và các khu vực có thể cải thiện
• Vẽ sơ đồ quy trình mới tiềm năng
• Kiểm tra và sửa đổi quy trình
• Triển khai & Giám sát Quy trình Mới

---

Use Phần mềm Nanonets BPM để loại bỏ các quy trình thủ công. Tiết kiệm 90% thời gian và 90% chi phí của bạn chỉ bằng một thao tác chuyển đổi đơn giản.

---